摘 要： 檔案管理工作對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和國(guó)家的利益安全有著重大的影響作用，檔案保管及利用中保密工作是檔案管理過程中的根本。文章首先分析了檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀，查找其中存在的問題；然后，主要針對(duì)檔案保管及利用環(huán)節(jié)中存在的問題提出了建設(shè)性的對(duì)策和建議；最后，對(duì)檔案保管及利用中保密工作的前景進(jìn)行展望，以期為未來的檔案保管及利用中保密工作的發(fā)展研究提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案保管 保密工作 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）06-0041-01

一、檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀

1.立件（卷）歸檔問題過程的保密工作問題

一些檔案管理的個(gè)別單位及檔案管理工作人員在開展檔案管理工作過程中，在立件（卷）歸檔的處理方法上經(jīng)常采用的是“四分法”，對(duì)于該項(xiàng)工作能夠有很大的幫助效果，提升工作效率，減少物力、財(cái)力、人力的浪費(fèi)， 但這樣就會(huì)導(dǎo)致文件保密工作的完整性，在整理文件的過程中也無法將涉密文件資料和普通非涉密文件資料進(jìn)行區(qū)別開來對(duì)待，個(gè)別管理人員也常常不按保密要求對(duì)文件的最高密級(jí)進(jìn)行標(biāo)示，表面上無法看出涉密文件的標(biāo)志，因此使用人員也不知道所使用檔案的密級(jí)，就會(huì)出現(xiàn)這樣的結(jié)果：將兩類有著不同重要性的文件資料在歸檔的過程中放到同一個(gè)案卷之中，在查閱檔案的過程中，查閱人員就會(huì)很容易的接觸查閱到涉密文件資料，從而造成檔案保管和利用環(huán)節(jié)中的保密工作帶來泄密和安全問題。

2.檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)的素質(zhì)和工作能力

目前情況下，在我國(guó)檔案工作領(lǐng)域保管和利用過程中，相當(dāng)多的工作人員普遍缺乏專業(yè)的檔案管理素質(zhì)和工作能力。有鑒于檔案管理工作是一件相當(dāng)繁瑣且枯燥的事情，又要求工作人員具備耐心細(xì)致工作素養(yǎng)，這就導(dǎo)致選擇這項(xiàng)專業(yè)的人員過少，即使最后一些專業(yè)人員選擇了這些專業(yè)，最后也轉(zhuǎn)頭他行，從而導(dǎo)致檔案管理工作人員普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，缺少知識(shí)水平。加之當(dāng)今的時(shí)代已經(jīng)是信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理工作也正在向著信息化發(fā)展，絕大多數(shù)都是年齡偏大的管理人員，他們無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案館的建設(shè)，習(xí)慣從事于傳統(tǒng)的手工操作，憑借自己以往的經(jīng)驗(yàn)，也不愿主動(dòng)去學(xué)習(xí)新的技術(shù)，這必然會(huì)造成檔案保管及利用環(huán)節(jié)中的保密問題，從而嚴(yán)重影響檔案的安全。

3.檔案管理過程中的保密工作問題

在日常檔案的管理及利用過程中，常常存在著一系列小的問題，比如說：有關(guān)涉密的文件資料存放條件方面過于簡(jiǎn)陋，欠缺一些安全措施，保險(xiǎn)庫房、保險(xiǎn)柜等設(shè)施不健全，不利于文件資料的長(zhǎng)期存放；對(duì)于一些涉密文件的處理方式過于簡(jiǎn)單，不能嚴(yán)格按照規(guī)定的手續(xù)進(jìn)行查閱、移出以及銷毀，在使用完畢后，沒有按照規(guī)定清查，當(dāng)出現(xiàn)泄密、丟失等問題后沒有及時(shí)調(diào)查原因并進(jìn)行一些補(bǔ)救措施、改進(jìn)方式和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。特別是一些秘密等級(jí)較高的文件，沒有按照國(guó)家規(guī)定對(duì)檔案保管期限和保密期限進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，導(dǎo)致出現(xiàn)有些資料被擅自解密并對(duì)外提供，最終影響國(guó)家和個(gè)人信息被莫名其妙的泄露，引起一些額外麻煩。

二、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案保管利用中的保密工作

1.加強(qiáng)法制觀念，提高保密意識(shí)

擔(dān)負(fù)服務(wù)工作的檔案管理人員，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任。在日常工作生活中，對(duì)他們應(yīng)該加強(qiáng)檔案保密法制教育，培養(yǎng)他們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，而且還要培養(yǎng)他們嚴(yán)守秘密，將檔案管理過程中的保密工作作為自己工作的神圣職責(zé)。增強(qiáng)廣大干部群眾、工作人員保密法制觀念，改掉他們的思維慣性——認(rèn)為“無密可保，有密難?！?。另外，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的保密法規(guī)，樹立牢固的保密觀念，隨時(shí)更正對(duì)檔案的審查、調(diào)密、解密以及相關(guān)工作，在任何環(huán)境下，任何時(shí)候都不能松懈，如果我們?nèi)狈ΡＣ苡^念，對(duì)涉密檔案無視、忽略其秘密性，在一定程度上就會(huì)無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，勢(shì)必會(huì)給黨和國(guó)家的利益造成不可挽救的損害。

2.認(rèn)真做好檔案庫房管理過程中的保密工作

在日常檔案管理過程中，檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。要針對(duì)檔案管理過程中普遍存在的問題進(jìn)行管理，努力改進(jìn)檔案管理過程中存在的問題。檔案庫房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，應(yīng)將用作檔案管理的庫房設(shè)在人口出入比較少的地方，而不宜將庫房設(shè)在辦公樓內(nèi)出入最繁雜的地方。要努力改進(jìn)涉密文件資料存放條件，庫房門窗等應(yīng)專門加固， 以防他人盜竊，保證保險(xiǎn)庫房、保險(xiǎn)柜、防盜器等設(shè)施的質(zhì)量，指定專人負(fù)責(zé)管理， 制定嚴(yán)格的庫房管理制度，他人不能隨便進(jìn)出檔案存放的庫房，堅(jiān)決杜絕無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定對(duì)檔案保管期限和保密期限進(jìn)行區(qū)分，禁止擅自解密或者對(duì)外提供涉密文件資料或者重要信息。實(shí)踐證明， 檔案庫房的科學(xué)、嚴(yán)格、有序管理， 是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

3.加強(qiáng)日常管理

有關(guān)檔案管理部門在日常工作中，應(yīng)加強(qiáng)檔案保密制度建設(shè)和法制建設(shè)，使檔案保密工作的運(yùn)作有章可循。建立和制定完整性、正規(guī)性的各項(xiàng)檔案保密法律、法規(guī)，對(duì)于不同層次的利用人員我們應(yīng)確定不同的利用范圍和規(guī)定不同的審批手續(xù)。比如說：對(duì)于一些絕密檔案的查閱、借出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理， 必須經(jīng)上級(jí)授權(quán)、指定的領(lǐng)導(dǎo)人審批， 認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)， 任何人無權(quán)擅自做主、破壞規(guī)定。絕密文件檔案資料應(yīng)在閱文室閱覽， 對(duì)使用完畢后的文件檔案應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查， 如若發(fā)現(xiàn)失密、泄密等嚴(yán)重問題， 應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)并查明原因， 進(jìn)行補(bǔ)救。

三、總結(jié)

檔案文件的保密工作關(guān)系著國(guó)家和個(gè)人的安全，在保管和利用過程中，檔案管理人員必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定開展管理工作，確保檔案保管和利用過程中的保密環(huán)節(jié)的安全，切實(shí)保護(hù)好國(guó)家的安全，從而為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：吳姍姍，女，漢族，（1985.2-），長(zhǎng)期從事檔案的保管和利用方面的研究。