文/于 力

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以文件管理為抓手提升企業(yè)管理水平

文/于 力

隨著第三代核電APlOO0技術(shù)的引進(jìn)，這種安全、穩(wěn)定、高效的清潔能源在我國(guó)形成了快速發(fā)展的勢(shì)頭。新技術(shù)的引進(jìn)對(duì)核電企業(yè)的文件管理，提出了更高的要求。作為核電企業(yè)管理的重要組成部分，文件管理工作的核心在于文件管理人員，在整個(gè)文件管理體系模式建立的基礎(chǔ)上，輔以適用的管理軟件，實(shí)行有效的文件管理，來(lái)提升企業(yè)的管理水平。

文件管理簡(jiǎn)述

核電項(xiàng)目建設(shè)作為一個(gè)系統(tǒng)性工程，其建設(shè)過(guò)程涉及設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、調(diào)試等諸多領(lǐng)域。工程設(shè)計(jì)文件貫穿整個(gè)建設(shè)過(guò)程，是工程建設(shè)各環(huán)節(jié)各領(lǐng)域工作開展的依據(jù)。核電工程文件管理是對(duì)文件和信函的編碼、出版計(jì)劃、接收檢查、信息登錄、文件分發(fā)、保存、立卷歸檔等實(shí)施的全過(guò)程管理。文件管理涉及設(shè)計(jì)審查、變更文件跟蹤、施工安裝承包商的文件審查、設(shè)備和采購(gòu)文件管理、調(diào)試文件、竣工文件管理、生產(chǎn)移交等一系列工程技術(shù)活動(dòng)。

核電工程文件量巨大，對(duì)所有工程文件進(jìn)行梳理、分類、統(tǒng)計(jì)，從而進(jìn)行有效的管理及保存，同時(shí)又要保證所有文件能及時(shí)為工程提供必要的、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)依據(jù)。因此，文件管理是項(xiàng)目的進(jìn)度及質(zhì)量的重要保證，是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)。核電設(shè)計(jì)過(guò)程文件包括：項(xiàng)目程序文件、成品文件、現(xiàn)場(chǎng)文件、接口文件、設(shè)計(jì)文件審查意見單、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件等。

文件管理的特點(diǎn)

傳統(tǒng)文件管理方式存在諸多不足：一是和外界溝通的郵件沒有統(tǒng)一的管理，容易造成信息的丟失；二是現(xiàn)有的設(shè)備和通信方式不能實(shí)現(xiàn)大信息電子文件的傳遞；三是大部分文件為紙制，不便于檢索和查詢；四是由于原有電子文件的保存都為單機(jī)方式，沒有統(tǒng)一的管理，文件不能實(shí)現(xiàn)共享；五是沒有有效的文件跟蹤處理機(jī)制；六是沒有嚴(yán)格的文件編碼體系和數(shù)據(jù)安全機(jī)制。

核電站工程是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程，對(duì)安全和質(zhì)量有著特別嚴(yán)格的要求，文件管理具有不同于一般工程項(xiàng)目文件管理的特點(diǎn)：一是文件數(shù)量巨大，種類繁多。根據(jù)核電站質(zhì)量要求，工程各項(xiàng)工作都必須依據(jù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范編制相應(yīng)的文件和程序并根據(jù)文件和程序來(lái)實(shí)施有關(guān)工作，導(dǎo)致工程中產(chǎn)生各種類型繁多的文件。二是文件的相互關(guān)系復(fù)雜。由于工程涉及單位多，各種接口非常復(fù)雜，工程文件關(guān)系也相應(yīng)復(fù)雜，相互之間具有一定的相關(guān)性。三是文件的版次多。為了保證核電站工程的質(zhì)量，工程各項(xiàng)工作必須執(zhí)行有效的文件，根據(jù)核電站質(zhì)量保證要求文件有任何的變更，都必須及時(shí)修改升版，以確保各項(xiàng)工作使用最新版本的文件。四是需要進(jìn)行有效跟蹤。對(duì)于大量接口文件、施工設(shè)計(jì)文件、技術(shù)變更文件等，需要對(duì)其進(jìn)行有效的跟蹤，了解技術(shù)問(wèn)題從產(chǎn)生到關(guān)閉的全部細(xì)節(jié)。五是有序存放，保證查閱。大量不同類別的工程文件需要按照一定的規(guī)則有序存放，以便隨時(shí)查閱使用。

企業(yè)文件管理，必須做到信息完整、管理有序、處理快捷、便于跟蹤、動(dòng)態(tài)清晰，因此利用現(xiàn)代文件管理模式來(lái)加強(qiáng)文件管理工作，可以有效保證工程順利進(jìn)行，作為工程設(shè)計(jì)的有利支撐。

文件管理模式

核電工程文件管理模式由文件管理制度體系、文件管理工作流程、文件的接收和分發(fā)三大模塊組成。

1.文件管理制度體系

核電工程的文件管理制度體系，是由法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工程項(xiàng)目程序、內(nèi)部工作程序三個(gè)層面的管理性文件構(gòu)成。

第一層次的核電工程建設(shè)需遵循的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。對(duì)核電工程建設(shè)單位及項(xiàng)目管理過(guò)程中文件控制、記錄管理以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理提出總體要求。通常包括以下內(nèi)容：《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》（HAF003）、《核電廠質(zhì)量保證記錄制度》（HAD003/04）、《中華人民共和國(guó)專利法》及其實(shí)施細(xì)則等。

第二層次的工程項(xiàng)目程序，是核電工程建設(shè)總承包單位，為管理核電項(xiàng)目而建立的，這些程序在文件管理方面對(duì)核電工程建設(shè)各參與方的文件提交、審查、修改、編制、變更處理及文件編碼、格式等，要求做出規(guī)定。一般包括總承包企業(yè)制定的工程項(xiàng)目，設(shè)計(jì)和建造階段質(zhì)量保證大綱，工程通信方面的管理規(guī)定，工程文件的編碼體系管理，文件的編、審、批的管理規(guī)定，施工及安裝文件管理、變更文件管理等方面的內(nèi)容。

第三層次的企業(yè)內(nèi)部工作程序，則包括核電工程建設(shè)企業(yè)的內(nèi)部各項(xiàng)工作細(xì)則，其中文件管理工作細(xì)則，主要規(guī)定企業(yè)內(nèi)部文件管理，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作所應(yīng)遵循的要求、責(zé)任和處理流程。通常包括文件管理總則、文件管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、文件接收和分發(fā)處理規(guī)定、文件著錄和檢索、工程文件的存檔以及企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、管理、保護(hù)和獎(jiǎng)懲等方面的內(nèi)容。

上述法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及管理程序與工作細(xì)則，對(duì)核電工程文件管理的指導(dǎo)性文件，第一層次和第二層次的制度程序，適用于核電工程建設(shè)的設(shè)計(jì)、設(shè)備供應(yīng)、施工、調(diào)試等各參與方，第三層次的制度程序，適用于核電工程建設(shè)企業(yè)內(nèi)部各機(jī)構(gòu)。

2.文件管理工作流程

核電文件管理，主要圍繞文件體系中各類文件的接收、分發(fā)、歸檔與移交幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行。

作為文件管理部門，首先從本企業(yè)各部門和合同商，以及其他外部單位接收項(xiàng)目文件后，分發(fā)至項(xiàng)目管理有關(guān)單位及部門，同時(shí)對(duì)所接收的文件，向現(xiàn)場(chǎng)文件庫(kù)及本企業(yè)檔案館進(jìn)行歸檔，在整個(gè)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)向業(yè)主進(jìn)行移交。

文控部門，對(duì)企業(yè)工程文件的接收、錄入、分發(fā)、保存、立卷歸檔到檔案移交，實(shí)施全過(guò)程控制，并將檔案管理要求落實(shí)到文件的各項(xiàng)前端管理，使文件從開始便符合檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)文件管理一體化，并通過(guò)采用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件信息化管理。

圖：項(xiàng)目文件的生成和處理過(guò)程

3.文件的接收和分發(fā)管理

文件是工程建設(shè)各參與方和企業(yè)各部門正式溝通的渠道，是維系工程建設(shè)有序進(jìn)展的紐帶。作為文控管理部門，應(yīng)當(dāng)迅速、準(zhǔn)確地將收到的文件，分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門處理。

核電工程建設(shè)過(guò)程中，形成的文件一般分為函件和技術(shù)文件兩大類。這兩類文件都必須建立科學(xué)的編碼體系，賦予每一份函件和工程文件獨(dú)立的編碼，以便于管理。

建立過(guò)程函件的編碼體系，是為了保證總承包方與業(yè)主方，以及總承包方與工程各參與方（設(shè)計(jì)院、施工承包商、設(shè)備供應(yīng)商）之間的通信往來(lái)有序。函件編碼體系，一般由項(xiàng)目代碼、通信方代碼、通信流水號(hào)區(qū)間組成。不同通信流水號(hào)區(qū)間，反映不同的函件內(nèi)容。文件管理人員以及未來(lái)的利用者，可以依據(jù)函件編碼規(guī)則，清晰地判斷各份函件所反映的作者、函件基本內(nèi)容、所從屬的項(xiàng)目等主要信息。

技術(shù)文件的編碼相對(duì)復(fù)雜?？偝邪桨春穗姽こ探ㄔO(shè)各項(xiàng)活動(dòng)的特點(diǎn)，將整個(gè)核電廠建設(shè)過(guò)程，劃分為項(xiàng)目前期工作、工程控制與協(xié)調(diào)、安全執(zhí)照、概念設(shè)計(jì)、質(zhì)量保證與質(zhì)量控制、土建（設(shè)計(jì)與施工）、電廠布置（包括安裝文件）、設(shè)備（設(shè)計(jì)、制造、安裝）、電廠和系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)與運(yùn)行等九大類主要活動(dòng)，在每一類主要活動(dòng)項(xiàng)下，又劃分為若干分項(xiàng)活動(dòng)， 結(jié)合文件所適用的項(xiàng)目及機(jī)組、文件種類、作者代碼（文件的形成者）、文件流水號(hào)等信息設(shè)定一組代碼。無(wú)論是何種編碼方式，每一個(gè)代碼均是技術(shù)文件的唯一標(biāo)識(shí)。技術(shù)文件的編碼，可以及時(shí)反映核電建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)，有利于核電項(xiàng)目文件的分類歸檔、組卷以及查找利用。

核電企業(yè)文件的收發(fā)處理有內(nèi)部分發(fā)和外部分發(fā)。

內(nèi)部分發(fā)包括對(duì)收文的處理和對(duì)外發(fā)文的內(nèi)部抄送。文控部門的人員，應(yīng)當(dāng)先對(duì)所收到的文件進(jìn)行文件簽署完整程度、清晰度及內(nèi)容完整性等方面的檢查，再按文件處理程序規(guī)定進(jìn)行分發(fā)。外部收文的分發(fā)方式有三種：一是指令分發(fā)，二是標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)，三是按照分發(fā)清單分發(fā)。指令分發(fā)用于工程函件的一般函件分發(fā)，這類函件由于涉及的內(nèi)容和專業(yè)比較廣泛，需根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的指令進(jìn)行分發(fā)；標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)是由文檔部門根據(jù)工程函件的編碼所確定的專業(yè)內(nèi)容，結(jié)合內(nèi)部各部門的職能分工，由文檔人員根據(jù)事先確定的分發(fā)范圍進(jìn)行文件的分發(fā)；按清單分發(fā)是文件產(chǎn)生部門為控制文件的擴(kuò)散范圍，事先設(shè)定文件的分發(fā)范圍，由文控部門據(jù)此分發(fā)范圍進(jìn)行文件的分發(fā)，適用于有一定的閱讀限制的文件，如合同類文件、保密文件的分發(fā)等。

文件的外部分發(fā)，應(yīng)當(dāng)建立完整的編審批流程，文控部門的處理人員，應(yīng)當(dāng)從文件的格式、渠道代碼及其流水號(hào)區(qū)間的使用、是否簽署完備、內(nèi)容的完整性等方面進(jìn)行質(zhì)量控制，以保證文件有效和準(zhǔn)確。

無(wú)論使用何種分發(fā)方式或何種類別文件的分發(fā)處理，準(zhǔn)確分發(fā)到合適對(duì)象是其基本的工作原則。

鑒于上述分發(fā)工作的流程和內(nèi)容相對(duì)固定， 在信息化應(yīng)用比較普遍的今天，可以通過(guò)開發(fā)工程文件電子分發(fā)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不同類型文件的運(yùn)轉(zhuǎn)，并可以進(jìn)行文件分發(fā)、利用的授權(quán)管理，確保文件信息的安全。

文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用

專業(yè)的文件管理系統(tǒng)是針對(duì)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)而專門設(shè)計(jì)的，分兩步構(gòu)建：（1）搭建工程文件管理平臺(tái)，為工程文件安全傳輸和保存提供保證；（2）建立工程文件數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，有效地管理工程文件。

1）文件管理平臺(tái)

文件管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)，是為了安全地傳輸和保存文件，它有五大作用：一是建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)公司網(wǎng)絡(luò)與外部聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部與外界的連接。二是建立文件服務(wù)器。保存文件，并且為進(jìn)一步管理文件建立基礎(chǔ)。三是建立備份設(shè)備。從數(shù)據(jù)安全方面考慮，定期自動(dòng)備份文件。四是建立統(tǒng)一的郵件系統(tǒng)。郵件是工程人員與外界聯(lián)系的重要工具，因此使用統(tǒng)一的郵件系統(tǒng)，統(tǒng)一分配郵件地址，避免郵件管理上的混亂。五是建立遠(yuǎn)程存儲(chǔ)設(shè)備。由于大容量的電子文件無(wú)法通過(guò)郵件進(jìn)行傳遞，因此，需要建立一個(gè)遠(yuǎn)程的存儲(chǔ)設(shè)備供大容量的文件進(jìn)行傳輸。

2）工程文件數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

在工程文件管理平臺(tái)基礎(chǔ)上，進(jìn)行軟件開發(fā)，以有效地管理工程文件。建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)前，首先，根據(jù)文件之間聯(lián)系的緊密程度，將工程文件分為兩大類：分為工程函件和工程技術(shù)文件兩大類。這兩類文件在數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中分開管理、相互獨(dú)立。

a 函件的管理

為了有效管理此類文件，需要從工程文件中，提取出有用的信息加以保存，從而方便文件的檢索和處理。管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)有效的文件管理：

（1）根據(jù)收發(fā)函件單位建立多個(gè)文件夾分類保存電子文件。管理系統(tǒng)根據(jù)不同單位收發(fā)函件，自動(dòng)將文件保存到相應(yīng)的文件夾中。

（2）提取文件信息，在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立主題、文件類型、日期等多個(gè)字段，方便檢索。

（3）管理系統(tǒng)加入驗(yàn)證通道號(hào)的功能，確保通道編號(hào)的唯一性。并且針對(duì)發(fā)函，管理系統(tǒng)加入自動(dòng)算號(hào)功能，確保發(fā)函通道編號(hào)的順序和完整性。

（4）管理系統(tǒng)的“錄入工程文件”在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立了“動(dòng)作要求”、“動(dòng)作狀態(tài)”、“回復(fù)時(shí)間”、“相關(guān)信件”等多個(gè)字段，用于信件跟蹤。管理系統(tǒng)的“文件檢索”模塊，則通過(guò)輸入各類查詢條件，最終將得到想要的結(jié)果，并且通過(guò)查詢結(jié)果，能方便地查閱電子文檔，以及實(shí)現(xiàn)對(duì)函件的跟蹤。為了便于查詢，設(shè)置了多種查詢方式和模糊查詢方式。

b.技術(shù)文件的管理

為了適應(yīng)核電工程技術(shù)文件的特點(diǎn)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中將技術(shù)文件分為兩部分：技術(shù)文件固定信息，記錄文件在整個(gè)工程期間將不會(huì)改變的信息；技術(shù)文件變動(dòng)信息，記錄在工程期間將會(huì)隨著升版而變化的信息。針對(duì)技術(shù)文件類的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)考慮了以下因素：

（1）根據(jù)發(fā)文單位建立多個(gè)文件夾（與信件類文檔管理系統(tǒng)類似），管理系統(tǒng)將不同單位的文件，自動(dòng)保存到相應(yīng)的文件夾中。

（2）為了方便檢索，從文檔中提取信息，建立了多個(gè)字段。針對(duì)工程文件固定信息，建立了項(xiàng)目號(hào)、內(nèi)部號(hào)、文檔類型、單位、設(shè)備等字段；針對(duì)文件變動(dòng)信息，建立了文件狀態(tài)、日期等字段。

（3）技術(shù)文件雖然不斷升版，但每份文件有唯一的文件編號(hào)與其對(duì)應(yīng)，管理系統(tǒng)加入驗(yàn)證編號(hào)的功能，確保其唯一性。同樣，每份傳遞單和審查意見單都有唯一的通道編號(hào)與其對(duì)應(yīng)，針對(duì)發(fā)函管理系統(tǒng)加入了自動(dòng)算號(hào)功能。

（4）由于技術(shù)文件傳遞和審查過(guò)程繁瑣，時(shí)間跨度大，并且會(huì)經(jīng)歷多次升版，而使得對(duì)技術(shù)文件的跟蹤成為一個(gè)難點(diǎn)。數(shù)據(jù)庫(kù)建立了“審查狀態(tài)”、“審查單位”等字段，通過(guò)管理系統(tǒng)中的錄入模塊和檢索模塊，很好地解決了這個(gè)難點(diǎn)。

●錄入模塊。由于錄入技術(shù)文件類文檔時(shí)，不僅需要將技術(shù)文件的信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)需要建立技術(shù)文件與傳遞單和審查意見單之間的聯(lián)系，因此錄入模塊分為兩部分：技術(shù)文件錄入；錄入傳遞單和審查意見單，建立與技術(shù)文件的聯(lián)系，修改工程技術(shù)文件狀態(tài)。

●檢索模塊?？梢暂斎敫黝惒樵儣l件，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的跟蹤，并且能夠通過(guò)超級(jí)鏈接直接瀏覽各個(gè)文件。

3） 其他功能模塊

除了上述功能外，為了滿足業(yè)務(wù)人員的需要，加入了多個(gè)功能模塊，如用戶權(quán)限控制模塊，多種類型的檢索模塊，與外部程序的信息接口等。這些功能模塊不僅方便了文件管理，同時(shí)也提高了企業(yè)項(xiàng)目管理的效率。

當(dāng)前文件管理存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)核電事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的文檔管理理念。文檔信息量的劇增和電子文件等新載體的大量出現(xiàn)，使文檔信息存儲(chǔ)方式發(fā)生了深刻變革。現(xiàn)代化的文件管理，對(duì)文件管理人員提出了新的更高的要求。

然而文件管理工作卻沒有得到相應(yīng)的重視。目前部分企業(yè)以工程助理作為主要管理者，將文件管理工作納入秘書性質(zhì)的工作，企業(yè)經(jīng)理及專業(yè)工程師參與甚少。另一方面，文件管理人員過(guò)分依賴文控管理軟件，簡(jiǎn)單地認(rèn)為計(jì)算機(jī)軟件就可以解決所有問(wèn)題，過(guò)分強(qiáng)調(diào)軟件的引入，而忽視后臺(tái)工作。文件管理人員，作為信息資源的掌控者，如果不能利用信息管理工具，使信息資源更好地服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)管理，則是對(duì)企業(yè)信息資源的隱性浪費(fèi)。傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)主要是基于文件本身的管理，沒有考慮到項(xiàng)目整體的全周期管理，尤其在全球一體化管理的項(xiàng)目中，文件管理的孤島現(xiàn)象，嚴(yán)重延滯了企業(yè)的快速發(fā)展，也使文件管理在企業(yè)管理中，處于被邊緣化的尷尬境地。

目前文件管理工作存在的問(wèn)題既有人的主觀因素，也有現(xiàn)實(shí)的客觀因素。但不論何種因素，均不能抹殺其對(duì)企業(yè)管理的負(fù)面作用，只有進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文件管理的重視，加強(qiáng)核電企業(yè)文件管理人員的培養(yǎng)，是做好文件管理工作和保障文件服務(wù)質(zhì)量的決定因素，也是在提升整個(gè)企業(yè)的管理水平。

進(jìn)一步提高文件管理的建議

1.文件管理軟件目前在社會(huì)上被很多企業(yè)廣泛應(yīng)用。但同樣的文件管理軟件，在不同的企業(yè)、不同的人員手中形成的成品是不同的。所有的軟件都只是工具 ，管理的流程、方法、體系才是解決管理問(wèn)題的核心。文件管理軟件需要文控管理人員的操作及系統(tǒng)搭建才能完成企業(yè)文件的管理。核電企業(yè)文檔管理信息系統(tǒng)構(gòu)建，要打破原有的只限于管理“文檔”的思維模式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)從文檔管理上升到企業(yè)整體管理的轉(zhuǎn)變，使文件管理和企業(yè)管理之間形成良好的互動(dòng)關(guān)系。具體來(lái)說(shuō)，構(gòu)建核電文檔管理系統(tǒng)，應(yīng)以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)文檔管理向現(xiàn)代企業(yè)管理工具轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇?dǎo)思想，將人機(jī)交流、文件配置管理、支付控制、績(jī)效考核、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等作為系統(tǒng)的組成部分，使系統(tǒng)具備企業(yè)管理的全新功能，以有效推動(dòng)核電工程項(xiàng)目管理各項(xiàng)活動(dòng)順利開展。企業(yè)項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件管理的一體化要求，并能取得從文件管理角度管理企業(yè)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。

2.文件管理水平以及文件服務(wù)質(zhì)量，直接取決于文件管理人員的整體素質(zhì)。文件管理水平和文件服務(wù)質(zhì)量的提高，以及今后文件工作全面實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化、數(shù)字化管理，都需要擁有一定數(shù)量的高學(xué)歷、高素質(zhì)、多技能的復(fù)合型文檔專業(yè)人才。他們還應(yīng)樹立文件一體化管理模式和全面質(zhì)量管理意識(shí)，熟練掌握新技術(shù)產(chǎn)品和文件管理軟件的使用技能。

3.領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加大支持力度。隨著文件一體化的不斷加強(qiáng)，文件管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文件工作的重視，在人員、資金及政策上給予大力支持。

4.加強(qiáng)質(zhì)量管理體系在文件管理中的應(yīng)用。文件的質(zhì)量是文檔的生命線，文件質(zhì)量的好壞直接影響其效用。文件管理人員必須樹立文件質(zhì)量管理的思想，不斷提高文件質(zhì)量。文件質(zhì)量管理要全程控制，從文件的起草、審核、批準(zhǔn)，到文件的掃描、傳遞、分發(fā)、執(zhí)行，以至文件的收集、整理、立卷歸檔、編研、開發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都要嚴(yán)格執(zhí)行體系中各自的崗位職責(zé)。通過(guò)加強(qiáng)文件的質(zhì)量管理，促進(jìn)整個(gè)企業(yè)質(zhì)量和效率的提高，從而實(shí)現(xiàn)文件管理的真正價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

核電工程的文件控制及管理是企業(yè)管理的重要組成部分，涉及到整個(gè)企業(yè)的各方面。加強(qiáng)文控管理工作，可以有效保證企業(yè)的順利發(fā)展，作為企業(yè)發(fā)展的有利支撐，高效的文控管理對(duì)企業(yè)的整體管理提升，起到尤為重要的作用。

作者系華東電力設(shè)計(jì)院有限公司