文/廣東省輸變電工程公司　蘇珊珊

風(fēng)險管理視角下的電子檔案數(shù)據(jù)遷移探究

文/廣東省輸變電工程公司蘇珊珊

筆者通過應(yīng)用風(fēng)險管理理念與方法，對電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作中存在的“風(fēng)險因素”從管理層和技術(shù)層兩個層面、從法規(guī)政策、組織機構(gòu)、參與人員、實施方案、遷移方法、軟硬件設(shè)備和電子檔案本身七個方面進(jìn)行識別與分析，進(jìn)而提出風(fēng)險預(yù)控的相關(guān)措施，以期能夠避免或降低電子檔案數(shù)據(jù)遷移導(dǎo)致的損失。

風(fēng)險管理；電子檔案；數(shù)據(jù)遷移

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案數(shù)量正呈幾何倍數(shù)增長，然而這些數(shù)量巨大的電子檔案也面臨著技術(shù)發(fā)展帶來的軟硬件系統(tǒng)優(yōu)化升級、物理存儲載體失效、文件格式變化等因素的威脅與挑戰(zhàn)，電子檔案的長期保存正越來越受到人們的關(guān)注與重視。相較于保存軟硬件技術(shù)、更新、仿真、封裝等方法，數(shù)據(jù)遷移無論是在管理成本還是在技術(shù)應(yīng)用方面均具有較為明顯的優(yōu)勢，因而成了目前主流的電子檔案長期保存技術(shù)。

風(fēng)險管理作為一門專業(yè)的管理理論與方法，強調(diào)通過采取預(yù)防手段來避免或降低風(fēng)險損失，現(xiàn)已在電子文件與檔案管理領(lǐng)域得到了一定的理論探討與實踐應(yīng)用。鑒于此，筆者從風(fēng)險管理的視角出發(fā)，對電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作進(jìn)行了一些探究，以期能夠?qū)ζ鋵嵺`工作有所裨益。

一、風(fēng)險管理視角下的電子檔案數(shù)據(jù)遷移概述

所謂電子檔案數(shù)據(jù)遷移是指將源系統(tǒng)中的電子檔案向目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程，既包括了存儲環(huán)境的改變，也包括了應(yīng)用技術(shù)的更新。

在本文中，筆者通過應(yīng)用風(fēng)險管理理念與方法，對電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作中存在的“風(fēng)險因素”進(jìn)行識別與分析，進(jìn)而提出風(fēng)險預(yù)控的相關(guān)措施，以期能夠避免或降低電子檔案數(shù)據(jù)遷移導(dǎo)致的損失。

二、電子檔案數(shù)據(jù)遷移風(fēng)險因素識別

電子檔案數(shù)據(jù)遷移既是一項管理性的工作，也是一項技術(shù)性的工作。為保障該項工作的順利進(jìn)行與有效開展，筆者認(rèn)為有必要從管理層和技術(shù)層兩個層面的電子檔案數(shù)據(jù)遷移進(jìn)行風(fēng)險識別。其中管理層的風(fēng)險因素包括了法規(guī)政策、組織機構(gòu)、參與人員和實施方案四項內(nèi)容，技術(shù)層的風(fēng)險因素包括了遷移方法、軟硬件設(shè)備和電子檔案本身三項內(nèi)容。

（一）管理層面的風(fēng)險

1.法規(guī)政策。從宏觀層面而言，法規(guī)政策既是一種宏觀指引，也是國家或行業(yè)層面的一種約束與規(guī)范。然而，遍歷國家電子文件與電子檔案管理的相關(guān)法規(guī)政策，除了對數(shù)字檔案館建設(shè)、數(shù)字檔案室建設(shè)、檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)、電子文件接收與歸檔、檔案數(shù)字化工作等方面有相關(guān)明確規(guī)定之外，電子檔案數(shù)據(jù)遷移卻鮮有提及。電子檔案數(shù)據(jù)遷移的原則、目標(biāo)、工作步驟、技術(shù)方案、驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，仍停留在學(xué)術(shù)理論探討層面，缺乏國家或行業(yè)層面的明確規(guī)范與科學(xué)指引。這就在客觀上造成了電子檔案數(shù)據(jù)遷移實踐工作缺少了相應(yīng)的制度依據(jù)與法律支撐，也使得電子檔案數(shù)據(jù)遷移實踐工作存在較大的自由裁量空間與風(fēng)險。

2.組織機構(gòu)。電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作不是檔案部門的一己之責(zé)，它需要由檔案部門與信息部門共同組建相應(yīng)的遷移工作管理機構(gòu)，將相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人以及具體業(yè)務(wù)人員納入其中，明確其各自的職責(zé)與任務(wù)，在建立相應(yīng)責(zé)任追究制度的同時，也要建立彼此間良好的互動協(xié)作機制，以此來推動電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作的順利開展。如若缺少了檔案部門的參與，則遷移工作成果難以滿足業(yè)務(wù)需求；如若缺少了信息部門的參與，則遷移工作的目標(biāo)與要求難以有效實現(xiàn)；如若缺少了兩者之間的互助協(xié)作，則遷移工作難以順利完成。不難發(fā)現(xiàn)，組織有效、責(zé)任明確、協(xié)作良好的電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作管理機構(gòu)在其實踐工作中起到了核心的作用。

3.參與人員。參與人員是電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作的主體，也是活的靈魂，其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平高低都將對遷移工作質(zhì)量造成直接影響。例如，檔案管理人員未能準(zhǔn)確把握存儲載體的使用壽命，未對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的遷移，將直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失；再如，信息技術(shù)人員不了解現(xiàn)有數(shù)據(jù)遷移技術(shù)狀況，采用即將淘汰或過時的遷移技術(shù)，則將直接對遷移的電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量造成影響。在實際工作中，電子檔案的數(shù)據(jù)遷移工作不僅僅有本單位檔案人員和信息人員的參與，而且還有外部專業(yè)力量的指導(dǎo)與協(xié)助。在此過程中，如何保障電子文件的安全、保密也是需要著重考慮的問題。此外，對于電子檔案數(shù)據(jù)量大、遷移工作周期長的項目而言，人員變動頻繁、工作交接不暢極易造成項目進(jìn)度的滯后，因而人員的流動性風(fēng)險也是不可忽視的重要因素。

4.實施方案。從微觀層面而言，電子檔案數(shù)據(jù)遷移方案是某機構(gòu)開展電子檔案數(shù)據(jù)遷移實施工作的重要標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)指引。有無遷移方案、其內(nèi)容是否涵蓋整個電子檔案數(shù)據(jù)遷移全生命周期、各項業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置是否科學(xué)合理、是否考慮了成本與延期問題等內(nèi)容，都將對其實施工作的開展有著重要的影響。在缺少宏觀指引的前提下，某機構(gòu)在開展電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作時，如若缺少遷移方案，數(shù)據(jù)遷移工作則如同離繩之箏、難以控制，遷移成果質(zhì)量也難以得到保障；如若遷移方案缺少某方面的考慮或者考慮問題不夠恰當(dāng)，則極易造成遷移工作進(jìn)度的滯后與成果的失效。

（二）技術(shù)層面的風(fēng)險

1.遷移方法。常用的遷移方法主要有利用數(shù)據(jù)管道、數(shù)據(jù)窗口、動態(tài)SQL語言、Delphi的Borland數(shù)據(jù)引擎、Oracle的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具等。但在實際工作中，這些遷移方法并不是隨意采用的，各種遷移方法的適用范圍、對數(shù)據(jù)對象的要求、對數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的要求均不一樣，具體操作時也是各有利弊。如果對現(xiàn)有電子檔案數(shù)據(jù)及其存儲系統(tǒng)、設(shè)備不加分析、盲目套用某種遷移方法，數(shù)據(jù)遷移時則易出現(xiàn)不適用、難推進(jìn)的情況。例如，利用動態(tài)SQL語言可以實現(xiàn)異構(gòu)型關(guān)系數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)遷移，適用于檔案管理信息系統(tǒng)升級改造或替換時的電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作。由于它的語法比較規(guī)則，對整體數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移時具有較好的靈活性，但是這種方法的實現(xiàn)比較困難，因為SQL語言遷移時是以字符串形式存入到變量中，而源檔案管理系統(tǒng)中并非所有字段為字符型，還有數(shù)值型、布爾型等，如何解決這些字段的順利遷移就成了該遷移方法必須解決的重要問題。

2.軟硬件設(shè)備。電子檔案數(shù)據(jù)遷移所涉及的軟硬件設(shè)備主要包括了電子檔案管理系統(tǒng)、終端計算機、電子檔案存儲設(shè)備、電子檔案數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器等，這些軟硬件設(shè)備相較于存放于庫房中的紙質(zhì)檔案而言，更容易受到外界的影響和破壞，因而在電子檔案數(shù)據(jù)遷移過程中更易發(fā)生風(fēng)險事故。例如，源/目標(biāo)電子檔案管理系統(tǒng)的自身缺陷和人為操作不當(dāng)、遭受雷擊等自然災(zāi)害等都將造成遷移過程中的電子檔案管理系統(tǒng)的故障，造成遷移工作的突然中斷和電子檔案數(shù)據(jù)的丟失；再如，電子檔案存儲設(shè)備相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體而言，保存時間更短，當(dāng)存儲設(shè)備質(zhì)量偏低或保管環(huán)境發(fā)生變化時，都將對電子檔案數(shù)據(jù)遷移時機的把握造成影響，如若在存儲載體失效后再提出電子檔案數(shù)據(jù)遷移申請，將極大增加遷移難度和工作任務(wù)，甚至是直接造成重要電子檔案數(shù)據(jù)的滅失。

3.電子檔案。電子檔案是數(shù)據(jù)遷移工作的對象，其數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可靠性是衡量遷移工作的重要指標(biāo)。在正式遷移前，業(yè)務(wù)部門與信息部門是否對現(xiàn)有電子檔案數(shù)據(jù)數(shù)量、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評估，直接影響到了數(shù)據(jù)遷移方法、策略的選擇和遷移進(jìn)程的推進(jìn)。在實際工作中，多數(shù)據(jù)源之間的相互依賴性往往要到實際遷移過程中才會逐步引起重視，經(jīng)常在遷移過程中發(fā)現(xiàn)一個全新數(shù)據(jù)源需要遷移，這也是經(jīng)常延誤進(jìn)程的重要原因。在遷移過程中，電子檔案及其背景信息、元數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)內(nèi)容是否泄密，都是需要重視的問題，特別是委托外部專業(yè)機構(gòu)開展具體遷移工作時，對電子檔案數(shù)據(jù)數(shù)量、質(zhì)量的審核與安全、保密問題尤其要引起重視。

三、電子檔案數(shù)據(jù)遷移風(fēng)險分析

風(fēng)險分析就是對影響電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作順利開展的風(fēng)險因素進(jìn)行分析，根據(jù)“風(fēng)險因素誘發(fā)風(fēng)險事故，風(fēng)險事故導(dǎo)致風(fēng)險損失”的理念，筆者認(rèn)為可以“風(fēng)險事故造成的損失程度”和“風(fēng)險事故的發(fā)生概率”兩個維度進(jìn)行分析。具體計算公式如下：

其中，各項風(fēng)險事故的損失程度按照風(fēng)險事故發(fā)生后對電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作順利開展的影響程度、破壞程度等方面進(jìn)行評估，數(shù)值越大，損失越大，數(shù)值越小，損失越小，各風(fēng)險事故損失程度之和要求為100；風(fēng)險事故的發(fā)生概率根據(jù)實際可能發(fā)生的頻率大小進(jìn)行估算，發(fā)生概率在0%～100%之間。

各單位在電子檔案數(shù)據(jù)遷移的工作中，可以根據(jù)本單位的實際情況，結(jié)合筆者所提及的各類風(fēng)險因素對本單位可能發(fā)生的風(fēng)險事故進(jìn)行逐一梳理，并對其發(fā)生概率進(jìn)行估算，最后得到一個具體量化的風(fēng)險值。對照下表可以判斷本單位電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作的風(fēng)險情況及其現(xiàn)階段是否進(jìn)行遷移。

四、電子檔案數(shù)據(jù)遷移預(yù)控管理措施

風(fēng)險管理理念不僅要求對風(fēng)險因素進(jìn)行識別和對風(fēng)險事故及其發(fā)生概率進(jìn)行分析與評估，而且還要求通過采取相應(yīng)措施來實現(xiàn)避免或降低風(fēng)險損失的目的。電子檔案數(shù)據(jù)遷移預(yù)控管理措施包括以下幾個方面：

（一）建章立制，統(tǒng)籌規(guī)劃。所謂沒有規(guī)矩不成方圓，電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作應(yīng)通過建章立制予以規(guī)范與約束。在國家、行業(yè)層面，有必要借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的遷移實踐經(jīng)驗、參考檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化工作制定相關(guān)指引，明確各相關(guān)責(zé)任方的安全管理職責(zé)和各種設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、場所及遷移成果移交等方面的安全管理要求；在具體實施單位層面，有必要根據(jù)本單位的實際情況對本單位電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定具體的實施方案，將電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作進(jìn)行全生命周期的管理，明確遷移準(zhǔn)備、遷移實施以及遷移驗證各環(huán)節(jié)的工作要求，建立責(zé)任追究制度，以確保電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作有理可依、有據(jù)可尋。

（二）建立組織，落實責(zé)任。電子檔案遷移工作是一項管理性與技術(shù)性并重的工作，它既需要領(lǐng)導(dǎo)層面的重視與支持，也需要業(yè)務(wù)、技術(shù)人員的開展與落實，因而有必要成立臨時工作小組將相關(guān)人員納入其中，具體應(yīng)包括分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人以及具有較強業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能的人員等。通過這種組織機構(gòu)的形式來明確各方職責(zé)與義務(wù)，強化遷移工作過程記錄與交接管理，降低人員安全保密性與流動性風(fēng)險，保障電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作方案予以推進(jìn)與落實。值得說明的是，在實際工作中，該組織形式可以是開放式的，各成員不需要全程集中在某一固定地點開展電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作，只需要在承擔(dān)相應(yīng)任務(wù)時聚集在一起即可，其他時間仍然可以開展自身其他工作，這種形式可以大大提升其實際可操作性。

（三）全程管理，注重細(xì)節(jié)。電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作大致可分為遷移準(zhǔn)備、遷移實施以及遷移驗證三個階段。為了保障各環(huán)節(jié)能夠有條不紊的開展，筆者認(rèn)為有必要對電子檔案數(shù)據(jù)遷移工作進(jìn)行全生命周期的管理。

在遷移準(zhǔn)備階段，檔案部門需要從檔案業(yè)務(wù)角度出發(fā)，對本單位現(xiàn)有電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)量檢查與質(zhì)量核查，適宜地提出數(shù)據(jù)遷移申請，明確數(shù)據(jù)遷移要求與驗收標(biāo)準(zhǔn)，并合理規(guī)劃數(shù)據(jù)備份工作；信息部門需要從信息技術(shù)角度出發(fā)，對本單位電子檔案數(shù)據(jù)及其結(jié)構(gòu)、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等現(xiàn)狀進(jìn)行充分調(diào)研，并結(jié)合本單位實際情況對現(xiàn)有市面上的遷移技術(shù)進(jìn)行詳細(xì)分析，進(jìn)而解決電子檔案數(shù)據(jù)遷移技術(shù)方法、軟硬件設(shè)備等技術(shù)性問題，并做好數(shù)據(jù)災(zāi)備與應(yīng)急工作。

在遷移過程中，要建立定期檢查、及時糾偏的工作機制。定期檢查電子檔案數(shù)據(jù)遷移各環(huán)節(jié)工作是否落實到位，檢查電子檔案數(shù)據(jù)遷移成果是否安全有效，檢查各環(huán)節(jié)參與人員是否履職盡責(zé)，盡可能降低或避免重大遷移偏差造成的延期損失。此外，在面對大批量電子檔案數(shù)據(jù)時，還應(yīng)根據(jù)內(nèi)容的重要程度與需遷移的緊急程度做一次優(yōu)先級的評估與劃分，并根據(jù)其優(yōu)先級進(jìn)行分批次遷移，對于內(nèi)容重要、緊急程度高的電子檔案數(shù)據(jù)實施優(yōu)先遷移。這既能避免大批量一次性遷移工作對人員與軟硬件設(shè)備造成負(fù)擔(dān)與壓力，又能有效保障重要、緊急數(shù)據(jù)能夠優(yōu)先得到妥善處置。

在遷移驗證過程中，要堅持人機雙校、閉環(huán)管理的原則。通過開發(fā)或購買相應(yīng)的計算機校驗程序?qū)θ窟w移成果進(jìn)行初步校驗，再通過管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)管理需求對重點數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查。對于驗證中發(fā)現(xiàn)的問題，做到“發(fā)現(xiàn)問題—分析問題—解決問題”閉環(huán)管理，降低二次遷移風(fēng)險、提升再次遷移數(shù)據(jù)成果質(zhì)量。

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