胡靖宇，田　曉，王淑玲，韓光明

(1.承德石油高等專科學校 科技發(fā)展與校企合作處，河北　承德　067000；2.河北旅游職業(yè)學院 學院辦公室，河北　承德　067000；3.承德石油高等專科學校 外語與旅游系，河北　承德　067000)

?

學術期刊在線采編系統(tǒng)的建設
——以《承德石油高等?？茖W校學報》為例

胡靖宇1，田曉2，王淑玲3，韓光明1

(1.承德石油高等?？茖W校 科技發(fā)展與校企合作處，河北承德067000；2.河北旅游職業(yè)學院 學院辦公室，河北承德067000；3.承德石油高等?？茖W校 外語與旅游系，河北承德067000)

學術期刊的數字化轉型依然成為出版行業(yè)的一種必然趨勢，其中在線處理稿件是學術期刊數字化轉型中的一個重要環(huán)節(jié)。為了提高辦公效率，更好地適應期刊數字出版的需要，以《承德石油高等?？茖W校學報》編輯部啟用的“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)(知網版)為例對其建設情況進行了分析，介紹其中的組成模式、流程、運行效果及注意事項，并就如何優(yōu)化在線系統(tǒng)給出了幾點建議。

科技期刊；稿件；在線采編系統(tǒng)

期刊采編系統(tǒng)是綜合作者、編輯、審稿專家、讀者的網絡化處理平臺，隨著計算機和網絡信息技術的興起與發(fā)展，大數據時代的來臨、新媒體技術不斷發(fā)展壯大，在線采編系統(tǒng)日益普及，成為編輯部工作發(fā)展的一個趨勢，實現(xiàn)了從投稿、審稿、編輯之間的網絡化管理和流程控制，減少了編輯的工作量、縮短出版時滯、提高辦公效率。目前比較成熟的采編系統(tǒng)主要有同方知網(北京)技術有限公司開發(fā)的“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)、北京勤云科技科技發(fā)展有限公司開發(fā)的遠程稿件處理系統(tǒng)、北京瑪格泰克軟件技術有限公司開發(fā)的期刊稿件遠程處理系統(tǒng)、西安三才科技實業(yè)有限公司開發(fā)的三才期刊采編系統(tǒng)、北京方州愛普科技公司開發(fā)推出的“網刊通 V3106期刊采編系統(tǒng)”、博科思網絡技術(北京)公司開發(fā)的“期刊采編 OA 平臺”等。2015年5月，承德石油高等?？茖W校學報編輯部結合自身發(fā)展的情況正式啟用同方知網(北京)技術有限公司開發(fā)的“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)平臺，本文以承德石油高等專科學校學報編輯部在線采編系統(tǒng)為例，介紹了網絡環(huán)境下科技期刊稿件在線處理系統(tǒng)的運行模式，經過半年的使用，極大方便了作者投稿、專家審稿和編輯加工，取得了比較好的效果[1-3]，并分析了其使用中的一些情況，以期為其他期刊在線處理系統(tǒng)建設提供參考。

1　稿件采編系統(tǒng)模式[4-6]

1.1管理員模塊

管理員(admin)模塊主要包括用戶中心和參數中心兩部分的設置。編輯部在用戶中心中可以統(tǒng)一對作者、責編、專家、主編的賬號和權限進行添加、修改、刪除和分配。參數設置中心中，編輯部可以添加雜志信息、頁面及提示內容設置、投稿流程設置、稿件分配設置、權限設置、界面設置、單據設置、導航設置和其他參數設置，這些參數一般都是一次性設置好以后就不再變動。

1.2作者模塊

此模塊用于作者投稿，新用戶點擊注冊后，會出現(xiàn)提示信息，根據提示信息填寫必要的信息。用新注冊的用戶名密碼登錄投稿系統(tǒng)，上傳稿件。通過此模塊，作者可實時查看稿件處理進展，還可與編輯部發(fā)送站內信件保持經常性的快捷聯(lián)系。

1.3編輯模塊

編輯用戶只能由管理員分配，自己不能注冊。這個模塊是采編系統(tǒng)的核心，負責稿件初審、稿件送審、稿件終審，并向作者反饋評審意見等信息，是聯(lián)系作者、評審專家和主編的橋梁。編輯部也可通過此模塊自行修改系統(tǒng)中的各類郵件(注冊激活、成功郵件，外審邀請郵件等)、發(fā)布各種通知和管理系統(tǒng)中產生的費用情況。其整個工作流程為：責編初審→評審專家審稿→退修→終審→編輯加工→通知繳費→安排刊期。

1.4專家模塊

審稿專家的權限由管理員(admin)分配，編輯部先篩選審稿專家，之后統(tǒng)一在采編系統(tǒng)中進行注冊，并分配審稿專家權限，最后通過審稿專家的郵箱發(fā)送鏈接及用戶名、密碼等，審稿專家就可以按用戶名和密碼登陸進行在線審稿。審稿專家的權限也可以自己申請，但須編輯部分配權限才可能成為正式審稿專家。

1.5主編模塊

編輯部通過管理員(admin)身份分配給用戶主編權限，主編用戶登錄采編系統(tǒng)就可以對通過專家評審的稿件進行終審。

2　稿件處理流程

《承德石油高等?？茖W校學報》編輯部依據原來的處理稿件的習慣，結合“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)(知網版)采編系統(tǒng)，建成了適合本學報編輯部使用的稿件管理流程(見圖1)。

作者首先在采編系統(tǒng)中注冊用戶名和密碼，之后登錄采編系統(tǒng)，將稿件信息上傳至編輯部。編輯收到新稿件，對稿件進行初審，包括對稿件內容、格式、要素、學術不端檢測等方面進行審閱，不合規(guī)范的可以直接進行退修，此處的退修稿可以重復操作，直到符合規(guī)范為止，或者根據稿件情況直接退稿處理。通過初審的稿件將發(fā)送到審稿專家處，進行稿件的評審。編輯部根據稿件的評審意見對稿件進行退修、終審或者是退稿操作。通過終審的稿件就可以進行編輯加工，定稿后安排刊期，最后排版校對印刷。

3　采編系統(tǒng)的運行效果

3.1稿件處理流程化

在線采編系統(tǒng)在縮短審稿時滯方面發(fā)揮著極大的優(yōu)勢，編輯部可以根據稿件審稿周期的要求[7]，設定各個投稿流程的完成時間，如初審、退修、專家評審、終審等各項流程可設定具體的預警時間(天數)，如果流程超期，系統(tǒng)就會自動警示該流程的執(zhí)行人，縮短稿件處理時間。

3.2及時發(fā)布期刊信息

編輯部通常在當期期刊印刷出版后將紙質的期刊送至 CNKI、萬方、維普等網站全文上網，這就導致了各個網絡平臺上全文普遍滯后于印刷版，未能充分體現(xiàn)科技期刊傳播科技信息的時效性。使用稿件在線采編系統(tǒng)以后可以實現(xiàn)期刊及時發(fā)布，甚至網絡版先于印刷版出版，顯著提高科技論文發(fā)表的時效性。

3.3提高期刊的知名度

期刊的在線采編系統(tǒng)一般都依托著期刊網站使用，網站及時更新期刊信息，利用好網站這個宣傳窗口，能夠不斷的提升期刊的知名度、吸引更多的稿源，提高期刊的影響力。

3.4服務人性化

在線采編系統(tǒng)中提供了各種模板，包括收稿回執(zhí)、稿件退修通知、稿件退稿通知、稿件收錄通知、繳納費用通知、專家評審通知等，編輯部能夠根據實際情況直接使用或重新修改這類通知模板。

3.5數據統(tǒng)計分析功能增強

稿件采編系統(tǒng)中有統(tǒng)計中心欄目，具體包括：稿件統(tǒng)計分析、人員統(tǒng)計分析、編審工作統(tǒng)計分析。以稿件統(tǒng)計分析為例，其中有稿件錄用/退稿對比、稿件類型統(tǒng)計、稿件按年統(tǒng)計、按地區(qū)統(tǒng)計風分類，以前編輯部統(tǒng)計這些數據一次要幾天的時間，現(xiàn)在通過稿件統(tǒng)計分析功能可以一次性將信息導出，既省時又省力，準確性還提高了，這些數據隨著不斷投稿而處于一種動態(tài)變動中，可以隨時隨地調取最新的統(tǒng)計信息。

4　在線采編系統(tǒng)的優(yōu)化建議

1)編輯部將專家評審意見發(fā)給作者進行稿件退修，如果專家上傳了電子版的修改意見，編輯需要將修改意見下載到電腦上，在通過上傳附件的形式轉給作者；同時編輯需要將專家的評審意見填寫在給作者的回執(zhí)中，采編系統(tǒng)最好能夠增加作者直接查看專家評審意見的權限[8]。

2)主編終審后，只能選擇“安排刊期”和“退稿”，稿件不能再進行修改或者其他操作，如退修、重審等；當一篇稿件需要多位主編終審時，編輯部需要綜合考慮終審意見對稿件進行處理，因此，采編系統(tǒng)應該更精細化、人性化、功能化，滿足不同的要求。

3)國內學術期刊雖然采用了在線采編系統(tǒng)進行收稿、建立期刊網站，但是出版流程仍然是半數字半傳統(tǒng)模式，即利用采編系統(tǒng)收稿、審稿、編輯，傳統(tǒng)方式校對、出版。而學術期刊數字化轉型中的重要環(huán)節(jié)就是出版流程的改造，可以使稿件處理過程更加規(guī)范化、透明化，還可以最大限度地縮短期刊出版時滯，使編輯部日常管理走向精細化、定量化，并提高作者滿意度。

5　結語

大數據時代的到來為編輯部提出了更高的要求，特別是在媒體融合背景下，實現(xiàn)學術期刊的數字化轉型，編校手段也需要不斷的更新，因此加強學術期刊在線采編系統(tǒng)的建設就顯得尤為必要。本刊以在線采編系統(tǒng)為工作平臺，實現(xiàn)了從投稿、專家審稿、編輯加工的計算機網絡流程控制，明顯提高了工作效率，縮短了各個環(huán)節(jié)的時滯。作為學術期刊管理者，在系統(tǒng)的使用中也應注意觀察與思考，推進期刊管理的信息化進程，為打造期刊品牌與發(fā)展新思路提供有利空間。

[1]李啟正．國內外期刊采編系統(tǒng)的特點與現(xiàn)狀[J]．新聞研究導刊，2015，6(10)：175.

[2]李丹，潘淑君，李無雙．期刊采編系統(tǒng)在編輯實踐中的作用[J]．天津科技，2014，41(7)：72-73.

[3]柳莎麗．學術期刊在線采編系統(tǒng)的應用分析[J]．黃岡師范學院學報，2015，35(6)：134-136.

[4]楊繼濤．科技期刊稿件在線處理系統(tǒng)的建設分析[J]．今傳媒，2015(6)：117-119.

[5]范永德，薛愛華，張曉進，等．采用稿件網絡采編系統(tǒng)對期刊論文出版時滯的影響[J]．中國科技期刊研究，2013，24(3):491.

[6]楊琦，劉曉莉．國內外期刊稿件采編系統(tǒng)功能特點[J]．長安大學學報(社會科學版)，2015，17(2)：99-103.

[7]胡靖宇，田曉．媒體融合背景下高校科技期刊的數字化轉型[J]．承德石油高等專科學校學報，2016，18(2)：87-91.

[8]申軼男，曹兵，佟建國，等．騰云科技期刊協(xié)同采編系統(tǒng)在使用中存在的問題及解決建議[J].中國科技期刊研究，2014，25(2)：311-314.

Construction of Online Editing System of Manuscripts of Academic Periodicals—Chengde Petroleum College

HU Jing-yu1， TIAN Xiao2， WANG Shu-ling3，HAN Guang-ming1

(1.Journal Editorial Office，Chengde Petroleum College，Chengde 067000，Hebei，China; 2.School Office of Hebei Tourism Vocational College, Chengde 067000,Hebei,China; 3.Department of Foreign Languages and Tourism, Chengde Petroleum College, Chengde 067000, Hebei, China)

The digital transformation of academic periodicals is still an inevitable trend in the publishing industry, and the online processing is an important link in the transformation of academic periodicals. In order to improve work efficiency and adapt to the need of digital publishing journals，Journal of Chengde Petroleum College uses “Tengyun” journal collaborative editing system to contribute, review and edit. This paper introduces the composition of the model, the process, the operation effect and the points of attention, and some suggestions on how to optimize the online system are given.

academic periodicals; manuscript; online manuscript editing system

河北省教育廳人文社會科學項目(媒體融合背景下學術期刊數字化轉型發(fā)展研究)：SZ16199；2016年度承德市社會科學發(fā)展研究課題(新媒體視角下學術期刊的數字化發(fā)展戰(zhàn)略研究)：T20161006

2016-01-09

胡靖宇(1985-)，女，河北承德人，承德石油高等?？茖W校科技發(fā)展與校企合作處學報編輯部編輯，主要從事學報編輯工作。

G237

A

1008-9446(2016)04-0091-04