李冰

摘 要：隨著我國電力建設(shè)市場的競爭加劇，企業(yè)如何科學(xué)有效的加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理成為企業(yè)發(fā)展的重要影響因素。本文在對電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上從檔案人員素質(zhì)、檔案管理制度、“三同步”、加強(qiáng)與施工單位的溝通四個(gè)角度對加強(qiáng)電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效對策進(jìn)行了探討，以期對加強(qiáng)電氣企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；項(xiàng)目工程；檔案管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電力工程基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，建設(shè)項(xiàng)目越來越多，同時(shí)也對電力建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理提出了更高的要求。作為一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、服務(wù)性的工作，電力建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理隨著電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)同步，是對電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，對于維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，記錄企業(yè)發(fā)展歷程有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前電力企業(yè)的檔案管理機(jī)制雖然能夠基本滿足項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的需求，但是面對越來越多的建設(shè)項(xiàng)目，檔案管理也逐漸的“力不從心”，因此積極探索加強(qiáng)電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效路徑對于電力企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

1 電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1.1電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀。電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理主要是對各種類型電力工程的實(shí)施進(jìn)程、工程成果、存在問題及改進(jìn)意見進(jìn)行記錄，確保工程項(xiàng)目質(zhì)量及效果有據(jù)可查，實(shí)現(xiàn)對電力工程項(xiàng)目質(zhì)量管理、持續(xù)改進(jìn)的目的。當(dāng)前電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的實(shí)施主要是從以下三個(gè)方面著手的：首先是規(guī)范項(xiàng)目工程檔案的管理流程。目前諸多電力企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足越來越多的項(xiàng)目工程檔案管理需求，因此在對傳統(tǒng)電力工程檔案歸檔的基礎(chǔ)上引入了現(xiàn)代檔案管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理方式，對項(xiàng)目工程檔案管理流程進(jìn)行了優(yōu)化，提高了工作效率；其次是分門別類的進(jìn)行檔案管理，根據(jù)項(xiàng)目工程種類和工程不同的實(shí)施階段，電力企業(yè)將項(xiàng)目工程劃分為多個(gè)種類，然而針對性的進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，從而更好的方便了檔案的查找、統(tǒng)計(jì)和分析。例如對于同一項(xiàng)目工程，分為設(shè)計(jì)過程、施工過程、驗(yàn)收過程三個(gè)類別進(jìn)行檔案管理；最后是基本實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，為改變傳統(tǒng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一導(dǎo)致后續(xù)查找困難的問題，電力企業(yè)初步建立了標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及檔案裝訂順序，從而有效的提高了檔案管理的針對性。

1.2電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問題分析。通過對當(dāng)前電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理現(xiàn)狀的分析我們可以發(fā)現(xiàn)雖然為更好的適應(yīng)電力市場的發(fā)展，電力企業(yè)已對檔案管理進(jìn)行了巨大的變革，有效的提高了檔案管理的效率和針對性，但是仍舊存在以下幾點(diǎn)不足：一是信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，對于檔案管理的改革更多的是從管理本身入手，忽視了現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理的重大支撐作用，檔案管理信息化僅僅集中在檔案的檢索上，沒有實(shí)現(xiàn)全方位的信息化管理；二是檔案人員綜合素質(zhì)較低。雖然說當(dāng)前電力企業(yè)的檔案管理人員都是專業(yè)性人才，但是知識(shí)面較窄使得其檔案保管能力有余，但是缺少檔案收集和應(yīng)用能力；三是資金投入不足，建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理對于電力企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，但是在實(shí)踐中許多電力企業(yè)仍舊將目光集中在生產(chǎn)、發(fā)展、盈利上，忽視了建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的重要性，資金投入不足導(dǎo)致檔案管理革新缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)。

2 加強(qiáng)電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效措施

2.1提高檔案人員的素質(zhì)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和普及使得電力企業(yè)的檔案管理也出現(xiàn)了巨大的變化，一方面現(xiàn)代電力企業(yè)的檔案管理工作對于計(jì)算機(jī)、檢索系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的依賴性越來越高。另一方面檔案服務(wù)的范圍也在不斷的擴(kuò)大，這些都給檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求。對于電力企業(yè)來說，欲要加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作首先要做的就是提高檔案人員的素質(zhì)，促使其能夠更好的適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理需求。例如在實(shí)踐中檔案人員既要善于與項(xiàng)目工程管理部門、施工部門進(jìn)行溝通，又要在不影響工程進(jìn)度的情況下介入工程建設(shè)中，從而更好的了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，收集第一手、可靠的檔案信息資料。此外，也要加強(qiáng)檔案人員對建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使其意識(shí)到檔案管理不僅僅是對檔案信息資料進(jìn)行收集和儲(chǔ)存，更為重要的是對檔案信息進(jìn)行整合，然后更好的為企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展提供重要數(shù)據(jù)參考。

2.2完善檔案管理制度。雖然說電力企業(yè)針對檔案文件散亂的問題制定了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案模板和檔案裝訂順序，但是在實(shí)踐中由于電力企業(yè)工程項(xiàng)目類型不同，施工單位的歸檔工作也不同，因此檔案雜亂是十分常見的現(xiàn)象，解決這一問題的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這就要求電力企業(yè)從一開始就建立一套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，對建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等進(jìn)行明確的規(guī)定，對于檔案文件的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、文件編制等作出具體的要求，以此來保證建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的有序性。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)的“三同步”。隨著電力事業(yè)的迅速發(fā)展，火電機(jī)組的容量也在不斷增加，由于參建單位多、建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量也十分龐大，再加上單項(xiàng)工程完成的時(shí)間不一，從而也給項(xiàng)目工程的檔案管理帶來了諸多的影響。對此筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程檔案管理與工程建設(shè)的“三同步”，即工程建設(shè)開始時(shí)間與檔案管理開始時(shí)間同步、工程建設(shè)與竣工資料的編訂同步、工程竣工驗(yàn)收與竣工檔案同步，這種情況下項(xiàng)目工程檔案管理就不再是單純的對工程建設(shè)資料進(jìn)行整理，而是直接參與到工程建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從單純的“管”轉(zhuǎn)變?yōu)閷こ探ㄔO(shè)一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程記錄的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也解決了諸多工程項(xiàng)目同時(shí)開展，竣工時(shí)間不一致使得企業(yè)的項(xiàng)目建設(shè)工程檔案管理難以有序、有效進(jìn)行的問題。

2.4加強(qiáng)與施工單位的溝通，確保檔案的準(zhǔn)確性。隨著電力市場建設(shè)競爭的不斷加劇，檔案管理已不僅僅是簡單的對工程建設(shè)資料文件進(jìn)行管理，更為重要的是為企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展提供參考，這就要求檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性得到保障。對于建設(shè)項(xiàng)目工程而言，確保檔案資料準(zhǔn)確性的有效措施就是加強(qiáng)與施工單位的溝通。對此筆者建議在實(shí)踐中可以從兩個(gè)方面著手來確保檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，一方面檔案人員要親臨施工現(xiàn)場，通過與施工單位的溝通來獲取施工單位的支持，例如讓施工單位派遣專業(yè)技術(shù)人員對檔案文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審查等；另一方面檔案人員與施工單位要在檔案文件的收集、歸檔等方面達(dá)成共識(shí)，確定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案模板和檔案裝訂順序，以此來提高檔案管理的效率，避免因?qū)n案的處理方式不一加大檔案管理難度現(xiàn)象的出現(xiàn)，真正實(shí)現(xiàn)移交精品工程的同時(shí)移交精品檔案的目標(biāo)。

總而言之，隨著電力事業(yè)的不斷發(fā)展，項(xiàng)目工程檔案管理的重要性也愈加凸顯，其對于電力企業(yè)的長期發(fā)展的影響也越來越大。因此，在實(shí)踐中電氣企業(yè)的檔案管理應(yīng)該緊跟時(shí)代的潮流，一方面對當(dāng)前檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，使其更加契合越來越多的項(xiàng)目工程需求，另一方面要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化。從而更好發(fā)揮檔案管理對電力企業(yè)發(fā)展的支持作用。

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