文/浙江省腫瘤醫(yī)院 李鴿伶；浙江省立同德醫(yī)院 應曉燕

淺談浙江省醫(yī)院院報的檔案化管理

文/浙江省腫瘤醫(yī)院 李鴿伶；浙江省立同德醫(yī)院 應曉燕

醫(yī)院院報直接形象鮮明地記錄了醫(yī)院變化和發(fā)展及各種具有歷史意義的活動，代表了醫(yī)院成長的縮影，更是發(fā)展的見證。加強院報的檔案管理，發(fā)揮其在醫(yī)院文化中的特殊價值和作用，才能實現(xiàn)院報與醫(yī)院文化的協(xié)調發(fā)展。本文就浙江省院報的檔案管理具體情況進行分析。

醫(yī)院院報；作用；管理

醫(yī)院院報是醫(yī)院信息的傳遞者、文化的傳播者、形象的塑造者和歷史的記錄者。如何利用好院報的檔案資料，發(fā)揮其在醫(yī)院文化的積極作用值得探討和研究。自2015年1月開始，筆者對浙江省醫(yī)院院報的運行情況進行調查，并著手對全省10年來的優(yōu)秀作品進行收集和匯編，淺談醫(yī)院院報的檔案化管理。

一、院報的特殊價值和作用

（一）醫(yī)院文化的原始資料。院報直接形象鮮明地記錄了醫(yī)院變化和發(fā)展及各種具有歷史意義的活動，它代表了醫(yī)院成長的縮影，更是醫(yī)院發(fā)展的見證。院報是新職工學習的最佳教材，同時也為醫(yī)院年鑒、院志等編寫提供了大量豐富的原始資料，許多醫(yī)院活動的策劃、宣傳，都是來自于對院報的研究、利用與開發(fā)。

（二）展示醫(yī)院的有效渠道。目前，院報正逐步從病房走進社區(qū)、家庭、單位，拉近了醫(yī)患距離，也促進了醫(yī)院與社區(qū)、單位和家庭的和諧互動。而社會各界通過院報了解醫(yī)院，理解醫(yī)院，并支持醫(yī)院工作，起到了宣傳自我、強化社會溝通的積極作用。

（三）引導職工的重要平臺。通過評比機制和篩選優(yōu)秀作品公開出版，使辦報人員樹立“精品”和“品牌”意識，努力辦好院報。此外，在醫(yī)院內部可引導職工正確的價值取向，弘揚主流旋律，以高素質、高質量、高品牌的服務要求，塑造良好的醫(yī)院形象，全面提升醫(yī)院的核心競爭力。

（四）院報利用的深遠意義。將浙江省醫(yī)院院報評比出來的10年好版面、好新聞等優(yōu)秀作品進行匯編，即將公開出版，這不僅是對對醫(yī)院院報工作者的褒揚，而且更有利于凝聚人心，鼓舞士氣，認真研讀優(yōu)秀作品，借鑒專家點評，對汲取經(jīng)驗、改進工作、推進浙江省醫(yī)院院報新發(fā)展的意義深遠。

二、院報的基本情況與不足

（一）基本情況。從調查結果和資料收集過程中可以看出，從20世紀80年代起，浙江省各醫(yī)院改變原來的工作簡報、通訊等形式，陸續(xù)創(chuàng)辦并定期刊出了院報，截至目前已有300多家醫(yī)院院報。近10年來，浙江省衛(wèi)生行政管理部門對醫(yī)院院報進行規(guī)范管理，并對工作人員培訓，目前，全省已有100余家醫(yī)院院報取得了內部準印刊號。主要情況如下：

（二）院報檔案管理中存在的不足。從各醫(yī)院院報中，發(fā)現(xiàn)了以下比較普遍的現(xiàn)象：

一是“編校合一”有漏洞。大部分醫(yī)院的院報編輯和校對人員欠缺，一般采用“編校合一”的工作模式，導致差錯率較高，尤其是醫(yī)療專業(yè)術語差錯審稿時很難發(fā)現(xiàn)。編校合一的工作方法，往往使得編輯一人對于有的差錯從搜集稿件到院報出版都無法發(fā)現(xiàn)。

二是保管方式有欠妥。一些醫(yī)院沒有將院報統(tǒng)一納入醫(yī)院的綜合檔案管理中，僅放置在科室內；方法簡單，按月或者按年份堆放在一起；由于人員的變動，許多早期的院報沒有很好保存，有的只有黑白復印件。

三是管理制度有疏忽。長期以來，各醫(yī)院有出臺院報管理的相關規(guī)定，但很少有明確規(guī)定將院報的檔案管理列入其中，如果院報編輯部門工作人員的檔案意識不強的話，就不會及時進行檔案管理，這是院報在檔案管理中的一大缺陷。

三、對院報實行檔案化管理的思考

（一）將院報管理納入醫(yī)院檔案管理范疇。2010年，原浙江省衛(wèi)生廳出版的《浙江省綜合醫(yī)院等級評審標準（2010版）》Ⅰ類指標“準入標準”中明確規(guī)定，醫(yī)院要“定期出刊院報、院訊”。根據(jù)這一規(guī)定，將院報（刊）納入了醫(yī)院管理的重要體系，應屬于檔案管理的組成部分，因此，要制訂相關的管理辦法。

（二）《內部資料性出版物管理辦法》增加檔案管理內容。自2015年4月1日起施行的《內部資料性出版物管理辦法》，沒有提到對院報在檔案管理方面的規(guī)定。建議國家新聞出版廣電總局在修改《內部資料性出版物管理辦法》時，將內部資料出版物的后續(xù)檔案管理納入管理辦法中。

（三）增加校對把控關和加強培訓。有條件的醫(yī)院可以增加專門的校對人員；條件有限時，增加一道交叉校對的把控關。同時，要加強對校對人員的培訓，校對人員按照《校對規(guī)范知識》，做到對錯別字具有獨特的敏感性和高度的辨析力，善于從字里行間尋找出隱藏其中的各種差錯。

（四）運用計算機管理院報。首先，在將院報歸檔時，將每期院報每一篇稿件主要的信息錄入電腦， 在Excel表格工作條件下，實現(xiàn)對稿件的檔案化管理，幫助工作人員檢索、統(tǒng)計，提高院報的利用率。其次，采用光盤技術管理。在保管紙質院報的同時，將每期院報的PDF版原稿刻錄到光盤中，還可傳輸?shù)结t(yī)院的圖書館供查閱，這不但有利于院報原件保護，還可使院報在醫(yī)院文化與建設中得到更加廣泛的利用。

（五）提高院報的成果利用率。院報的贈送范圍窄，傳播途徑單一。檔案部門和院報編輯部門要打破陳舊觀念的束縛，積極開展院報的檔案編研工作，主動將編研成果通過各種形式和渠道輸送出去，使院報的檔案編研成果發(fā)揮它應有的作用。

［1］潘亮.辦好開辟醫(yī)院文化新載體的思考與探索［J］.現(xiàn)代醫(yī)院雜志，2003，3（6）：42-43.

［2］俞軍.論院報的文化宣傳意義及探索思考［J］.醫(yī)學信息，2011，46（66）：124-126.