謝玉榮

摘 要：檔案管理信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。作為事業(yè)單位的檔案管理工作人員，一定要適應(yīng)當(dāng)前形勢和任務(wù)的需要，積極探索創(chuàng)新檔案管理。因此，新形勢下如何加快事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，使之融入社會發(fā)展的需要，從而更好地為社會公眾服務(wù)是現(xiàn)階段檔案工作者需要考慮和解決的關(guān)鍵問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化

檔案管理信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。

目前，就事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀來看，還存在很多問題，從很大程度上制約了事業(yè)單位的有效發(fā)展。為此，作為事業(yè)單位的檔案管理工作人員，一定要適應(yīng)當(dāng)前形勢和任務(wù)的需要，積極探索創(chuàng)新檔案管理。因此，新形勢下如何加快事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，使之融入社會發(fā)展的需要，從而更好地為社會公眾服務(wù)是現(xiàn)階段檔案工作者需要考慮和解決的關(guān)鍵問題。

一、事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)存在的問題

（一）對檔案工作認(rèn)識不足

對于人事檔案管理工作的認(rèn)識存在著一定的誤區(qū)，認(rèn)為只是保管的事務(wù)性工作，不是主要工作，只要不丟失、損壞即可。因此，在場所、經(jīng)費(fèi)、人員等方面都得不到足夠的保障。同時，管理人員水平不高、手段落后。由于人員的崗位變動等原因，大部分人員是沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、 管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（二）檔案材料制作不規(guī)范。

檔案材料須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，這樣人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，信息技術(shù)在行政機(jī)關(guān)辦公活動中，在檔案管理中廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了新型載體文件—電子文件，而"存在了上千年的紙張已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)，深深扎根與人類社會"，不會輕易退出歷史舞臺。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。

（三）軟硬件設(shè)施配套不健全

有的單位至今還沒有獨(dú)立的檔案室，資料只能東放一堆、西存一片；有的單位雖有檔案室，但普遍容量較小，地處偏僻，周圍環(huán)境不好，只有簡易的可移動的檔案柜，未能按照空間大小合理設(shè)立檔案密級架，處在一種簡單的資料堆積階段，很多地方檔案管理資料未能輸入電腦，手工操作居多，甚至連手工登記的資料也不成冊、不完整，軟硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后。然而，檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。

二、新時期加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的幾點(diǎn)對策

（一）加大投入力度，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)工作是一項(xiàng)具體的管理工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設(shè)施。因此，事業(yè)單位應(yīng)加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設(shè)所需的完善的軟硬件設(shè)施。只有完善了與檔案信息資源建設(shè)相配套的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，才能為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供很好的基礎(chǔ)保障設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的檔案管理，才能更好的為公眾提供檔案服務(wù)。

（二）提高事業(yè)單位人員技術(shù)水平

檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐，在檔案信息化管理中要需要很強(qiáng)的技術(shù)性建設(shè)基礎(chǔ)，才能保證檔案管理信息化工作的順利推進(jìn)。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實(shí)現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

（三）強(qiáng)化檔案信息資源安全管理

首先，要提高對檔案內(nèi)容、載體的安全性認(rèn)識，對重要的檔案進(jìn)行加工整理時，一定要規(guī)范操作流程，并嚴(yán)格記錄操作過程，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)導(dǎo)致的檔案損壞的現(xiàn)象發(fā)生。其次，要提高檔案管理工作人員的檔案意識和安全意識，在進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的過程中一定要規(guī)范操作，提高責(zé)任感。然后，要提高檔案管理信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全性，并定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，做好必要的安全防護(hù)措施，防止由于系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。

（四）建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)檔案信息的收集，還要對信息進(jìn)行加工處理，工作量相對較大。因此，為了保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，有必要建立完善的檔案信息化管理制度，根據(jù)信息化的需要對各項(xiàng)管理流程進(jìn)行有效的規(guī)范和控制。此外，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時，還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責(zé)任，增強(qiáng)他們的檔案安全意識和責(zé)任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。

總之，檔案工作具有“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的重要作用。目前，各地檔案工作的信息化工作也都在研究、謀劃、運(yùn)行當(dāng)中，檔案工作的信息化對全社會的信息化建設(shè)無疑是一個巨大的貢獻(xiàn)。要順利實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要各級黨委、政府以及企事業(yè)單位的高度重視和大力支持，需要全社會的共同關(guān)心和積極參與，最根本的是需要全系統(tǒng)檔案工作者解放思想、更新觀念、與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，推動國家檔案事業(yè)的全面發(fā)展，使其更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。