任天琪（天津城建大學(xué)綜合檔案室，天津，300384）

檔案元數(shù)據(jù)核心集內(nèi)部要素及關(guān)系研究*

任天琪
（天津城建大學(xué)綜合檔案室，天津，300384）

現(xiàn)代檔案管理工作趨向全數(shù)字化管理，數(shù)字技術(shù)為檔案發(fā)揮歷史記錄功能創(chuàng)造了絕佳條件。但時(shí)至今日，各種檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)效果欠佳。文章借助“關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”分析找出檔案元數(shù)據(jù)核心集的內(nèi)部要素，建立起要素之間的“關(guān)聯(lián)關(guān)系”，并利用這些關(guān)系建立起一個(gè)可以呈現(xiàn)真實(shí)歷史面貌的檔案管理系統(tǒng)。

檔案元數(shù)據(jù)核心集關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系檔案資源整合檔案管理系統(tǒng)

1　建立檔案數(shù)據(jù)間關(guān)聯(lián)關(guān)系的必要性

現(xiàn)代檔案管理逐漸趨向檔案的資源知識(shí)管理，檔案管理者也正在向知識(shí)管理者轉(zhuǎn)型［1］。各種類(lèi)型的檔案資源都在依靠現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，并加以利用。但即便如此，在很大程度上檔案利用效果還是難以達(dá)到人們的期望。當(dāng)前，檔案著錄基本上還是沿襲傳統(tǒng)思路，以檔案內(nèi)容特征和形式特征為主，這種著錄方式可以較好地解決檔案實(shí)體查詢與檢索利用，但是并沒(méi)有將檔案記錄歷史的功能很好地展現(xiàn)出來(lái)。造成這一結(jié)果的主要原因之一是，在檔案管理系統(tǒng)中，各種檔案元數(shù)據(jù)只是簡(jiǎn)單地著錄，“單擺浮擱”在系統(tǒng)中，沒(méi)有建立起數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

因?yàn)槊糠輽n案不是孤立存在的個(gè)體，我們不能認(rèn)為檔案是單一的知識(shí)點(diǎn)。檔案之間存在著一定的有機(jī)關(guān)系，是一個(gè)連續(xù)的生命體。如要有效地管理檔案資源，最大限度地揭示并整合檔案間的有機(jī)聯(lián)系，使檔案能夠更真實(shí)地展現(xiàn)歷史全貌，就要根據(jù)檔案歷史聯(lián)系與歷史的“同構(gòu)性”規(guī)律，建立起檔案元數(shù)據(jù)核心集，找出核心集的關(guān)鍵要素，并給各個(gè)要素之間建立起相應(yīng)的歷史聯(lián)系。借助關(guān)鍵要素和要素之間的歷史聯(lián)系，可以建立一個(gè)呈現(xiàn)出歷史原貌的檔案管系統(tǒng)。這個(gè)關(guān)鍵要素和要素之間的歷史聯(lián)系即為檔案元數(shù)據(jù)核心集的內(nèi)部要素，可以分別用“關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”和“關(guān)聯(lián)關(guān)系”來(lái)表示。

2　檔案元數(shù)據(jù)核心集內(nèi)部要素分析

2.1“關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”的選擇

“關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”是一種在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)布、分享、互相聯(lián)接結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的方法，采用RDF（資源描述框架）數(shù)據(jù)模型，利用URI（統(tǒng)一資源標(biāo)識(shí)符）命名數(shù)據(jù)實(shí)體，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布和部署實(shí)例數(shù)據(jù)和類(lèi)數(shù)據(jù)，從而可以通過(guò)HTTP（超文本傳輸協(xié)議）揭示并獲取這些數(shù)據(jù)，同時(shí)強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的相互關(guān)聯(lián)、相互聯(lián)系以及有益于人和計(jì)算機(jī)所能理解的語(yǔ)境信息［2］。用關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)表示檔案元數(shù)據(jù)，旨在建立有效且格式統(tǒng)一的檔案元數(shù)據(jù)，在檔案元數(shù)據(jù)之間建立起各種聯(lián)系，有助于檔案資源被智能搜索引擎發(fā)現(xiàn)。

利用關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)對(duì)檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行描述時(shí)，要注意關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的選取。檔案元數(shù)據(jù)浩如煙海，并不是所有元數(shù)據(jù)都需要用關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)進(jìn)行描述。我們只需要選擇關(guān)鍵的檔案元數(shù)據(jù)作為關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，這樣既可以增強(qiáng)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的可用性和可操作性，又可以節(jié)省資源和時(shí)間。

什么樣的檔案元數(shù)據(jù)是關(guān)鍵的元數(shù)據(jù)呢？經(jīng)研究，我們可以依據(jù)檔案領(lǐng)域特有的元數(shù)據(jù)，即元數(shù)據(jù)核心集。檔案元數(shù)據(jù)核心集對(duì)檔案歷史聯(lián)系要素（來(lái)源、事由和年代）的本體特征及要素之間的關(guān)系進(jìn)行結(jié)構(gòu)化描述。它是一種在檔案自身形成過(guò)程中對(duì)“歷史聯(lián)系”的完整描述信息。

如圖1［3］所示，歷史與檔案的歷史聯(lián)系具有同構(gòu)性，即主體與來(lái)源、客體與事由、時(shí)間與年代表現(xiàn)為一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，而檔案元數(shù)據(jù)核心集是通過(guò)檔案歷史聯(lián)系的三個(gè)要素（來(lái)源、事由、年代）來(lái)確立的。由此可見(jiàn)，檔案元數(shù)據(jù)核心集應(yīng)包括來(lái)源元數(shù)據(jù)、事由元數(shù)據(jù)和年代元數(shù)據(jù)。因此，我們要選取的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)是檔案的“來(lái)源關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”“事由關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”和“年代關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”。

2.2“關(guān)聯(lián)關(guān)系”的建立

要想發(fā)揮關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的作用，就需要充分利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以及根據(jù)實(shí)際需要建立新的關(guān)聯(lián)關(guān)系，因?yàn)殛P(guān)聯(lián)關(guān)系是資源發(fā)現(xiàn)和資源擴(kuò)展的重要基礎(chǔ)［4］，也是建立“后檢索時(shí)代”檔案服務(wù)模式的關(guān)鍵所在。從利用角度看，用戶關(guān)心的首要問(wèn)題是能否在檔案的海洋中找到所需的有效資源。這個(gè)“有效資源”一方面指與用戶查找的檔案完全契合的；另一方面是用戶未提出的利用需求，但與所尋檔案相關(guān)的，或者是用戶感興趣的。利用關(guān)聯(lián)關(guān)系向用戶進(jìn)行檔案信息的主動(dòng)推送，可以提高檔案查詢的準(zhǔn)確率，也大大提高了檔案的利用率。

從檔案自身角度看，檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系緊密且復(fù)雜。如何選擇關(guān)鍵的關(guān)聯(lián)關(guān)系，向用戶提供“有效資源”呢？如前所述，檔案元數(shù)據(jù)核心集由來(lái)源元數(shù)據(jù)、事由元數(shù)據(jù)和年代元數(shù)據(jù)組成。比如，每份文件都有擬稿單位、發(fā)文單位、執(zhí)行單位等，還有文件的形成時(shí)間、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間等，還有相關(guān)的社會(huì)活動(dòng)。根據(jù)這些信息，我們可以著錄出來(lái)源、事由、時(shí)間方面的元數(shù)據(jù)，然后建立起檔案文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。所以，與檔案元數(shù)據(jù)核心集相對(duì)應(yīng)，我們可以建立“來(lái)源關(guān)聯(lián)關(guān)系”“事由關(guān)聯(lián)關(guān)系”和“年代關(guān)聯(lián)關(guān)系”。通過(guò)這些關(guān)聯(lián)關(guān)系，建成一張張相互聯(lián)系的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)［5］。

圖1　檔案元數(shù)據(jù)核心集構(gòu)建機(jī)理示意圖

3　檔案元數(shù)據(jù)核心集子模型的建立

每種關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)關(guān)系組成了檔案元數(shù)據(jù)核心集的元數(shù)據(jù)子模型。模型由點(diǎn)和線構(gòu)成一個(gè)三維網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。“點(diǎn)”表示檔案的來(lái)源，或者特征事件，或者特定年代；“線”代表來(lái)源間、事件間、年代間的關(guān)系。每個(gè)元數(shù)據(jù)子模型不但可以完整地描述點(diǎn)（事件、來(lái)源、年代）的本體特征信息，而且還可以將節(jié)點(diǎn)（事件、來(lái)源、年代）間的關(guān)聯(lián)信息準(zhǔn)確地揭示出來(lái)。根據(jù)上面的分析，我們可以建立起“來(lái)源元數(shù)據(jù)子模型”“事由元數(shù)據(jù)子模型”和“年代元數(shù)據(jù)子模型”。

3.1來(lái)源元數(shù)據(jù)子模型的建立

來(lái)源元數(shù)據(jù)子模型由關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和來(lái)源關(guān)聯(lián)關(guān)系組成，側(cè)重于描述檔案來(lái)源或檔案形成機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，對(duì)應(yīng)著檔案歷史聯(lián)系中的來(lái)源聯(lián)系。它客觀真實(shí)地記錄下檔案來(lái)源的具體信息，利用來(lái)源關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)來(lái)描述隱藏在檔案來(lái)源之間的內(nèi)在聯(lián)系。依據(jù)檔案的來(lái)源，分為個(gè)人來(lái)源、機(jī)構(gòu)來(lái)源、國(guó)家來(lái)源三個(gè)層次。

個(gè)人來(lái)源中，最典型的是名人檔案全宗，可以根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，但是“姓名”會(huì)出現(xiàn)重名的問(wèn)題。這需要我們對(duì)“姓名”進(jìn)行元數(shù)據(jù)的注釋，比如個(gè)人隸屬的機(jī)構(gòu)，或是就讀的學(xué)校。這些注釋就說(shuō)明了個(gè)人與個(gè)人、個(gè)人與機(jī)構(gòu)、個(gè)人與國(guó)家之間的關(guān)系。比如王某形成檔案A，李某形成檔案B，利用注釋元數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)明王某和李某的關(guān)系。若王某和李某是同學(xué)，那么兩人的學(xué)籍檔案會(huì)有些相似的課程設(shè)置和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。這就是來(lái)源關(guān)系。

機(jī)構(gòu)來(lái)源指檔案來(lái)源于政府機(jī)關(guān)、法人單位、社會(huì)團(tuán)體、黨派等集體組織。來(lái)源于同一機(jī)構(gòu)的檔案，即檔案的責(zé)任者相同，可以形成機(jī)構(gòu)全宗，比如天津城建大學(xué)全宗。這是機(jī)構(gòu)來(lái)源中機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)關(guān)系最簡(jiǎn)單的體現(xiàn)。機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系可以架構(gòu)起機(jī)構(gòu)沿革，從而反映出一個(gè)機(jī)構(gòu)的演變發(fā)展歷程。機(jī)構(gòu)與國(guó)家之間是從屬關(guān)系。比如天津城建大學(xué)的全宗隸屬于中國(guó)，而非從屬于其他國(guó)家。

國(guó)家來(lái)源是指來(lái)源于國(guó)家的檔案，是構(gòu)成國(guó)家全宗群的重要條件，可以是來(lái)源于同一個(gè)國(guó)家的檔案，比如中國(guó)國(guó)家檔案全宗群?？梢允莵?lái)源于不同國(guó)家的檔案，比如來(lái)源于不同國(guó)家的聯(lián)合國(guó)檔案。以上是國(guó)家與國(guó)家之間的關(guān)系。

3.2事由元數(shù)據(jù)子模型的建立

事由元數(shù)據(jù)子模型由事由關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和事由關(guān)聯(lián)關(guān)系組成，側(cè)重對(duì)檔案中涉及的活動(dòng)或事件的描述，它對(duì)應(yīng)著檔案歷史聯(lián)系中的事由聯(lián)系，要通過(guò)事由關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，客觀真實(shí)地記錄一件事情，描述隱藏在事件與事件之間的內(nèi)在聯(lián)系。形式上，事件可表示為e，定義為一個(gè)六元組：e=＜A，O，T，V，P，L＞，其中A為動(dòng)作要素，表示事件的變化過(guò)程及其特征，是對(duì)動(dòng)作的程度、方式、方法等的描述；L為語(yǔ)言表現(xiàn)要素，表示事件的語(yǔ)言規(guī)律，包括核心詞集、核心詞表現(xiàn)、核心詞搭配等［6］。我們根據(jù)事件的動(dòng)作要素（A）和語(yǔ)言表現(xiàn)要素（L）來(lái)建立事件之間的聯(lián)系，分為“分類(lèi)關(guān)系”與“非分類(lèi)關(guān)系”［7］。

分類(lèi)關(guān)系，是指按照事物種類(lèi)、等級(jí)或性質(zhì)分別歸類(lèi)。根據(jù)分類(lèi)的思想把無(wú)規(guī)律的事物，按照不同的特點(diǎn)劃分，使事物更有規(guī)律性。在檔案檢索過(guò)程中，以關(guān)鍵詞作為檢索的關(guān)鍵信息，就是分類(lèi)的體現(xiàn)。比如父子關(guān)系，即樹(shù)形結(jié)構(gòu)，是一種層次的嵌套結(jié)構(gòu)，存在著“一對(duì)多”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。父子關(guān)系可以用樹(shù)狀圖表示（如圖2）：一棵樹(shù)可以簡(jiǎn)單地表示為根、左子樹(shù)、右子樹(shù)，左子樹(shù)和右子樹(shù)又有自己的子樹(shù)，子樹(shù)延伸到葉即結(jié)束。根和子樹(shù)之間有相似的結(jié)構(gòu)，每個(gè)子樹(shù)又可以有自己的特性。在檔案管理中，我們會(huì)根據(jù)重要事件組建專題卷，或者專題全宗。比如本科教學(xué)質(zhì)量水平評(píng)估專題全宗，其中評(píng)估的通知、指標(biāo)等文件可以組成父卷，即根。根據(jù)每個(gè)評(píng)估指標(biāo)組成子卷，即子樹(shù)。每個(gè)子卷又是相對(duì)獨(dú)立的卷，有自己的內(nèi)容，比如本科專業(yè)設(shè)置、本科教育經(jīng)費(fèi)等。每個(gè)子卷內(nèi)的檔案文件，即葉。

再比如上下位關(guān)系，也稱類(lèi)屬關(guān)系，指反映的現(xiàn)象之間具有包含和被包含的關(guān)系。上位類(lèi)更具有概括性，反映的現(xiàn)實(shí)現(xiàn)象眾多；下位類(lèi)更具豐富內(nèi)涵屬性，除了繼承上位類(lèi)的所有屬性外，還有自己的屬性。比如，國(guó)家頒布了一項(xiàng)法規(guī)，這項(xiàng)法規(guī)即上位類(lèi)；相關(guān)的機(jī)構(gòu)、單位就要根據(jù)這項(xiàng)法規(guī)出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)定，就是下位類(lèi)。

非分類(lèi)關(guān)系，指類(lèi)目之間或檢索詞之間除等同關(guān)系和等級(jí)關(guān)系以外的其他各種關(guān)系，可以理解為事件之間的相關(guān)關(guān)系。我們可以選取邏輯關(guān)系和語(yǔ)義關(guān)系作為事件的非分類(lèi)關(guān)系，建立事由之間的關(guān)聯(lián)聯(lián)系。邏輯關(guān)系即邏輯順序，是按照事件的內(nèi)部聯(lián)系及人們認(rèn)識(shí)事件的過(guò)程來(lái)安排說(shuō)明事件的發(fā)生順序，如因果關(guān)系、循環(huán)關(guān)系等。之前提到的為用戶進(jìn)行檔案主動(dòng)推送服務(wù)，就需要建立檔案間的邏輯關(guān)系。比如請(qǐng)示和批復(fù)，說(shuō)明了事件之間的因果聯(lián)系；定期召開(kāi)的會(huì)議檔案，說(shuō)明事件之間的循環(huán)關(guān)系。語(yǔ)義關(guān)系，或者說(shuō)詞義，即詞語(yǔ)的含義。詞義之間可以是同義詞、近義詞、反義詞。也就是說(shuō)語(yǔ)義關(guān)系可以分為語(yǔ)義相同、語(yǔ)義相近、語(yǔ)義相逆。比如我們?cè)谥洝叭蚊边@個(gè)元數(shù)據(jù)時(shí)，同時(shí)給出注釋，加入同義詞“任職”，相近詞“任免”，反義詞“免職”。那么我們?cè)谝浴叭蚊睘殛P(guān)鍵詞進(jìn)行檢索時(shí)，可以得到某個(gè)機(jī)構(gòu)的人事變動(dòng)的組織沿革。

3.3年代元數(shù)據(jù)模型的建立

圖2　事由元數(shù)據(jù)子模型父子關(guān)系圖

年代元數(shù)據(jù)模型由年代關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和年代關(guān)聯(lián)關(guān)系組成，側(cè)重于對(duì)檔案中涉及時(shí)間的描述，對(duì)應(yīng)著檔案歷史聯(lián)系中的年代聯(lián)系。它利用年代關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)來(lái)描述隱藏在年代之間的內(nèi)在聯(lián)系。這里的年代即為時(shí)間，可大可小，可長(zhǎng)可短。年代包括時(shí)間點(diǎn)、時(shí)間區(qū)間、時(shí)間跨度、時(shí)間集合［8］。

同一年代關(guān)系，指時(shí)間點(diǎn)相同的檔案集合。時(shí)間點(diǎn)也稱為時(shí)刻，是把時(shí)間看成一個(gè)個(gè)離散的點(diǎn)，這些離散化時(shí)間點(diǎn)的間隔大小適度時(shí)，就可以準(zhǔn)確描述現(xiàn)實(shí)世界現(xiàn)象發(fā)生及變化的情況［9］。時(shí)間點(diǎn)相同可以根據(jù)時(shí)間粒度的精確程度來(lái)選取相同的區(qū)域，可以是同一年、同一月或者同一天。

不同年代關(guān)系可以有時(shí)間的先后關(guān)系、時(shí)間的包含關(guān)系。先后關(guān)系指在一個(gè)時(shí)間區(qū)間內(nèi)，按照時(shí)間的先后順序進(jìn)行排序，這是檔案實(shí)體中普遍存在的一種關(guān)系。包含關(guān)系指時(shí)間區(qū)間或者時(shí)間集合對(duì)時(shí)間點(diǎn)的包含。我們?cè)诓檎椅募r(shí)，要規(guī)定一個(gè)時(shí)間區(qū)間，或者某個(gè)時(shí)間集合（如｛2000，2005，2010｝）。

4　結(jié)束語(yǔ)

檔案是社會(huì)發(fā)展的記憶，是各種事實(shí)、經(jīng)驗(yàn)和檔案資源開(kāi)發(fā)知識(shí)的重要載體［10］。準(zhǔn)確找出檔案元數(shù)據(jù)核心集的要素，并建立要素之間的關(guān)系，可以更準(zhǔn)確地檢索檔案資源，滿足用戶的基本需求；為用戶提供主動(dòng)服務(wù)，更加生動(dòng)地向用戶展現(xiàn)真實(shí)的歷史面貌；可以使可公開(kāi)的檔案資源很好地融入其他信息資源，提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源的生產(chǎn)力作用。

*本文是2015年度教育部人文社會(huì)科學(xué)研究規(guī)劃青年基金項(xiàng)目“‘魂系歷史主義’的檔案元數(shù)據(jù)核心集的構(gòu)建研究”（項(xiàng)目編號(hào)：15YJC870007）階段性研究成果。

［1］［5］［10］呂元智.數(shù)字檔案資源知識(shí)“關(guān)聯(lián)”組織研究［J］.檔案學(xué)研究，2012（6）：44-47.

［2］石華.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)：檔案行業(yè)的新機(jī)遇［A］//創(chuàng)新：檔案與文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)——2014年全國(guó)檔案工作者年會(huì)優(yōu)秀論文集［C］.北京：中國(guó)文史出版社，2014：242.

［3］田偉，韓海濤.發(fā)揮檔案元數(shù)據(jù)核心集作用推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)［J］.檔案，2016（6）：7.

［4］黃永文，岳笑，劉建華.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)應(yīng)用的體系框架及構(gòu)建關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)應(yīng)用的建議［J］.現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)技術(shù)，2011（9）：7

［6］［7］張旭潔.事件本體構(gòu)建中幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題的研究［D］.上海大學(xué)，2012.13.

［8］［9］徐真.面向?qū)ο蟮臅r(shí)空數(shù)據(jù)模型研究［D］.山東科技大學(xué)，2007.13-15.

任天琪，女，天津城建大學(xué)辦公室綜合檔案室主任，館員，主要研究方向?yàn)闄n案管理。

Research on the Internal Elements and Relationships of Archives Metadata Core Set

Ren Tianqi
（Archives of Tianjin ChengJian University，Tianjin，300384）

Modern archives management work trend all digital management.Under this background，digital technology has created an excellent condition for the ultimate function of recording history.But today，a variety of file management system is not to achieve this purpose.In

Archives Metadata Core Set；Associated Data；Association Relation；Intergration of Archival Resources；Archives Management System

G270.7

? this paper，we use the"associated data"analysis to find out the internal elements of the archival metadata core set，and establish the relationship between the elements.Use these relations to establish a real history of the appearance of the file management system.