陳靜

【摘要】檔案管理是辦公室工作的主要組成部分，擁有一個(gè)完整的檔案管理體系對(duì)辦公室的工作更是必不可少的。一份記錄完美的、清楚的檔案能為辦公室的員工工作提供更多的便捷，同時(shí)良好的辦公室檔案管理對(duì)辦公室員工工作效率的提升也有很大的幫助。如何將辦公室的檔案管理工作做的更加完美就是本文所要探討的話(huà)題。

【關(guān)鍵詞】辦公室；有效性；檔案管理

在日常工作中，辦公室的工作效率尤為重要，然而要提升辦公室的工作效率就需要加強(qiáng)辦公室的檔案管理工作，完善的檔案管理會(huì)讓工作效率大幅度增加，擁有完美的檔案管理系統(tǒng)不僅提高辦公的效率，還能讓辦公室的辦公體系更加完善。根據(jù)辦公室的工作內(nèi)容逐漸建立檔案，在形成檔案的過(guò)程中不僅要呈現(xiàn)完善的檔案管理體系，還要不斷地整理與歸納，將檔案管理完美的融入工作中，提高辦公室的工作的效率。

一、辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

（一）辦公室人員不夠協(xié)調(diào)

辦公室的工作每天任務(wù)量比較多，平日沒(méi)有過(guò)多的時(shí)間與精力放在檔案管理這個(gè)問(wèn)題上。有的辦公室只是建立一個(gè)簡(jiǎn)單的人員安排，對(duì)于真正的檔案管理缺少人員的認(rèn)真管理，造成工作影響，使得工作效率降低。在工作里不能夠時(shí)時(shí)刻刻針對(duì)檔案管理進(jìn)行專(zhuān)門(mén)人員的工作安排，只是辦公室人員需要的時(shí)候才進(jìn)行簡(jiǎn)單的辦公檔案管理，記錄一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)，這樣不僅會(huì)給其他人和工作帶來(lái)許多不方便的地方，也會(huì)給辦公室辦公帶來(lái)麻煩。由于很多地方不注重檔案管理，采取簡(jiǎn)單了解的方式態(tài)度對(duì)待檔案管理這個(gè)方面，管理人員也是比較隨意，對(duì)待工作不夠仔細(xì)產(chǎn)生紕漏，從而對(duì)工作產(chǎn)生影響，降低工作效率，不能有效的提高辦公室工作質(zhì)量。上級(jí)對(duì)檔案管理的要求比較松懈，導(dǎo)致執(zhí)行員工對(duì)檔案管理也抱有敷衍的態(tài)度，使得員工對(duì)工作有消極的態(tài)度，給工作直接造成影響。

（二）辦公室檔案管理系統(tǒng)松懈

現(xiàn)代的辦公室管理中，對(duì)于檔案管理沒(méi)有一套比較完善的系統(tǒng)，多數(shù)檔案管理僅僅停留于手寫(xiě)或者電腦記錄數(shù)據(jù)，沒(méi)有一個(gè)完善的體系，造成在工作上沒(méi)有高效的工作效率。在一些辦公室中，檔案管理沒(méi)有比較清晰地系統(tǒng)，僅僅采用傳統(tǒng)模式，領(lǐng)導(dǎo)在工作的時(shí)候需要核對(duì)一些檔案，員工不能快速的提取檔案，浪費(fèi)時(shí)間，也降低了工作的效率，面對(duì)一些珍貴的檔案不知道放在哪些地方，造成資料的流失，導(dǎo)致工作的不便。很多員工覺(jué)得檔案不需要花費(fèi)時(shí)間去進(jìn)行管理，這樣就會(huì)導(dǎo)致一些工作的疏漏，從而將工作耽誤。

（三）辦公室檔案管理日常維護(hù)不全面

有的辦公室確實(shí)擁有一系列的檔案管理模式與一個(gè)檔案管理專(zhuān)員，但是由于長(zhǎng)時(shí)間不對(duì)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)、整理和更新，會(huì)使工作仍然存在許多問(wèn)題。比如當(dāng)一個(gè)公司的誠(chéng)信證書(shū)到期的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)辦理新的證書(shū)，但是平時(shí)檔案管理工作的不夠細(xì)心導(dǎo)致沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，就造成了公司的損失。因?yàn)闄n案管理的維護(hù)不夠全面，沒(méi)有及時(shí)的將檔案進(jìn)行檢查與維護(hù)，所以就會(huì)加大辦公室工作的困難。在平時(shí)的檢查過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生許多疏漏，給工作帶來(lái)許多不便。

（四）檔案管理目錄不夠清晰

在檔案管理中，目錄是比較重要的一個(gè)部分，在一個(gè)完美的檔案管理模式中，不同樣的目錄會(huì)產(chǎn)生清楚明了的效果。當(dāng)代的辦公室檔案管理方面，有的檔案目錄比較模糊，體現(xiàn)不出檔案的位置，造成檔案不夠清楚化，對(duì)于工作也是有一定的影響。在工作中領(lǐng)導(dǎo)在查閱檔案的過(guò)程中瀏覽目錄，發(fā)現(xiàn)很多文件不夠清楚化，只能從頭開(kāi)始查找，使得工作產(chǎn)生延遲，耽誤工作的進(jìn)度從而影響到效率。一份清楚明白的目錄不僅呈現(xiàn)出整潔的檔案，還會(huì)使得工作更加有效率，不會(huì)使得工作沒(méi)有協(xié)調(diào)性。

二、提高檔案管理有效性的策略

（一）建立完善高效管理體系

在辦公室中進(jìn)行一套完善的管理體制，對(duì)于每個(gè)檔案管理做到具體化?？梢园才艑?zhuān)門(mén)管理檔案的人進(jìn)行管理，將檔案采取分工制度進(jìn)行維護(hù)與整編，在工作中互相監(jiān)督與完善，從而提高辦公室的工作效率。在辦公室工作的時(shí)候必須讓工作人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，不能夠采用消極與懈怠的態(tài)度，要讓他們認(rèn)識(shí)到完美的檔案管理體系對(duì)于辦公室的辦公有極大的輔助。同時(shí)不僅在工作人員的態(tài)度與工作上進(jìn)行改良，還要對(duì)其他辦公室人員傳達(dá)檔案管理制度，要求嚴(yán)格遵守制度，將檔案管理系統(tǒng)達(dá)到更加完善與高效，才會(huì)使工作更加高效率。

（二）提高日常維護(hù)與管理

對(duì)于檔案的及時(shí)更新與管理也是成為完善的檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一項(xiàng)。在建立了完善的檔案管理體系以后，工作人員每天都需要不斷的對(duì)之前存有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理、歸納和更新，同時(shí)也對(duì)新進(jìn)的檔案進(jìn)行不同的整理、歸檔與更新，提高工作的高效性，使得在以后需要檔案的時(shí)候能夠快速的為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案，節(jié)省時(shí)間。在完善的檔案管理系統(tǒng)上，要不斷的增添新型的檔案管理，根據(jù)不同的檔案管理模式對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)與整理，從不同的角度整合檔案管理，更加完善檔案管理系統(tǒng)。在日常維護(hù)與檢查里，不僅需要仔細(xì)的對(duì)待，還要不斷的維護(hù)檔案，將檔案管理工作做到最好。

（三）提高檔案專(zhuān)管員工專(zhuān)業(yè)水平

在辦公室的工作中，不僅要不斷地完善體系，還要加強(qiáng)專(zhuān)管員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在日常檔案管理上專(zhuān)管員要明確自己的管理模式，養(yǎng)成良好的管理習(xí)慣，使得管理系統(tǒng)更具有高效性，要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對(duì)工作，仔細(xì)的完善檔案管理系統(tǒng)，不能出現(xiàn)過(guò)多的差錯(cuò)，使得管理系統(tǒng)有漏洞，提高自己的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，將自己的管理方案結(jié)合檔案創(chuàng)造出一種更加完善的檔案管理，利于以后工作的效率與發(fā)展，同時(shí)優(yōu)秀的員工對(duì)于制造出完善的檔案管理體系至關(guān)作用。

三、結(jié)論

擁有一個(gè)完善的檔案管理體系是每一個(gè)辦公室應(yīng)該具備的，一個(gè)檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⑥k公室的效率有效的提升上來(lái)，使得辦公室工作更方便。在提高辦公室檔案管理的同時(shí)也要不斷地完善系統(tǒng)，提高員工的專(zhuān)業(yè)水平，這樣才能建立一套更加高效的、準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)。采用更加先進(jìn)的手段，不斷提升檔案管理的模式，建立完善的工作體系，使得工作更加有效率，提升工作質(zhì)量。

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