智璐璐(南通市不動產(chǎn)登記中心,江蘇南通,226000)
對當(dāng)前檔案信息數(shù)字化的反思
智璐璐
(南通市不動產(chǎn)登記中心,江蘇南通,226000)
從上世紀(jì)開始,信息化、數(shù)字化開始滲透到社會各領(lǐng)域和學(xué)科,進入21世紀(jì),它與社會的粘連關(guān)系愈發(fā)明顯,并引起了各學(xué)科的革命性變革。作為最古老的學(xué)科之一,檔案學(xué)也順應(yīng)時代煥發(fā)了第二次生命。筆者以中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)源為例,對1995年至2013年研究檔案數(shù)字化的論文進行了統(tǒng)計。詳見圖1。
1.當(dāng)前檔案數(shù)字化的成績
當(dāng)前,檔案信息化已經(jīng)進入全方位、多層次推進的新階段,檔案管理水平也在信息化大潮中提升到了新的高度:(1)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)穩(wěn)步推進;(2)檔案數(shù)字化和電子檔案接收穩(wěn)步開展;(3)檔案信息共享平臺建設(shè)穩(wěn)步實施。
2.檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的問題
在盡享檔案數(shù)字化成果的同時,我們也要正視當(dāng)前數(shù)字化在方向、方法等方面出現(xiàn)的偏差。
數(shù)字化理念偏差。檔案管理是一項投入巨大,回報隱形、長期的工作,所以,在數(shù)字化時代之前,上級管理部門重視程度不夠,檔案事業(yè)發(fā)展相對緩慢。進入信息時代,數(shù)字化成為考量檔案館水平的一項重要標(biāo)準(zhǔn)?;跀?shù)字化成果的可見性、直觀性,很多檔案館片面追求數(shù)字化檔案的數(shù)量,誤入“重形式、輕利用”的錯誤理念,導(dǎo)致前期與后期人力、物力大量耗費,利用率沒有改善等結(jié)果。
此外,在選擇數(shù)字化目標(biāo)時,絕大多數(shù)檔案館優(yōu)先選擇紙質(zhì)檔案等更容易看到成果的檔案,而未對聲像檔案等更容易損壞的檔案種類給予足夠重視,這也有悖于數(shù)字化的初衷。
信息孤島現(xiàn)象普遍。信息孤島的一個弊端是數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。2005年,國內(nèi)出臺《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》,但是在此之前,北京市檔案館已將館內(nèi)紙質(zhì)檔案進行了數(shù)字化,且數(shù)字化成果與此行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn),為此,不得不重復(fù)耗費大量的人力、物力和財力修改。聲像、視頻檔案等應(yīng)該以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為戒,盡量避免盲目下手做重復(fù)勞動。另一方面,由于當(dāng)前區(qū)域經(jīng)濟、檔案意識的不同,館際之間、城際之間、省際之間數(shù)字化發(fā)展水平參差不齊,條件較好的檔案館數(shù)字化工作開展已相對成熟,但仍有部分檔案館數(shù)字化工作尚未開展,導(dǎo)致檔案管理工作無法在一定程度上予以統(tǒng)一,影響了檔案工作的整體發(fā)展。
1.體制機制
圖1 1995—2013年研究檔案數(shù)字化的論文數(shù)量一覽
將檔案生成單位與檔案管理單位進行剝離,成立區(qū)域范圍內(nèi)專門的檔案事務(wù)中心。其中,檔案生成單位負(fù)責(zé)檔案的收集和編研工作,檔案事務(wù)中心一般不從事與檔案內(nèi)容有關(guān)的研究活動,主要負(fù)責(zé)將文件從其形成單位接收、存儲進文件中心;對檔案進行數(shù)字化掃描等整理工作;提供準(zhǔn)確、快捷的文件借閱服務(wù),滿足文件形成者的需要;保證所接收和管理文件的安全,進行科學(xué)管理;根據(jù)由文件形成單位制定、檔案館批準(zhǔn)的檔案保管期限對文件進行挑選和鑒別,銷毀不需要繼續(xù)保存的文件。
機構(gòu)的分離,一方面可以集中有限的人力、物力和財力優(yōu)化檔案管理工作,實現(xiàn)更高的產(chǎn)出投入比。以檔案存儲硬件條件為例,國家信息中心信息安全研究與服務(wù)中心發(fā)布的數(shù)據(jù)修復(fù)報告表明,2006年度數(shù)據(jù)丟失事件中,硬件故障占了相當(dāng)大的比例,80%是硬盤本身故障。究其原因,主要是所配套的硬件設(shè)施在物理性能上無法達到額定標(biāo)準(zhǔn)。硬件設(shè)施采購金額高昂,如果按照現(xiàn)行檔案館各自為政的模式,無疑是一筆很大的投入。實施剝離不僅可以使硬件條件得到極大提升,而且能有效歸集分散資源,避免浪費;另一方面能有效提高區(qū)域范圍內(nèi)檔案及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度,為實現(xiàn)“大檔案”,更大范圍內(nèi)檔案信息資源的共享和整合做好前期準(zhǔn)備。
2.資源管理體系
檔案數(shù)字化主要包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、照片檔案的數(shù)字化和聲像檔案數(shù)字化。目前,國內(nèi)很多檔案館都已開展了檔案數(shù)字化服務(wù),由于經(jīng)費等原因,普遍采取分步操作,即永久保存的檔案優(yōu)先,定期保管的次之;紙質(zhì)檔案優(yōu)先,其他檔案次之。以江蘇省為例,目前,省內(nèi)所轄各市都已開展了檔案數(shù)字化工作,但是各地數(shù)字化情況不盡相同。詳見表1。
從上述表格中可以看到,紙質(zhì)檔案相較于其他兩類檔案的數(shù)字化程度更高,聲像檔案的數(shù)字化工作開展相對落后,這也是全國各地檔案館數(shù)字化工作開展的通病。和紙張相比,電磁訊號的不穩(wěn)定性更為突出,即使是存儲性能最好的磁光介質(zhì),安全保存信息的壽命也遠(yuǎn)不及紙張,難以擔(dān)當(dāng)長久保管的重任。所以,目前數(shù)字化的結(jié)果就是,花大量的人力、物力和財力獲得的數(shù)字化成果,有可能在紙質(zhì)檔案還保存完整的情況下就壽終正寢了。
在實際工作中,應(yīng)該以檔案價值為標(biāo)準(zhǔn),以用戶利用為導(dǎo)向,對擬數(shù)字化檔案進行分類。一類為歷史珍貴檔案。這類檔案兼具檔案與文物雙重屬性,在實際工作中應(yīng)優(yōu)先考慮。二類為館藏特色檔案。這類檔案如婚姻檔案、房產(chǎn)檔案,與民生聯(lián)系較為密切,利用率相對于其他檔案更高。優(yōu)先對其數(shù)字化,一方面可以避免紙質(zhì)檔案頻繁使用帶來的損耗,另一方面可以提高檔案利用的效率。三類為普通檔案。在實際工作中,通常表現(xiàn)為收發(fā)文。對此,可以參照圖書領(lǐng)域的“呈繳本”制度。收發(fā)文機關(guān)都只有一個的,統(tǒng)一由發(fā)文機關(guān)進行數(shù)字化等相關(guān)工作;同一個機關(guān)發(fā)文給多個收文機關(guān)的,該文件的處理由發(fā)文機關(guān)來實施數(shù)字化等操作手續(xù),收文機關(guān)不再重復(fù)數(shù)字化;多個發(fā)文機關(guān)一個收文機關(guān)的,由收文機關(guān)實施數(shù)字化工作,發(fā)文機關(guān)不再另行操作;多個發(fā)文機關(guān)多個收文機關(guān)的,應(yīng)將該份文件上繳給發(fā)文機關(guān)的上級直管單位,由上級單位負(fù)責(zé)文件的數(shù)字化等工作。
表1 江蘇部分地區(qū)檔案數(shù)字化情況
3.支持保障
人員方面。按照筆者前文所述,成立區(qū)域范圍內(nèi)的檔案事務(wù)中心,日常檔案管理統(tǒng)籌工作由地區(qū)檔案局安排。具體的掃描、歸檔等工作實行外包,交由專門機構(gòu)處理,一方面可以在一定范圍內(nèi)統(tǒng)一數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn),另一方面也可以節(jié)省資金。由于檔案自身的特點及長期以來檔案界對檔案的錯誤管理理念的影響,社會普遍認(rèn)為檔案館是投入巨大而收效甚微的單位,所以資金來源問題始終是各檔案館面臨的難題。檔案事務(wù)中心的建立,可以將之前政府的分散撥款歸攏到一起,集中利用起來。此外,由于檔案事務(wù)中心集中管理的檔案來自不同的成員單位,各成員單位也應(yīng)根據(jù)規(guī)定上繳一定的檔案管理費。所以,在資金方面,應(yīng)以政府撥款為主,各成員單位繳納管理費為輔。
4.安全及利用體系
如前文體制機制所述,區(qū)域范圍內(nèi)的檔案管理工作由同一檔案事務(wù)中心負(fù)責(zé),這也意味著相應(yīng)的管理系統(tǒng)及平臺操作主要由其完成,為確保檔案信息的安全,需要加強對安全及利用方面的監(jiān)管。
(1)在檔案事務(wù)中心所轄各成員單位設(shè)置統(tǒng)一的檔案利用平臺,以授權(quán)形式,根據(jù)全宗號賦予各合法用戶相應(yīng)的利用權(quán)限。具體可以分為:內(nèi)部工作人員利用權(quán)限;檔案生成單位利用權(quán)限;社會公眾利用權(quán)限。對于適合公開查詢的檔案,檔案生成單位與檔案局共同享有檔案查詢及出具檔案復(fù)印資料的權(quán)限。當(dāng)社會公眾申請查詢時,由檔案局或相關(guān)人員根據(jù)申請人的身份信息,臨時賦予其利用權(quán)限;對于涉及個人隱私如房產(chǎn)檔案等,檔案生成單位單獨享有查詢及復(fù)制權(quán)限。對利用者進行劃分,可以在保證檔案有效利用的前提下,確保檔案信息不外泄。
(2)進一步加強網(wǎng)絡(luò)日志管理。將檔案信息流轉(zhuǎn)過程中用戶的所有網(wǎng)絡(luò)活動記錄在案,確保參與者身份及其行為的真實性和不可否認(rèn)性,為系統(tǒng)進行事故原因查詢、定位、事故發(fā)生前的預(yù)測、報警以及為事故發(fā)生后的實時處理,提供詳細(xì)可靠的依據(jù)或支持。
(3)加強數(shù)字化檔案的防寫保護。防寫技術(shù)是針對內(nèi)容不再修改的電子文件所采取的安全技術(shù),其目的是通過技術(shù)手段來固定處于靜態(tài)的電子文件的內(nèi)容信息。在只讀狀態(tài)下,文件內(nèi)容只能讀取,除具有高級權(quán)限的用戶外,其他用戶一律禁止對內(nèi)容進行修改,從技術(shù)手段上保證了數(shù)字檔案的原始性和真實性。
[1]張照余.檔案信息化理論與實踐[M].北京:中國檔案出版社,2007(1):15-30.
[2]楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會議上的講話.[2014-12-23].http://www.saac.gov.cn/news/2015-01/06/content_81240.htm
[3]智璐璐.淺談“呈繳本制度”對檔案利用的促進[J].湖北檔案.2009(6):8-10.