廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司 來賓供電局 潘葦春 王佳 羅鋒萍

企業(yè)物資采購合同履約管理——以電網(wǎng)企業(yè)為例

廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司 來賓供電局 潘葦春 王佳 羅鋒萍

電網(wǎng)企業(yè)物資合同履約事關(guān)電網(wǎng)工程建設(shè)和電力輸送安全，意義非同尋常。而在實(shí)際的電網(wǎng)合同履約過程中各類問題和事件依然不容樂觀。本文通過對(duì)電網(wǎng)物資合同履約過程中出現(xiàn)的各類問題及成因進(jìn)行歸納分析，探討電網(wǎng)物資合同履約管理改進(jìn)的方法，并提出相應(yīng)的對(duì)策建議。

電網(wǎng)企業(yè) 建設(shè)工程 合同履約

電網(wǎng)企業(yè)物資采購主要服務(wù)于電網(wǎng)建設(shè)工程，我國電網(wǎng)建設(shè)工程規(guī)模龐大，年物資采購合同金額近2000億，其物資供應(yīng)具有符合特定設(shè)計(jì)、同步工程計(jì)劃、品控嚴(yán)格規(guī)范、送貨直接到現(xiàn)場等特點(diǎn)。其物資采購合同履約情況直接關(guān)系到工程項(xiàng)目的達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和電力輸送，對(duì)整個(gè)社會(huì)供用電甚至國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有至關(guān)重要的影響。近年來，電網(wǎng)企業(yè)物資合同履約及整體物資管理水平雖有很大提升但問題依然不少，其中合同履約問題和事件依然不容樂觀。如何加強(qiáng)履約管理，保障電力物資及時(shí)供應(yīng)，是電網(wǎng)企業(yè)人需要認(rèn)真面對(duì)并思考的問題。

1　電網(wǎng)物資采購合同履約的特點(diǎn)和意義

電網(wǎng)企業(yè)的物資采購需求主要來自電網(wǎng)輸配電工程建設(shè)，包括在整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)中所需要用到的設(shè)備、備件、建材、工器具等。目前電網(wǎng)企業(yè)物資主要按照集中采購、分散履約、統(tǒng)一評(píng)價(jià)的模式進(jìn)行。合同履約始于合同簽約，終于合同約定最后期限。具有顯著的特點(diǎn)：（1）采購物資需求大、種類多、金額高，極小比例的履約事件也可造成較大的損失；（2）涉及項(xiàng)目多，分簽的合同數(shù)量多，各合同物資都有特定的設(shè)計(jì)、供貨時(shí)間和質(zhì)量要求，對(duì)履約過程管控的要求很高；（3）物資履約的生命周期長，跨越設(shè)計(jì)、制造、安裝調(diào)試、運(yùn)行等過程環(huán)節(jié)，涉及多個(gè)不同的專業(yè)部門和多行業(yè)供應(yīng)商，溝通協(xié)調(diào)難度大。

近年來，電網(wǎng)企業(yè)大力開展物資管理集約化建設(shè)，精簡了組織，降低了物資庫存量，提升了效益。但其對(duì)物資履約管控、保障及時(shí)供應(yīng)提出了更高的要求。因?yàn)榈停悖齑娼档土讼到y(tǒng)的柔性，一旦出現(xiàn)物資履約違約、供應(yīng)不及時(shí)的情況，則會(huì)對(duì)工程建設(shè)和電網(wǎng)安全穩(wěn)定運(yùn)行構(gòu)成更大的威脅。

電網(wǎng)物資供應(yīng)涉及到很多工程和行業(yè)，面廣人多［1］。因此，做好電網(wǎng)企業(yè)物資合同履約管理工作，保證電網(wǎng)建設(shè)過程中所需物資質(zhì)量和良好供應(yīng)，是確保整個(gè)電網(wǎng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行和有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，對(duì)整個(gè)社會(huì)供用電甚至國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著至關(guān)重要的影響。

2　電網(wǎng)物資采購合同履約管理過程及控制

2.1合同履約過程管理

目前電網(wǎng)企業(yè)物資合同履約總體按照“三級(jí)管理、分級(jí)實(shí)施”的模式進(jìn)行管理。其中三級(jí)管理是在網(wǎng)、省物資部設(shè)置履約處/科室，在地市物流服務(wù)中心設(shè)置相應(yīng)管理崗位，負(fù)責(zé)合同履約制度、規(guī)范和管理方面的工作。實(shí)施由省、地物流服務(wù)中心和縣公司履約管理專責(zé)負(fù)責(zé)轄內(nèi)各物資供應(yīng)合同的履約過程把控、溝通協(xié)調(diào)、結(jié)果確認(rèn)和問題報(bào)告?？傮w來說，目前履約管理職責(zé)明確，流程清晰，相應(yīng)的管理辦法和作業(yè)指導(dǎo)書健全，具有信息系統(tǒng)的良好支撐。比如某電網(wǎng)企業(yè)通過物資管理系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺(tái)（供內(nèi)外交互）、物資采購綜合服務(wù)平臺(tái)（以下簡稱綜服平臺(tái)，主要服務(wù)于履約跟蹤和內(nèi)部溝通），將物資合同履約進(jìn)行了有效的內(nèi)外部銜接和過程管控?；经h(huán)節(jié)如下。

（1）合同簽訂生效后，簽約人員在物資管理系統(tǒng)中移交合同、履約管理專責(zé)簽收合同，合同信息自動(dòng)同步到綜服平臺(tái)和電子商務(wù)平臺(tái)形成待執(zhí)行合同。

（2）履約管理專責(zé)在綜服平臺(tái)完成合同關(guān)聯(lián)設(shè)置，落實(shí)合同的項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人、履約負(fù)責(zé)人。

（3）履約負(fù)責(zé)人在綜服平臺(tái)按合同信息完善合同履約要素表、合同履約跟蹤情況表，建立合同履約情況檔案。對(duì)于重大設(shè)備，關(guān)注跟蹤監(jiān)造、生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸?shù)惹闆r。

（4）履約負(fù)責(zé)人在綜服平臺(tái)接收或變更交安日期（由項(xiàng)目管理部門提供）。

（5）履約負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商在電子商務(wù)平臺(tái)/物資管理系統(tǒng)中核對(duì)交安日期、落實(shí)排產(chǎn)計(jì)劃；觸發(fā)監(jiān)造、品控人員回饋監(jiān)造計(jì)劃。

（6）履約負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商、監(jiān)造人員（如有）在電子商務(wù)平臺(tái)/綜服平臺(tái)中確認(rèn)生產(chǎn)開始日期和進(jìn)度。

（7）履約負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商、監(jiān)造人員（如有）在電子商務(wù)平臺(tái)/綜服平臺(tái)進(jìn)行入供應(yīng)商成品入庫確認(rèn)。

（8）倉儲(chǔ)配送專責(zé)/履約管理專責(zé)在物資管理系統(tǒng)中確認(rèn)到貨信息。

2.2合同履約事件的處理

履約事件是指供應(yīng)商及其所提供物資在設(shè)計(jì)、制造、安裝調(diào)試、運(yùn)行（質(zhì)保期內(nèi)）等期間出現(xiàn)的不符合合同約定的相關(guān)事件。按照類別分為質(zhì)量類事件和服務(wù)類事件。

合同履約事件的處理分為履約事件處理和履約事件后期處理。履約處理是指對(duì)履約事件按照合同約定進(jìn)行處理，如圖1所示。屬于本級(jí)負(fù)責(zé)解決的履約問題，在本級(jí)履約管理人員接收、核實(shí)事件信息。如果是質(zhì)量類問題，則進(jìn)入缺陷處理流程；如果需要上級(jí)協(xié)調(diào)處理，則報(bào)上級(jí)并按照上級(jí)提出的處理意見與合同約定處理；否則在本級(jí)按照合同約定和履約后期處理流程處理。

圖1　履約事件處理流程示意圖

履約事件的后期處理（見圖2）是針對(duì)供應(yīng)商出現(xiàn)的履約事件進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行約束和威懾。其中一級(jí)物資由總部物資部負(fù)責(zé)，二級(jí)物資由分子公司物資管理部門負(fù)責(zé)。

圖2　履約事件后期處理流程示意圖

3　電網(wǎng)物資采購合同履約管理存在的主要問題及對(duì)策

3.1存在的主要問題

電網(wǎng)企業(yè)在物資及履約管理上一直不遺余力，如嚴(yán)格供應(yīng)商評(píng)價(jià)、標(biāo)準(zhǔn)合同管理、建立電力物資合同執(zhí)行保證體系等。但供應(yīng)商各種違約問題依然屢見不鮮，如不能按時(shí)交貨、交貨質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、破損、數(shù)量欠缺、現(xiàn)場安裝調(diào)試不能按時(shí)到位等。為查找問題的根源，對(duì)某省電網(wǎng)公司2015年上報(bào)到省公司協(xié)調(diào)處理的282宗典型履約問題案例進(jìn)行深入分析，主要問題如下。

3.1.1產(chǎn)能不足，高峰難給

通過對(duì)282宗案例從履約階段和項(xiàng)目類別兩個(gè)維度進(jìn)行分析（見圖3、圖4）發(fā)現(xiàn)，在時(shí)段上，履約問題發(fā)生在發(fā)貨運(yùn)輸階段的占72%；從項(xiàng)目看，配網(wǎng)項(xiàng)目物資發(fā)生履約問題占比高達(dá)66%。

通過分析數(shù)據(jù)背后的原因不難發(fā)現(xiàn)，發(fā)貨運(yùn)輸階段只是“多問題冒出”而已，這些問題大多都是不能按時(shí)按量交貨，原因大多以產(chǎn)能不足、原材料供應(yīng)不足、設(shè)計(jì)圖紙未確認(rèn)、未納入排產(chǎn)計(jì)劃等為主，本質(zhì)是供應(yīng)商產(chǎn)能不足的問題。但這些在商務(wù)階段、設(shè)計(jì)階段、制造階段就可發(fā)現(xiàn)和提前介入的問題，在發(fā)貨運(yùn)輸階段才被發(fā)現(xiàn)，也說明存在履約過程溝通和監(jiān)督不足或監(jiān)督流于形式的問題。而配網(wǎng)物資之所以違約更多，固然與配網(wǎng)物資占比較高（當(dāng)年配網(wǎng)投資占比約56%）有關(guān)，但66%的比例還是相對(duì)過高。究其原因，一方面與配網(wǎng)物資合同數(shù)量多、配網(wǎng)單項(xiàng)目投資不大、工期短，配網(wǎng)投資大多是按批次打包下達(dá)，所需要的物資供應(yīng)相對(duì)集中，供應(yīng)商供應(yīng)不足有密切關(guān)系［2］；另一方面，也反映出基層履約力量較薄、履約問題處理能力和經(jīng)驗(yàn)不足、手段有限的問題?？傊@兩項(xiàng)數(shù)據(jù)背后的罪魁禍?zhǔn)?，是供?yīng)商產(chǎn)能不足、高峰難給的問題。

圖3　履約問題按階段統(tǒng)計(jì)分析

圖4　履約問題按項(xiàng)目類統(tǒng)計(jì)分析

3.1.2管理與執(zhí)行不力

對(duì)全部282宗違約案例進(jìn)行歸因分析，發(fā)現(xiàn)幾類典型的過程執(zhí)行不力和管理不到位的問題，如表1所示。

3.1.3制度弊端

通過跨省、地區(qū)的對(duì)比發(fā)現(xiàn)，在集中采購和標(biāo)準(zhǔn)合同模式下，同一供應(yīng)商同期和不同省份簽訂的同類供貨合同，存在明顯的履約差別，供貨商更青睞那些占有交通之便的項(xiàng)目供貨。原因很簡單，那些偏遠(yuǎn)地帶的項(xiàng)目不管是貨物送達(dá)還是技術(shù)人員到場安調(diào)都更耗時(shí)、耗費(fèi)，而一刀切的供貨要求和付款方式無形中降低了供應(yīng)商的履約積極性。

3.2解決對(duì)策及建議

3.2.1針對(duì)供應(yīng)不足、高峰難給的對(duì)策

電力物資是典型的以按單生產(chǎn)（make to order）為主的模式，“搶單為王”是供應(yīng)商的自然之舉，但可以進(jìn)一步施以手段讓供應(yīng)商主動(dòng)量力而行。建議從以下幾方面入手：一是進(jìn)一步評(píng)估摸清供應(yīng)商的產(chǎn)能，并在電網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)部做好采購與供應(yīng)信息的共享，避免供應(yīng)商這邊吃飽了那邊繼續(xù)搶；二是在合同中明確并加大違約的處罰力度，嚴(yán)格執(zhí)行履約保證金制度，確保能對(duì)違約及時(shí)懲處；三是執(zhí)行更加嚴(yán)肅的履約進(jìn)度報(bào)告（供應(yīng)商通過電子商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行）和事后評(píng)價(jià)制度，增加供應(yīng)商評(píng)價(jià)在再投標(biāo)評(píng)標(biāo)中的比重，增加供應(yīng)商的違約成本和代價(jià)，避免供應(yīng)商違約有恃無恐。針對(duì)配網(wǎng)物資或投資高峰違約率高的問題，一方面需進(jìn)一步通過投資計(jì)劃和采購策略從源頭上分散供貨需求并做好供應(yīng)商平衡，同時(shí)在需求提報(bào)的及時(shí)性、采購的計(jì)劃性上嚴(yán)加考核，避免明知供貨周期不現(xiàn)實(shí)的合同簽訂，從源頭上避免甲方導(dǎo)致的履約不能行為。

表1　履約管理與執(zhí)行不力問題實(shí)例

3.2.2針對(duì)管理與執(zhí)行不力、基層履約力量薄弱的建議

目前電網(wǎng)企業(yè)履約管理制度、規(guī)范和信息系統(tǒng)支持都相對(duì)比較完善，但還未形成良好的執(zhí)行機(jī)制，很多規(guī)范操作還需進(jìn)一步強(qiáng)化落實(shí)，對(duì)供應(yīng)商的宣貫和教育也還比較欠缺，全體履約人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高，業(yè)內(nèi)誠信履約的文化還未形成。所以要不遺余力地加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的思想宣貫和行為引導(dǎo)，要狠抓履約規(guī)范操作和工作質(zhì)量的考核，需重視履約人員的經(jīng)驗(yàn)交流和信息共享。建議可通過建設(shè)履約案例庫及智能化查詢和信息推送的方式為基層履約人員提供在線的經(jīng)驗(yàn)支持和幫助，有效提升基層履約人員處理違約苗頭或事實(shí)的能力和手段，同時(shí)也可不斷豐富案例庫成為全體履約人員的經(jīng)驗(yàn)智囊?guī)欤瑸榕嘤】德募s文化積蓄力量。

3.2.3針對(duì)制度弊端的辦法

任何制度都有其適用面和局限性，標(biāo)準(zhǔn)合同文本本身利大于弊，但可考慮將特殊性問題通過規(guī)范化或指導(dǎo)性的條款進(jìn)行有效解決。針對(duì)本案例問題，可在原合同格式上增加規(guī)范化附加條款，如對(duì)于跨省供應(yīng)可增加從省會(huì)到項(xiàng)目所在地路程的運(yùn)輸補(bǔ)貼，更好地維護(hù)合同的公平、公正性。

4　結(jié)語

電力物資供應(yīng)性質(zhì)特殊、影響面廣，過程中暴露的問題不一而足，提升電力物資供應(yīng)保障需要全體物資管理人員的持續(xù)努力，需要需方的合理計(jì)劃、供方的誠信自律，當(dāng)然也離不開文化的培育與形成。

［1］ 張寧.電力物資合同的履約管理［J］.工程管理，2012（12）.

［2］ 梁松慶.如何保障電力物資合同履約的及時(shí)性［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（08）.

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2096-0298（2016）09（b）-017-03