◎?qū)O合元

?

文書檔案整理的要點(diǎn)

◎?qū)O合元

文書檔案指的是各個部門及單位在進(jìn)行其職能活動后，所保留下來可以供保存，有參考價值的文件類材料，也就是行政類文件和法規(guī)性的文件。本文總結(jié)了常用的文書類檔案規(guī)范化管理的基本步驟及其基本要求，并對整理工作中的重點(diǎn)問題進(jìn)行歸納分析。這項(xiàng)工作對后期檔案的利用及保管有很大的幫助。

基本概念

文書檔案多指的是行政類文件和法規(guī)性的文件。其中行政類文件說的是該部門單位為了落實(shí)執(zhí)行法律規(guī)定，在平常的政治事務(wù)活動中所總結(jié)形成的一類文件。法規(guī)性文件則大多數(shù)都為各單位部門自己頒布及制定的存底文件?，F(xiàn)如今我國各個部門機(jī)關(guān)所形成及使用的文件類型主要由指令、通告、請示、函、決議等組成，也就是我們平常所說的紅頭文件及白頭文件。

歸檔文件：歸檔是需保存的文件變成檔案的一種標(biāo)志，歸檔文件則是由建立檔案文件的部門及單位在進(jìn)行其職能活動后，可供以后參考研究、建立檔案的紙質(zhì)類文件。

文書檔案規(guī)范化整理的方法步驟

收集文件材料。把在歸檔范圍內(nèi)的應(yīng)該整理的文件材料進(jìn)行完整、齊全的收集。收集齊全不單單是把文章信息收集完全，還要把編著了文號的文件，沒有編著文號的文件，會議記錄文件統(tǒng)統(tǒng)收集整理出來。文件材料的完整也就是指要將每一份文件的正附件、簽發(fā)單、底稿、領(lǐng)導(dǎo)的批示全都收集完整。

在平時的收集工作中要做到嚴(yán)格的登記、及時整理、仔細(xì)檢查、妥善保存。當(dāng)?shù)诙暝僬頇n案的時候，要對各個部門內(nèi)部組織相對應(yīng)的歸檔文件進(jìn)行全面并且集中的收集。

裝訂。裝訂具體分為兩大步驟，一是文件的修整，二是文件的裝訂工作。修整所要做的主要工作就是拆除塑料外殼及金屬物，對破損的文件進(jìn)行重新修裱，常見的修整工作還有復(fù)制傳真類文件字跡不清晰處或者對易發(fā)生褪色現(xiàn)象的文字進(jìn)行修整。裝訂我們一般采用線裝與袋裝相結(jié)合的方式，若是文件較厚，就需要先進(jìn)行三孔一線的線裝工作，之后再封入斜口袋中。單純的袋裝就是把文件的金屬進(jìn)行摘除后，再封入到斜口袋內(nèi)即可。

文件分類。文件的分類要嚴(yán)格的遵照文件的時間、形式特點(diǎn)、來源、類型的共同點(diǎn)及不同點(diǎn)來對其進(jìn)行逐層區(qū)分，以此構(gòu)建出有框架關(guān)系的整理體系。普通的機(jī)關(guān)單位應(yīng)按照“年份—類型—保存年限”三級來進(jìn)行分類，需要?dú)w檔的文件較少的事業(yè)單位可以按照二級分類。最低的為一級分類，定期可以分10年期限或30年期限，也可以永久保存。

歸檔文件排列。盒內(nèi)歸檔文件排列。在相同的保管期內(nèi)，按照時間先后順序的排列，使用一些輔助的軟件，例如用電腦進(jìn)行歸檔，并且要隨時辦理隨時歸檔。一些成套性的文件需要集中排列。文件的排列順序?yàn)榘l(fā)問文在前，定稿在后。收文處理簽放在文件的前面。批復(fù)放在請示的前面。轉(zhuǎn)發(fā)件放在被轉(zhuǎn)發(fā)件的前面。復(fù)制件放在原件的前面。無定稿的發(fā)文放在簽發(fā)單前面。檔案盒上架排列，一定要記住一個原則就是“從上到下，從左到右”。按照年份的大小，保管期限進(jìn)行分類。

文檔的編號。編號是由全宗號、一年度號、一類別號、一保管期限、一件號等組成。編制檔號，注意以下幾點(diǎn)：全宗號指的是區(qū)檔案館給每個單位用的代號；年度號就是檔案進(jìn)行歸類的時候文件所形成的年度；類別號就是用大寫的拼音字母以及阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制而成的；文檔的保存年限要按照10年期限、30年期限、永久期限來編制；按照規(guī)定，件號要用三個阿拉伯?dāng)?shù)字來進(jìn)行標(biāo)注。其編制要用同一個保存年限中來編制流水號這種方式來進(jìn)行。也可以說在相同的保存年限中，文件的編號都要從“1”逐漸往下編排。

編制歸檔文件目錄。首先我們要明確目錄都由什么組成，其項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)有：文檔號、文件名、責(zé)任人、件號、日期、頁數(shù)等等。根據(jù)永久、30年以及十年這三種情況，把每一種文件的責(zé)任者、題目、日期以及頁書等記錄在計算機(jī)上。記錄完之后，必須及時的復(fù)印出關(guān)于永久、30年以及10年這幾種檔案的相關(guān)文件目錄，在歸納目錄前添加關(guān)于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)以及幾類問題編制的相關(guān)的索引。不一樣類型的文檔為了區(qū)分查找方便，還要制作封面。

裝盒。在進(jìn)行裝盒時，首先要將整理完畢的歸檔文件按照同一類別、同一保存年限這種規(guī)律按照建號一一按順序裝盒存放，若一個盒子裝不下可以放入下一個盒中，再羅列在一起。每盒文件材料里，都應(yīng)在最后放入一張備考表，表格中應(yīng)該填入檢查人、整理時間以及整理人，以便后日需要時方便查詢。之后在進(jìn)行檔案盒封面的填寫時，只需要寫出部門單位的名稱就可以。最后再將檔案盒脊背部分的各個欄目逐一填寫上就好。

歸檔文件整理的基本要求

歸檔文件的整理是整個檔案管理體系中的重中之重，是非常重要的、有連接作用的工作，這項(xiàng)工作完成的好壞會影響到檔案最終的利用及保存。整個整理過程需要符合《歸檔文件整理規(guī)則》，在專用檔案管理軟件以及計算機(jī)的輔助幫助下完成歸檔，應(yīng)該遵守文件的成型規(guī)則，使文件之間在保存固有聯(lián)系的基礎(chǔ)上區(qū)分出其不同的價值，用以方便移交或保存到國家的綜合檔案管理處。除此之外，文件的歸檔工作應(yīng)該依照國家對業(yè)務(wù)的“雙軌制”管理要求，把電子歸檔文件和紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行同步的檔案管理。

綜上所述，文書檔案的整理工作，它具有服務(wù)性、管理性、技術(shù)性。文書檔案的整理是一個企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵與基礎(chǔ)。一定要注重文書檔案整理體系的完善，并且要做進(jìn)一步的改善。提高文書整理工作人員的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)整理文書檔案的硬件設(shè)施，為文書檔案整理工作創(chuàng)造一個良好的環(huán)境。這樣能夠促進(jìn)文書檔案整理有序并且有效地進(jìn)行和企業(yè)運(yùn)行的正常發(fā)展。

（山東省濟(jì)寧市任城區(qū)人才服務(wù)中心）