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        淺談檔案管理工作的重要性

        2016-08-02 09:40:16白獻陽
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:重要性檔案管理管理

        白獻陽

        摘 要:檔案是人類文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。檔案的物化延續(xù)了人類的記憶,成為聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶。為做好檔案業(yè)務(wù)工作,必須重視檔案管理工作。但隨著經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷提升和社會生活的迅速變化,檔案管理及其對社會的有效服務(wù)明顯滯后于社會發(fā)展,為此必須在充分了解檔案管理意義的基礎(chǔ)上,重視檔案管理工作,全面提升檔案管理水平。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;重要性

        通過檔案,我們可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律,了解中華民族創(chuàng)造的輝煌業(yè)績,繼承傳統(tǒng)文化的精髓,學(xué)習(xí)歷史上仁人志士的高尚情操,從中感受中華民族歷盡劫難而生生不息、不斷發(fā)展的強大力量。從一定意義上說,檔案本身也屬于無形資產(chǎn)。無形資產(chǎn)是寶貴財富,檔案作為無形資產(chǎn)的重要載體,對于無形資產(chǎn)的保值、增值起著重要的法律憑證作用。檔案是認識和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙,檔案工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)。檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實地記錄下來,使瞬間變成永恒,成為人們進行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。檔案工作是維護歷史真實面貌,功在當代、利在千秋的重要事業(yè)。它與人類文明的產(chǎn)生、發(fā)展相伴隨,并隨著社會文明程度的提高和對檔案利用需求的增長,越來越深入地滲透到人類活動的方方面面。

        1 檔案管理工作的意義及作用

        合理科學(xué)的對檔案進行管理,不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量,還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過程的優(yōu)秀成果,因此,檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準備資料,方便做出科學(xué)合理的分析,是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國的全面發(fā)展與進步,檔案管理工作不僅在觀念上需要改變,在管理的方式上同樣需要改變,利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因為企業(yè)或單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略,以及未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響,所以檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場競爭,全面發(fā)展有著重要的意義。

        檔案管理工作主要有兩項重要的作用:其一,作為考察依據(jù)的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的,檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式,使檔案的記錄更具客觀性,成為更容易令人信服的證據(jù),因此,檔案作為真實憑證而存在。例如:企業(yè)重要文件存檔、手稿、印信等;其二,作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料,沒有被篡改過,很多都涉及親筆簽名或是手稿,有些還包含著照片或是錄音帶等,因此是反映歷史最為客觀的材料,是最有利的實事憑據(jù)。同時,檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富,任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室,所以,當所涉及的難題需要參考檔案的時候,只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者,要定期接受和保管好檔案,在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作,并熱愛檔案管理工作等。

        2 檔案管理工作的重要性

        首先,檔案管理工作的規(guī)范化。由于檔案管理工作具有保密性,因此,只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后,才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制,對工作人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn),還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式,制定一個標準。對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴格控制,例如:檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化,才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作,檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響,檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎(chǔ)工作,對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進作用。在過去的幾年,我國許多地區(qū)的檔案館對于全宗學(xué)理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數(shù)字化、電子文件、文檔一體化和與改革創(chuàng)新配套的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章建設(shè)等許多問題進行了大膽的創(chuàng)新實踐與理論研究,取得了很多有益的經(jīng)驗。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開展,使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務(wù)的工作量,相對于傳統(tǒng)的手工勞動方式得到增大。

        其次,檔案管理工作的信息化。檔案入錄的及時與靈活性,影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比,如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理,將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性,用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式,實現(xiàn)信息化,不僅提高了檔案管理的成果,還提高了檔案管理的效率。

        最后,檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴格的管理機制進行把關(guān),不管是在檔案的查閱上,還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密,以及安全性,因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后,檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上,采取了嚴格的監(jiān)督機制。在檔案的查閱上,則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的。這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。

        3 檔案管理工作策略

        隨著檔案需求的劇增,只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作,改變管理者的內(nèi)外素質(zhì),增強其專業(yè)的知識,實現(xiàn)檔案共享價值,才能使檔案管理工作跟上企業(yè)和單位發(fā)展步伐。

        其一,強化管理者的管理意識和綜合素質(zhì),并進行規(guī)范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中,為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失,因此,要加強管理工作人員對材料的及時歸檔,提高歸檔和管理意識,及時做好收集和整理、編目和鑒定,以及保管和統(tǒng)計、檢索等相關(guān)的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問題會受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響,作為重要任務(wù)的管理者,必須要具有很高的積極主動與創(chuàng)造性,因此要加大對管理者的綜合水平進行培養(yǎng)。目前檔案管理工作越來越現(xiàn)代和多樣化,所以在管理的方式上也要不斷的進行改革,只有具有專業(yè)知識的管理者,才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。

        其二,加強檔案管理工作的保密與安全性,合理利用檔案進行開發(fā)。由于檔案管理工作的重要性,確保檔案的丟失、泄密,因此,要委派專門的檔案管理人員進行管理,同時也要在安全工作上做好一切措施,例如:做好防盜、防火,以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外,檔案所具有價值和共享也是人們不斷關(guān)注的焦點,所以,我們應(yīng)該采用多種形式,及時、準確、迅速的開發(fā)和利用檔案資源,檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作,還能夠恰到好處的進行利用,在遇到問題時能夠及時解決,以滿足工作需求,使檔案得到最高的利用價值。

        4 結(jié)束語

        總而言之,我國社會主義市場經(jīng)濟高速發(fā)展過程中,檔案管理工作的重要性也開始不斷的顯現(xiàn)出來。通過結(jié)合近些年來我國檔案管理實際工作來分析,依舊存在多種問題。這些問題給社會經(jīng)濟發(fā)展帶來了極高的約束力。通過對檔案管理重要性需要進行充分認識及分析可以為單位管理優(yōu)化提供現(xiàn)實建議。

        參考文獻

        [1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2013(07)

        [2]賈春玲.淺談檔案管理工作的重要性[J].蘭臺世界.2015(S3)

        [3]孟麗君.淺談檔案管理工作的重要性[J].黑龍江史志.2015(10)

        [4]孟麗君.提高檔案管理的科學(xué)化水平的路徑選擇[J].赤子(上中旬).2015(15)

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