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        淺析用簡(jiǎn)易方法對(duì)實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行內(nèi)部審核

        2016-08-02 14:44:33陳永明
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:內(nèi)審實(shí)驗(yàn)室

        摘 要:如何讓實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核易于操作,避免流于形式,本文講解實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核的方法與技巧,希望能對(duì)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審工作有所幫助。

        關(guān)鍵詞:簡(jiǎn)易方法;實(shí)驗(yàn)室;內(nèi)審

        1 引言

        實(shí)驗(yàn)室是進(jìn)行實(shí)檢的重要手段,是檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)科學(xué)、準(zhǔn)確的重要保障。為了保證實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行的穩(wěn)定、準(zhǔn)確、可靠和較高的利用率,順利及時(shí)地開(kāi)展檢驗(yàn)檢測(cè)任務(wù),科學(xué)地利用檢測(cè)資源十分重要。

        2 內(nèi)部審核的策劃與準(zhǔn)備

        2.1 編制年度審核計(jì)劃

        2.1.1 每年年初,質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編制年度審核計(jì)劃,審核方式分為管理體系全過(guò)程審核及管理體系要素審核,管理體系全過(guò)程審核每年至少安排一次,制定的年度計(jì)劃應(yīng)覆蓋管理體系涉及全要素和所有部門。

        2.1.2 當(dāng)出現(xiàn)以下特殊情況時(shí)應(yīng)增加審核頻次:

        1)管理體系有重大變更或機(jī)構(gòu)和職能發(fā)生重大變更時(shí);

        2)內(nèi)部監(jiān)督員發(fā)現(xiàn)某質(zhì)量要素存在嚴(yán)重不符合項(xiàng);

        3)出現(xiàn)質(zhì)量事故,或客戶對(duì)某一環(huán)節(jié)連續(xù)申訴、投訴;

        4)認(rèn)證認(rèn)可機(jī)構(gòu)安排現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審或監(jiān)督評(píng)審前;

        5)年度審核計(jì)劃經(jīng)審批后,組織實(shí)施。

        2.2 審核前準(zhǔn)備

        2.2.1 成立內(nèi)審組:

        1)質(zhì)量負(fù)責(zé)人依據(jù)管理體系審核年度計(jì)劃的審核內(nèi)容和審核對(duì)象組建內(nèi)審組,內(nèi)審組成員應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)考核合格,取得內(nèi)審員資格證書,且內(nèi)審員與被審核部門無(wú)直接責(zé)任關(guān)系。

        2)質(zhì)量負(fù)責(zé)人召開(kāi)內(nèi)審組組員會(huì)議,任命內(nèi)審組組長(zhǎng)和宣讀內(nèi)審員守則,并依據(jù)內(nèi)審年度計(jì)劃提出本次評(píng)審目的、范圍內(nèi)容和要求。

        2.2.2 內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃的制定內(nèi)審組長(zhǎng)制定內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃,要依據(jù)本機(jī)構(gòu)的職能分配表編制各受審核部門的審查內(nèi)容,由質(zhì)量負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施。實(shí)施計(jì)劃應(yīng)在正式審核前一周由內(nèi)審組長(zhǎng)發(fā)至各有關(guān)部門和人員。

        2.2.3 審核組預(yù)備會(huì):內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,審核組長(zhǎng)召開(kāi)審核組預(yù)備會(huì)議,研究有關(guān)體系文件并應(yīng)決定是否需要補(bǔ)充文件,明確分工和要求,確保每位內(nèi)審員都清楚了解審核任務(wù),全部完成審核前的準(zhǔn)備工作。

        2.2.4 編制檢查表

        2.2.4.1 審核前,內(nèi)審員應(yīng)根據(jù)分工編制檢查表,內(nèi)審檢查表編制的好壞直接影響內(nèi)審實(shí)施的質(zhì)量,因此在整個(gè)內(nèi)審中至關(guān)重要。內(nèi)審檢查表中審核內(nèi)容要依據(jù)受審部門的職能編制,要突出審核區(qū)域的主要職能;采取的審核方式和方法(查、問(wèn)、聽(tīng)、看)要恰當(dāng);審核時(shí)需要抽樣的數(shù)量要合理。要選擇典型關(guān)鍵質(zhì)量問(wèn)題作為重點(diǎn)進(jìn)行編制(如上次審核的有關(guān)信息、管理上的薄弱環(huán)節(jié)、客戶的反饋、發(fā)生過(guò)的質(zhì)量問(wèn)題等)。所有內(nèi)審員的檢查表合在一起應(yīng)覆蓋管理體系的全部職能,包括本實(shí)驗(yàn)室和客戶的一些特殊要求。檢查表使用一段時(shí)間后應(yīng)形成相對(duì)穩(wěn)定的內(nèi)容,作為標(biāo)準(zhǔn)檢查表,為以后內(nèi)審提供參考。

        3 內(nèi)審的實(shí)施

        3.1 通知審核

        內(nèi)審至少提前一周通知受審部門具體的審核日期、安排和要求,可采取文件或口頭兩種形式。必要時(shí)受審方應(yīng)準(zhǔn)備基本情況介紹,審核實(shí)施計(jì)劃應(yīng)得到受審方確認(rèn)。

        3.2 首次會(huì)議

        3.2.1 現(xiàn)場(chǎng)審核前由內(nèi)審組組長(zhǎng)召開(kāi)并主持首次會(huì)議,由質(zhì)量負(fù)責(zé)人、受審核部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)審組全體成員及相關(guān)人員參加,與會(huì)人員須簽到。

        3.2.2 首次會(huì)議內(nèi)容包括:

        1)向受審核方負(fù)責(zé)人介紹內(nèi)審組成成員及分工;

        2)說(shuō)明審核目的、范圍、依據(jù)和所采取的方法和程序;

        3)宣讀審核實(shí)施計(jì)劃及解釋實(shí)施計(jì)劃中不明確的內(nèi)容;

        4)內(nèi)審組與受審核部門取得正式聯(lián)系。

        3.3 現(xiàn)場(chǎng)審核

        3.3.1 現(xiàn)場(chǎng)審核應(yīng)遵循的原則

        1)以客觀事實(shí)為依據(jù)的原則??陀^事實(shí)以證據(jù)為基礎(chǔ),可陳述、驗(yàn)證,不含個(gè)人推理成分;

        2)標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際核對(duì)的原則。凡標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際未核對(duì)過(guò)的項(xiàng)目,都不能判定為符合或不符合;

        3)依次遞進(jìn)審核原則。審核包括:該有的程序有沒(méi)有,執(zhí)行沒(méi)執(zhí)行,執(zhí)行后有無(wú)記錄3個(gè)方面;

        4)獨(dú)立公正的原則。

        3.3.2 收集客觀證據(jù)

        內(nèi)審員按照審核實(shí)施計(jì)劃、內(nèi)審檢查表規(guī)定的檢查內(nèi)容,通過(guò)交談、查閱文件、現(xiàn)場(chǎng)檢查、調(diào)查驗(yàn)證等方法收集客觀證據(jù)并逐項(xiàng)實(shí)事求是地記錄,記錄應(yīng)清楚、易懂、全面,便于查閱和追溯;應(yīng)準(zhǔn)確、具體,如文件名稱、合同號(hào)、記錄的編號(hào)、設(shè)備的編號(hào)、報(bào)告的編號(hào)和工作崗位等。審核時(shí),審核員應(yīng)及時(shí)與被審核方溝通和反饋審核中的發(fā)現(xiàn),并對(duì)事實(shí)證據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。

        3.3.3 不符合項(xiàng)及糾正報(bào)告

        在現(xiàn)場(chǎng)審核的后期,審核組長(zhǎng)主持召開(kāi)一次審核組內(nèi)部會(huì)議,對(duì)在現(xiàn)場(chǎng)審核中收集到的客觀證據(jù)進(jìn)行整理、分析、篩選,得到審核證據(jù)。將審核證據(jù)與《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》及質(zhì)量體系文件等依據(jù)相比較,作出客觀的判斷和綜合評(píng)價(jià),形成審核發(fā)現(xiàn),確定不符合項(xiàng),并根據(jù)不符合項(xiàng)的產(chǎn)生原因確定不符合項(xiàng)類型是體系性不符合或是實(shí)施性不符合或是效果性不符合,及根據(jù)不符合項(xiàng)的性質(zhì),判斷是輕微不符合或是嚴(yán)重不符合,同時(shí)根據(jù)不符合項(xiàng)的類型和性質(zhì)提出糾正措施。內(nèi)審員就不符合事實(shí)、類型、結(jié)論等編制內(nèi)審不符合報(bào)告時(shí),不符合事實(shí)的描述應(yīng)具體,準(zhǔn)確的報(bào)告所觀察的事實(shí),不符合判斷依據(jù)的條款和程序要寫清楚。

        3.4 末次會(huì)議

        內(nèi)審組組長(zhǎng)組織內(nèi)審組及有關(guān)人員(同首次會(huì)議)召開(kāi)末次會(huì)議,到會(huì)人員簽到。末次會(huì)議是審核組在現(xiàn)場(chǎng)審核階段的最后一次活動(dòng),向受審核部門、單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告審核情況。會(huì)議主要內(nèi)容:重申審核的目的、范圍和依據(jù);審核情況介紹;宣讀不符合項(xiàng)報(bào)告,作出審核評(píng)價(jià)和結(jié)論;提出后續(xù)工作要求,包括糾正措施、跟蹤驗(yàn)證及要求。

        4 審核報(bào)告的編寫

        4.1 內(nèi)審報(bào)告是內(nèi)審活動(dòng)結(jié)束后出具的一份關(guān)于內(nèi)審結(jié)果的正式文件,審核報(bào)告應(yīng)如實(shí)反映本次管理體系審核的方法、審核過(guò)程情況、觀察結(jié)果和審核結(jié)論。

        4.2 審核報(bào)告內(nèi)容:

        1)審核的目的、范圍、方法和依據(jù);

        2)審核組成員、受審部門;

        3)審核實(shí)施情況(包括審核的日期、審核過(guò)程概況簡(jiǎn)述等);

        4)審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的描述和不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析;

        5)對(duì)存在的主要問(wèn)題的分析及改進(jìn)意見(jiàn);

        6)上次審核主要不符合項(xiàng)糾正情況;審核中有爭(zhēng)議問(wèn)題及處理建議;

        7)審核結(jié)論(對(duì)質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀況的綜合評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)實(shí)施管理體系的有效性和符合性,肯定優(yōu)點(diǎn),指出不足,作出審核結(jié)論);

        8)審核報(bào)告的批準(zhǔn)及發(fā)放范圍。

        5 糾正措施的實(shí)施及跟蹤驗(yàn)證

        5.1 審核結(jié)束后,各部門對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)和實(shí)驗(yàn)室體系中存在的薄弱環(huán)節(jié),進(jìn)行分析研究找出原因,制定糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施計(jì)劃,明確完成日期并組織實(shí)施。內(nèi)審員按計(jì)劃對(duì)受審核部門所采取的糾正措施進(jìn)行評(píng)審、驗(yàn)證,并對(duì)糾正結(jié)果進(jìn)行判斷、評(píng)價(jià)和

        記錄。

        6 結(jié)語(yǔ)

        這樣才能使實(shí)驗(yàn)室持續(xù)運(yùn)行得到最佳狀態(tài),從而有利于實(shí)驗(yàn)室的持續(xù)有效運(yùn)行。

        參考文獻(xiàn)

        [1]《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》國(guó)家認(rèn)監(jiān)委行政規(guī)章。

        作者簡(jiǎn)介

        陳永明(1967-),男,漢族,質(zhì)量工程師。

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