武曉東

摘 要：檔案管理工作對(duì)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科教等都有著重要作用，信息化時(shí)代給檔案管理工作注入了新的發(fā)展元素，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。本文通過分析信息化時(shí)代下檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀分析，針對(duì)檔案管理中凸顯的問題進(jìn)行探討，提出信息時(shí)代做好檔案管理工作的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理工作；對(duì)策探求

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的快速發(fā)展推動(dòng)信息時(shí)代的到來，信息時(shí)代的發(fā)展和創(chuàng)新讓許多行業(yè)和工作發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理工作即是如此。檔案，顧名思義，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，而檔案管理工作就是專門工作人員利用科學(xué)的原則和方法，進(jìn)行檔案管理工作，為社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動(dòng)而服務(wù)的工作。我國(guó)在“十五”期間，將檔案管理工作列為重點(diǎn)發(fā)展的行業(yè)[1]，明確提出各級(jí)檔案管理部門需要做好檔案管理的信息化工作，充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，使之科學(xué)化、精確化。

一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員是檔案管理工作的中堅(jiān)力量。在當(dāng)前的各級(jí)部門檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理工作人員，大部分是檔案管理相關(guān)專業(yè)，具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，但是對(duì)信息時(shí)代下的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)掌握不夠到位，缺乏適用于檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)。另一方面，有部分工作人員是憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理工作，雖然有嫻熟的業(yè)務(wù)技能，然而綜合素質(zhì)偏低，不利于檔案管理信息化發(fā)展。檔案管理人員素質(zhì)的參差不齊，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）檔案管理軟件應(yīng)用的多樣化

在信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新發(fā)展下，對(duì)檔案管理軟件的研發(fā)力度在不斷的加大，有效的將檔案管理工作引向信息化發(fā)展之路。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一體化要求比較高，目前的檔案管理軟件難以滿足不同檔案管理辦公需要，這就造成每個(gè)檔案管理部門之間的對(duì)接極為不便捷，甚至不能有效的進(jìn)行檔案工作的轉(zhuǎn)接，降低了檔案信息的共享性，影響了檔案管理信息化進(jìn)程。

（三）部分檔案生命周期比較短

傳統(tǒng)的檔案載體一般都是密封的紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件具有其本身的弱點(diǎn)，第一：信息周期比較短。紙質(zhì)文字的保存年限畢竟有限，在檔案管理中無法做到及時(shí)更新，很多年歲久遠(yuǎn)的檔案出現(xiàn)文字模糊、記錄缺失，造成檔案信息的不完整；第二：不可抗力影響因素比較多。紙質(zhì)文件在潮濕、干旱、火災(zāi)、水災(zāi)等等不可抗影響因素下，都極容易造成破壞，有些檔案沒有備份及其它相關(guān)記載，很容易造成檔案遺失損失。

（四）機(jī)密檔案的安全性有待加強(qiáng)

對(duì)已經(jīng)開始投入使用的信息化電子檔案管理來說，電子檔案的安全性和完整比較重要。不法分子通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行篡改或者偷盜，造成機(jī)密檔案的信息泄露和破壞，還有些黑客技術(shù)專門惡意攻擊檔案管理的相關(guān)存儲(chǔ)系統(tǒng)，造成檔案的丟失和損壞，后果都是比較嚴(yán)重的。

二、信息時(shí)代下做好檔案管理工作的新策略

根據(jù)以上檔案管理中存在問題進(jìn)行分析，可以明確知道，信息時(shí)代下我國(guó)檔案管理工作中存在著許多問題，要科學(xué)合理的解決這些問題就需要發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，以加強(qiáng)檔案管理工作的信息化為長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，科學(xué)合理的做好檔案管理工作，進(jìn)行有效的新思路和新策略探討。

（一）更新檔案管理理念，提高管理意識(shí)

在任何一項(xiàng)工作中，最重要的是工作理念的與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作亦然。根據(jù)上述分析，要做好檔案管理工作就需要更新檔案管理工作理念，強(qiáng)化工作人員檔案管理意識(shí)。在各級(jí)各類的人才服務(wù)中心的檔案管理人員提高檔案管理的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化工作的基礎(chǔ)性作用，認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和價(jià)值意義，把握檔案管理的工作重點(diǎn)，為信息時(shí)代下提高檔案管理水平奠定思想基礎(chǔ)，并努力為社會(huì)人才發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的人才培養(yǎng)

在信息時(shí)代下的檔案管理工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，普及力度將會(huì)越來越大，自然對(duì)檔案管理工作人員的人才素質(zhì)也越來越高。在當(dāng)下對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)上，不僅要注重對(duì)管理人員的檔案管理知識(shí)考察，也要加強(qiáng)對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握，將檔案管理工作中常用的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)進(jìn)行逐步的培養(yǎng)，幫助檔案管理人員更好的適應(yīng)社會(huì)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）完善高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和技術(shù)更迭，信息時(shí)代下檔案管理形式也要與時(shí)俱進(jìn)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理合理的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)據(jù)。信息化檔案管理的基本形式以數(shù)字為主，也就是數(shù)據(jù)庫(kù)信息。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)不僅能保證檔案管理的安全和完整，而且可以讓檔案管理工作變得便捷和智能化。在完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，要著重建立統(tǒng)一的檔案管理軟件，這類統(tǒng)一一致的檔案管理軟件可以滿足各級(jí)各類檔案管理部門的工作內(nèi)容，有效的在檔案對(duì)接中進(jìn)行轉(zhuǎn)換和更新，讓檔案信息更為安全和完整。

（四）加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)工作

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用讓檔案管理工作變得信息化和智能化，這就需要加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)工作。對(duì)機(jī)密性檔案的保存要做好重點(diǎn)防護(hù)，防治檔案信息的丟失和遺漏。第一：建立檔案管理工作室的安全防護(hù)。安裝檔案管理辦公室的防盜門窗、智能監(jiān)控系統(tǒng)，并做好加密措施，定期的排查檔案管理中的不安全隱患。第二：機(jī)密獨(dú)家檔案信息做好備份。嚴(yán)防計(jì)算機(jī)的黑客侵襲和病毒侵襲，定期檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性和完整性，并對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行不安全隱患排查。少數(shù)電子檔案更新和轉(zhuǎn)換時(shí)做好備份，防止斷點(diǎn)數(shù)據(jù)丟失。通過一系列的信息化手段做好檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代下，更新理念、創(chuàng)新管理是必然要求。檔案管理工作關(guān)系到社會(huì)的方方面面，信息時(shí)代下檔案管理工作的完善需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，充分發(fā)揮電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，做好檔案管理工作。同時(shí)也要加強(qiáng)檔案管理工作人員的工作責(zé)任心，樹立其認(rèn)真負(fù)責(zé)、踏實(shí)細(xì)心的工作態(tài)度，切實(shí)的做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，使其朝向更好的方向穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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