李林信（中國水利水電第十工程局有限公司，四川　成都　610072

京滬高速鐵路建設(shè)項目竣工檔案編制工作的體會

李林信
（中國水利水電第十工程局有限公司，四川成都610072

對于施工單位來說，檔案管理工作是項目管理的一項重要而最關(guān)鍵的內(nèi)容。筆者親自參與京滬高速鐵路項目竣工檔案的收集、分類、編目、組卷和排架等竣工檔案的編制工作。現(xiàn)將在竣工檔案編制工作中的幾點體會與心得進(jìn)行總結(jié)，為以后項目科技檔案管理相關(guān)人員參考。

京滬高速鐵路 竣工檔案編制 管理體會

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，項目管理工作的不斷提升，檔案管理工作已趨于信息化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化和規(guī)范化。對于京滬高速鐵路是我國第一條具有世界先進(jìn)水平的高速鐵路，是世界上一次建成線路最長、標(biāo)準(zhǔn)最高的高速鐵路，也是我國建國以來繼三峽工程之后的又一次投資規(guī)模最大的建設(shè)項目。項目竣工檔案管理的編制與管理工作更是要求具有完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、及時性，竣工檔案不僅僅是項目在建設(shè)過程中的真實記錄，而且是項目施工進(jìn)度過程控制、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本控制、安全文明施工及合同管理等部分的重要依據(jù)和指導(dǎo)，是項目施工的直接成果之一，因而提高竣工檔案編制工作已成為工程項目檔案管理工作中一個值得重視的重要部分。

1　項目竣工檔案特點

1.1竣工檔案編制依據(jù)

1.1.1依據(jù)國家相關(guān)規(guī)范

為實現(xiàn)檔案實體管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，使檔案資源和檔案信息管理工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，并更加有效地為項目“建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營三位一體”管理服務(wù)，根據(jù)項目職能活動特點和檔案構(gòu)成實際，依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》【2004】4號、《鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交辦法》（辦檔 【2002】8號）、《鐵路客運專線竣工驗收暫行辦法》（鐵建設(shè) 【2007】183號）、《鐵路建設(shè)項目竣工驗收交接辦法》（鐵建設(shè) ［2001］117號）、《鐵路歸檔文件整理細(xì)則》（辦檔 【2003】14號）、《鐵路建設(shè)項目資料管理規(guī)程》（TB10443-2010）及其他有關(guān)規(guī)定。

1.1.2結(jié)合項目文件構(gòu)成實際情況

京滬高速鐵路項目竣工檔案編制工作除了參照國家相關(guān)規(guī)范，主要依據(jù)業(yè)主單位編制的“關(guān)于印發(fā)《京滬高速鐵路股份有限公司竣工文件編制立卷歸檔管理辦法》（暫行）的通知【2010】19號”和施工單位編制的“京滬高速鐵路項目管理文件制度”。

1.2項目竣工檔案編制要求

項目竣工檔案有其自身的特殊性，一方面必須如實反映項目施工的整個過程，不能有任何增加、減少、遺漏和更改；同事又要對其進(jìn)行精心組織，規(guī)范歸檔制度，科學(xué)分類，以便于今后工程使用過程中查詢、檢索和編研。因此，對于項目竣工檔案編制工作總體目標(biāo)要求是應(yīng)保證項目竣工檔案的“內(nèi)在質(zhì)量，注重提高外在品質(zhì)”，進(jìn)而進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

京滬高速鐵路項目文件在歸檔方式上采用物理歸檔，在歸檔時間上采用定期歸檔和實時歸檔相結(jié)合。京滬高速鐵路項目竣工檔案編制工作中的竣工檔案指的是科技檔案部分，形成由“業(yè)主單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位”四位一體的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，整個竣工檔案形成及監(jiān)管過程如圖1所示：

圖1　檔案形成及監(jiān)管過程

2　提高項目竣工檔案編制質(zhì)量和效益的幾點體會

2.1強(qiáng)化項目施工單位竣工檔案編制工作的管理

1）建立、健全項目檔案管理機(jī)構(gòu)，分工明確、責(zé)任落實到個人，杜絕重建輕管或者是只建不管的普遍思想。根據(jù)京滬高速鐵路項目現(xiàn)場施工情況需要，項目部將部門分為工程部、質(zhì)量部、安全環(huán)保部、計劃合同部、實驗室、測量隊。這些部門統(tǒng)一由項目總工程師領(lǐng)導(dǎo)，由項目總工程師負(fù)責(zé)提出檔案竣工編制總體計劃、總體要求，并指導(dǎo)、監(jiān)督和定期按照目標(biāo)結(jié)點進(jìn)行檢查等，從領(lǐng)導(dǎo)層開始重視起來。根據(jù)以上分工，各部門目標(biāo)清晰、分工明確、責(zé)任到人。要求相關(guān)人員按時按量完成施工任務(wù)，及時填報相關(guān)報表，通過驗收和返回的資料應(yīng)及時完整地交質(zhì)量部歸檔管理。項目部還專門設(shè)置一名專業(yè)檔案管理人員，及時將資料進(jìn)行分類，統(tǒng)一歸檔。

（2）各部門間相互溝通，相互協(xié)作。這里各部門溝通除了指項目施工單位內(nèi)部溝通，還指與業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計相關(guān)單位對口部門的溝通。各部門間加強(qiáng)技術(shù)協(xié)作的同時，應(yīng)加強(qiáng)相互間的監(jiān)督與檢查力度，制定相關(guān)制度，以求達(dá)到最佳效果。完成的資料通過質(zhì)量部檢查后，及時填報質(zhì)檢報表，并交工程部核查，以確?？⒐n案準(zhǔn)確真實反映施工情況，最后由質(zhì)檢部上報監(jiān)理驗收。

（3）加強(qiáng)資料的過程控制管理。

（1）提高竣工檔案資料形成過程的完整性。不完整的檔案會導(dǎo)致片面性，不能系統(tǒng)、全面的反映單位工程的實際狀況。京滬高速鐵路項目由項目領(lǐng)導(dǎo)牽頭開展了所有相關(guān)人員的檔案管理專題會議，編制項目檔案管理制度文件，明確責(zé)任分工。并嚴(yán)格項目收發(fā)文登記制度等，使施工資料管理工作做到“收發(fā)文有存檔，檢查有根據(jù)”。同時，建立了相應(yīng)的借閱制度。

（2）確?？⒐n案資料形成過程的真實性、及時性。檔案資料的真實性和及時性，就是要求及時收集施工過程中的一手資料，在工程一開始就要從原材料、構(gòu)件、半成品、成品和施工過程中的各個施工環(huán)節(jié)收集資料。比如：進(jìn)出場設(shè)備記錄、原材料檢驗記錄、半成品檢驗記錄、成品檢驗記錄、單元工程工序驗收資料、隱蔽工程驗收記錄和試驗記錄、工程技術(shù)核定單、設(shè)計修改通知單、工作聯(lián)系單等，做到邊施工、邊驗收、邊收集歸檔，把握好過程中的各個環(huán)節(jié)，確?？⒐n案資料的真實性，有效避免以“回憶錄”形成收集資料。

2.2建立、健全歸檔制度、明確收集范圍，科學(xué)分類，統(tǒng)一集中保管

竣工檔案編制整個過程中，各項管理制度健全，各參建單位職責(zé)、歸檔制度及收集范圍明確，分類存放。京滬高速鐵路在項目竣工前期的資料收集過程中，就嚴(yán)格按照檔案館的工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與政府、業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往函件雖在施工過程中不歸檔，但在日常業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)中也要進(jìn)行分類整理，最后工程竣工驗收時再進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；對于用于施工中的各種表格根據(jù)監(jiān)理單位提供的劃分標(biāo)準(zhǔn)分單位工程、按編號放好。便于迅速、準(zhǔn)確使用，再根據(jù)單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。

2.3重視竣工檔案編制人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

竣工檔案編制工作是檔案管理工作中一項復(fù)雜的項目，從事此項工作的人員必須具備綜合業(yè)務(wù)能力，只有在了解工程結(jié)構(gòu)的組成及作用之后，才能有條不絮地進(jìn)行整理，并且能及時發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題，便于及時查找、補齊。同時竣工檔案的編制人員，還要了解工程資料歸檔的規(guī)范和業(yè)務(wù)的特殊要求，才能按工程資料歸檔要求做好竣工資料的目錄編制和裝訂。京滬高速鐵路項目在監(jiān)理的牽頭下定期對檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，項目部還外派技術(shù)骨干進(jìn)行業(yè)務(wù)再學(xué)習(xí)，開展以老帶新、示范幫助活動，全面提高檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案員日常管理水平。

3　提高竣工檔案編制工作質(zhì)量與效率還需要注意的事項

3.1建立檢查、約束的自我監(jiān)督機(jī)制

從績效考核制度和激勵機(jī)制入手，將竣工檔案編制工作納入基建工程目標(biāo)管理，并將其作為工程相關(guān)部門的職能范圍和總工程師、技術(shù)人員的崗位責(zé)任制，是項目管理工作的重要組成部分。項目明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核，并將竣工編制工作列為先進(jìn)評比的條件，不斷強(qiáng)化相關(guān)部門收集原始資料的意識。

3.2匯總、審核竣工檔案

在竣工檔案即將形成時，及時檢查清點報驗資料中有無保漏、書寫錯誤等情況；將所有工序評定表的點數(shù)匯總并計算填寫工序質(zhì)量評定匯總表、分部質(zhì)量評定表、單位工程質(zhì)量評定表，所有工序、分部和單位工程的合格率都在這三種表格中反映，完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評定資料和竣工圖按相關(guān)規(guī)范統(tǒng)一的檔案清單順序整理、匯總到一起。同時，在建立資料的過程中由對口部門的人員進(jìn)行審核，即當(dāng)施工過程在某一階段時應(yīng)由項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，竣工驗收之前根據(jù)檔案類目由業(yè)主、監(jiān)理的對口部門進(jìn)行審核。

3.3加強(qiáng)竣工檔案文件數(shù)字管理

隨著人類社會進(jìn)入信息化以來，信息化浪潮不斷沖擊人們生活方方面面，當(dāng)然也給檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在計算機(jī)環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入、鑒定、數(shù)字化加工、整理、數(shù)字化歸檔等形成一條流水線。檔案數(shù)字化沖破了檔案實體管理的瓶頸，使檔案竣工編制工作更加完善。當(dāng)然，竣工檔案文件后期進(jìn)行的電子文檔備案是一項竣工檔案數(shù)字化工作重點，目的是避免出現(xiàn)因計算機(jī)問題造成重要文件丟失。

3.4提高項目聲像檔案管理質(zhì)量

雖然很多項目對聲像檔案都有或多或少不同程度的記錄，但對聲像資料的形成、收集、制作、保管都不太重視，造成聲像檔案流失，致使竣工檔案不完整。竣工檔案材料有文字、圖表、計算機(jī)、聲像等不同形式的載體記錄，但聲像是最富有形象、生動特殊載體材料，特別是在隱蔽工程中突顯出來的作用更加明顯。因而，從工程開工至完工過程中的各個階段形象面貌及節(jié)點目標(biāo)面貌進(jìn)行及時拍攝記錄。

3.5保證竣工檔案編制人員穩(wěn)定性

施工單位人員流動性大，很多項目自始至終往往不能由一人主要負(fù)責(zé)一個項目的檔案管理工作。人員變動時，資料交接不清楚，不齊全，資料失散嚴(yán)重，使資料的準(zhǔn)確性，完整性得不到保證。因此，施工企業(yè)在成立項目部之初，應(yīng)組建竣工檔案編制小組，并確保人員組成穩(wěn)定。如有特殊情況需要工作調(diào)動，必須將其所負(fù)責(zé)的全部資料移交清楚，并辦理交接手續(xù)。

4　結(jié)語

針對鐵路工程規(guī)模龐大、路線長、工期緊、參建單位多、人員更換頻繁的特點，做好檔案管理工作，需要我們實行竣工檔案管理“三同步”的管理制度：即工程開工與竣工檔案收集同步，工程施工過程與竣工檔案形成同步，工程完工驗收與合同竣工檔案驗收同步，做好“人、財、物、環(huán)境”幾方面的和諧共進(jìn)。

［1］王傳宇.科技檔案管理學(xué)第三版.中國人民大學(xué)出版社.2009.

［2］金小紅.朱立波.淺談竣工資料編制的管理和建議.科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2012.

F530.1