伍立鋒 楊麗娟 吳月仙

新版的《中華人民共和國食品安全法》于2015年10月1日正式實施，這部史上最嚴(yán)的食品安全法也將整個食品行業(yè)推上新臺階。隨著人民文化水平的提高及法律意識的逐步增強，對食品質(zhì)量與安全的要求也逐步提高，而食品檢驗機構(gòu)擔(dān)任著食品質(zhì)量與安全技術(shù)支撐的角色，其重要性尤為突顯，食品檢驗機構(gòu)檢驗工作的第一環(huán)節(jié)就是合同評審，也是控制整個食品檢驗機構(gòu)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。如何做好食品檢驗機構(gòu)合同評審工作，根據(jù)筆者工作經(jīng)驗提出自己的一些看法。

編制委托合同書

為了更完整的反應(yīng)客戶需求，設(shè)計一份完整的委托合同書是整個合同評審的前提條件。委托合同書內(nèi)容要盡量的詳細(xì)，包括檢驗的性質(zhì)、報告形式、委托方信息、樣品信息、檢測項目和技術(shù)要求、申請的檢測方法、時間、要求、簽字確認(rèn)、費用、是否分包、報告領(lǐng)取方式等信息，以便明確雙方責(zé)任及合同的順利履行。

合同評審人員的要求

承擔(dān)食品檢驗機構(gòu)的合同評審人員應(yīng)具備一定專業(yè)知識，熟悉本機構(gòu)的各個檢驗科室的檢驗資質(zhì)、檢驗?zāi)芰?，并?jīng)過考核授權(quán)后才能上崗，合同評審人員是實施合同評審的必要條件，應(yīng)具備以下素質(zhì)：①善于溝通、有效傾聽，具有高度服務(wù)意識。②具有較強的法律意識并掌握相關(guān)的法律法規(guī)。③熟悉食品檢驗機構(gòu)檢測標(biāo)準(zhǔn)方法及流程。④具有廣泛的專業(yè)知識，對檢驗結(jié)果、意見、和解釋具有一定的專業(yè)判斷力。⑤積極獲取工作領(lǐng)域相關(guān)信息，補充更新已有知識庫。

制定和實施合同評審程序

《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》4.6“合同評審”條款及ISO/IEC17025：2005《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》4.4條款要求“實驗室應(yīng)建立和保持評審客戶要求、標(biāo)書和合同程序?！保称窓z驗機構(gòu)應(yīng)制定符合本機構(gòu)實際情況的合同評審程序。

合同評審程序首先是對委托方的接待，在接待過程中充分了解委托方的檢驗?zāi)康募八蜋z樣品的相關(guān)情況，在樣品滿足檢驗要求的情況下指導(dǎo)委托方填寫委托合同書再對委托合同進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括：①評審應(yīng)明確委托方的要求，收集委托方與檢驗的相關(guān)信息，包括檢驗所使用的方法、判定標(biāo)準(zhǔn)等文件是否雙方都能夠接受并理解。②評審本機構(gòu)是否有能力和資源滿足委托方要求，并選擇能滿足委托方要求且適當(dāng)?shù)臋z驗方法。③評審合同中關(guān)于法律法規(guī)、技術(shù)細(xì)節(jié)、費用及繳納方式、樣品檢畢后的處理方式、報告交付時間和方式等內(nèi)容應(yīng)得到檢驗科室與委托方雙方的同意。④評審合同設(shè)計分包項目時，評審內(nèi)容要包含所有分包工作，并對合同的偏離均應(yīng)及時通知委托方。⑤合同簽訂后，如果在執(zhí)行合同中發(fā)現(xiàn)需要修改變更，應(yīng)對重新修改變更的合同內(nèi)容進(jìn)行評審，并將修改內(nèi)容通知所有受影響的相關(guān)人員。

實施過程中的要點及風(fēng)險控制

在實施合同評審中，法律責(zé)任、技術(shù)能力、樣品信息、分包要求、合同變更、保密要求都是不可忽視的要點。對上述要點進(jìn)行嚴(yán)格的風(fēng)險控制，也將為后續(xù)順利開展的檢驗工作提供了保障。

法律責(zé)任要求合同評審人員應(yīng)就合同的合法性、合同中信息的真實性進(jìn)行審核。首先要對委托方身份進(jìn)行確認(rèn)，避免一些別有目的的人員冒充企業(yè)負(fù)責(zé)人或執(zhí)法部門送檢，導(dǎo)致報告發(fā)出后對社會及個人產(chǎn)生不良影響，其次要在合同中寫上“食品檢驗機構(gòu)僅對來樣負(fù)責(zé)”，以免被誤讀成對同批次及產(chǎn)品或同類產(chǎn)品負(fù)責(zé)。

技術(shù)能力方面主要是針對委托方申請的檢測項目及方法檢驗機構(gòu)的資質(zhì)能力是否已經(jīng)覆蓋，機構(gòu)是否具備了必要的物力、人力和信息資源，能否按合同規(guī)定時限內(nèi)完成任務(wù)。

樣品信息中樣品名稱、包裝規(guī)格、數(shù)量、商標(biāo)、等級、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、貯存方法等都要填寫清楚，盡量避免因樣品信息不全引起的質(zhì)量事故。

分包要求主要對分包項目進(jìn)行對口調(diào)查，確認(rèn)分包方的能力與資格，優(yōu)選出分包實驗室名單并與其協(xié)商分包事宜，確保分包方有能力按規(guī)定時間提供分包結(jié)果以便告知客戶。

合同變更應(yīng)注意的問題是要對變更后的合同重新進(jìn)行評審，對修改內(nèi)容逐條記錄并第一時間通知相關(guān)人員，防止出現(xiàn)溝通不暢給雙方造成不必要的損失。

對客戶所提供的信息及檢驗結(jié)果進(jìn)行保密，尤其是對不合格的檢驗報告應(yīng)嚴(yán)格遵守保密原則，避免因泄密使委托方遭受名譽及其他方面的損失。

合同評審記錄的保存與歸檔

記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。合同評審記錄的保存與歸檔是合同評審后管理的一個重要環(huán)節(jié)。合同評審記錄應(yīng)及時分類及按時間進(jìn)行保存歸檔并保密，如果出現(xiàn)合同補充或者修改的情況，也應(yīng)及時對原合同評審記錄進(jìn)行補充并標(biāo)注，以便日后上級部門及相關(guān)人員查閱。

討論

合同評審環(huán)節(jié)是食品檢驗機構(gòu)獲取外部信息的關(guān)鍵途徑，也是規(guī)避可能出現(xiàn)質(zhì)量風(fēng)險的重要步驟，我們應(yīng)該重視并識別風(fēng)險，嚴(yán)格執(zhí)行制定的合同評審程序，使食品檢驗機構(gòu)在給客戶提供高質(zhì)量服務(wù)的同時，維護(hù)自身利益，把質(zhì)量隱患控制在最低點，這樣才能不斷提升食品檢驗機構(gòu)在社會的聲譽并發(fā)揮其技術(shù)支撐功能，為保障廣大人民群眾及客戶需求提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位：海南省食品檢驗檢測中心）