楊玉華

摘 要：我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的一項(xiàng)重要組成部分就是建設(shè)信息化管理，財(cái)務(wù)檔案也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)建設(shè)信息化管理，因此，如何建設(shè)好、管理好并運(yùn)用好信息化財(cái)務(wù)檔案，以達(dá)到財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的提升和財(cái)務(wù)管理工作效率提高的目的，是本文財(cái)務(wù)檔案信息化管理思路所探索的重點(diǎn)所在。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；信息化；管理

所謂財(cái)務(wù)檔案，是各級(jí)機(jī)構(gòu)及下屬單位干部職工在管理活動(dòng)、建設(shè)、發(fā)展方面所形成的具有保存價(jià)值的所有財(cái)務(wù)支出和收入材料。財(cái)務(wù)檔案采用現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)，處理與存儲(chǔ)都是通過電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，形成電子財(cái)務(wù)檔案。電子財(cái)務(wù)檔案具有傳遞信息速度快、檔案管理與利用的效率高的特點(diǎn)。建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息化管理有利于提高檔案管理與服務(wù)的水平。

1 財(cái)務(wù)檔案信息化管理的意義

1.1 現(xiàn)代財(cái)務(wù)檔案管理的新特點(diǎn)

現(xiàn)代財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)為信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、更新與查閱頻繁，因此對(duì)其管理的方法和手段提出了更高的要求。隨著國家財(cái)政經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，財(cái)務(wù)的指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)也處于持續(xù)變化之中，且越來越頻繁；每年的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、決算的內(nèi)容都不相同，還要對(duì)本年和過去的若干年的經(jīng)費(fèi)活動(dòng)狀況進(jìn)行反映；每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)更加的精細(xì)化、項(xiàng)目復(fù)雜化、信息采集量大，這都使財(cái)務(wù)檔案管理工作的難度更大。為解決這一問題，雖各行業(yè)部門都編有年度《財(cái)務(wù)文件匯編》，但該資料較片面、斷斷續(xù)續(xù)且沒有時(shí)效性，標(biāo)準(zhǔn)更新不及時(shí)，整理出版的周期長，財(cái)力、人力的耗費(fèi)量大，難以全部的把問題解決好。

1.2 財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

財(cái)務(wù)檔案信息化管理是把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存于電子介質(zhì)之中，與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案相比，其優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)為：財(cái)務(wù)檔案信息化管理中修改、拷貝、重置較簡(jiǎn)單，攜帶與傳遞十分方便；儲(chǔ)存的電子介質(zhì)樣式多，同時(shí)便于打印于紙質(zhì)材料中；計(jì)算與分析速度十分快。財(cái)務(wù)檔案信息化管理是采用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)共同實(shí)現(xiàn)的，既便于平時(shí)的分析、制作、查詢、數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，辦公成本被有效的降低了，還便于統(tǒng)一檔案資源整合，促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提升。

2 財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

2.1 對(duì)動(dòng)態(tài)信息的及時(shí)挖掘、整理與采集，建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

檔案管理信息化的基礎(chǔ)就是檔案信息的數(shù)字化，這是做好其他工作的基礎(chǔ)。之后財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源在財(cái)務(wù)檔案室，也是數(shù)字化信息服務(wù)工作的基地，其中包括對(duì)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、管理、查詢、檢索、傳遞。完成財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化后，建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，并將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料全部錄入到計(jì)算機(jī)之中，還可以把數(shù)據(jù)庫分類建立，其主要參照本單位財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容。

2.2 建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息化管理輔助決策系統(tǒng)，提高檔案管理、使用的科學(xué)性

通過對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息采集整理，之后利用網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門等，為其所用。純粹以來相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理大量的信息和滿足高品質(zhì)的要求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，一定要有輔助決策系統(tǒng)的支持，且該系統(tǒng)要具備先進(jìn)的高智能化。建立的決策支持系統(tǒng)，其基礎(chǔ)是管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)、控制論，其手段為計(jì)算機(jī)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等，針對(duì)某一問題設(shè)定許多的方案，分析、比較和優(yōu)化這所有的方案統(tǒng)籌分析定量與定性，最終實(shí)現(xiàn)高財(cái)務(wù)保障的決策水平與質(zhì)量。

2.3 建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，提升檔案使用效率

檔案的價(jià)值為了更好的利用，財(cái)務(wù)檔案信息能在信息化管理的基礎(chǔ)上得到更充分的利用。財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的完善，能夠在數(shù)據(jù)庫中直接或轉(zhuǎn)換的形式存入本單位的相關(guān)文件，使檔案信息十分完整，還可以對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息采用多種方式進(jìn)行查詢或咨詢。

3 財(cái)務(wù)檔案信息化管理的具體思路

3.1 加強(qiáng)相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)的重視

對(duì)于這項(xiàng)工作必須從思想深處產(chǎn)生重視，特別是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)所給予的高度重視。要想真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理，這就離不開領(lǐng)導(dǎo)的推動(dòng)作用，因此，財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)的深度與力度取決于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)信息化意識(shí)的高低。作為財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要首先認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案工作的重要性，才能更加高效的促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.2 健全財(cái)務(wù)檔案信息化管理機(jī)制

要想從根本上對(duì)檔案軟環(huán)境建設(shè)的加強(qiáng)，就必須把檔案管理的制度與體系健全和完善，有相關(guān)的規(guī)章制度來規(guī)范日常的財(cái)務(wù)檔案管理活動(dòng)。

3.3 規(guī)范財(cái)務(wù)檔案信息化管理

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵就在于檔案信息化的總體規(guī)劃，為實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，最有效的途徑就是利用一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，這就要求在建設(shè)規(guī)劃中納入財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。此外，要按照本單位的自身規(guī)模，明確相關(guān)工作人員的職責(zé)，把相關(guān)文件的一系列工作動(dòng)搖處理好，還要把財(cái)務(wù)檔案的日常工作也做好，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的規(guī)范性。

3.4 提升財(cái)務(wù)檔案信息化管理人員的素質(zhì)

提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)是財(cái)務(wù)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的關(guān)鍵所在。一方面，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員必須具備較高的專業(yè)文化素質(zhì)與實(shí)際實(shí)踐能力；其次，加強(qiáng)培訓(xùn)財(cái)務(wù)檔案管理員的信息化新技術(shù)、新方法，始終保持與先進(jìn)技術(shù)接軌的狀態(tài)。此外，財(cái)務(wù)檔案信息化管理人員必須掌握一定的財(cái)務(wù)管理工作技能兼檔案管理工作技能，在此基礎(chǔ)上才能更好的服務(wù)于財(cái)務(wù)檔案信息化管理。

3.5 統(tǒng)籌財(cái)務(wù)檔案信息化管理的設(shè)施

財(cái)務(wù)檔案信息化管理的基礎(chǔ)就是基礎(chǔ)設(shè)施條件，其關(guān)系到檔案信息技術(shù)的應(yīng)用和資源的開發(fā)與利用。財(cái)務(wù)檔案信息是通過硬件設(shè)施實(shí)現(xiàn)信息的傳輸、交換和資源共享的。在建設(shè)的起步時(shí)期，有關(guān)的設(shè)計(jì)思路應(yīng)從財(cái)務(wù)管理角度與檔案管理角度兩方面出發(fā)，并財(cái)務(wù)部門和檔案部門的相關(guān)人員一起協(xié)商，統(tǒng)籌規(guī)劃，減免運(yùn)行系統(tǒng)過程中的重復(fù)或短缺。財(cái)務(wù)軟件方面，確保軟件的兼容性，使軟件升級(jí)更加便利，還要保證以標(biāo)準(zhǔn)的、一致的、連續(xù)的形式儲(chǔ)存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在完善了財(cái)務(wù)檔案信息化管理的設(shè)施之后，為防止電子檔案被損壞或丟失，還要做好防火墻系統(tǒng)。此外，還應(yīng)建立專門的負(fù)責(zé)人，對(duì)存貯的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理并備份。

4 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的日新月異，各行各業(yè)也越來越注重應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案信息化管理方式。完善與加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理成為了每個(gè)單位財(cái)務(wù)部門所關(guān)注的重點(diǎn)所在，由此看來，探索財(cái)務(wù)檔案信息化管理的思路具有重要的意義。

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