唐文悅

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)信息的需求量越來(lái)越多，為了順應(yīng)信息化的趨勢(shì)和潮流，我國(guó)在不斷地改革檔案管理制度，然而隨著新技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，事業(yè)單位面臨的檔案管理方面的挑戰(zhàn)和問(wèn)題也越來(lái)越多。對(duì)此事業(yè)單位需要花費(fèi)耐心和毅力進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案管理，從而對(duì)檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，并隨之進(jìn)行解決。本文圍繞著事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策這一主題進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀及對(duì)策

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（一）管理設(shè)備和模式過(guò)于陳舊

目前很多檔案管理部門(mén)采用的管理方法還是書(shū)本記載、賬目記錄的方式，這種管理模式具有效率低，效果差的特點(diǎn)。隨著時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步，以往的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法在數(shù)據(jù)庫(kù)中有效、快捷地存入巨大的信息量。與此同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，也使得檔案管理設(shè)備無(wú)法得到及時(shí)的更換，這對(duì)查閱檔案的效率和記錄檔案數(shù)據(jù)的速度會(huì)產(chǎn)生很大的限制[1]。

（二）不夠重視檔案管理工作

大量重要的信息都儲(chǔ)存在事業(yè)單位的檔案中，因此檔案管理直接關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展和安全。檔案內(nèi)容包括詳細(xì)記錄的工作流程、單位員工的資料背景等重要信息，一旦泄露檔案管理工作，就會(huì)導(dǎo)致侵犯?jìng)€(gè)人隱私、泄露數(shù)據(jù)等嚴(yán)重的后果。因此對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理非常重要，需要管理人員和事業(yè)單位予以重視。在事業(yè)單位檔案工作的開(kāi)展過(guò)程中卻往往不是如此。

事業(yè)單位需要的是實(shí)際利益，而檔案管理卻無(wú)法創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)利益，因此許多事業(yè)單位會(huì)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抱有輕視的態(tài)度，這種態(tài)度會(huì)對(duì)檔案管理人員等下屬員工產(chǎn)生消極的影響。原本很多檔案管理人員由于沒(méi)有對(duì)檔案管理工作的意義進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，就會(huì)對(duì)這份工作不夠重視。在實(shí)際工作中，檔案管理人員也只是簡(jiǎn)單的保管、整理檔案文件。在這種情況下，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)再抱有消極態(tài)度，就會(huì)使得檔案管理人員對(duì)待工作態(tài)度隨意，甚至連記錄工作也不能按時(shí)完成，導(dǎo)致最后敷衍了事，造成檔案內(nèi)容不完整，對(duì)他人進(jìn)行檔案查閱的效果產(chǎn)生負(fù)面的影響[2]。

（三）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

檔案管理工作的高效需要以豐富的職業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)為前提，工作過(guò)內(nèi)容較為復(fù)雜。然而在現(xiàn)實(shí)情況中，許多檔案管理部門(mén)都對(duì)這份工作具有不正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這項(xiàng)工作的完成只需要較高的工作過(guò)效率和端正的工作態(tài)度，導(dǎo)致許多員工在職業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)方面都與標(biāo)準(zhǔn)有著很大的差距。在實(shí)際工作中由于員工專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏，沒(méi)有對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行很好的掌握，導(dǎo)致許多基礎(chǔ)工作項(xiàng)目沒(méi)有得到很好的完成，造成工作業(yè)績(jī)差，工作效率低。

2 事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）對(duì)管理模式進(jìn)行更新

由于信息化時(shí)代的到來(lái)，以往的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)被時(shí)代所淘汰，需要新型的管理模式進(jìn)行替代。在信息化社會(huì)，計(jì)算機(jī)是人們記錄工作的主要工具，在檔案管理工作中也是如此。記錄軟件進(jìn)行合理的運(yùn)用，能夠?qū)n案管理人員的工作起到很好的輔助作用，使其在電腦檔案庫(kù)中完整、有序、快捷地錄入檔案數(shù)據(jù)[3]。

檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程，可以建立一個(gè)檔案查閱網(wǎng)，在該網(wǎng)站上上傳數(shù)據(jù)，方便其他人進(jìn)行信息查閱，這種方法對(duì)于查閱人員和檔案管理人員來(lái)說(shuō)，都能對(duì)其時(shí)間和精力進(jìn)行節(jié)省。除此之外，檔案管理人員還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全多加注意，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行有效的防范，防止非法人員盜取檔案信息。

新型檔案管理模式的實(shí)行需要建立在引進(jìn)大連夠先進(jìn)設(shè)備和辦公環(huán)境優(yōu)化的基礎(chǔ)上，這就需要事業(yè)單位進(jìn)行大量資金的投入，但是許多事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)條件并不優(yōu)渥。因此，檔案管理部門(mén)可以采取其他措施獲得資金，例如進(jìn)行資金補(bǔ)助的申請(qǐng)，向地方政府尋求幫助，將資金補(bǔ)助利用起來(lái)，進(jìn)行辦公環(huán)境的優(yōu)化和新型檔案設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)，從而促進(jìn)新型檔案管理模式的實(shí)施，完善檔案管理工作。

（二）對(duì)員工的認(rèn)識(shí)和素養(yǎng)進(jìn)行提高

《檔案管理法》、《檔案法》等法律法規(guī)的頒布就是為了各事業(yè)單位樹(shù)立正確的意識(shí)，重視檔案管理工作，但實(shí)際情況卻往往不是如此。為了對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行改善，個(gè)事業(yè)單位需要采取措施，對(duì)于檔案管理人員，事業(yè)單位要予以鼓勵(lì)，鼓勵(lì)其進(jìn)行相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使得檔案管理人員的能力得到提升，能夠?qū)n案管理工作順利完成[4]。

其次，需要加大力度宣傳檔案管理工作，為對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升，需要通過(guò)宣傳教育的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行保障，保障其能夠穩(wěn)定、安全的運(yùn)行。除此之外，檔案管理人員在對(duì)職業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)的過(guò)程中，會(huì)對(duì)檔案管理工作有新的認(rèn)識(shí)，并隨之重視起來(lái)，從而更加深入的認(rèn)識(shí)、理解檔案管理工作的必要性和意義。

（三）將檔案信息資源進(jìn)行全面開(kāi)發(fā)

優(yōu)化管理方法是檔案管理資源開(kāi)發(fā)的首要工作，其關(guān)鍵就在于對(duì)檔案管理理念進(jìn)行端正，在檔案管理工作中重視開(kāi)發(fā)檔案信息資源，在對(duì)檔案管理價(jià)值進(jìn)行保證的基礎(chǔ)上，將檔案信息資源的作用充分發(fā)揮。除此之外，在對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，需要將事業(yè)單位的自覺(jué)性和主動(dòng)性體現(xiàn)出來(lái)，以事業(yè)單位的實(shí)際情況為參照，從而方便管理層進(jìn)行決策。

3 結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理工作是其中的關(guān)鍵，目前事業(yè)單位工作人員最關(guān)注的問(wèn)題就是對(duì)檔案管理的不足和缺點(diǎn)進(jìn)行改善的對(duì)策[5]。本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行了探討，首先介紹了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，隨后分析研究了事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策。事業(yè)單位檔案管理工作的有效開(kāi)展，需要單位領(lǐng)導(dǎo)改變態(tài)度，對(duì)其予以重視，管理人員需要對(duì)檔案法律法規(guī)進(jìn)行貫徹，從而做好檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王林，閆春梅，李鳳鳴.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2011，16：240-241.

[2]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，13：116+119.

[3]劉曄，顏維安.淺談事業(yè)單位檔案信息化管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2013，03：100.

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[5]王澤蓓.淺談新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014，17：156-157.