【摘要】目前越來越多的地方開始了不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的改革工作。將分散在各個部門的登記責任和資料都歸到國土部門，這種舉措推動了集約化管理方式不動產(chǎn)登記中的應用。本文就是從這個角度出發(fā)，分析探討了集約化管理的內(nèi)涵極其優(yōu)勢，為不動產(chǎn)登記檔案管理工作提供思路，保證檔案工作的順利、有效開展。

【關鍵詞】集約化管理；不動產(chǎn)登記；檔案管理；實踐

一、前言

隨著《不動產(chǎn)登記暫行條例》、《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細則》頒布實施，我國不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度基本建立，將分散的不動產(chǎn)登記職責歸到一個部門負責。這意味著全國的房屋、土地、海域和林地等需要由國土資源部負責統(tǒng)一登記，意味著需要建立一個統(tǒng)一的信息管理平臺，實現(xiàn)所登記的不動產(chǎn)在各分散部門之間實現(xiàn)信息共享，意味著需要加快建立不動產(chǎn)登記信息依法公開查詢系統(tǒng)的步伐，以此保護群眾的切身利益，營造安全的不動產(chǎn)交易環(huán)境[1]。

二、集約化管理的內(nèi)涵

集約化管理是時代發(fā)展的產(chǎn)物，指的是將人財物及管理等生產(chǎn)要素集合起來，價值取向是約束、節(jié)儉和高效，對生產(chǎn)要素進行集中統(tǒng)一調(diào)配，從而降低成本、高效管理，保持核心競爭力，獲得可持續(xù)增長。集約化管理不等同于集中式管理，它是在統(tǒng)一思想下的集中，在集中下的優(yōu)化。

集約化管理可以對組織機構、人員、物資進行集中統(tǒng)一管理，避免了重復利用，提高管理成本，優(yōu)化資源配置，尤其是稀缺的資源例如土地資源和房屋資源[2]。在檔案管理過程中，通過對檔案材料進行數(shù)字化存儲、整理和檢索，或者通過業(yè)務外包或者協(xié)同合作的方式，可以更大限度地集中各類資源，方便查閱。

三、集約化管理在不動產(chǎn)登記檔案中的工作模式

1.通過集約化管理，對歸檔業(yè)務流程進行了重新梳理。傳統(tǒng)的檔案管理方式是被動的接收，而且各類檔案分散在不同的部門，檔案的利用部門也出現(xiàn)多個接口，不僅增加了檔案管理的成本，降低了檔案利用服務的質(zhì)量，同時也對檔案工作的科學化和規(guī)范化提出了質(zhì)疑。檔案是貫穿于整個業(yè)務工作或管理流程。從業(yè)務的申請辦理，到受理，再到最后的辦結和歸檔，這是一個完整的過程。如果一個部門的檔案集中到一個部門承擔，那么檔案的種類將增多，對檔案專業(yè)化的要求也隨之提高。檔案部門與多個部門對接，對這些文件資料來源部門進行集中統(tǒng)一管理。

當然，檔案管理方式的改變或者檔案進展的發(fā)展也在一定程度上檢視了不動產(chǎn)登記業(yè)務流程的不足，例如可以簡化某些業(yè)務流程，減少不必要的簽字審批流程，減少重復勞動，節(jié)約單位管理成本，提高工作效率。

2.充分發(fā)揮集約化管理的優(yōu)勢，利用現(xiàn)代信息技術管理檔案?，F(xiàn)當代的科學技術步伐加快，信息技術所覆蓋的領域越來越廣，隨之出現(xiàn)了諸如大數(shù)據(jù)和云計算等高端信息技術。信息技術的到來，給人們的生活帶來了很多的便利，也給工作帶來了巨大的影響。對不動產(chǎn)登記檔案的管理工作也帶來了深刻的變化。首先是檔案信息系統(tǒng)的到來，各部門和相關部門人員可以通過檔案信息系統(tǒng)在符合要求的前提下找到屬于自己的資料；其次是檔案數(shù)字化進程加快，集約化管理方便了人們將眾多的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成為電子文件或者電子檔案；第三，信息技術節(jié)省了許多存儲空間和手工操作成本，真正實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的信息化和自動化。集約化管理對檔案管理環(huán)境也提出了要求，對于符合條件的，經(jīng)濟允許的范圍內(nèi)集中建設庫房，珍惜稀缺珍貴資源，對不符合條件的，可以通過周轉(zhuǎn)的方式進行暫時性集中管理。

3.通過集約化管理方式，需要統(tǒng)一的檔案機構和順暢的管理機制。一方面，需要強有力的檔案部門，才能對各分散機構的檔案管理工作進行統(tǒng)一指導和督促，才能建立規(guī)范性文件，才能對不動產(chǎn)登記檔案的歸檔流程進行細化并且設計符合工作實際的歸檔標準，提高歸檔質(zhì)量和水平。通過集約化的方式匯總管轄范圍內(nèi)的各類數(shù)據(jù)資源，建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息查詢系統(tǒng)[3]；另一方面，集約化開展需要構建兩級分工明確的管理體制，根據(jù)實際工作的不動產(chǎn)登記的數(shù)量來配備相應的檔案庫房和檔案業(yè)務人員，確定充足的一線管理人員，設置查詢窗口，并根據(jù)工作人員的流動性，檔案管理工作應當有一定程度的伸縮性。

四、推進集約化管理的構思

隨著檔案工作內(nèi)容的不斷擴展和豐富，集約化管理的優(yōu)勢可以在不動產(chǎn)登記檔案管理中得到充分發(fā)揮。在實施過程中，應當做到以下兩點，循序漸進地進行。第一，要梳理并理順上下兩級檔案工作部門，在上一級機構設立不動產(chǎn)登記文件數(shù)據(jù)中心或者是檔案館，并配備一定的人員和設施對不動產(chǎn)檔案進行集中操作和專業(yè)化管理[4]。第二，要制定一定的檔案依據(jù)和規(guī)范，雖然我國早已發(fā)布了檔案法，但是不動產(chǎn)登記屬于特殊類型的檔案，檔案法只具有普適性，不具有針對性，因此應當有契合實際的建檔規(guī)范和歸檔手冊，上級單位要加強對下級單位的監(jiān)督、指導與培訓。

結語：

綜上所述，集約化管理措施就是通過建立統(tǒng)一的標準和規(guī)范，梳理基礎業(yè)務流程和檔案管理流程，在文件和檔案之間進行有效鏈接，對分散的不動產(chǎn)登記檔案進行集中統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)，以此提高檔案工作效率和工作質(zhì)量。同時，需要借助現(xiàn)代先進的信息技術手段，對資源進行有效整合，建立全方位的檔案管理和利用服務體系。

參考文獻：

[1]賴俊峰.不動產(chǎn)登記檔案集約化管理[J].中國檔案，2014，（02）：50-51.

[2]莫曉蘭.對不動產(chǎn)登記檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2014，（06）：55-56.

[3]賴俊峰.北京市不動產(chǎn)登記檔案集約化管理[J].中國檔案，2015，（04）：26-27.

[4]李艷.淺議不動產(chǎn)登記檔案整合管理[J].國土資源，2016，（02）：38-39.

作者簡介：

李甲（1984.11），男，山東汶上人，山東省濟寧市國土資源局任城區(qū)分局，館員，碩士研究生，研究方向國土資源檔案管理。