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        河南省市級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理情況調(diào)查

        2016-09-30 16:45:23李鳳勤
        檔案管理 2016年5期
        關(guān)鍵詞:省轄市調(diào)查河南省

        李鳳勤

        摘 要:調(diào)查得出河南省市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員女多男少,年齡偏大,工齡長(zhǎng)現(xiàn)職短,學(xué)歷高,檔案背景少,多有職稱,兼職多專職少。主要檔案制度得到落實(shí),保管條件良好。檔案門類多,以文書檔案、業(yè)務(wù)檔案為主。既按件也按卷整理是市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)整理檔案的主要方式,年度-組織機(jī)構(gòu)-問題(事由)組卷法是主要組卷方式的結(jié)論。并有針對(duì)性的提出了建議。

        關(guān)鍵詞:河南省;省轄市;疾病預(yù)防控制;檔案管理;調(diào)查

        課題組采用問卷調(diào)查的方式,對(duì)河南省18個(gè)省轄市的市級(jí)疾控中心檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查收回問卷15份,回收率為83.33%。

        1 基本情況

        1. 性別分布女多男少。參與調(diào)查者中,男6人,占40%;女9人,占60%。

        2. 年齡分布中年多青年少。參與調(diào)查者中,﹤20歲的沒有,21~30歲的3人,占20%;31~40歲的3人,占20%;41~50歲的8人,占53.33%;51~60歲的1人,占6.67%。

        3. 工作年限分布十年以上的為主。參與調(diào)查者中,參加工作不到2年的1人,占6.67%;3~5年的2人,占13.33%;6~10年的1人,占6.67%;11~20年的6人,占40%;21~30年的5人,占33.33%;30年以上的沒有。

        4. 檔案工作年限分布十年以內(nèi)的占多。參與調(diào)查者中,在檔案工作崗位工作不到2年1人,占6.67%;3~5年5人,占33.33%;6~10年2人,占13.33%;11~20年4人,占26.67%;21~30年2人,占13.33%;30年以上1人,占6.67%。

        5. 學(xué)歷分布全部受過高等教育。參與調(diào)查者中,全部具有大專以上高等教育學(xué)歷,其中本科10 人,占66.67%;專科5 人,占33.33%。

        6. 檔案專業(yè)占比不足15%。參與調(diào)查者中,檔案專業(yè)的2人,占13.33%;非檔案專業(yè)的13人,占86.67%。

        7. 相關(guān)專業(yè)背景占比不及非相關(guān)專業(yè)。參與調(diào)查者中,專業(yè)背景為檔案管理的1人,占6.67%;檔案相關(guān)專業(yè)(圖書、情報(bào)、文秘、中文、管理)3人,占20%;疾控及相關(guān)專業(yè)3人,占20%;計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)3人,占20%;其他專業(yè)5人,占33.33%。

        8. 職稱分布多數(shù)具有檔案專業(yè)職稱。參與調(diào)查者中,副研究館員2人,占13.33%;館員5人,占33.33%;助理館員3人,占20%;管理員1人,占6.67%;其他系列2人,占13.33%;無職稱2人,占13.33%。

        9. 多數(shù)人員接受過檔案專業(yè)(繼續(xù))教育培訓(xùn)情況。接受過檔案專業(yè)(繼續(xù))教育培訓(xùn)的有10人,占66.67%;未參加過檔案專業(yè)(繼續(xù))教育培訓(xùn)的5人,占33.33%。

        10. 參與調(diào)查者中專職多兼職少。參與調(diào)查者中,專職10人,占66.67%;兼職有5人,占33.33%。

        11. 參與調(diào)查者認(rèn)為本單位的檔案工作者專職少兼職多。參與調(diào)查者中,專職有10人,占41.67%;兼職有14人,占58.33%。

        12. 參與調(diào)查的單位絕大多數(shù)實(shí)行了統(tǒng)一管理。參與調(diào)查者中,實(shí)施統(tǒng)一管理的14個(gè),占93.33%,未實(shí)施統(tǒng)一管理的1個(gè),占6.67%。

        13. 參與調(diào)查的單位均建立了檔案管理制度。參與調(diào)查者中,建立并落實(shí)歸檔制度的有15個(gè),占100%。

        14. 參與調(diào)查的單位都建立了綜合檔案室。參與調(diào)查者中,建立綜合檔案室有15個(gè),占100%。

        15. 90%以上的單位實(shí)現(xiàn)了辦公、借閱、庫(kù)房三分開。參與調(diào)查者,實(shí)行并“三分開”的有14個(gè),占93.33%;未實(shí)行“三分開”的有1個(gè),占6.67%。

        16. 檔案庫(kù)房面積50㎡上下各半。參與調(diào)查者中,檔案庫(kù)房面積在10~30㎡1個(gè),占6.67%;30~50㎡6個(gè),占40%;50~100㎡7個(gè),占46.67%;〉100㎡1個(gè),占6.67%。

        17. 所有單位均設(shè)有消防滅火設(shè)施。參與調(diào)查者中,使用人工滅火器的15個(gè),占100%;自動(dòng)噴淋5個(gè),占33.33%;氣體1個(gè),占6.67%;其他1個(gè),占6.67%。近半數(shù)單位設(shè)置了兩種以上的消防滅火設(shè)施。

        18. 溫濕度調(diào)節(jié)方法以設(shè)備調(diào)節(jié)為主,自然調(diào)節(jié)為輔。參與調(diào)查者中,使用空調(diào)調(diào)節(jié)溫濕度的有13個(gè),占86.67%;使用去濕機(jī)調(diào)節(jié)溫度的有7個(gè),占46.67%;使用自然通風(fēng)方法調(diào)節(jié)溫濕度的有5個(gè),占33.33%;使用其它方法調(diào)節(jié)溫濕度的1個(gè),占6.67%。

        19. 專用設(shè)施設(shè)備配備相對(duì)齊全。參與調(diào)查者中,列舉的13種專用設(shè)施設(shè)備均有配備。以裝備單位數(shù)量多少排序:電腦13個(gè),占86.67%;打印機(jī)13個(gè),占86.67%;密集架12個(gè),占80%;空調(diào)12個(gè),占80%;裝訂機(jī)12個(gè),占80%;鐵柜11個(gè),占73.33%;縫紉機(jī)10個(gè),占66.67%;復(fù)印機(jī)8個(gè),占53.33%;照相機(jī)7個(gè),占46.67%;除濕機(jī)7個(gè),占46.67%;消毒滅菌機(jī)7個(gè),占46.67%;檢索柜6個(gè),占40%;木柜2個(gè),占13.33%。電腦、打印機(jī)、密集架、空調(diào)、裝訂機(jī)5種設(shè)備的配備率在80%以上,鐵柜、縫紉機(jī)、復(fù)印機(jī)3種設(shè)備的配備率在50%以上,照相機(jī)、除濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、檢索柜的使用率在40%以上,木柜的使用率只有不到15%。

        20. 庫(kù)房“五防”措施落實(shí)率整體達(dá)到了80%以上。參與調(diào)查者中,“五防”措施中落實(shí)防火的15個(gè),占100%;防光的14個(gè),占93.33%;防盜的14個(gè),占93.33%;防潮的13個(gè),占86.67%;防蟲的12個(gè),占80%。最高的是防火,最低的是防蟲。

        21. 大多數(shù)單位實(shí)施了檔案規(guī)范化管理。參與調(diào)查者中,達(dá)到檔案規(guī)范化管理國(guó)家一級(jí)的1個(gè),占6.67%;國(guó)家二級(jí)的7個(gè),占46.67%;省一級(jí)的1個(gè),占6.67%;省二級(jí)的2個(gè),占13.33%;市級(jí)1個(gè),占6.67%;沒有實(shí)施規(guī)范化達(dá)標(biāo)的3個(gè),占20%。

        22. 室存檔案門類眾多,以文書檔案、業(yè)務(wù)檔案為最。參與調(diào)查者中,存有文書檔案的15個(gè),占100%;業(yè)務(wù)檔案15個(gè),占100%;會(huì)計(jì)檔案13個(gè),占86.67%;音像檔案12個(gè),占80%;照片檔案12個(gè),占80%;績(jī)效考核檔案11個(gè),占73.33%;榮譽(yù)檔案10個(gè),占66.67%;科技檔案8個(gè),占53.33%;儀器設(shè)備檔案8個(gè),占53.33%;實(shí)物檔案8個(gè),占53.33%;人事檔案5個(gè),占33.33%;其他2個(gè),占13.33%。

        23. 業(yè)務(wù)檔案主要保管在單位綜合檔案室。參與調(diào)查者中,業(yè)務(wù)檔案保存在綜合檔案室的有13個(gè),占86.67%;保存在業(yè)務(wù)部門2個(gè),占13.33%。

        24. 對(duì)單位文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案起止時(shí)間的知曉程度最高。參與調(diào)查者中,知曉本單位文書檔案14人,占93.33%;業(yè)務(wù)檔案13人,占86.67%;會(huì)計(jì)檔案12人,占80%;績(jī)效考核檔案8人,占53.33%;榮譽(yù)檔案8人,占53.33%;音像檔案7人,占46.67%;科技檔案6人,占40%;實(shí)物檔案6人,占40%;儀器設(shè)備檔案6人,占40%;照片檔案6人,占40%;人事檔案4人,占26.67%;其他2人,占13.33%。

        25. 對(duì)文書檔案、業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的知曉度最高。知曉本單位各類檔案數(shù)量的,文書檔案13人,占86.67%;業(yè)務(wù)檔案12人,占80%;會(huì)計(jì)檔案11人,占73.33%;績(jī)效考核檔案9人,占60%;照片檔案9人,占60%;榮譽(yù)檔案8人,占53.33%;音像檔案7人,占46.67%;科技檔案6人,占40%;儀器設(shè)備檔案6人,占40%;實(shí)物檔案5人,占33.33%;人事檔案3人,占20%;其他2人,占13.33%。

        26. 40%的受訪者認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案與單位職能相關(guān)度最高。參與調(diào)查者中,認(rèn)為與單位職能相關(guān)高最高的檔案有業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、績(jī)效考核檔案、榮譽(yù)檔案和儀器設(shè)備檔案5種。其中認(rèn)為是業(yè)務(wù)檔案的6人,占40%;文書檔案4人,占26.67%;績(jī)效考核檔案3人,占20%;榮譽(yù)檔案1人,占6.67%;儀器設(shè)備檔案1人,占6.67%。

        27. 既按件也按卷整理是采用最多的整理方式。參與調(diào)查者中,既按件也按卷整理有10個(gè),占66.67%;只按件整理3個(gè),占20%;只按卷整理有2個(gè),占13.33%。

        28. 年度-組織機(jī)構(gòu)-問題(事由)組卷法是市級(jí)級(jí)疾控中心采用最多的組卷方式。參與調(diào)查者中,采用年度-組織機(jī)構(gòu)-問題(事由)組卷法11人,占73.33%;采用年度-組織機(jī)構(gòu)組卷法5人,占33.33%;采用年度-問題(事由)組卷法3人,占20%。

        2 情況分析

        (1)在人員構(gòu)成方面:女多男少;年齡偏大;工作年限長(zhǎng)任現(xiàn)職短,存在大齡換崗問題;受教育程度高;少檔案專業(yè)背景;大多數(shù)具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱。

        (2)在人員配置與制度方面:多數(shù)人受過檔案專業(yè)(繼續(xù))教育培訓(xùn);兼職為主,專職為輔;所有單位基本上落實(shí)了主要檔案制度。

        (3)從保管條件看,近95%的單位落實(shí)了“三分開”、庫(kù)房面積超過了30㎡;所有單位均設(shè)有消防滅火設(shè)施;溫濕度調(diào)節(jié)以設(shè)備調(diào)節(jié)為主,自然調(diào)節(jié)為輔,多種并用;專用設(shè)施設(shè)備的配備齊全;庫(kù)房“五防”措施落實(shí)比率超過八成;規(guī)范化達(dá)標(biāo)率達(dá)80%。

        (4)從室藏檔案情況看,門類多樣,文書檔案、業(yè)務(wù)檔案最普遍;業(yè)務(wù)檔案大多數(shù)保管在綜合檔案室;工作人員多對(duì)家底清楚;與同級(jí)檔案行政管理部門溝通聯(lián)絡(luò)良好。

        (5)從檔案整理方法上看,即按件也按卷整理是市級(jí)疾控系統(tǒng)單位整理檔案采用的主要方式;年度-組織機(jī)構(gòu)-問題(事由)組卷法是主要的組卷方式。

        3 對(duì)策與建議

        綜上,河南省市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)檔案工作的整體情況好于全省平均水平,但仍然存在一些需要重視的問題和需要彌補(bǔ)的短板。

        (1)在人員構(gòu)成方面:適時(shí)招錄或補(bǔ)充具備檔案高等教育專業(yè)背景的新人進(jìn)入市級(jí)疾控檔案工作隊(duì)伍,防止年齡偏大趨勢(shì)的擴(kuò)大;充分發(fā)揮檔案工作者普遍受教育程度高、具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的優(yōu)勢(shì),通過參加檔案繼續(xù)教育的方式,提高專兼職檔案工作者的專業(yè)知識(shí)與技能;盡量減少大齡換崗情況的發(fā)生,穩(wěn)定檔案工作者隊(duì)伍。

        (2)在制度建設(shè)與落實(shí)方面:鞏固已經(jīng)落實(shí)的檔案制度,消滅集中統(tǒng)一管理和“三分開”的死角,努力實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理全覆蓋。加強(qiáng)與同級(jí)檔案行政管理部門良好溝通與聯(lián)絡(luò),爭(zhēng)取得到其的支持與幫助。

        (3)在保管條件方面:著力解決庫(kù)房面積不達(dá)標(biāo)的問題;提高雙重消防滅火設(shè)施配備率;爭(zhēng)取溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備使用率達(dá)100%;繼續(xù)提高專用設(shè)施設(shè)備的配備程度,必備設(shè)施設(shè)備達(dá)到100%,主要設(shè)施設(shè)備達(dá)到90%,次要設(shè)施設(shè)備達(dá)到75%,一般設(shè)施設(shè)備達(dá)到60%;將庫(kù)房“五防”措施落實(shí)比率再提高一個(gè)檔次。

        (4)在室藏檔案方面:理順疾控檔案分類,將工作重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)檔案和文書檔案上;繼續(xù)推動(dòng)全部檔案集中管理工作,充分發(fā)揮綜合檔案室作用;鼓勵(lì)檔案工作者熟悉室藏,摸清家底;消滅引發(fā)斷檔現(xiàn)象的因素。

        (5)在檔案整理方法方面:明確即按件也按卷整理為市級(jí)疾控系統(tǒng)單位檔案整理的主要方式。提倡將年度-組織機(jī)構(gòu)-問題(事由)組卷法作為市級(jí)疾控系統(tǒng)的主要組卷方法。

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