劉崢鵬+劉琳娜

會(huì)議活動(dòng)組織得多了，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)，出錯(cuò)的經(jīng)常是那些“想當(dāng)然”的地方。比如，籌備過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，“想當(dāng)然”地認(rèn)為有人解決；籌備過(guò)程中有關(guān)方面提出要求時(shí)，“想當(dāng)然”地全盤接受；實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)疑問(wèn)時(shí)，“想當(dāng)然”地任其發(fā)展。這些情況難免導(dǎo)致差錯(cuò)和失誤。只有用非常謹(jǐn)慎的態(tài)度，“較真”到底，才能保證會(huì)議的順利進(jìn)行。這里跟大家分享幾個(gè)案例。

案例一：前幾年，市里的季度工作會(huì)要求現(xiàn)場(chǎng)直播。第一次籌備時(shí)，我們就想到如果會(huì)議期間停電怎么辦。當(dāng)時(shí)有關(guān)部門都說(shuō)沒(méi)事，有備用電源，短時(shí)間內(nèi)就可以切換。但牽頭領(lǐng)導(dǎo)繼續(xù)追問(wèn)：“‘短時(shí)間到底是多久？”這一問(wèn)，沒(méi)人回答了。供電公司實(shí)地查看后才發(fā)現(xiàn)備用線路根本就沒(méi)接上，即使有發(fā)電車也供不上電。為此，牽頭領(lǐng)導(dǎo)召集有關(guān)部門進(jìn)行專題研究，越研究發(fā)現(xiàn)問(wèn)題越多：即便備用線路接上了，轉(zhuǎn)換也要十幾分鐘，想要快速供電必須對(duì)線路進(jìn)行改造，而改造成功后，轉(zhuǎn)換也需要3至5分鐘。所以后來(lái)的會(huì)議直播采用了延后播出的方式，為萬(wàn)一停電留出了轉(zhuǎn)換時(shí)間。另外，電視臺(tái)還準(zhǔn)備了一組短片和標(biāo)語(yǔ)，以便在線路轉(zhuǎn)換不過(guò)來(lái)時(shí)備播。

案例二：某次籌備與外商的會(huì)見(jiàn)活動(dòng)，前期溝通時(shí)，外商提出會(huì)談內(nèi)容涉及商業(yè)敏感話題，新聞媒體不能參加，因此活動(dòng)方案是按照媒體不參加的情況擬定的，領(lǐng)導(dǎo)也已經(jīng)簽批。但就在外商到達(dá)的前一天，突然有人提出，之前某個(gè)活動(dòng)因?yàn)闆](méi)有新聞媒體參加，無(wú)法達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)提出的保留照片等資料的要求，導(dǎo)致工作被動(dòng)。我們重新審視這次會(huì)見(jiàn)，感覺(jué)對(duì)方不讓新聞媒體參加的主要原因可能是不想對(duì)外宣傳報(bào)道。我們?cè)俅闻c外商溝通，對(duì)方表示確實(shí)是出于此種考慮，忽略了留存資料的問(wèn)題，感謝我們的提醒。我們將溝通情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)并經(jīng)同意后，及時(shí)通知新聞媒體參加，并強(qiáng)調(diào)僅作資料留存不作相關(guān)報(bào)道。

案例三：某次召開全市性會(huì)議，主持領(lǐng)導(dǎo)一人，發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)四人。第二位發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)開始講話時(shí)，音控室的工作人員突然問(wèn)我們：“有幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)需要講話啊？話筒可是只能同時(shí)開三個(gè)?！甭?tīng)后大家都有些懵了，以前在這個(gè)會(huì)場(chǎng)開會(huì)從未出現(xiàn)過(guò)這種情況。還是科長(zhǎng)臨場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)豐富，他迅速了解了會(huì)場(chǎng)情況：一是主持領(lǐng)導(dǎo)和前兩位發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的話筒都沒(méi)有關(guān)閉；二是我們手頭沒(méi)有主持詞，只知道有哪些領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，不確定發(fā)言順序；三是會(huì)議正在進(jìn)行，已經(jīng)無(wú)法告知每位領(lǐng)導(dǎo)；四是目前發(fā)言的第二位領(lǐng)導(dǎo)和接下來(lái)發(fā)言的其中一位分別坐在主席臺(tái)東、西兩側(cè)。為此，三名工作人員做了兩手準(zhǔn)備，一位向有關(guān)人員電話詢問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的順序；另兩位分坐臺(tái)下兩側(cè)，注意聽(tīng)主持領(lǐng)導(dǎo)講話，確定下一位發(fā)言的領(lǐng)導(dǎo)，如果電話反饋不及時(shí)，可根據(jù)情況上臺(tái)關(guān)閉或打開領(lǐng)導(dǎo)面前的話筒。結(jié)果不錯(cuò)，沒(méi)有出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)話筒不響的情況。

每一次會(huì)議活動(dòng)都是“現(xiàn)場(chǎng)直播”，無(wú)論在籌備階段還是在實(shí)施階段，都不允許有任何的“想當(dāng)然”。如果在籌備過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)解決、不留隱患；如果有關(guān)方面提出要求，應(yīng)勤于溝通、妥善應(yīng)對(duì)；如果實(shí)施中出現(xiàn)突發(fā)狀況，應(yīng)沉著冷靜、積極補(bǔ)救。唯有如此，才能把服務(wù)做到位，事后不留遺憾。

（摘自《秘書工作》）endprint