文·褚延紅

淺談高校檔案室（館）與圖書館的協(xié)同工作機(jī)制

文·褚延紅

高校檔案室（館）與圖書館是高校的信息資源中心，資源整合和信息分析是未來高校信息資源發(fā)展的方向。高校檔案室（館）與圖書館具有協(xié)同發(fā)展的基礎(chǔ)，知識管理信息共享是檔案圖書信息服務(wù)的發(fā)展方向，作為高校信息服務(wù)部門，應(yīng)及時(shí)更新信息管理觀念，完善信息處理，建立高校檔案室（館）與圖書館的協(xié)同工作機(jī)制，建設(shè)智慧校園的信息共享平臺。

高校；檔案；信息處理；知識管理

高等院校檔案室（館）與圖書館是學(xué)校保存?zhèn)鞒行畔①Y源的中心。高校檔案室（館）保存高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。圖書館則搜集圖書和電子資源，兩館建設(shè)一直是各高校體現(xiàn)歷史成就和文化積淀的重要場所，兩館的收藏存貯管理利用的工作方式，使得教育管理者可以統(tǒng)籌考慮兩館建設(shè)發(fā)展及資源管理利用。

一、高校檔案室（館）與圖書館協(xié)同工作機(jī)制的必要性與可行性

（一）知識管理呼喚高校檔案管理與圖書館管理協(xié)同發(fā)展

高校檔案室（館）、圖書館聚集著學(xué)校的重要信息資源，知識管理理論的要旨在于通過對知識的管理實(shí)現(xiàn)知識的價(jià)值。檔案管理從收集范圍到服務(wù)提供，圖書館的信息資源服務(wù)在面對信息服務(wù)升級的環(huán)境下，需要通過知識管理促進(jìn)管理和服務(wù)水平提升。檔案知識的再生是借助檔案知識單元、知識關(guān)聯(lián)、檔案信息資源等，通過挖掘、推理、演繹、歸納等方法，形成新的檔案知識的過程。這一過程需要融合用戶的需求及知識組織的背景，對用戶需求及檔案知識資源進(jìn)行不同層次的細(xì)分、關(guān)聯(lián)、挖掘與推理，運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析、 機(jī)器學(xué)習(xí)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等方法，分析出新穎、有效、潛在有用的規(guī)律等新知識。［1］信息資源的價(jià)值在于共享，打破信息壁壘，共建知識信息平臺，才能促進(jìn)高校信息建設(shè)發(fā)展。例如，高校教師、學(xué)生進(jìn)行科研課題立項(xiàng)等工作過程中，不僅需要圖書館學(xué)科信息服務(wù)，更需要檔案室（館）全宗檔案文件材料的考察，實(shí)際工作中對知識關(guān)聯(lián)的信息管理模式迫切需要。在知識管理的浪潮下，統(tǒng)一知識管理平臺在高校信息資源共享利用中可以大大提高資源利用率。

（二）為教學(xué)管理服務(wù)需要高校檔案室（館）與圖書館協(xié)同發(fā)展

高校承擔(dān)高等教育和科學(xué)研究職能，教育教學(xué)課題項(xiàng)目都需要進(jìn)行材料搜集、情報(bào)分析、立項(xiàng)、材料整理、實(shí)踐考察、撰寫報(bào)告論文等過程，檔案和圖書情報(bào)信息貫穿科研教學(xué)全過程。高校檔案材料里包含了豐富的知識關(guān)聯(lián)，圖書館雖然沒有檔案室（館）對材料要求的目標(biāo)明確，但對特定專題材料種類豐富，是教師科研工作者參考資料必不可少的重要途徑。高校檔案室（館）、圖書館與公共檔案室（館）、圖書館有不同之處，他們有明確的收藏對象和服務(wù)對象。高校圖書館管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)，有著嚴(yán)密的組織分工和科學(xué)的內(nèi)在聯(lián)系。從采、編、分、統(tǒng)、藏工作流程，到搜集、篩選、錄入、打印、分發(fā)的信息流程，［3］組織有序，暢通無阻。書、刊、音、像各種媒體配置適當(dāng)，一切工作都運(yùn)籌得道、安排得當(dāng)。檔案室（館）有與圖書管理相通之處的環(huán)節(jié)，保存、展示、檢索與借閱等必要工作流程，工作服務(wù)的需要促成協(xié)同發(fā)展，這為二者工作可以密切聯(lián)系整合開發(fā)提供良好的運(yùn)行基礎(chǔ)。

（三）檔案學(xué)與圖書館學(xué)的共性可以促使高校圖書館與檔案室（館）實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展

檔案學(xué)與圖書館學(xué)不是同一專業(yè)，但又關(guān)系密切。兩者處理的材料不同，材料制作過程不同，但兩者存在共同的價(jià)值目標(biāo)，就是為使用者提供信息服務(wù)。兩者的管理辦法有相通相融之處，高校作為獨(dú)立個(gè)體，檔案和圖書館的材料目標(biāo)較為明確，密切相關(guān)，信息資源共享和利用促進(jìn)兩館協(xié)同發(fā)展。

提高高校檔案管理水平，規(guī)范教學(xué)管理檔案收藏，挖掘?qū)W校檔案資源是為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供資源支持。隨著高校對檔案工作的重視不斷提高，檔案文件材料制作接收等規(guī)范性工作制度建立完善，為進(jìn)一步提升檔案管理利用打下基礎(chǔ)。高校檔案室（館）不僅是學(xué)校歷史材料的存貯，查找利用更體現(xiàn)出其情報(bào)學(xué)的特點(diǎn)，學(xué)校的圖書館是教育和科研的重要組成部分，也是文獻(xiàn)信息中心，更是儲存和傳遞知識的寶庫。［2］檔案圖書情報(bào)一體化管理更加符合高校信息一體化改革發(fā)展，為教學(xué)科研信息服務(wù)更加直接便捷。

二、實(shí)現(xiàn)高校檔案室（館）與圖書館協(xié)同工作機(jī)制的注意事項(xiàng)

建立高校檔案室（館）、圖書館協(xié)同工作機(jī)制，首先應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識兩館工作方法的不同之處，處理材料、處理方法和工作目標(biāo)價(jià)值都有獨(dú)特職責(zé)要求，但信息化處理方式是二者工作服務(wù)的必要條件，也是兩館工作協(xié)同發(fā)展的紐帶。

（一）管理方式的結(jié)合

高校檔案與圖書數(shù)字化管理模式同步發(fā)展，兩者都存在靜態(tài)資源與數(shù)字資源的建設(shè)問題，靜態(tài)資源存儲的原始、紙質(zhì)和實(shí)物等資料，動(dòng)態(tài)資源可以是數(shù)字化后的靜態(tài)材料，也可為全文或編目摘要型數(shù)據(jù)庫。盡管檔案與圖書有很多不同之處，但數(shù)字信息化管理的共享是他們的結(jié)合點(diǎn)。一所學(xué)校檔案室（館）與圖書館的管理系統(tǒng)是整個(gè)學(xué)校管理系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，其系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，必須以學(xué)校的整體發(fā)展目標(biāo)和相關(guān)文件為依據(jù)，同時(shí)從自身的實(shí)際出發(fā)，在檔案室（館）與圖書館管理中重視整體組成要素之間的差異，針對各部類別的不同，之間的特色、層次、能力的不同，不片面強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一性、集中性，而是從多樣性、靈活性上努力使整體平衡，以達(dá)到最佳檔案室（館）與圖書館信息管理效果。

（二）為中心的檔案圖書信息服務(wù)理念

高校檔案室（館）、圖書館為教師學(xué)生提供信息服務(wù)，兼顧對外文化信息交流責(zé)任。圖書、情報(bào)、檔案等都是以文獻(xiàn)信息為基礎(chǔ)而形成的產(chǎn)物。圖書館和檔案館收藏的各類文獻(xiàn)同屬于文獻(xiàn)信息學(xué)范疇，都具有信息性，都是重要的信息資源。但存在概念、內(nèi)容、存在形式、學(xué)科構(gòu)成、館藏利用等方面的差異。［4］檔案信息服務(wù)的開展有利于檔案意識和檔案材料的形成，以用戶為中心是信息服務(wù)的重要價(jià)值，高校教師學(xué)生是特定的信息用戶，為教師學(xué)生方便查詢，提供權(quán)威可靠的信息材料是檔案圖書信息平臺的建設(shè)動(dòng)力。檔案材料的開放也應(yīng)考慮到相關(guān)限制和規(guī)定的需要，在可開放的范圍內(nèi)為用戶提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

（三）檔案與圖書信息服務(wù)的比較借鑒

檔案室（館）、圖書館管理與發(fā)展實(shí)現(xiàn)良性互動(dòng)，有效地促進(jìn)檔案室（館）、圖書館管理工作進(jìn)展和為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。檔案材料追求材料的原始和系統(tǒng)，圖書資源追求學(xué)科的全面和專業(yè)權(quán)威，發(fā)揮特長專業(yè)兼顧是檔案圖書協(xié)同發(fā)展的重要原則。高校圖書館為教學(xué)、科研服務(wù)，對學(xué)生進(jìn)行思想品德教育、直接配合教學(xué)進(jìn)行專業(yè)教育和更新教師知識，進(jìn)行繼續(xù)教育。高校檔案室（館）承擔(dān)為檔案文化的宣傳教育職能，為了達(dá)到目的，應(yīng)充分利用檔案室（館）與圖書館重要文化場所，舉辦豐富多彩的活動(dòng)諸如推薦參考書籍、資料，剪報(bào)、圖片和書籍展覽。檔案室（館）做好檔案材料資源的接收、開發(fā)與利用，對檔案資源利用、科研和交流是其目的所在。圖書館的管理應(yīng)以辦學(xué)的情況為依據(jù)，學(xué)科專業(yè)分布，未來發(fā)展方向和趨勢，學(xué)院整體發(fā)展特色和優(yōu)勢特色，確保國家級和省級優(yōu)秀專業(yè)信息情報(bào)資料配備。在兩館建設(shè)管理中，貫徹比例原則，針對多層次，多元化的結(jié)構(gòu)確保有序地工作，及時(shí)的制約和規(guī)范，不斷調(diào)整比例，理順關(guān)系，糾正“協(xié)同”中的問題，追求整體的優(yōu)化性。

三、完善信息處理，為高校檔案室（館）圖書館協(xié)同發(fā)展提供保障

信息論是研究信息的傳遞、計(jì)量、處理和儲存的科學(xué)。［5］信息論引用到檔案與圖書館管理，就是用信息的概念作為分析和處理問題的基礎(chǔ)，把系統(tǒng)有目的的運(yùn)用抽象為一個(gè)信息變換過程，從而研究信息的產(chǎn)生、獲取、變換、存儲、顯示和利用。信息處理是科學(xué)管理的重要表現(xiàn)，必須建立可供操作的信息處理平臺，在大量收集和掌握具體數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行分析、對比和研究，從中發(fā)現(xiàn)檔案圖書情報(bào)資料業(yè)務(wù)活動(dòng)的規(guī)律，利用規(guī)律指導(dǎo)和改進(jìn)業(yè)務(wù)工作，提高業(yè)務(wù)水平和管理工作。同時(shí)還應(yīng)加大檔案圖書管理信息共享系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，諸如硬件配置、軟件設(shè)計(jì)、人員培訓(xùn)等方面的工作。

（一）建立檔案室（館）與圖書館之間信息溝通的渠道

信息是在一定的傳輸渠道中傳遞和交換的。工作中應(yīng)安排更多人員收集原始信息，建立上下級縱向和同級間橫向的信息溝通渠道，做到合理分工，定期對各類數(shù)據(jù)、情況作動(dòng)態(tài)分析，始終把信息和信息反饋擺在重要位置。

（二）檔案圖書信息資源融合

信息技術(shù)運(yùn)用得當(dāng)，將為高校實(shí)施檔案知識管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。應(yīng)將知識管理戰(zhàn)略與數(shù)字化帶動(dòng)戰(zhàn)略相融合，將高校檔案知識管理納入數(shù)字化校園建設(shè)整體規(guī)劃，融入數(shù)字檔案館建設(shè)之中。［6］高校圖書館知識檢索平臺是建立在各類資源基礎(chǔ)的整合，一鍵檢索是以用戶為中心服務(wù)理念的具體實(shí)踐，智慧化校園建設(shè)可將部門資源整合為統(tǒng)一平臺，成為高校資源競爭力的有力保障。

（三）完善信息貯存的手段

計(jì)算機(jī)技術(shù)對于檔案圖書館管理中的應(yīng)用與普及加速了信息貯存手段的現(xiàn)代化，它可以建立起高效靈敏的信息管理系統(tǒng)，使決策論證科學(xué)化、民主化、定量化，提高了管理的準(zhǔn)確性、可靠性和綜合性，從而提高效率。由于信息的量大、繁瑣，要求信息貯存工作有一定的技術(shù)性、專業(yè)性，由信息而生的知識形成連接網(wǎng)絡(luò)，對各個(gè)特征的信息進(jìn)行分類或歸并。信息資源數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息利用共享化、信息提供知識化、信息實(shí)體虛擬化。［7］這些充分體現(xiàn)了檔案室（館）與圖書館將由單純的資源材料的貯藏中心轉(zhuǎn)化為信息中心，因此，盤活高校存量資源材料信息是校內(nèi)信息分析的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

高校檔案室（館）與圖書館收藏物范圍、形成方式和制成方式多有不同，但在信息資源匯集和利用的趨勢下，兩館有協(xié)同發(fā)展的戰(zhàn)略需要。智慧校園是高校將行政、教學(xué)和資源信息整合交換，為師生提供信息服務(wù)的平臺建設(shè)，也是促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)重要步驟。兩者同樣做為高校信息服務(wù)部門，應(yīng)及時(shí)更新信息管理觀念，完善信息處理，建立高校檔案室（館）與圖書館的協(xié)同工作機(jī)制，建設(shè)智慧校園的信息共享平臺。

［1］毛天宇.基于知識組織的檔案知識庫構(gòu)建思路探析［J］.山東檔案，2015（2）：17.

［2］楊德廣.高等教育學(xué)概論［M］.上海：上海交通大學(xué)出版社，1991：165.

［3］吳蔚慈、邵巍.圖書館學(xué)概論［M］.北京：書目文獻(xiàn)出版社，1985： 13.

［4］丁建琴.淺析圖書館與檔案館合并模式［J］.蘭臺世界，2011 （12）：68.

［5］鄔焜.信息認(rèn)識論［M］.北京：中國社會(huì)科學(xué)出版社，2002：122.

［6］萬波、李世祥.基于知識管理視角的高校檔案管理工作研究［J］.蘭臺世界，2012（8）：37.

［7］程煥文、王蕾.21世紀(jì)圖書館管理的新理念［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)， 2003（2） ：20.

（作者單位：山東工藝美術(shù)學(xué)院）