張懿鳴

用電話進(jìn)行工作是一門(mén)藝術(shù)，運(yùn)用得好，工作便如魚(yú)得水、如虎添翼。

細(xì)節(jié)是成功之源

本世紀(jì)初，我工作的第一個(gè)崗位是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)當(dāng)文書(shū)。

交接工作時(shí)，前任文書(shū)給我反復(fù)交代，要注意細(xì)節(jié)，不放過(guò)每一個(gè)來(lái)電和去電。

有一次，晚上11點(diǎn)多，上級(jí)來(lái)了一個(gè)緊急電話通知，要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)參加緊急會(huì)議。

忙亂中我四處找筆，好不容易找到筆后，只顧記錄通知內(nèi)容，沒(méi)有記下對(duì)方聯(lián)系號(hào)碼。那時(shí)的電話機(jī)又沒(méi)有來(lái)電顯示，我也沒(méi)有再次核對(duì)。

哪知道無(wú)巧不成書(shū)，電話通知里的會(huì)議地點(diǎn)“水利賓館會(huì)議室”被我記成了“水利局會(huì)議室”，結(jié)果參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)檫t到受了批評(píng)。

事后，我真正感受到了前任文書(shū)所說(shuō)的“細(xì)節(jié)決定成敗”的重要性。

從那以后，在收發(fā)通知時(shí)我養(yǎng)成了幾個(gè)習(xí)慣：一是記錄本與筆隨時(shí)放在觸手可及之處；二是無(wú)論來(lái)電、去電，均將對(duì)方姓名、職務(wù)、號(hào)碼等記錄在冊(cè)，確保能及時(shí)溝通；三是對(duì)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等重點(diǎn)要素與通話人進(jìn)行二次復(fù)核，確保無(wú)誤。

禮節(jié)是待人之本

幾年后，我到了更高平臺(tái)上工作，電話聯(lián)系工作的情況更多了。

無(wú)論是對(duì)上還是對(duì)下電話聯(lián)系，我要求自己一定要吐字清晰、文明用語(yǔ)。一個(gè)聲音清晰悅耳、吐字清脆的電話溝通，能給對(duì)方留下好印象。

這么多年來(lái)，我養(yǎng)成的通話習(xí)慣是，無(wú)論是接電話還是打電話，在稱呼對(duì)方后都主動(dòng)自報(bào)家門(mén)，一般都是用單位名稱加上自己的姓名。

事實(shí)證明，這樣能讓對(duì)方第一時(shí)間獲得重要的信息，遇到對(duì)方一時(shí)找不到記錄本和筆等情況時(shí)，一定要耐心等待。

做一個(gè)懂禮節(jié)的人，有禮有節(jié)能幫助你不斷提高個(gè)人形象和工作水平。

慎思是提升之基

一次，我在電話里通知會(huì)議時(shí)，對(duì)方單位有兩位工作人員都姓王，我記錄時(shí)只記下了王姓工作人員接收通知。

后來(lái)這個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)來(lái)參會(huì)，倒查時(shí)找到兩個(gè)王姓工作人員，都表示沒(méi)有接到通知。由于當(dāng)時(shí)沒(méi)有記錄全名，查而無(wú)果。

從此，我收發(fā)電話通知都會(huì)記錄職務(wù)和全名。

我在實(shí)踐中還總結(jié)出一些小經(jīng)驗(yàn)。例如，通知領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)時(shí)要將相關(guān)的會(huì)議情況爛熟于心，做到隨問(wèn)隨答，還盡量將會(huì)議材料放在手邊，以防領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)有關(guān)情況；通知到下級(jí)單位時(shí)盡可能提醒對(duì)方提前入場(chǎng)和會(huì)議注意事項(xiàng)，詢問(wèn)是否需要安排食宿；電話中提及的一些素材和數(shù)據(jù)，盡量讓對(duì)方通過(guò)傳真、電子郵件或紙質(zhì)文件的方式報(bào)送，以便保存和有據(jù)可查。

做一個(gè)慎思的人，及時(shí)總結(jié)才會(huì)不走老路、錯(cuò)路和彎路。

真誠(chéng)是交往之橋

遇到突發(fā)事件或急事，需要立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)、通知部門(mén)時(shí)，我的體會(huì)是，以誠(chéng)待人、誠(chéng)心謀事。

想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急，同時(shí)也適用于你的電話通知對(duì)象。

遇到突發(fā)事件或急事時(shí)，盡管時(shí)間緊，但是報(bào)告前的準(zhǔn)備工作一定要充分，特別是事情發(fā)生的具體情況要力求準(zhǔn)確、全面、及時(shí)。

同時(shí)，平時(shí)工作中注意收集相關(guān)資料，針對(duì)這些突發(fā)情況，按照處置流程總結(jié)自己的處置規(guī)程，這樣才會(huì)忙而不亂、忙而不雜。

例如，有一次，我在通知衛(wèi)生局主要領(lǐng)導(dǎo)處置一個(gè)突發(fā)事件時(shí)，不但詳細(xì)介紹了事情的有關(guān)情況，還把相關(guān)的處置規(guī)定和涉及的部門(mén)進(jìn)行了梳理提示，為這位領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間決策提供了參考，事后這位領(lǐng)導(dǎo)還專門(mén)來(lái)與我交流、談心。

在與平級(jí)部門(mén)的工作溝通中，盡量能提供工作事項(xiàng)的原由和事情背景，以便對(duì)方能盡快進(jìn)入角色，從而更好地配合工作。

（摘編自《領(lǐng)導(dǎo)之友》）