趙梅

摘 要：隨著現代社會的不斷發(fā)展，作為事業(yè)單位中的重要組成部分，檔案管理部門的作用日漸凸顯。但是，在現階段檔案管理工作中仍然存在著許多問題，基于此，本文對檔案管理工作所存在的問題，以及該如何優(yōu)化進行總結。希望在對事業(yè)單位檔案管理工作方面提供一定的參考和幫助。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；優(yōu)化辦法

現代科學技術迅猛發(fā)展，作為事業(yè)單位中不可或缺的部門，檔案管理工作面臨著許多未知的挑戰(zhàn)，過去傳統的檔案管理方式已經不適應現代檔案管理工作。隨著社會的不斷發(fā)展，傳統的檔案管理工作模式在不斷地暴露出這樣那樣的問題，因此，想要解決這些問題，檔案管理的模式必須推陳出新。

一、事業(yè)單位中檔案管理工作的重要作用

事業(yè)單位進行的工作復雜廣泛，各種繁瑣的工作資料數據都要進行記錄，而這些數據的記錄都離不開檔案管理部門的工作。再者，在現代事業(yè)單位中，許多資料處在保密狀態(tài)或者說隱藏狀態(tài)，因此，想要切實透徹的檢查事業(yè)單位的工作，只能通過查閱檔案進行監(jiān)督，通過這一點，也可以看出事業(yè)單位檔案管理工作的重要程度。如果從另一方面入手，我們不難看出，檔案管理部門工作質量的好壞，可以有效地反應出該事業(yè)單位的管理能力高低。

因此，無論何種類型的事業(yè)單位，都要重視檔案資料管理制度的制定，提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識，從而努力工作，對每一項檔案都認真對待，將檔案管理工作中出現的疑問完美的解釋給社會大眾，進一步的顯示出檔案管理工作的重要作用。

二、事業(yè)單位管理檔案工作中出現的問題

傳統的檔案管理模式已經越來越不適應現階段檔案管理要求，但是，仍有部分事業(yè)單位的檔案管理工作沿用傳統的模式，在檔案管理工作中暴露出的問題不斷增加。

（一）對檔案管理工作不夠重視

現階段，事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，已經成為一種普遍的現象。更有部分事業(yè)單位的管理人員忽視檔案所體現的重要價值，只是將檔案管理工作簡單的認為寫寫字，抄抄資料等，這些只是用來保存管理性質的部門沒有給單位帶來效益的可能，所以，這些事業(yè)單位不會對檔案管理部門過多關注。正是由于這類問題的出現，使得檔案管理部門根本無法進入事業(yè)單位核心圈，從而對檔案管理持放任態(tài)度。對檔案管理要求很低，只要將檔案資料收集好，在檢查時能夠及時提供材料就可以。除此之外，事業(yè)單位對有關檔案管理的一些先進設備的購買不予支持，使得檔案管理方法落后，缺乏工作效率。

（二）工作人員綜合素質較低

要知道，事業(yè)單位中每一個部門的設立都有它存在的價值。檔案管理部門亦是如此，可能有人會覺得檔案管理是一件很簡單的工作，任何人都可以勝任。其實不然，檔案管理工作人員要具備很高的綜合素質，例如高尚的職業(yè)品德、扎實的職業(yè)能力、強烈的工作責任感等等。

計劃是好的，可是實際上檔案管理工作人員的綜合素質不高應成為一種普遍現象。綜合素質不高主要表現在：一是工作人員不思進取，不能積極學習先進管理技術，對檔案的分析、整理、收集能力低下。二是工作人員的職業(yè)品德不高，工作責任心不夠強，對于檔案管理本著得過且過，應付了事的思想，不夠認真、對工作不上心，同時，工作態(tài)度不端正，對自己的工作要求也很低，這種情況下，想要干好檔案管理工作是不可能的。

（三）先進信息技術運用較少

現代科技不斷進步，信息技術革新不斷加快，在不同的行業(yè)，不同的領域中，信息技術的應用已經非常廣泛。當然，檔案管理工作也要與時俱進，跟上時代進步的腳步，積極合理運用信息技術進行管理工作。信息技術強大的優(yōu)點，給工作帶來了許多方便。

但是，在許多事業(yè)單位中，并沒有意識到信息技術的好處，或者是，已經注意到了，但是沒有改進的勇氣，不敢去變，檔案管理工作的模式依然遵循傳統，一成不變，這樣，顯然對檔案管理工作的發(fā)展不利。

三、檔案管理工作優(yōu)化辦法

（一）重視檔案管理工作

想要徹底改變檔案管理工作中諸多的問題，事業(yè)單位首要的任務就是重視檔案管理工作。切實改變檔案管理工作的辦公環(huán)境，以使管理工作順利進行，同時，事業(yè)單位各級領導對檔案管理工作的重視程度要提高，事業(yè)單位各個部門都要積極地配合檔案管理部門工作，只有這樣，才可以使檔案管理工作平穩(wěn)的推進。

（二）提高檔案管理工作人員綜合素質

提高檔案管理工作人員綜合素質，事業(yè)單位要定期對工作人員進行培訓，以增強它們的專業(yè)技能水平，樹立積極地工作態(tài)度，提高他們的工作責任心，讓工作人員意識到檔案管理工作的重要性。同時，事業(yè)單位還要對檔案管理部門制定相應的制度，比如當員工要離職時，要積極地進行工作交接，并且還要知道如何聯系對方，當出現問題時，可以第一時間找到他，這樣可以使檔案管理工作失誤率降低。

（三）善用先進的信息技術

計算機網絡技術在我國各個單位的應用已經非常廣泛，檔案管理工作一定不能落后，要積極地適應現代工作的發(fā)展要求，采用信息化、科技化的手段進行檔案管理工作。

事業(yè)單位要善用計算機網絡技術傳遞信息，表述信息，提高檔案管理的有效性。充分運用現代設備進行工作，比如，掃描儀，打印機、監(jiān)控設備等，對檔案資料實時監(jiān)控，實時管理，運用計算機網絡技術及時、正確的為社會提供檔案信息方面的服務。

（四）重視檔案管理保密性和安全性

檔案屬于機密性的文件，并不是所有人都可以查閱的，這就要求各級事業(yè)單位要重視檔案管理工作的保密性以及檔案管理的安全性。各級事業(yè)單位可以采取以下措施：首先，嚴格控制無關人員進入檔案存放庫房，一切人員需憑證明入內，各級事業(yè)單位需配備專人對庫房進行看管；其次，庫房管理人員還要定期對庫房進行安全性檢查，防止不安全現象發(fā)生。總之一句話，檔案管理安全不容忽視，各級事業(yè)單位要時刻做好準備，將不利因素統統排除。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作絕不是一件簡單的工作，相反的，檔案管理工作復雜而且責任重大。各級事業(yè)單位必須對檔案管理工作足夠重視，當發(fā)現問題時，與檔案管理部門一起，認真研究，努力解決，只有這樣，才可以使檔案管理工作順利進行，才可以使各級事業(yè)單位的工作效率快速提高。

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