孫亞男

中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院藥物研究所

OA系統(tǒng)在科研院所辦公中的應(yīng)用

孫亞男

中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院藥物研究所

孫亞男，女，碩士研究生，中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院藥物研究所，主要研究方向?yàn)樾l(wèi)生管理。

隨著計(jì)算機(jī)信息化的發(fā)展，辦公自動化逐漸成為趨勢。本文詳述藥物所OA系統(tǒng)的前期設(shè)計(jì)及在辦公室管理中的應(yīng)用，主要在 “用印管理”、“公文管理”及“歸檔管理”三個(gè)方面。利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無紙化網(wǎng)上辦公，提高工作效率，規(guī)范辦公流程，節(jié)約辦公成本，實(shí)現(xiàn)信息共享。

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，辦公室信息化及自動化的步伐也日益加快?？蒲性核鳛橹R開發(fā)和技術(shù)創(chuàng)新的重要基地，集教學(xué)、科研、產(chǎn)業(yè)化于一身，其辦公室的工作內(nèi)容紛繁復(fù)雜、工作量不斷增大，在日常工作中要努力加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段，將辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中，使信息的傳遞、獲取、處理等更為及時(shí)和便捷，提高工作效率，進(jìn)一步提升辦公室的工作水平。

OA辦公系統(tǒng)（office automation，以下簡稱“OA系統(tǒng)”），是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，利用電腦、手機(jī)等終端進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)操作，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)多人異地共同完成一件工作，從而實(shí)現(xiàn)無紙化、移動辦公目的的信息管理系統(tǒng)。作為信息化建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目之一，OA系統(tǒng)被各級政府、高校、企業(yè)所采用。利用OA系統(tǒng)可以提高工作效率、規(guī)范辦公流程、節(jié)約辦公成本、實(shí)現(xiàn)信息共享。本文以藥物所為例，闡述OA系統(tǒng)在科研院所辦公室管理中的設(shè)計(jì)與應(yīng)用。藥物所建立了OA辦公系統(tǒng)，包含用印管理、公文管理、歸檔管理、科研管理和信息管理等，科研人員可以在網(wǎng)上提交相關(guān)申請，管理人員網(wǎng)上審批移動辦公，方便快捷，改變了過去復(fù)雜和低效的辦公方式，節(jié)省了科研人員的寶貴時(shí)間。

OA系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)

OA系統(tǒng)的核心功能是公文流轉(zhuǎn)和信息處理。工作流程制定的科學(xué)合理是公文、信息順利流轉(zhuǎn)的重要保障。工作流程的制定要考慮到幾個(gè)環(huán)節(jié)：①系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)能實(shí)現(xiàn)后臺一體化管理，②系統(tǒng)的規(guī)范性，遵循統(tǒng)一的國家規(guī)范公文格式，③辦公電子化后需要調(diào)整的辦公環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)可操作的崗位限制，④人性化設(shè)計(jì)，⑤數(shù)據(jù)的安全性等。

按照藥物所管理內(nèi)容分類進(jìn)行設(shè)計(jì)，充分考慮藥物所目前和未來開發(fā)和利用的信息資源，重視資源整合；考慮不同管理部門之間的協(xié)同辦公；考慮科研人員的需要，以在規(guī)定的要求下簡化程序，減少操作步驟，界面清晰易懂為原則。

結(jié)合藥物所的實(shí)際需要，在充分考慮管理部門工作人員和科研人員的不同需求后，設(shè)計(jì)了藥物所OA系統(tǒng)，包括七個(gè)模塊，分別為：工作流程、信息管理、科研管理、公文管理、歸檔管理、個(gè)人辦公、內(nèi)部郵件和論壇。具體詳見圖1所示。

OA系統(tǒng)在科研院所辦公室管理中的應(yīng)用

辦公室是科研院所行政工作的運(yùn)轉(zhuǎn)中心，承擔(dān)著上傳下達(dá)，溝通左右的樞紐作用。針對繁多的工作任務(wù)，OA系統(tǒng)的使用，簡化和優(yōu)化了工作流程，改進(jìn)了工作方法，提升了辦公質(zhì)量。藥物所辦公室OA系統(tǒng)的工作模塊有：所辦用印工作流程、公文管理和歸檔管理。以下就上述三個(gè)工作模塊的應(yīng)用進(jìn)行分析。

圖1　藥物研究所的OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)簡圖

所辦用印的工作流程

科研人員申請：科研人員進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊所辦用印流程，自動彈出用印審批單，審批單的內(nèi)容包括申請人、申請人部門、用印材料及數(shù)量、申請日期、印章種類。為了方便科研人員，系統(tǒng)自動顯示申請人的姓名和部門，科研人員只需填寫用印材料和數(shù)量，以及印章種類，上傳用印材料的電子版。下一步默認(rèn)管理人員審批。

管理人員審批：考慮到主任工作的繁忙，因此用印審批表首先發(fā)至普通的管理人員進(jìn)行初審，符合規(guī)定的審批單會傳送至主任進(jìn)行復(fù)審；涉及到其他的管理部門的，需要其他管理部門共同會簽，例如購置儀器，儀器合同需要加蓋公章，需要經(jīng)費(fèi)管理部門、法務(wù)部門及設(shè)備管理部門會簽通過；對于一些重大事項(xiàng)的蓋章，需要請示主管領(lǐng)導(dǎo)。審核同意之后就可以到所辦用印。

所辦用印：所辦的工作人員登陸OA系統(tǒng)，查閱電子轉(zhuǎn)單是否完整，審核的內(nèi)容與待蓋章的文件是否一致，仔細(xì)閱讀管理部門的相關(guān)審核批注后，可以給相關(guān)材料蓋章用印。

圖2　OA系統(tǒng)中辦公室用印流程示意圖

圖3　OA系統(tǒng)中發(fā)文流程示意圖

圖4　OA系統(tǒng)中收文流程示意圖

公文管理

公文管理，是OA系統(tǒng)的主要功能之一，被較多使用。早期的公文，使用紙質(zhì)文件，手寫擬稿，送文、取文、審核文件等均須相關(guān)人員簽字確認(rèn)，一層層，一級級，整個(gè)流程既復(fù)雜又耗時(shí)長，辦公人員很難動態(tài)掌控整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程，特別是遇到管理部門人不在或是領(lǐng)導(dǎo)外出的情況，公文往往會卡在流程的某個(gè)環(huán)節(jié)而運(yùn)行不下去。應(yīng)用OA系統(tǒng)上的公文管理，可以網(wǎng)上操作，實(shí)現(xiàn)無紙化，移動辦公，管理人員可以根據(jù)文件的動態(tài)傳閱流程進(jìn)行監(jiān)督、催辦管理，節(jié)省時(shí)間和人力成本。公文管理分為兩個(gè)部分：收文管理和發(fā)文管理。

發(fā)文管理

所內(nèi)的發(fā)文管理流程，主要處理所內(nèi)各職能部門以所名義發(fā)布的文件。流程圖如圖3所示。OA系統(tǒng)設(shè)置了多種公文文單模板（上行文、平行文），發(fā)文稿紙及正文均可以在電子模板中編輯，方便快捷，規(guī)范了公文格式，減少了人為因素等產(chǎn)生的問題。

OA系統(tǒng)預(yù)設(shè)了發(fā)文傳遞流程。發(fā)文文件首先由某職能部門在“發(fā)文擬稿”操作環(huán)節(jié)中起草。該環(huán)節(jié)設(shè)置下一步默認(rèn)處理的為職能部門的主任，文件傳送至部門主任核稿，部門主任如果認(rèn)為擬稿不通過即可退送至原擬稿人，部門主任也可以在系統(tǒng)中修改，然后發(fā)送至主管所領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審簽，領(lǐng)導(dǎo)審簽通過后，即可編號登記，然后到所辦用印，分發(fā)后歸檔。

收文管理

所內(nèi)的收文管理流程，主要處理上級機(jī)關(guān)（衛(wèi)計(jì)委或是院校）等來文文件。按照《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（中辦發(fā)【1996】14號）及《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)【2000】23號）的相關(guān)規(guī)定，對所內(nèi)收到的各類公文要登記分類，傳至辦公室主任擬辦，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，具體的承辦部門承辦，辦復(fù)，歸檔，流程圖如圖4所示。采用OA系統(tǒng)，所內(nèi)的多個(gè)行政部門可以同時(shí)處理同一文件；如果事情緊急，根據(jù)流程追蹤獲知公文流轉(zhuǎn)、批示情況，也可發(fā)催辦指令，從而提高辦事效率。

檔案管理

OA系統(tǒng)的建立，為檔案管理提供了科學(xué)化的管理平臺。應(yīng)用掃描儀器進(jìn)行文書檔案的掃描和識別，把文件以數(shù)字化形式統(tǒng)一規(guī)范的錄入計(jì)算機(jī)設(shè)備中，再加以分類，編目、排序、保存、檢索等。利用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作，改變了傳統(tǒng)檔案收集、整理、歸類的方式，使檔案的管理更加科學(xué)規(guī)范。

藥物所過去采用飛狐系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，所以在OA系統(tǒng)中增加了與飛狐系統(tǒng)的對接。OA系統(tǒng)錄入的文件可以轉(zhuǎn)入飛狐系統(tǒng)中保存和查閱，方便有效的解決了兩次錄入和缺少文件傳閱信息的問題。

在OA系統(tǒng)中，電子檔案可實(shí)現(xiàn)在不同地點(diǎn)和相同時(shí)間中供多人查閱和處理，并具備多用戶精細(xì)檢索的功能，方便了信息共享。此外，根據(jù)辦公對象的不同，給予不同的權(quán)限和操作范圍，并設(shè)置防火墻、異地備份等安全防護(hù)措施防止數(shù)據(jù)泄露和丟失，提升系統(tǒng)的安全性。

結(jié)語

設(shè)計(jì)藥物所OA系統(tǒng)是為了提高行政管理效率，有效的解決和處理行政管理中各種事務(wù)性問題。OA系統(tǒng)針對藥物研究所管理需求提供統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)支持環(huán)境，計(jì)劃不斷推進(jìn)和完善OA系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)藥物所大多數(shù)日常辦公的電子化。應(yīng)用OA系統(tǒng)一定程度上提高了管理的辦公效率，規(guī)范了辦公處理流程，實(shí)現(xiàn)了資源的有效共享，大大減少了人力成本與時(shí)間成本的浪費(fèi)。綜上所述，充分的應(yīng)用OA系統(tǒng)必將有力的推動科研院所辦公室管理的科學(xué)化發(fā)展。