摘要：近幾年，伴隨著科技的發(fā)展，極大的帶動了檔案信息化發(fā)展的速度。檔案是一種重要的信息資源，對于現(xiàn)今的檔案管理工作而言，就應(yīng)該不斷的進行管理方法的創(chuàng)新，不斷的推進檔案管理信息化的建設(shè)，進而最大限度的發(fā)揮檔案潛在的利用價值。本文從檔案信息化管理的主要內(nèi)容、檔案信息化管理的現(xiàn)實意義、提升檔案信息化管理的措施，幾方面對檔案信息化管理進行一定的探討，期望可以為檔案信息化管理的發(fā)展，提供一定的理論借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；策略

檔案的信息化管理，就是指在日常的檔案管理的程序中，逐漸的融入現(xiàn)代檔案管理的理念，并采用先進的信息化科技技術(shù)，對檔案的信息實施現(xiàn)代化的管理模式?，F(xiàn)今，伴隨著信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，運用現(xiàn)代化的信息檔案管理模式，不僅可以有效的減少檔案管理員工的工作量，還可以有效的提高檔案信息資源的利用效率，充分發(fā)揮檔案的價值[1]。因此，本文從幾方面對檔案信息化管理進行一定的探討，期望可以為檔案信息化管理的發(fā)展，提供一定的理論借鑒。

1檔案信息化管理的主要內(nèi)容

近幾年，伴隨著科技的發(fā)展，極大的帶動了檔案信息化發(fā)展的速度?，F(xiàn)代化的檔案室的誕生，也為檔案信息化管理提供了基礎(chǔ)條件（具體見圖1）。檔案信息化管理，其關(guān)鍵就是改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，由實體保管變更為現(xiàn)代化信息技術(shù)的管理。檔案信息化管理的主要內(nèi)容，主要是經(jīng)由高級壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將聲像的文件、紙質(zhì)的文件等傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)之中。檔案資料的管理，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、信息化，極大的提高了檔案查詢的便捷性[2]。信息化管理，使檔案信息管理實現(xiàn)了系統(tǒng)化、規(guī)范化，使檔案信息管理更具條理性，實現(xiàn)了資源的共享。

2檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

2.1實現(xiàn)了檔案管理模式的變革

傳統(tǒng)的檔案管理模式，通常都是封閉式的管理方式，大眾對于檔案的使用效率極低，檔案的管理只是單一的簡單保管，社會價值性較低[3]。但是在信息化管理模式下，檔案管理實現(xiàn)了智能化、自動化，檔案的利用效率顯著提高，檔案的社會價值性也隨之凸顯了出來。

2.2極大的提高了檔案管理的時效性

檔案實現(xiàn)信息化的管理，在需要調(diào)動檔案時，就可以經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，快速的實現(xiàn)信息錄入檢索，極大的提高了檔案管理的時效性。同時在對電子檔案收集的過程中，可以實現(xiàn)資源的共享。在電腦中錄入檔案后，還可以有效的降低二次文獻的加工時間，顯著提高檔案管理的工作效率[4]。

2.3顯著提高檔案的利用效率

檔案管理實現(xiàn)信息化，可以極大的提高資源共享性，檔案信息的利用效率也會顯著提高。檔案信息化管理，可以將檔案的使用范圍有效的拓展，便于各個單位使用檔案的信息資源。

3提升檔案信息化管理的措施

3.1確保檔案信息的完整性、安全性

企業(yè)檔案信息具有較高價值性的前提條件，就是應(yīng)該確保信息的安全性。信息安全，主要體現(xiàn)在信息管理系統(tǒng)中軟件安全；硬件安全；信息傳播的安全。首先，針對不同的企業(yè)檔案信息資源，應(yīng)該采取差異性的信息安全等級保護措施。其次，對于不同公司而言，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，應(yīng)該限制在公司內(nèi)部使用，同時應(yīng)確保數(shù)據(jù)庫的密級工作。第三，在進行檔案信息管理系統(tǒng)的選擇時，應(yīng)依據(jù)標準嚴格挑選，堅決避免降低選擇標準的情況發(fā)生。第四，企業(yè)中應(yīng)依據(jù)檔案管理的軟件、硬件、機房的要求，進行安全系統(tǒng)管理制度的制定，最大程度的保護好計算機的安全[5]。

3.2不斷提高檔案信息化管理的現(xiàn)代意識

作為企業(yè)的管理者，應(yīng)意識到企業(yè)檔案管理的信息化，是順應(yīng)時代發(fā)展的要求，應(yīng)意識到企業(yè)檔案信息化管理對企業(yè)發(fā)展的重要性?，F(xiàn)今，任何一個企業(yè)若想在激烈的市場競爭中，獲得自身的發(fā)展空間，就必須要有效的利用信息化平臺，不斷的挖掘與開發(fā)企業(yè)檔案中，對于企業(yè)發(fā)展有利的價值信息，在實現(xiàn)信息資源共享的條件下，不斷的促進企業(yè)的發(fā)展。對于企業(yè)管理者，應(yīng)不斷的提高檔案信息化管理的現(xiàn)代意識，可以經(jīng)由開展培訓工作等，提高現(xiàn)代化信息管理的意識，帶動檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。企業(yè)領(lǐng)導層，應(yīng)意識到檔案信息化管理，在提高企業(yè)經(jīng)濟效益、帶動企業(yè)發(fā)展方面的積極意義，應(yīng)增加對于企業(yè)檔案信息化管理的投入資金，加大先進電子設(shè)備的使用力度。同時對于檔案的管理人員，也應(yīng)開展定期的學習活動，逐漸的改變員工的檔案工作意識，真正的發(fā)揮檔案信息化的現(xiàn)實作用[6]。

3.3實現(xiàn)檔案信息資源采集的規(guī)范化、標準化

實現(xiàn)企業(yè)檔案的規(guī)范化，就應(yīng)該依據(jù)國際質(zhì)量認證體系要求，在計算機的檢索、管理，電子文檔等方面，對企業(yè)檔案信息推行規(guī)范化管理。實現(xiàn)企業(yè)檔案的標準化，就應(yīng)該依據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，有效的做好標引、著錄工作。建立與完善檔案信息數(shù)據(jù)的采集制度，就可以有效的帶動檔案信息化管理的實現(xiàn)。

3總結(jié)

檔案是一種重要的信息資源，對于現(xiàn)今的檔案管理工作，就應(yīng)該不斷的進行管理方法的創(chuàng)新，不斷的推進檔案管理信息化的建設(shè)，進而最大限度的發(fā)揮檔案潛在的利用價值。

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[6]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇，2013（11）：148-149.

作者簡介：

姓名：何麗娟（1978年12月20日）、性別：女、民族：漢族、籍貫：肇慶市、單位全稱：肇慶市鼎湖區(qū)廣播電視臺、現(xiàn)職稱：會計初級、學歷：本科。