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        試論機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

        2016-08-02 09:09:32姚冰
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:管理工作對(duì)策

        姚冰

        摘 要:當(dāng)下的機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題較多,主要為管理觀念陳舊、機(jī)關(guān)檔案管理設(shè)施不齊全、檔案管理技術(shù)有待進(jìn)一步優(yōu)化、管理人員綜合素質(zhì)偏低等。一來(lái)造成檔案資料遺失、損壞;二來(lái)降低了管理效率,給資料利用者帶來(lái)了麻煩與不變,使得管理服務(wù)質(zhì)量大打折扣。而本文研究的宗旨正是解決機(jī)關(guān)檔案管理工作問(wèn)題,以改善國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)單位檔案室的工作面貌。

        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)檔案;管理工作;存在的問(wèn)題;對(duì)策

        檔案管理(file management)亦稱(chēng)檔案工作,它是檔案館或相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)資料檔案進(jìn)行管理的一種手段或策略。檔案管理本著為內(nèi)部人員提供服務(wù)的原則,以收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等一系列舉措服務(wù)于檔案利用者,檔案館或相關(guān)機(jī)構(gòu)通過(guò)檔案管理可解決檔案分散、雜亂、量大以及孤本等不利于閱覽與查詢(xún)的問(wèn)題。尤其是機(jī)構(gòu)單位,檔案資料基本屬于機(jī)密而重要的文件,稍有遺失或損壞都會(huì)造成不可估量的后果。

        1 機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

        1.管理觀念陳舊

        管理觀念陳舊集中體現(xiàn)在機(jī)關(guān)內(nèi)部人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)知不足。機(jī)關(guān)內(nèi)部人員對(duì)待檔案一貫保持“使用在前,管理在后”的心態(tài),更有甚者認(rèn)為檔案應(yīng)重在利用,而所謂的管理不過(guò)是興趣使然,有用之時(shí)便稍加整理,無(wú)用之時(shí)便可束之高閣。這嚴(yán)重違背了管理學(xué)的根本性思想,如此所導(dǎo)致的后果便是檔案在使用時(shí)不是缺頁(yè)少字,便是凌亂不堪而難以查找,直接影響機(jī)關(guān)內(nèi)部的工作效率。

        2.機(jī)關(guān)檔案管理設(shè)施不齊全

        影響機(jī)關(guān)檔案管理效率和質(zhì)量的首要因素是管理設(shè)施不齊全。據(jù)調(diào)查可知,機(jī)關(guān)內(nèi)部雖設(shè)有相應(yīng)的檔案管理室,但絕大多數(shù)檔案管理室缺乏較大的存放空間,一部分檔案管理室僅可存放相應(yīng)的檔案資料,而進(jìn)入檔案管理室查詢(xún)或閱覽檔案資料的人員卻往往會(huì)無(wú)處落腳。更為慘烈的是,有相當(dāng)一部分檔案管理室內(nèi)無(wú)可供擺放的書(shū)架,檔案資料肆意碼放在墻角或沿墻體一溜排開(kāi),而且并未做好相關(guān)的防潮、防火措施,以致檔案資料出現(xiàn)丟失、損壞,部分紙張發(fā)黃,字跡難以辨認(rèn)。檔案室缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)性設(shè)施,存在重大安全隱患,尤其對(duì)機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)而言,因機(jī)密文件損壞所造成的損失將是無(wú)法估量的。

        3.檔案管理技術(shù)有待進(jìn)一步優(yōu)化

        現(xiàn)代化技術(shù)的出現(xiàn)是對(duì)傳統(tǒng)技術(shù)的一次革命?,F(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理方面或其他辦公室職能范圍內(nèi)主要是“無(wú)紙化”概念的深入。這種辦公模式理所應(yīng)當(dāng)進(jìn)入各個(gè)領(lǐng)域,檔案管理也不應(yīng)例外。但通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn),仍有部分機(jī)關(guān)單位未拋棄傳統(tǒng)觀念,所使用的檢索以及查詢(xún)方法還能深深折射出時(shí)代落差。這種檢索與查詢(xún)方式死而不僵,最直接的后果是降低工作效率,同時(shí)也會(huì)因管理不當(dāng)造成檔案遺失和損壞等現(xiàn)象。令筆者感到吊詭的是,個(gè)別檔案室在管理技術(shù)的應(yīng)用上雖然也表現(xiàn)出了與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí),但所采用的計(jì)算機(jī)卻未連接網(wǎng)絡(luò),無(wú)法掃描,更是無(wú)法查詢(xún)與檢索。計(jì)算機(jī)最終被淪為檔案室里的裝飾品,以體現(xiàn)某些機(jī)關(guān)單位的“前衛(wèi)意識(shí)”。

        4.管理人員綜合素質(zhì)偏低

        檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(1)缺乏先進(jìn)管理技術(shù):現(xiàn)代化的管理思維不同以往,它體現(xiàn)的是速度快、操作簡(jiǎn)便、質(zhì)量高、損失小。以上這些本應(yīng)加以利用的優(yōu)勢(shì),卻由于檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理技術(shù)而終止;(2)檔案管理人員缺乏責(zé)任心:檔案管理不同于其他工作,它要求工作人員保持更大的耐心以及對(duì)工作產(chǎn)生飽滿的熱情,全身心投入到工作中。而檔案管理人員在工作期間會(huì)產(chǎn)生乏味與無(wú)聊之感,甚至認(rèn)為管理工作是最卑賤的工作,沒(méi)有任何技術(shù)含量可言。正是由于對(duì)缺乏職業(yè)認(rèn)同感,以致對(duì)待管理工作興趣索然,繼而導(dǎo)致責(zé)任心大大喪失;(3)大量的兼職人員充斥其間:機(jī)關(guān)單位大量聘用兼職人員從事檔案室管工作,體現(xiàn)出了機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理不夠重視。其結(jié)果只能是上行下效,上級(jí)部門(mén)不予重視,基層人員很難對(duì)此另眼相看。另外兼職人員一方面在時(shí)間上難以安排,無(wú)法確保管理工作處在正常的工作狀態(tài);另一方面兼職人員的專(zhuān)業(yè)水平偏低,卻接受系統(tǒng)性訓(xùn)練,對(duì)管理工作一知半解。管理人員專(zhuān)業(yè)水平偏低、缺乏責(zé)任心也與機(jī)關(guān)單位未組織相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃以及未建立有效的獎(jiǎng)懲制度有關(guān)。

        2 完善機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策

        1.更新管理觀念

        更新管理觀念應(yīng)從以下方式入手:(1)體現(xiàn)“以管理為主”的檔案工作指導(dǎo)方針:作為機(jī)關(guān)單位及檔案室負(fù)責(zé)人要在機(jī)關(guān)內(nèi)部倡導(dǎo)管理優(yōu)先的理念,管理人員要在這種工作理念的要求下,時(shí)刻將檔案資料的安全性放在首位,嚴(yán)禁出現(xiàn)資料遺失、損壞等現(xiàn)象,同時(shí)查詢(xún)和閱覽人員要妥善保管檔案資料,不得以任何形式或理由破壞檔案資料的完整性,更不得私自將檔案資料借閱給外部人員,以免因資料遺失使得機(jī)關(guān)單位蒙受巨大損失;(2)轉(zhuǎn)變服務(wù)方式:機(jī)關(guān)檔案管理室要向圖書(shū)館的管理方式學(xué)習(xí),化被動(dòng)為主動(dòng),主動(dòng)為受眾提供服務(wù)。內(nèi)部人員在查詢(xún)或檢索過(guò)程中,出現(xiàn)任何不便,應(yīng)立即加以解決,以彰顯檔案管理室的人文情懷,突出個(gè)人或團(tuán)體的優(yōu)良品質(zhì);(3)改變管理方式:管理方式要做到與時(shí)代的發(fā)展同步,不斷更新管理思維,以體現(xiàn)檔案管理室的開(kāi)放性和包容性,并使之更加多元化和現(xiàn)代化。在管理的基礎(chǔ)上,加大檔案資料的利用面。對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善保管,確保其不丟失、不損壞是管理人員的工作職責(zé),這無(wú)可厚,但資料的合理利用也十分重要。檔案資料只有體現(xiàn)出利用價(jià)值,才可實(shí)現(xiàn)保管的意義。不然,空留一堆資料只能作為無(wú)人問(wèn)津的垃圾被處理。

        2.加強(qiáng)管理工作的資源建設(shè)

        資源建設(shè)首先要做好檔案資料的收集工作,完善檔案收藏結(jié)構(gòu),豐富檔案內(nèi)容。比如加大多重大事件檔案資料的收集力度,同時(shí)要求機(jī)關(guān)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的支持,帶動(dòng)檔案室全員共同參與檔案收集。開(kāi)創(chuàng)多種形式的檔案,比如音頻檔案和影像檔案,以擴(kuò)大檔案收集范圍;其次是加大民生檔案與微觀領(lǐng)域檔案的收集力度。比如建立機(jī)關(guān)內(nèi)部人員檔案信息庫(kù),對(duì)優(yōu)秀員工和知名人士的檔案也要加大收集力度;然后是加大新型載體檔案的收集力度,借助現(xiàn)代化收集技術(shù),以錄像等形式詳細(xì)記錄機(jī)關(guān)內(nèi)部的重要事件,包括外部領(lǐng)導(dǎo)的工作視察情況。如此才可豐富檔案內(nèi)容,體現(xiàn)檔案資料的服務(wù)價(jià)值。

        3.加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

        培養(yǎng)方式如下:(1)組織管理人員參加職業(yè)道德培訓(xùn),以提升其思想覺(jué)悟,增進(jìn)安全意識(shí),優(yōu)化服務(wù)意識(shí);(2)加強(qiáng)對(duì)管理人員的關(guān)心力度,建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。機(jī)關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)要市場(chǎng)下基層予以慰問(wèn),關(guān)心管理人員的生活狀況、工作狀況以及心理狀況,幫助管理人員走出認(rèn)知誤區(qū),對(duì)表現(xiàn)優(yōu)良的管理人員給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或提供相應(yīng)的晉升機(jī)會(huì),從而調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性,提高其責(zé)任心;(3)輪流選派管理人員去相關(guān)單位交流學(xué)習(xí),或在機(jī)關(guān)內(nèi)被組織管理技術(shù)培訓(xùn),以?xún)?yōu)化管理方法,更新管理思維,從而達(dá)到提升工作效率的目的。充分應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù),做到管理工作數(shù)字化和信息化。尤其在檢索與查詢(xún)方面,通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)給資源利用者提供更快捷、更全面、更具人性化的服務(wù)。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        機(jī)關(guān)單位檔案室不同于檔案館或圖書(shū)館,其所存儲(chǔ)的資料相對(duì)重要,而且機(jī)密性文件較多。無(wú)論是遺失還是損壞,所造成的影響都是巨大的。因此,機(jī)關(guān)單位以及檔案室管理人員要格外引起重視,按照本文所闡述的管理方式,同時(shí)消除可能導(dǎo)致管理效率降低的不利因素,爭(zhēng)取早日抹去在人們腦海里留下的管理不善的印象,確保管理質(zhì)量跨上一個(gè)新的臺(tái)階。

        參考文獻(xiàn)

        [1]藍(lán)娟.機(jī)關(guān)檔案管理在政務(wù)工作中的作用及改善對(duì)策分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2016(04)

        [2]俞燕.機(jī)關(guān)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2016(04)

        [3]費(fèi)東嵐.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外. 2016(01)

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