孫登華

摘 要： 檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位各項(xiàng)檔案資料的專(zhuān)職部門(mén)，主要管理與本單位工作發(fā)展相關(guān)的資料，對(duì)單位發(fā)展產(chǎn)生重要影響，因此必須予以重視。本文主要分析了當(dāng)前檔案室日常管理中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)對(duì)策，旨在為檔案管理的相關(guān)研究提供理論參考，提高檔案室日常管理工作水平。

關(guān)鍵詞：檔案室 日常管理工作 完善 措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）06-0036-01

前言：檔案管理是機(jī)關(guān)、企業(yè)以及團(tuán)體管理的重要組成部分，也是國(guó)家檔案資源的基礎(chǔ)，不僅為本單位的管理和發(fā)展起到一種輔助作用，同時(shí)對(duì)豐富國(guó)家檔案資源，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。近幾年，各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案管理的重視程度越來(lái)越高，但是從實(shí)際情況來(lái)看仍舊存在一些問(wèn)題。如何解決這些問(wèn)題、提高檔案室管理水平，是所有檔案管理人員需要長(zhǎng)期思考的問(wèn)題。

一、當(dāng)前檔案室管理中存在的問(wèn)題分析

1.檔案管理機(jī)構(gòu)不健全

為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，政府出臺(tái)了《檔案法》，雖然大多單位等能夠按照法律基本規(guī)定開(kāi)展檔案管理工作，但是具體條文的貫徹不夠充分。檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，國(guó)家檔案管理部門(mén)沒(méi)有對(duì)檔案網(wǎng)進(jìn)行合理規(guī)劃，導(dǎo)致各地檔案管理水平參差不齊，不利于統(tǒng)一管理。而當(dāng)前檔案室已經(jīng)向著多元化的方向發(fā)展，包括直屬、專(zhuān)屬以及部門(mén)等很多性質(zhì)，這些檔案室之間缺乏有效交流，導(dǎo)致管理效率不高，資源沒(méi)有被充分利用[1]。

2.管理體制不健全

盡管近幾年我國(guó)對(duì)檔案管理越來(lái)越重視，但是由于在這方面起步較晚，目前所使用的體制仍舊為計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的管理體制，已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。管理體制不夠健全具有以下弊端：首先是存在嚴(yán)重的資源浪費(fèi)問(wèn)題，沒(méi)有對(duì)檔案資源進(jìn)行集中化整理、應(yīng)用，無(wú)論應(yīng)用人群還是應(yīng)用地點(diǎn)都會(huì)受到限制，以部門(mén)檔案管理為例，一些通用檔案設(shè)備沒(méi)有實(shí)現(xiàn)通用，出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買(mǎi)問(wèn)題，造成不必要的浪費(fèi)。有些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位將檔案室設(shè)于辦公室中，沒(méi)有進(jìn)行單獨(dú)管理，導(dǎo)致檔案丟失或者損壞。另外也不重視對(duì)檔案工作人員的管理，將檔案管理工作等同于文員，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到專(zhuān)業(yè)化的重要性。檔案管理的系統(tǒng)性較強(qiáng)，是一項(xiàng)長(zhǎng)效工作，短時(shí)間內(nèi)的績(jī)效不明顯，導(dǎo)致工作人員的熱情不高，管理效果不明顯。

3.檔案資源共享情況還有待提升

檔案管理的最終目標(biāo)就是對(duì)這些資源進(jìn)行利用，為單位的發(fā)展服務(wù)，資源共享情況在一定程度上反映檔案管理水平。由于各個(gè)單位之間、單位各個(gè)部門(mén)之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，檔案管理理念和管理方式上存在差距，導(dǎo)致資源共享受阻。一些部門(mén)雖然能夠積極利用自身資源，但是這些資源僅僅作用在本部門(mén)，不對(duì)外輸出，因此具有一定的局限性[2]。

二、完善檔案室日常管理工作的措施

1.樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念

檔案室要想提升日常工作水平，就必須樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念。首先是要具備一種社會(huì)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，要求檔案室明確自身社會(huì)責(zé)任，做好日常資料收集、整理工作。要提升開(kāi)放意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，對(duì)于單位內(nèi)部來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通，實(shí)現(xiàn)檔案資源內(nèi)部流通；對(duì)于相關(guān)單位來(lái)說(shuō)，單位間也要加強(qiáng)溝通管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源橫向流通，提高檔案資源的利用率。無(wú)論是高層管理人員還是基層工作人員，都要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值所在，收集、整理資源最終是為了利用資源，檔案室要明確自身的服務(wù)職能，促進(jìn)檔案資源的橫向和縱向流通，豐富國(guó)家檔案資源庫(kù)，為檔案資源共享打下良好基礎(chǔ)。

2.建立健全檔案管理機(jī)制

要將國(guó)家《檔案法》作為依據(jù)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，實(shí)際工作中落實(shí)具體規(guī)范，使日常檔案管理工作向著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。首先，要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，為檔案資源整合做好準(zhǔn)備，按照單位實(shí)際需要不斷完善檔案內(nèi)容；其次，為了延長(zhǎng)檔案使用壽命，要對(duì)檔案室的條件進(jìn)行改善，要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室，不允許出現(xiàn)檔案室和辦公室合為一體的現(xiàn)象。同時(shí)做好防火、防潮措施，防止由于意外導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資源被毀壞；最后，要加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，建立檔案管理效果考核機(jī)制，不能將目光放在眼前，而是從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度評(píng)價(jià)日常管理工作成效，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果找到管理工作中存在的問(wèn)題，并積極改進(jìn)，形成一種動(dòng)態(tài)化的管理機(jī)制[3]。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

工作人員的綜合素養(yǎng)對(duì)日常檔案管理工作效果產(chǎn)生重要影響，因此必須予以重視，管理者不能將該項(xiàng)工作等同于一般文員工作，具體要做到以下幾點(diǎn)：首先，補(bǔ)充檔案室新工作人員時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)該崗位工作的新人進(jìn)行考核，要求其具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，最好具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)；其次，要加強(qiáng)對(duì)在職人員的培訓(xùn)工作，要求其樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，并向檔案管理水平較高的單位汲取經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身單位實(shí)際情況，不斷創(chuàng)新管理方法；最后，要提高工作人員溝通協(xié)調(diào)能力，明確各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案資源的需求，促進(jìn)檔案資源的橫向流通，發(fā)揮日常管理工作的價(jià)值。

4.提高檔案管理的信息化水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，要求檔案室完善硬件設(shè)備，為信息化管理打下良好基礎(chǔ)。將紙質(zhì)版檔案資源全部轉(zhuǎn)化為電子資源，一是查詢(xún)和使用起來(lái)比較方便，二是可以減少紙質(zhì)資源的翻閱次數(shù)，延長(zhǎng)保存壽命。同時(shí)，電子檔案的應(yīng)用突破了時(shí)間和空間的限制，有利于資源整合和共享。要求管理人員積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練掌握信息化操作流程，為檔案資源使用者提供必要的指導(dǎo)，完善檔案室日常管理工作，將檔案室以及檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)[4]。

總結(jié)：當(dāng)前檔案室管理工作中存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資源利用率不高。為了解決這些問(wèn)題，檔案室應(yīng)該樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念，創(chuàng)新管理方法，建立健全檔案管理機(jī)制，同時(shí)注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，另外還要提高檔案管理的信息化水平，不斷完善檔案室日常管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[2]王小菁.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題和改革思路[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2008，11（15）28：100-101.

[3]馮震宇，劉偉德.檔案管理評(píng)審對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的作用探討[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2014，12（14）12：135-137+140.

[4]王述寅，張良.淺談如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作[J].中國(guó)管理信息化，2014，14（16）24：98-99.