王瑾瑜

（呼和浩特職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古　呼和浩特　010051）

網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)現(xiàn)分析

王瑾瑜

（呼和浩特職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古呼和浩特010051）

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以讓高校對(duì)市場的需求變化更加了解，從而可以根據(jù)市場的需求調(diào)整教學(xué)方向。文章主要闡述了新型辦公系統(tǒng)的建立和實(shí)現(xiàn)，并分析了這種高效的辦公系統(tǒng)，以促進(jìn)學(xué)校辦公方面的長遠(yuǎn)發(fā)展。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；智能辦公系統(tǒng)；高校

許多高校在傳統(tǒng)的辦公模式下進(jìn)行信息的傳遞，但是信息的傳遞速度慢、辦事效率低。這不僅影響了學(xué)校業(yè)務(wù)的展開，而且在一定程度上對(duì)學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生了制約。因此，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校辦公系統(tǒng)的改革是推動(dòng)學(xué)校發(fā)展的重要前提，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)的智能性來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校辦公系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型。

1　對(duì)新型辦公系統(tǒng)的概述

1.1網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的功能

新型辦公系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)形成的辦公系統(tǒng)，最大的特點(diǎn)就是能夠利用網(wǎng)絡(luò)智能技術(shù)來對(duì)界面進(jìn)行控制。它是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合構(gòu)成的一種新型辦公系統(tǒng)，兩者互相補(bǔ)充，對(duì)不足之處進(jìn)行重新的調(diào)整與規(guī)劃。這種系統(tǒng)還有一個(gè)特點(diǎn)就是對(duì)權(quán)限的設(shè)置，并不是所有的信息都能進(jìn)行共享。除此之外，這種新型辦公系統(tǒng)的功能也格外多，它集成了大多數(shù)辦公系統(tǒng)的功能圖標(biāo)，用戶可以根據(jù)權(quán)限等級(jí)對(duì)相應(yīng)功能進(jìn)行應(yīng)用。如圖1所示，一般學(xué)校的智能辦公系統(tǒng)的功能主要有工作流轉(zhuǎn)、文件管理、內(nèi)部通訊等。這些功能的存在能夠大大提高學(xué)校的辦公效率。用戶想要訪問有關(guān)文件，必須要經(jīng)過系統(tǒng)管理員的同意。傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)沒有這么好的保密性，安全指數(shù)也比較低。由于文件經(jīng)常被反復(fù)利用，如果沒有儲(chǔ)存在固定的地方，就會(huì)造成文件的丟失。

圖1　智能辦公系統(tǒng)功能分析

1.2網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)分析

1.2.1表示層

表示層是用戶直接接觸計(jì)算機(jī)的層面，主要接受用戶的指令以及數(shù)據(jù)，并提交給系統(tǒng)中心，再反饋給用戶結(jié)果，具體通過客戶端實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的。這種Web客戶端對(duì)不同的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行抽查，通過業(yè)務(wù)邏輯層表示出來，保證每一個(gè)客戶端在應(yīng)用的時(shí)候不會(huì)受到干擾。

1.2.2業(yè)務(wù)邏輯層

業(yè)務(wù)邏輯層的主要內(nèi)容是接受表示層傳遞過來的數(shù)據(jù)請(qǐng)求，再對(duì)每一個(gè)請(qǐng)求進(jìn)行邏輯性的檢查，并對(duì)其分類，使得不同的數(shù)據(jù)請(qǐng)求能夠進(jìn)入不同的數(shù)據(jù)層進(jìn)行分析、操作，從而得出結(jié)果，最終將處理結(jié)果反饋給表示層。從結(jié)構(gòu)的角度來看，辦公系統(tǒng)內(nèi)部不同業(yè)務(wù)的組件相加起來共同構(gòu)成了業(yè)務(wù)邏輯層。但是對(duì)于這些零散的組件來說，在不同的環(huán)境運(yùn)行時(shí)，又會(huì)體現(xiàn)出相應(yīng)的組件管理特性。以不同標(biāo)準(zhǔn)來分類，業(yè)務(wù)組件可以劃分為各種組件包，在這些組件包的幫助下，子系統(tǒng)能夠被有效隔離，從而減少各組件之間相互干擾的情況，對(duì)系統(tǒng)模板分離的實(shí)現(xiàn)有一定的幫助。

1.2.3數(shù)據(jù)層

這一環(huán)節(jié)的主要任務(wù)是根據(jù)數(shù)據(jù)請(qǐng)求在大量的數(shù)據(jù)庫中搜索用戶所需要的內(nèi)容，從而得出相應(yīng)的結(jié)果。數(shù)據(jù)層體現(xiàn)了較好的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力。其在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，根據(jù)對(duì)象來選擇數(shù)據(jù)庫，即賬套。不同的業(yè)務(wù)體可以選擇同一個(gè)數(shù)據(jù)庫，其具有一些優(yōu)勢(shì)。首先，存儲(chǔ)具有獨(dú)立性。學(xué)校作為一個(gè)獨(dú)立的核算體系存在，不同的科目體系有著不同的核算方法和各自的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)層可以將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，在使用的時(shí)候比較方便。其次，這種方法產(chǎn)生的性能比高。對(duì)于規(guī)模大的學(xué)校來說，所有賬套都儲(chǔ)存在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，隨著賬套的數(shù)量增多，數(shù)據(jù)表也會(huì)膨脹，這種方式比較簡便。但是如果對(duì)象是規(guī)模比較小的學(xué)校，那么這種方式將會(huì)帶來一定的負(fù)面影響。所以，采用每一個(gè)賬套對(duì)應(yīng)唯一的數(shù)據(jù)庫可以避免這種情況發(fā)生，且有利于數(shù)據(jù)層的分布。所以，無論從哪個(gè)方面考慮，賬套分離的做法用于處理數(shù)據(jù)層都是有利的，而且能夠不斷完善其性能。

2　網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的建設(shè)研究

2.1網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的特點(diǎn)

這種新型的辦公系統(tǒng)具有一些優(yōu)勢(shì)。辦公系統(tǒng)中所采用的數(shù)據(jù)庫為MySQL，比傳統(tǒng)的Oracle數(shù)據(jù)庫更加有效率，得出的結(jié)果也更準(zhǔn)確。網(wǎng)絡(luò)辦公方式不受地域限制，可以隨時(shí)隨地對(duì)事務(wù)進(jìn)行處理，節(jié)省了時(shí)間。采用瀏覽器、服務(wù)器等操作方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的操作模式，提高獲取數(shù)據(jù)的速率和可靠性。系統(tǒng)的進(jìn)入需要密碼檢驗(yàn)，體現(xiàn)了辦公系統(tǒng)的安全性。

2.2建設(shè)網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)

2.2.1系統(tǒng)先進(jìn)

采用先進(jìn)的B/S操作模式，降低操作難度，讓用戶能夠更快適應(yīng)，并利用其處理學(xué)校事務(wù)。Web技術(shù)的應(yīng)用可以讓用戶不受時(shí)間和空間的控制，在任何聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上都可以進(jìn)行操作。簡單的人機(jī)界面減少了培訓(xùn)時(shí)間支出，大多數(shù)用戶不需要培訓(xùn)就可以應(yīng)對(duì)自如。

2.2.2高度集成化

新型的辦公系統(tǒng)實(shí)用性極強(qiáng)，可以同時(shí)給幾百個(gè)用戶發(fā)郵件、發(fā)短信。系統(tǒng)集成化的特性在網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等方面存在較好的優(yōu)勢(shì)。系統(tǒng)本身集合了多方面功能，如：資金自動(dòng)匯總，實(shí)用信息庫等功能，加強(qiáng)了工作與個(gè)人之間的聯(lián)系，使得計(jì)算機(jī)成為個(gè)人的移動(dòng)辦公桌。

2.2.3系統(tǒng)升級(jí)、維護(hù)方便

網(wǎng)絡(luò)版模式的系統(tǒng)應(yīng)用在進(jìn)行升級(jí)、維護(hù)時(shí)減少了許多麻煩，不用經(jīng)過多層程序進(jìn)行檢修。用戶可直接進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息中心，刪除一些不常用或者不需要的信息，減少內(nèi)存的占用。系統(tǒng)的維護(hù)升級(jí)工作只需要在服務(wù)器端進(jìn)行，不用對(duì)每一個(gè)客戶端進(jìn)行升級(jí)，同時(shí)也為學(xué)校節(jié)約了一大筆支出。

2.2.4安全保密性強(qiáng)

這種系統(tǒng)的用戶名是唯一的，不可能在同一個(gè)系統(tǒng)中找出相同的用戶名。用戶名與用戶密碼是一一對(duì)應(yīng)的，用戶之間進(jìn)行交流需要實(shí)名制，只有這樣才能保證信息的安全保密性。對(duì)于一些垃圾信息也能夠過濾掉，加強(qiáng)對(duì)有用信息的保密。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，需要經(jīng)過用戶、密碼的登錄驗(yàn)證才能獲得相應(yīng)的權(quán)限。

3　網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)分析

3.1系統(tǒng)目標(biāo)的設(shè)定

系統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)置要根據(jù)單位的實(shí)際情況來分析。對(duì)于一般學(xué)校來說，以下幾個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是必須的。第一，內(nèi)部通訊平臺(tái)的建立需要統(tǒng)一。學(xué)校擁有一個(gè)統(tǒng)一的內(nèi)部通訊平臺(tái)可以增加用戶之間的密切交流，加強(qiáng)內(nèi)部的凝聚力對(duì)各部門之間的事務(wù)處理有一定幫助。第二，建立信息交流平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)上，屬于同一個(gè)學(xué)校的用戶可以進(jìn)行資源共享，提高用戶對(duì)實(shí)用信息的查詢效率，加快對(duì)業(yè)務(wù)的處理速度。第三，以人為基礎(chǔ)來設(shè)計(jì)系統(tǒng)。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要考慮到大多數(shù)用戶的能力，不能設(shè)置難度過高的計(jì)算機(jī)界面，造成學(xué)校管理人員難以開展業(yè)務(wù)。并且如果系統(tǒng)界面太特殊，每一位用戶需要經(jīng)過培訓(xùn)才能正常操作，需要的培訓(xùn)時(shí)間過多，對(duì)學(xué)校的辦公系統(tǒng)有一定影響。因此，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要體現(xiàn)人性化特點(diǎn)。第四，實(shí)現(xiàn)信息移動(dòng)傳遞。即使不在同一個(gè)地方也能進(jìn)行信息傳遞，這是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)最大的一個(gè)優(yōu)勢(shì)所在，提高了學(xué)校的辦公效率。

3.2功能模塊的設(shè)置

網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的功能模塊內(nèi)容有很多，集合了許多辦公系統(tǒng)的功能，如：日程安排、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、電子郵件、各種信息庫的查詢等。網(wǎng)絡(luò)化辦公的模式不僅能夠提高信息的利用率，而且對(duì)信息的變化可以及時(shí)作出反應(yīng)。

3.3系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)分析

3.3.1簡捷的工作流程

用戶可以根據(jù)自己定義的文件格式來決定相應(yīng)的流程。不同的文件格式有不同的審批流程。在傳統(tǒng)的模式里，任何工作流程都是固定的，如果流程發(fā)生改變，就要相應(yīng)地修改程序，任何變動(dòng)都要實(shí)現(xiàn)同步化，系統(tǒng)才能正常運(yùn)作。但是網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)改變了這一模式，工作流程可以隨時(shí)按照用戶的需求進(jìn)行調(diào)整，形成一種全新的信息交流方式。

3.3.2實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公

互聯(lián)網(wǎng)之間進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)接，學(xué)?？梢酝ㄟ^這個(gè)渠道對(duì)異地的分校進(jìn)行指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)信息的交流，技術(shù)上的支持。學(xué)校的高層管理者可以對(duì)分校的事務(wù)進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公，處理業(yè)務(wù)。

4　結(jié)語

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智能辦公系統(tǒng)在學(xué)校的辦公領(lǐng)域也逐漸占領(lǐng)了一片天地。網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)對(duì)學(xué)校的發(fā)展提供了極大的幫助。就我國目前的水平來看，這種辦公系統(tǒng)的發(fā)展還不夠成熟，還需要進(jìn)行不斷完善，系統(tǒng)開發(fā)者要根據(jù)各所高校自身的特點(diǎn)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、修改，這樣才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部和外部的雙向發(fā)展，推動(dòng)學(xué)校整體的管理效率和辦公水平。

［1］丁亮.“互聯(lián)網(wǎng)+”在江蘇省國土資源廳機(jī)關(guān)移動(dòng)辦公系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用探討［J］.國土資源信息化，2015（2）：29-31.

［2］吳廣昌.智能辦公通信系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)［J］.商品與質(zhì)量，2015（36）：20-21.

［3］黃琳.基于OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)平臺(tái)的圖書館信息服務(wù)［J］.科技傳播，2016（12）：145，165.

［4］高軍英.網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)在施工企業(yè)中的實(shí)際運(yùn)用［J］.中外企業(yè)家，2014（8）：63.

［5］于海濤.試論網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)現(xiàn)［J］.華章，2011（13）：20-22.

［6］董睿.學(xué)校智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.濟(jì)南：山東大學(xué)，2011.

［7］孫雪蓮.和田師專智能辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.成都：電子科技大學(xué)，2012.

Analysis on construction and implementation of network intelligent offce system

Wang Jinyu
（Hohhot Vocational College， Hohhot 010051， China）

The application of network technology can make the changes in the demand on the market more clearly learned by colleges and universities， so as to timely adjust teaching direction according to the market demand. The article mainly elaborated the new offce system establishment and implementation， and the effcient offce system was analyzed to promote the long-term development of the school offce affair.

network technology； intelligent offce system； colleges and universities

項(xiàng)目名稱：高職院?；贐/S架構(gòu)依托CRP系統(tǒng)下的網(wǎng)絡(luò)智能評(píng)教系統(tǒng)開發(fā)；項(xiàng)目編號(hào)：NJZY16453。

王瑾瑜（1974— ），女，內(nèi)蒙古呼和浩特，碩士，副教授；研究方向：計(jì)算機(jī)。