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        事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

        2016-10-18 17:49:48于長江
        活力 2016年10期
        關(guān)鍵詞:意義方法

        于長江

        [摘 要]檔案管理的信息化建設(shè)是為了有效提高檔案管理的建設(shè)水平,分析事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的相關(guān)問題,針對這些問題進(jìn)行合理的分析,逐步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理水平,確保事業(yè)單位檔案建設(shè)的有效性和合理性。本文將針對事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)問題進(jìn)行合理的分析,研究檔案管理的信息化發(fā)展意義,對檔案管理的信息化建設(shè)設(shè)計(jì)思路進(jìn)行合理的分析,確定其中存在的問題及安全隱患,及時(shí)對事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)進(jìn)行合理有效的分析,建設(shè)安全可靠的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

        [關(guān)鍵詞]檔案管理信息化;意義;方法

        隨著事業(yè)單位的檔案管理信息技術(shù)水平的提高,檔案人員的檔案基礎(chǔ)模式水平已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)有的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理的核心任務(wù)是實(shí)現(xiàn)知識體系的有效管理,針對檔案管理實(shí)際的要求,對傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行載體化分析,對管理難度和要點(diǎn)進(jìn)行分析。依照檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),逐步提高檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展效果,加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)水平。

        一、檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)概念

        檔案管理的信息化是在國家規(guī)定的管理標(biāo)準(zhǔn)下,對檔案活動(dòng)進(jìn)行有效的管理。根據(jù)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),對檔案資源進(jìn)行建設(shè)和管理,實(shí)現(xiàn)對檔案管理模式的提升,完善檔案的數(shù)字化管理形式,提高確保檔案管理的收集、存儲(chǔ)、傳遞,以信息化的發(fā)展模式提高社會(huì)的綜合服務(wù)效果。

        二、檔案管理的意義

        信息化檔案管理可以有效地提升工作效率,利用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案制度的建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理往往資料存儲(chǔ)管理困難,存在較大的安全隱患。信息技術(shù)檔案管理通過密碼對檔案進(jìn)行規(guī)劃,將檔案資料錄入到計(jì)算機(jī)內(nèi)部,方便檔案的及時(shí)查閱分析,提高檔案的有效編程效果。避免檔案的丟失,確保檔案的完整性。利用現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)方法,可以有效地提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)用,采用有效軟件應(yīng)用,可以提高檔案的處理速度水平,增加檔案管理的工作效率,確保信息技術(shù)優(yōu)勢的提升。在自動(dòng)化檔案技術(shù)管理的支撐下,只需要輸入正確的詞匯,就可以快速的查詢檔案,自動(dòng)進(jìn)行檢索,提高檔案的檢索效率。信息化的檔案管理實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫的及時(shí)搜集和整理,確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效性,減少人力物力資源可能造成的各種浪費(fèi)問題。

        三、事業(yè)單位檔案管理的問題

        1.安全隱患。檔案信息化管理與普通的檔案管理不同,檔案中包含較多的保密文件,利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理。加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題,對檔案的信息安全隱患進(jìn)行處理。檔案管理部門往往忽略網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際安全因素,造成網(wǎng)絡(luò)信息安全內(nèi)容受到影響。

        2.檔案資源開發(fā)管理不足。檔案信息開發(fā)和利用管理不足,檔案信息資料采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有待提高。目前,我國的檔案管理開發(fā)比例較低,一些數(shù)據(jù)建設(shè)沒有合理的開展,往往存在較多的數(shù)據(jù)隱患,一些數(shù)據(jù)處理不及時(shí),無法實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

        四、加強(qiáng)檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的對策

        1.加強(qiáng)信息資源的檔案建設(shè)。檔案的信息化資源建設(shè)需要對檔案的信息優(yōu)勢進(jìn)行分析,確定檔案信息的規(guī)模性,對檔案需求設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。目前,主要將實(shí)際的精力放在檔案資源管理上,按照實(shí)際的檔案信息化內(nèi)容進(jìn)行規(guī)?;ㄔO(shè),確保信息資源的管理模式的合理性。重視網(wǎng)絡(luò)局部核心價(jià)值理念的分析,從全局檔案管理出發(fā),對事業(yè)單位的信息化資源進(jìn)行整合,加快檔案信息數(shù)字化的建設(shè)發(fā)展進(jìn)程,確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的合理性,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息資源的數(shù)字化進(jìn)程快速發(fā)展。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升,構(gòu)建具有網(wǎng)絡(luò)互通的環(huán)境,提高事業(yè)單位信息化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理的發(fā)展水平,結(jié)合檔案資源的發(fā)展建設(shè)基礎(chǔ),構(gòu)建社會(huì)信息資源的互通,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息共享。

        2.檔案信息的規(guī)范性。根據(jù)檔案信息的規(guī)范性建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),衡量檔案管理工作的發(fā)展水平事業(yè)單位根據(jù)檔案信息化發(fā)展建設(shè)進(jìn)程,應(yīng)對國家規(guī)定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建適合自身發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容、目錄、數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu),制定有效的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建符合檔案數(shù)據(jù)庫管理的應(yīng)用軟件,對數(shù)據(jù)硬件格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行規(guī)范,確定電子檔案的數(shù)據(jù)共享效果,從而有效解決數(shù)據(jù)檔案的完整性,提升電子檔案的共享效果。

        3.建立安全管理制度。根據(jù)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)水平,對檔案的服務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分析。事業(yè)單位的檔案管理需要加強(qiáng)檔案管理的信息開發(fā),最大限度的利用檔案信息的功能,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的資源共享,建立起適用于事業(yè)單位整體信息安全的檔案管理制度,構(gòu)建嚴(yán)密安全的管理措施,確保事業(yè)單位的信息化檔案建設(shè),力爭在各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效制度管理。

        4.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。信息化檔案管理離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效地拓展信息化發(fā)展渠道,促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理水平的建設(shè),構(gòu)建起完整合理的檔案數(shù)據(jù)庫管理標(biāo)準(zhǔn)。及時(shí)收集數(shù)據(jù)信息的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容,對數(shù)據(jù)信息庫進(jìn)行更新,提高信息的安全性。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),加強(qiáng)事業(yè)單位檔案技術(shù)的發(fā)展和建設(shè),逐步形成適合資源共享的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺(tái),構(gòu)建電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn),提高檔案管理的安全性。

        5.提高事業(yè)單位檔案技術(shù)人員的專業(yè)素質(zhì)水平。提高檔案管理的信息化建設(shè),加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)培養(yǎng),努力對檔案管理的專業(yè)知識進(jìn)行技術(shù)學(xué)習(xí)和技術(shù)提升。按照科技發(fā)展對檔案的要求進(jìn)行建設(shè),確定從業(yè)人員對新技術(shù)的操作熟練度,加強(qiáng)檔案工作人員對信息的獲取能力,確定準(zhǔn)確評估的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。按照實(shí)際的檔案信息技術(shù)應(yīng)用方式,從中獲取適合的評估方案,通過加工處理,合理的分配職位,確保每一個(gè)員工都可以掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn),提高事業(yè)單位檔案信息處理的技術(shù)水平,加強(qiáng)檔案技術(shù)操作能力的培訓(xùn)。

        綜上所述,事業(yè)單位的檔案管理是以數(shù)字化技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)為前提,利用計(jì)算機(jī)改變檔案管理的現(xiàn)有技術(shù)處理方式,對事業(yè)單位的各方面檔案管理標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則進(jìn)行規(guī)范,按照實(shí)際情況制定符合事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范細(xì)則,建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化安全平臺(tái),提高信息化檔案管理的建設(shè)方法,提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平,不斷完善檔案管理的綜合工作效率,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)劃管理的時(shí)代化發(fā)展建設(shè),確保事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

        參考文獻(xiàn):

        [1]宋楊.淺談完善事業(yè)單位檔案管理工作 的措施[J]. 企業(yè)改革與管理. 2014(19) .

        [2]尤麗.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理 的改革[J]. 山西檔案. 2014(06) .

        [3]孫長美.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀 及對策[J]. 中國市場. 2015(04).

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