◎王淑玲

檔案利用服務的方式

◎王淑玲

檔案管理工作中很重要的一項工作就是檔案的利用服務，只有充分的利用檔案進行有效的服務才能真正的發(fā)揮檔案管理的作用，在檔案利用服務的方式方面有多種方式，本文對檔案利用服務的方式進行逐一分析和介紹，并對檔案利用服務的方式提出一些建議。

概述。檔案管理工作中很重要的一項工作就是檔案的利用服務，只有充分的利用檔案進行有效的服務才能真正的發(fā)揮檔案管理的作用，在檔案利用服務的方式方面有多種方式，按照不同的劃分標準，可以有多種分類方式，按照提供檔案信息深度的不同，檔案可以分為一次檔案文獻服務、二次檔案文獻服務、三次文獻檔案服務；按照服務設施和方式的不同，可以分為閱覽服務、檔案的外借、制發(fā)檔案復制本、檔案證明、檔案目錄、檔案展覽、檔案咨詢、信息化環(huán)境下檔案開發(fā)利用等多個方面；按照檔案利用服務人員參與程度，可以分為被動式和主動式服務。在實踐工作中按照服務設施和方式的不同進行劃分，明確檔案利用服務的方式的較為常見，因此本文主要對按照服務設施和方式進行劃分的服務方式進行分析。

檔案利用服務方式的具體方式。檔案利用服務方式最為常見的是閱覽服務。檔案是記載歷史事件、歷史數(shù)據(jù)的原始材料，在數(shù)量上都是孤本，在內(nèi)容上都具有一定的密級。在提供檔案閱讀的方式上主要是在檔案館里進行閱讀，在閱覽室內(nèi)閱讀檔案的優(yōu)點很多，如由于是在檔案館內(nèi)進行閱讀，有專門的工作人員進行管理，因此在檔案的保管、涉密監(jiān)測、延長檔案壽命等方面都更利于檔案的管理。同時，在閱覽室進行閱覽可以提高可使用、可公開檔案的利用率和使用率，為更多的使用者、利用者提供有效的查閱服務。此外，對檔案的使用者、利用者在閱覽室閱讀可使用、可公開的檔案的情況，工作人員能夠及時的掌握并且提供更優(yōu)質(zhì)的服務。因此，閱覽服務是對不涉及密級的可公開、可使用檔案開發(fā)、利用最好的一種方式。

檔案利用服務方式要求最為嚴格的是檔案的外借。檔案一般情況下不允許外借。但是，根據(jù)工作需要，尤其是黨政機關(guān)工作的需要，或者是某些行政部門、公安、檢察院、法院等需要以原始檔案作為證據(jù)的時候，不能在閱覽室采用閱覽方式進行檔案利用的時候，就需要采用檔案外借的方式。同時，單位內(nèi)部的檔案使用也是一種常見的情況。對于檔案的外借有嚴格的制度規(guī)定，無論使用、利用者還是檔案管理人員都應當按照《檔案法》中規(guī)定進行實踐操作，嚴格履行外借手續(xù)和程序，遵守檔案外借時限規(guī)定，對于外借檔案交接清楚明了，有登記、審批等手續(xù)。對于借出人應告知不得拆散檔案或改變檔案順序等技術(shù)標準方面的要求。在檔案收回時，應認真檢查檔案是否存在拆散、抽換、涂改、散失、污損等情況，如出現(xiàn)上述情況應及時上報并處理。

檔案利用服務方式優(yōu)勢較多的是制發(fā)檔案復制本。在檔案的利用過程中，為保證檔案的完整性、安全性、長效性，在檔案的利用、使用過程中可以進行檔案的復制本，檔案的復制本可以分為副本和摘抄本兩種。對于檔案復制的方法又可以分為手抄、打字、印刷、攝影、復印等多種方式，在檔案利用服務方式中制發(fā)檔案復制本的優(yōu)勢較多，一是方便利用、使用者使用，對于利用使用者可以不到檔案館進行閱覽使用，對于需要的檔案材料可以用復制本進行利用、使用。二是制發(fā)檔案復制本提高效率，制發(fā)檔案復制本可以在同一時間內(nèi)對同一檔案材料進行多人次使用，大大的提高了檔案的使用效率。三是制發(fā)檔案復制本有利于保護原始檔案，通過制發(fā)檔案復制本可以有效的保護原始檔案，有利于延長原始檔案的壽命。四是制發(fā)檔案復制本有利于保存原始檔案，制發(fā)檔案復制本由于是多次手抄、打字、印刷、攝影、復印等，即便出現(xiàn)不可抗力的災害，也能保存原始檔案中的內(nèi)容。

檔案利用服務方式最為嚴謹?shù)穆毮苁菣n案證明。檔案證明是根據(jù)黨政機關(guān)、行政部門的要求，由自然人、相關(guān)部門、企事業(yè)單位提出申請，在檔案館查找是否存在、是否有效、是否真實的證明過程。在實踐中較多的是工齡證明、學歷證明、獨生子女證明、家庭成員證明等。檔案證明必須根據(jù)黨政機關(guān)、團體或個人的申請才能制發(fā)。開具檔案證明是一件嚴肅、細致的工作，要求從事這一工作的檔案管理人員有高度的責任感和良好的職業(yè)操守，忠于檔案的原始性，根據(jù)原始檔案的內(nèi)容如實的開具證明材料，在某種程度上，檔案證明具有一定的法律效力，因此檔案利用服務方式最為嚴謹?shù)穆毮苁菣n案證明。

此外，檔案利用服務方式還有檔案目錄、檔案展覽、檔案咨詢、信息化環(huán)境下檔案開發(fā)利用等多個方面。

建議。對于檔案利用服務方式，應根據(jù)信息化不斷發(fā)展的態(tài)勢進行創(chuàng)新與嘗試，一是規(guī)范檔案利用服務方式的制度，對于檔案利用服務方式相關(guān)行政管理部門應制定相關(guān)的規(guī)范制度與促進發(fā)展措施，使檔案利用服務真正為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展提供更為全面、有效、實際的服務。二是制定行業(yè)標準，對于檔案利用服務在服務標準方面應進行細化、標準化，如制發(fā)復制本的規(guī)格、標準，外借程序、手續(xù)的格式化方面進行規(guī)范和標準化。三是充分利用信息化技術(shù)和手段，在互聯(lián)網(wǎng)+時代及大數(shù)據(jù)時代，應將紙介檔案數(shù)字化，利用信息化技術(shù)和手段，不斷提升檔案保存質(zhì)量與利用服務內(nèi)容和方式，最大限度的提高檔案利用服務的水平。

（作者單位：牡丹江市西安區(qū)人力資源和社會保障局）