摘 要 處理會(huì)議突發(fā)事件是會(huì)議管理者會(huì)中工作的重要組成部分。妥善迅速地處理會(huì)中突發(fā)事件對(duì)于一個(gè)會(huì)議的正常進(jìn)行具有十分重要的意義，因而中層管理人員要掌握處理突發(fā)事件的基本思路，并熟練掌握各種類型突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)方案。本文結(jié)合了應(yīng)急管理的相關(guān)知識(shí)，從總體上介紹了中層管理人員處理突發(fā)事件的主要思想，并在對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上，為中層管理人員處理不同類型的突發(fā)事件提供了具體建議。

【關(guān)鍵詞】會(huì)議組織管理；突發(fā)事件；管理者

會(huì)議突發(fā)事件是指在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中突然發(fā)生的，阻礙會(huì)議正常進(jìn)行的，具有不確定性、偶然性、事先隱蔽性和不可預(yù)料性等特點(diǎn)的事件，舉辦會(huì)議是會(huì)議管理人員在從業(yè)過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到的情況，在會(huì)議過(guò)程中包含了許多需要管理者處理的工作，應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件就是其中的重要組成部分。通過(guò)文獻(xiàn)調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)了許會(huì)議突發(fā)事件處理不善的案例，在現(xiàn)實(shí)中許多管理人員沒(méi)有很好地掌握處理會(huì)議突發(fā)事件的方法，而這直接影響到了會(huì)議的正常進(jìn)程。因而筆者以會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)為著眼點(diǎn)，探究管理者在會(huì)議進(jìn)行中應(yīng)具備的素質(zhì)與能力，并希望借此總結(jié)出應(yīng)對(duì)會(huì)中突發(fā)事件的基本思想和具體策略。

1 應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件的基本思路

筆者認(rèn)為，應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件，可以結(jié)合應(yīng)急管理“一案三制”的相關(guān)思想，總結(jié)來(lái)看，大致可以分為以下幾個(gè)方面：

1.1 首要原則

預(yù)防為主。應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件的最好方式就是將其消滅在源頭，盡最大可能防止其出現(xiàn)，做到防患于未然。且許多發(fā)生在會(huì)議中的突發(fā)事件都可以通過(guò)在會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備與檢查得以避免，因而要在會(huì)議開(kāi)始前就做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，并對(duì)容易出現(xiàn)問(wèn)題的方面進(jìn)行檢查，積極預(yù)防，做到事先發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提前解決問(wèn)題。這是應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件的首要原則，也是最有效果、最有效率的解決手段。

1.2 做好預(yù)案工作

在會(huì)議開(kāi)始前辦會(huì)人員要首先參照以往辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)以及本次會(huì)議的實(shí)際情況，根據(jù)評(píng)估分析，對(duì)潛在的或可能發(fā)生的突發(fā)事件按類別和影響程度事先制定應(yīng)急處置方案，從而做到當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時(shí)不慌亂、有組織、有方法，確保會(huì)議的正常進(jìn)行。為應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件，會(huì)議管理者最好要做到兩手準(zhǔn)備。會(huì)議管理者要考慮到會(huì)議進(jìn)行中可能出現(xiàn)的種種突發(fā)情況，從而針對(duì)這些情況制定第二套方案，當(dāng)突發(fā)情況發(fā)生時(shí)，及時(shí)采用第二套方案，以保證會(huì)議的正常進(jìn)行。

1.3 成立專門技術(shù)小組，解決專業(yè)問(wèn)題

這里的專業(yè)問(wèn)題是指需要由具有一定的專業(yè)知識(shí)或經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的人員解決的問(wèn)題，在會(huì)議進(jìn)行中可能會(huì)出現(xiàn)參會(huì)人員發(fā)病、安全事故或電子設(shè)備故障等問(wèn)題，而這些問(wèn)題需要由有專業(yè)技術(shù)的人來(lái)進(jìn)行解決，因而需要成立專門的技術(shù)小組，如醫(yī)療小組、安保小組、電子設(shè)備檢修小組等以解決這些專業(yè)性問(wèn)題，從而保證會(huì)議效果。

1.4 重視細(xì)節(jié)

會(huì)議中出現(xiàn)的種種突發(fā)事件許多都是由于組織者的細(xì)節(jié)失誤導(dǎo)致的，因而在舉辦會(huì)議時(shí)一定要重視對(duì)細(xì)節(jié)的審查。辦會(huì)需要細(xì)心細(xì)致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)細(xì)微之處的不足或錯(cuò)誤并及時(shí)加以修補(bǔ)改正，盡可能想到各種意外情況，并做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備，從而令參會(huì)人員能夠?qū)Ｐ挠跁?huì)議內(nèi)容，使得會(huì)議工作能夠正常順利進(jìn)行。

1.5 合理分工，團(tuán)結(jié)協(xié)作，集思廣益

應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)，一定要做到分工協(xié)作，各司其職。要將應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的各種工作合理分工，讓每一個(gè)辦會(huì)人員都明晰自己的工作，從而避免在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)出現(xiàn)亂作一團(tuán)的現(xiàn)象。同時(shí)由于會(huì)中突發(fā)事件涉及方方面面，問(wèn)題時(shí)常表現(xiàn)出錯(cuò)綜復(fù)雜的特點(diǎn)，因而對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)可能出現(xiàn)的所有情況都做出準(zhǔn)備對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)是一件難以獨(dú)立完成的工作，個(gè)人并不能保證把所有可能出現(xiàn)的情況都考慮進(jìn)去。在此時(shí)要運(yùn)用集體的智慧，集思廣益，讓前期準(zhǔn)備趨于完善，更為全面地分析會(huì)中突發(fā)事件，進(jìn)而采取更有效率的方法加以解決。

1.6 靈活應(yīng)變，吸取以往經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

由于突發(fā)事件具有不確定性、偶然性、隱蔽性、不可預(yù)料性等特點(diǎn)，因而對(duì)于預(yù)案沒(méi)有預(yù)計(jì)到的情況和問(wèn)題，在辦會(huì)者沒(méi)能事先有所準(zhǔn)備的情況下，會(huì)議中層管理人員就需要發(fā)揮才智，靈活應(yīng)變，根據(jù)發(fā)生事件的具體情況作出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。組織者也可以在會(huì)議前期就預(yù)先接受相關(guān)培訓(xùn)，參考以往成功經(jīng)驗(yàn)，并總結(jié)失誤這有利于從業(yè)人員了解整個(gè)會(huì)議的情況，在培訓(xùn)中掌握相關(guān)技能，并通過(guò)培訓(xùn)中模擬突發(fā)事件的處理提高應(yīng)變能力，從而在正式會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)對(duì)自如。

2 各類會(huì)議突發(fā)事件的具體應(yīng)對(duì)策略

針對(duì)不同類型的會(huì)議突發(fā)事件，具體應(yīng)對(duì)策略如下：

2.1 安全問(wèn)題

為應(yīng)對(duì)自然原因或人為原因?qū)е碌陌踩珕?wèn)題，要在會(huì)議開(kāi)始前確認(rèn)疏散通道的位置，以保證出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)第一時(shí)間安全妥善地疏散人員?？陀^條件允許的情況下，會(huì)議前要建立保障參會(huì)人員安全的、專門的安保部門。當(dāng)影響參會(huì)人員安全的突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，要及時(shí)穩(wěn)定現(xiàn)場(chǎng)人員情緒，帶領(lǐng)大家前往疏散通道或避險(xiǎn)場(chǎng)所；遇群眾示威等人為原因?qū)е碌陌踩珕?wèn)題時(shí)，要及時(shí)通知安保部門加強(qiáng)保護(hù)，必要時(shí)通知警方，維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序，保證參會(huì)人員人身安全。

2.2 身體健康問(wèn)題

當(dāng)遇到參會(huì)人員突發(fā)疾病或受傷時(shí)，要穩(wěn)定現(xiàn)場(chǎng)秩序，并及時(shí)撥打急救電話；客觀條件允許的情況下，要在會(huì)議籌備階段成立醫(yī)療小組，在參會(huì)人員出現(xiàn)身體健康問(wèn)題時(shí)馬上通知在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外的醫(yī)療小組。管理者可以提前學(xué)習(xí)一些簡(jiǎn)單的急救知識(shí)和方法，在第一時(shí)間對(duì)患病的參會(huì)人員進(jìn)行急救。

2.3 會(huì)議設(shè)備問(wèn)題

針對(duì)這一問(wèn)題，管理人員要做到以下兩點(diǎn)：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備檢查和備用設(shè)備的準(zhǔn)備。要按照會(huì)議流程，加強(qiáng)會(huì)前檢查，逐一對(duì)照落實(shí)，所有會(huì)議用品要親眼見(jiàn)到，避免忙中出錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)故障要及時(shí)通知有關(guān)單位修理或更換。在有條件的情況下，要準(zhǔn)備備用設(shè)備，以防現(xiàn)在使用的設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題。在會(huì)議進(jìn)行中發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障無(wú)法使用時(shí)，要及時(shí)更換上備用設(shè)備。

2.4 會(huì)議資料問(wèn)題

管理者首先要做好保密工作，妥善保管會(huì)議資料，以防遺失；同時(shí)為防止會(huì)議當(dāng)天與會(huì)人員臨時(shí)增加的情況，秘書人員在準(zhǔn)備資料時(shí)要多準(zhǔn)備出一定量的資料。當(dāng)會(huì)議當(dāng)天出現(xiàn)部分參會(huì)人員沒(méi)有資料的情況時(shí)，管理人員要將備用資料及時(shí)送到參會(huì)人員手中。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議主持詞等會(huì)議資料要提前打印三份，一份交給使用者，一份放在主席臺(tái)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)座位上，一份自己隨身攜帶進(jìn)人會(huì)場(chǎng)備用；要根據(jù)日常觀察和經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)一些字的正確讀音，對(duì)于一些生僻字還可以在講話稿中標(biāo)出讀音或同音字，避免領(lǐng)導(dǎo)出錯(cuò)。若會(huì)議結(jié)束后備用資料沒(méi)有被使用，管理人員要對(duì)其統(tǒng)一保管或加以銷毀，以防泄密。

2.5 財(cái)物問(wèn)題

會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)要加強(qiáng)安保，做好進(jìn)入會(huì)場(chǎng)人員的審查與登記，當(dāng)出現(xiàn)財(cái)物被盜的情況時(shí)要及時(shí)通知警方，并馬上組織在場(chǎng)人員保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有參會(huì)人員的財(cái)物遺失在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，管理者要將財(cái)物妥善保管，并及時(shí)通知所有參會(huì)人員，等待失主前來(lái)領(lǐng)取。

2.6 會(huì)場(chǎng)安排問(wèn)題

管理者要在會(huì)議籌備階段對(duì)準(zhǔn)備好的會(huì)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察，結(jié)合參會(huì)人員的預(yù)估數(shù)量進(jìn)行分析，當(dāng)發(fā)現(xiàn)此會(huì)場(chǎng)不能夠滿足會(huì)議使用時(shí)要及時(shí)聯(lián)系新的會(huì)議場(chǎng)地；當(dāng)會(huì)議十分重要時(shí)，可以在會(huì)議的籌備階段就提前準(zhǔn)備一個(gè)備用會(huì)議場(chǎng)地，以防會(huì)議當(dāng)天發(fā)生變故。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件需要會(huì)議管理人員提高自己的綜合能力，不僅在會(huì)議開(kāi)始前要做好充分準(zhǔn)備，在會(huì)議進(jìn)行之中也要時(shí)刻保持機(jī)警，靈活應(yīng)變。妥善合理地將會(huì)議突發(fā)事件處理好，是一名會(huì)議管理人員必備的能力，筆者希望本文可以有助于會(huì)議從業(yè)人員掌握處理會(huì)議突發(fā)事件的藝術(shù)，從而在工作中更好地應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，更為有效地處理會(huì)中工作，使得會(huì)議得以成功地舉辦。

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作者簡(jiǎn)介

王建利（1990-），男，河北省邯鄲市人?，F(xiàn)為河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)碩士研究生。研究方向?yàn)橥恋刭Y源可持續(xù)利用。

作者單位

河北經(jīng)貿(mào)大學(xué) 河北省石家莊市 050001