楊芳萍，門瑞

（隴東學(xué)院信息工程學(xué)院，甘肅慶陽(yáng)745000）

基于工作流的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在云平臺(tái)上的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)*

楊芳萍，門瑞

（隴東學(xué)院信息工程學(xué)院，甘肅慶陽(yáng)745000）

摘要：該系統(tǒng)將云計(jì)算和基于工作流的技術(shù)引入到數(shù)字檔案管理平臺(tái)建設(shè)中，將解決省內(nèi)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中市縣級(jí)平臺(tái)資源的重建、各檔案管理機(jī)構(gòu)資源共享程度低、無(wú)法滿足使用者個(gè)性化需求等問(wèn)題。它不僅滿足了用戶對(duì)數(shù)字檔案資料管理的需求，提高了工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)龐大檔案數(shù)字資源的高效管理，而且也推進(jìn)了我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：工作流；數(shù)字檔案；云平臺(tái)

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.03.003

1　概述

1.1研究目的

通過(guò)閱讀大量相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)，省內(nèi)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)普遍存在以下問(wèn)題：（1）平臺(tái)重復(fù)建設(shè)，資金重復(fù)投入；（2）硬件資源使用率低，設(shè)備閑置多；（3）各檔案管理機(jī)構(gòu)資源共享壁壘，導(dǎo)致檔案資源共享程度低，形成“信息孤島”；（4）大多檔案資源共享平臺(tái)由于缺乏專業(yè)維護(hù)人員，資源陳舊，更新周期長(zhǎng)，使用者已對(duì)其失去興趣，利用率低；（5）檔案資源平臺(tái)大多是低質(zhì)量檔案資源的堆積，無(wú)法滿足使用者個(gè)性化的需求。為解決省內(nèi)數(shù)字檔案管理平臺(tái)中存在的以上問(wèn)題，筆者嘗試將云計(jì)算和基于工作流的技術(shù)引入到數(shù)字檔案管理平臺(tái)建設(shè)中，該平臺(tái)的建設(shè)既可滿足用戶對(duì)數(shù)字檔案資料管理的需求，有助于提高工作質(zhì)量，推進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展；也可推廣到其他應(yīng)用領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)對(duì)龐大資源數(shù)據(jù)文件的高效管理，具有一定的通用性。

1.2國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

在上世紀(jì)80年代，西方發(fā)達(dá)國(guó)家就開(kāi)始從工作流程的角度對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)的功能進(jìn)行設(shè)計(jì)并應(yīng)用，并被大多數(shù)設(shè)計(jì)單位和部門認(rèn)可。但由于國(guó)內(nèi)外在管理體系和管理模式上的不同，國(guó)內(nèi)的相關(guān)部門和單位在使用國(guó)外的軟件系統(tǒng)時(shí)存在很大問(wèn)題。在國(guó)內(nèi)，隨著數(shù)字檔案管理工作的信息化改造不斷深入，基于工作流的檔案全生命周期管理已經(jīng)成為管理部門尤為迫切和重要的需求［1］。陳康明的《云計(jì)算在檔案管理中的應(yīng)用》（云南檔案，2012（5）），針對(duì)云計(jì)算的特點(diǎn)來(lái)探討其在檔案管理中應(yīng)用的可行性及相關(guān)策略，并分析推廣過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。在探討數(shù)字檔案館建設(shè)云模式方面比較典型的是薛四新、陶水龍和崔偉的《數(shù)字檔案館云計(jì)算建設(shè)模式的思考——以北京市區(qū)域性數(shù)字檔案館為例》（檔案學(xué)研究，2012（3）），結(jié)合數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)，以北京市區(qū)域性數(shù)字檔案館建設(shè)為例，分析云計(jì)算模式下數(shù)字檔案館的構(gòu)建特征，指出區(qū)域性集約化建設(shè)模式是我國(guó)數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢(shì)。Lawrence W.Serewicz在《New tech reshaping record keeping：Retrievingrecords gets easier as social networking，cloud computing converge》中指出云計(jì)算提供的無(wú)限云存儲(chǔ)空間給電子文件、數(shù)字檔案資源的存儲(chǔ)方面帶來(lái)前所未有的的重大機(jī)遇。Jim Ericson在《New Ideas for Old Information；Software/service providers area natural fit for a growing archival headache；for many or－ganizations，thecloud looks like the best answer》中提出云計(jì)算為檔案信息的存儲(chǔ)提供了新的解決方案，云計(jì)算能實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的低成本、高效率，并在云環(huán)境中從收費(fèi)服務(wù)的角度拓展檔案服務(wù)工作模式。

2　基于工作流的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在云平臺(tái)上的設(shè)計(jì)

2.1系統(tǒng)功能模塊介紹

系統(tǒng)功能模塊見(jiàn)圖1所示。

圖1　系統(tǒng)功能模塊劃分

2.1.1檔案錄入模塊

在該管理系統(tǒng)中，最基本的功能是錄入檔案管理人員的基本信息，通過(guò)對(duì)檔案管理人才的錄入管理，把數(shù)字檔案的具體信息錄入到系統(tǒng)中，以便對(duì)后續(xù)的數(shù)字檔案的輸入、輸出及閱覽的審批流程提供重要的依據(jù)。

2.1.2檔案輸出模塊

對(duì)檔案管理人員的基本信息錄入完成后，針對(duì)不同用戶對(duì)數(shù)字檔案的不同要求的調(diào)出情況做統(tǒng)一的管理。主要是當(dāng)檔案單位的工作人員提出調(diào)出申請(qǐng)，在工作流的驅(qū)動(dòng)下，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)給出批復(fù)后，并將審批的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，與此同時(shí)也把相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的信息反饋給工作人員。這樣，不僅有效地提高了檔案調(diào)出的速度，而且也保證了人才檔案調(diào)出管理功能的有效性［2］。

2.1.3檔案閱覽模塊

要實(shí)現(xiàn)該模塊的功能，應(yīng)從檔案資料的借出和歸還兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)它的流程設(shè)計(jì)。經(jīng)符合檔案資料借閱資格的人員提出申請(qǐng)，按照檔案管理系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的工作流程。首先，經(jīng)檔案單位的工作人員把該申請(qǐng)?zhí)峤唤o相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后就完成了檔案資料的借閱流程。當(dāng)申請(qǐng)人完成檔案借閱后，申請(qǐng)人要進(jìn)行檔案的歸還工作。當(dāng)檔案完成借出后，系統(tǒng)還要標(biāo)記出該檔案目前的信息及檔案等待歸還狀態(tài)，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案的精細(xì)化管理的功能。

2.1.4檔案統(tǒng)計(jì)模塊

為了能有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)的功能，該模塊應(yīng)從已有的數(shù)據(jù)出發(fā)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才檔案信息的統(tǒng)計(jì)、檔案調(diào)入調(diào)出的統(tǒng)計(jì)、檔案借閱歸還的統(tǒng)計(jì)以及客戶信息的統(tǒng)計(jì)等功能。主要是通過(guò)查詢語(yǔ)句SQL實(shí)現(xiàn)，根據(jù)指定的條件檢索數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，然后把查詢結(jié)果反饋到操作平臺(tái)。

2.1.5檔案系統(tǒng)設(shè)置模塊

該模塊的權(quán)限只針對(duì)系統(tǒng)管理員，主要的功能是對(duì)人才檔案管理系統(tǒng)的基本信息進(jìn)行初始化，也可設(shè)置功能權(quán)限與角色信息，維護(hù)用戶信息等功能。

2.2數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在云平臺(tái)上的模型設(shè)計(jì)

2003年，開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型OAIS（Reference Model of Open Archival Information System）正式成為一項(xiàng)新的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（IS014721：2003），該參考模型定義和規(guī)范了數(shù)字資源長(zhǎng)期保存系統(tǒng)的功能和結(jié)構(gòu)，為數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存提供了國(guó)際范圍內(nèi)可以遵循的標(biāo)準(zhǔn)，適用于圖書(shū)館、檔案館等機(jī)構(gòu)、政府部門、私有機(jī)構(gòu)。將依據(jù)OAIS參考模型來(lái)設(shè)計(jì)服務(wù)型數(shù)字檔案館的環(huán)境模型［2］［3］，見(jiàn)圖2所示。

圖2　基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館環(huán)境模型

3　系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

依據(jù)服務(wù)類型可將云計(jì)算劃分為三種：（1）基礎(chǔ)架構(gòu)即服務(wù)；（2）平臺(tái)即服務(wù)；（3）軟件即服務(wù)，據(jù)此并結(jié)合數(shù)字檔案館資源共享實(shí)際需求，該平臺(tái)設(shè)計(jì)架構(gòu)分為5個(gè)層級(jí)：最底層是基礎(chǔ)設(shè)施層，由各市縣級(jí)的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)等組成，它是整個(gè)平臺(tái)的基礎(chǔ)。第二層是虛擬資源服務(wù)層，是利用虛擬化技術(shù)對(duì)底層硬件資源設(shè)施進(jìn)行虛擬管理，構(gòu)造一個(gè)虛擬硬件資源池，資源池向上提供計(jì)算服務(wù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)通訊等虛擬資源服務(wù)，即IaaS。第三層是平臺(tái)服務(wù)層，構(gòu)建在虛擬資源服務(wù)層之上，為軟件開(kāi)發(fā)人員開(kāi)發(fā)各類基于云計(jì)算的數(shù)字檔案應(yīng)用軟件提供開(kāi)發(fā)與測(cè)試環(huán)境與接口，即PaaS。第四層是軟件服務(wù)層，提供數(shù)字檔案資源庫(kù)應(yīng)用軟件服務(wù)，即SaaS。第五層是用戶接入層，主要是各類用戶根據(jù)使用協(xié)議和權(quán)限，使用各種終端設(shè)備、通過(guò)信息門戶登錄數(shù)字檔案資源服務(wù)平臺(tái)，該層根據(jù)用戶的具體情況進(jìn)行個(gè)性化推薦服務(wù)，見(jiàn)圖3所示［1］［2］。

圖3　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在云平臺(tái)上的實(shí)現(xiàn)

4　結(jié)束語(yǔ)

該系統(tǒng)在云平臺(tái)的環(huán)境下，利用工作流技術(shù)對(duì)省內(nèi)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行了詳細(xì)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)了工作流技術(shù)與省內(nèi)檔案管理業(yè)務(wù)流程的融合，將切實(shí)提高檔案管理工作人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)IT資源的統(tǒng)一建設(shè)、多方利用，避免重復(fù)建設(shè)，降低運(yùn)維成本；實(shí)現(xiàn)各類檔案數(shù)字資源的整合共享，提升檔案服務(wù)能力，滿足民生需求，但該系統(tǒng)的實(shí)施卻是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱難的任務(wù)。

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中圖分類號(hào)：G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收稿日期：2016-1-25 項(xiàng)目基金：甘肅省檔案科技項(xiàng)目（2014-07）。

作者簡(jiǎn)介：楊芳萍（1977-），女，漢族，甘肅甘谷人，副教授，主要從事計(jì)算機(jī)的研究和教學(xué)工作。