孫秀艷

摘 要：檔案服務(wù)即檔案的提供利用，是檔案管理工作的根本目的，檔案服務(wù)工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)會產(chǎn)生間接或直接的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作者應(yīng)積極向社會各界提供利用，切實做好檔案服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足多方面的需求，擴大檔案工作的社會影響。那么如何加強檔案服務(wù)工作，將其提到一個新的水平上，現(xiàn)就此試述己見。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；思想；服務(wù)質(zhì)量

一、轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念是加強檔案服務(wù)工作的思想保證

為了要更好地利用檔案，必須轉(zhuǎn)化三種觀念：一是轉(zhuǎn)化服務(wù)觀念。新世紀(jì)隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我們要把對檔案的認(rèn)識轉(zhuǎn)移到提高經(jīng)濟效益的中心上來，使人們認(rèn)識到檔案是自己的、有效的、經(jīng)常的信息來源，認(rèn)識到迅速獲得檔案信息的重要性。二是轉(zhuǎn)化服務(wù)對象觀念。由于我國曾是一個自給自足的小經(jīng)濟生產(chǎn)方式占主導(dǎo)地位的封建農(nóng)業(yè)國家，個體的封閉的生活方式造成了人們內(nèi)向的認(rèn)識，長期以來認(rèn)為檔案僅僅是為政府部門和官員服務(wù)的，給檔案工作抹上了濃厚的政治色彩。新時期我們要將檔案服務(wù)于機關(guān)內(nèi)部擴大到與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的社會多方面服務(wù)。三是轉(zhuǎn)化服務(wù)態(tài)度觀念。新形勢下，檔案管理人員要樹立主動服務(wù)意識，主動了解領(lǐng)導(dǎo)決策和市場經(jīng)濟發(fā)展的需求，根據(jù)社會各方面特別是領(lǐng)導(dǎo)決策工作的需要，積極開展檔案資源信息，努力做好提供利用，采取先進(jìn)的方法和手段，積極主動地挖掘館藏檔案的信息資源，深化為社會服務(wù)的功能。

二、強化規(guī)范化管理是加強檔案服務(wù)工作的夯基之本

為了要更好地利用檔案，必須保證檔案內(nèi)容齊全。一是要做到大力豐富館室收藏。收齊收全檔案資料，做好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，是檔案建設(shè)的根本，也是搞好檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，是滿足社會各方面利用的前提條件。沒有館藏或館藏不豐富，檔案工作便會造成“無源之水、無本之木”。因此，必須按規(guī)定抓緊抓好檔案的接收工作，特別是經(jīng)濟信息和科學(xué)技術(shù)等方面的檔案接收工作。根據(jù)地方特色，把一些流失于社會和個人手中的具有保存價值和使用價值的珍貴檔案資料收集補充，完善館藏，力求新世紀(jì)檔案利用趨勢。二是要加強檔案檢索工具體系的建立。首先要完善檔案檢索體系，逐步建立起以管理型檢索工具為基礎(chǔ)、以檢索型工具為主導(dǎo)、以報導(dǎo)型檢索工具為媒介的檔案檢索系統(tǒng)，促進(jìn)全社會對檔案信息資源的開發(fā)，最大限度地實現(xiàn)檔案資源效益的發(fā)揮。其次要提高檔案檢索工具的質(zhì)量，降低漏檢率和誤檢率。三是要適時地對有關(guān)業(yè)務(wù)文件資料按類別進(jìn)整理成冊，加強對檔案資料的研究分析，盡可能地從各行業(yè)、各項目圍繞經(jīng)濟建設(shè)這個中心任務(wù)來編寫參考資料，找出某一事物內(nèi)在的運動變化和發(fā)展規(guī)律，從而使檔案利用者能夠更好地利用規(guī)律為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

三、提高人員素質(zhì)是檔案服務(wù)質(zhì)量的根本保證

人在任何工作都起著主導(dǎo)作用，因此人的素質(zhì)將關(guān)系到工作完成情況的好壞。同樣，檔案服務(wù)質(zhì)量的好壞與檔案工作人員的素質(zhì)高低有極大的關(guān)系。只有高素質(zhì)的檔案工作人員，才會有一流的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平。首先，高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)依賴于檔案人員的職業(yè)道德，檔案人員良好的職業(yè)道德能使檔案利用者產(chǎn)生對檔案部門的親和力。所以加強檔案人中的職業(yè)道德教育，使其牢牢樹立服務(wù)觀念是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的重要措施之一。其次高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)依賴于檔案人員的專業(yè)能力。要有較強的專業(yè)能力，就必須不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。檔案服務(wù)是一項業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案工作者必須不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，擴大知識面，具備較強的業(yè)務(wù)能力，熟悉館藏檔案，了解需求，掌握服務(wù)的方式方法，更好地適應(yīng)新形勢的發(fā)展和需要。第三，要提高檔案工作人員的經(jīng)濟意識，在深化改革、擴大開放的新形勢下，只有具備了較強的經(jīng)濟基礎(chǔ)意識，才能根據(jù)經(jīng)濟發(fā)展的動向，了解和掌握當(dāng)前的需要，以便能及時提供利用。

四、利用現(xiàn)代化手段是提高檔案服務(wù)效率的關(guān)鍵

我們要應(yīng)用現(xiàn)代化手段管理檔案，以有限的資金使檔案服務(wù)的技術(shù)手段實現(xiàn)現(xiàn)代化。一是實現(xiàn)檔案檢索計算機化，利用計算機高效快速處理信息的功能對檔案進(jìn)行單項檢索、多項檢索和準(zhǔn)確檢索、模糊檢索。此外，應(yīng)用電子計算機進(jìn)行借閱管理等工作，也都能大大提高檔案工作的效率。二是建立檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為實現(xiàn)檔案信息的全面、系統(tǒng)、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，滿足社會不斷增長對檔案信息資源的需求，在計算機網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)中要逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化通訊技術(shù)，將檢索系統(tǒng)由成批檢索、聯(lián)機檢索發(fā)展成聯(lián)網(wǎng)檢索，實行聯(lián)網(wǎng)檢索的主要優(yōu)勢是有利于開發(fā)計算機資源和檔案信息資源，實現(xiàn)計算機資源和檔案信息資源的共享。

五、加強檔案宣傳是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的有效途徑

大力加強檔案工作宣傳力度，一是加大對《檔案法》的宣傳力度，與新聞部門、宣傳部門進(jìn)行配合，以靈活多樣的形式和內(nèi)容組織宣傳，增強社會檔案意識。二是擴大檔案服務(wù)范圍。通過檔案宣傳不僅能夠教育、動員、鼓勵廣大檔案工作者，而且還能夠擴大檔案工作的社會影響，擴大檔案服務(wù)工作的范圍。只有擴大檔案信息服務(wù)的范圍，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，才能使檔案工作產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益，檔案工作也因此具有存在價值和不斷發(fā)展的強大動力。三是開展對檔案利用者的培訓(xùn)、輔導(dǎo)。由于檔案部門長期處于封閉狀態(tài)，造成社會對檔案、檔案工作了解甚少，在利用檔案的過程中，利用者必然會遇到許多疑難問題。正是由于這些疑難問題與其它因素相互作用，造成了檔案系統(tǒng)易用性差，因此對利用者進(jìn)行培訓(xùn)、輔導(dǎo)，向他們介紹檢索工具、介紹檢索方法是十分必要的，這也是使檔案系統(tǒng)易用性逐步變好的措施之一。