劉立君

摘 要：檔案管理水平市檔案事業(yè)發(fā)展的生命，檔案管理質(zhì)量的高低直接影響著檔案作用的發(fā)揮，所以檔案管理人員必須跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，樹立檔案管理新觀念，提高自身的使命感和責(zé)任感，將檔案管理水平提升至新的境界。文章分析了檔案管理中存在的問題，提出了科學(xué)有的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；建議

檔案是國家和社會的信息資源，檔案管理是對信息資源整理歸納并且提供利用服務(wù)，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。近年來，檔案管理工作隨著社會的發(fā)展和要求工作水平已經(jīng)有了很大提高，具備一定的規(guī)?；?，但仍存在一些問題，在新時(shí)期，檔案管理人員需要不斷探索和研究，推進(jìn)檔案管理工作人性化、現(xiàn)代化、科學(xué)化。

1 檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理制度不完善

我國檔案管理工作目前并沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，由此造成了檔案管理的隨意性?，F(xiàn)有的檔案管理制度只規(guī)范了大面積的工作范圍，在很多細(xì)節(jié)上并沒有做出明確的規(guī)定，特別是一些基層單位的檔案管理，嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。檔案管理制度并沒有責(zé)任追究和獎勵懲罰制度。檔案數(shù)據(jù)是龐雜而又繁多的，沒有完善的管理制度很容易造成檔案丟失，檔案無秩序擺放，在使用時(shí)常常因?yàn)椴檎叶⒄`時(shí)間?；鶎訂挝簧踔脸霈F(xiàn)隨意篡改破壞檔案，這些都是檔案管理制度不完善造成的。

2、檔案管理理念相對落后

人們對檔案管理工作的認(rèn)知普遍為歸納、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等日常工作，認(rèn)為檔案管理不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，從而不重視。檔案管理工作也就變成了不丟失，不遺漏檔案數(shù)據(jù)，保證正常使用即可。因此，檔案管理工作者在工作上常常消極怠工，敷衍了事，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也對此不重視，直接導(dǎo)致許多檔案管理工作仍然處于原始方法。檔案管理工作在進(jìn)行管理的前提下要進(jìn)行利用，但是我國檔案管理工作者的理念仍然處于‘藏匿檔案，不懂加以利用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。各檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有很好的做到以用戶需要為導(dǎo)向。檔案管理機(jī)構(gòu)之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理更好發(fā)展。

3、檔案管理工作設(shè)施落后

檔案管理設(shè)備是保證檔案管理工作正常進(jìn)行的重要保障，良好的管理?xiàng)l件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進(jìn)檔案完整管理，還能促進(jìn)檔案安全管理。但是，一些企業(yè)檔案室所擁有的管理?xiàng)l件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎(chǔ)管理設(shè)備落后，設(shè)施不健全。例如，檔案室空間狹小、潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使檔案材料發(fā)霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發(fā)生。

4、檔案管理工作者的綜合素質(zhì)較低

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接導(dǎo)致了檔案信息質(zhì)量的高低。我國檔案管理隊(duì)伍雖然有著穩(wěn)定的發(fā)展，但是與科學(xué)化的發(fā)展相比較仍然落后。專業(yè)人士匱乏，部分從業(yè)人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，計(jì)算機(jī)及外語水平不高，創(chuàng)新能力不強(qiáng)、思想觀念落后以及管理水平達(dá)不到進(jìn)一步發(fā)展的要求，這些都降低了檔案管理工作效率，在新技術(shù)新方法的應(yīng)用上也不能良好的掌握。極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

2 提高檔案管理科學(xué)化的有效途徑

1、完善檔案管理制度體系

檔案管理制度體系是檔案管理工作的保障，只有完善檔案管理制度體系才能保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。檔案管理制度需要針對細(xì)節(jié)制定，落實(shí)在每一項(xiàng)工作當(dāng)中，并且在適時(shí)的同時(shí)加緊完善改進(jìn)。其中獎懲制度需要明確規(guī)定，加大懲罰力度和提高獎勵，杜絕隨意篡改檔案信息，遺漏丟失信息，檔案管理雜亂等現(xiàn)象。責(zé)任追究也應(yīng)當(dāng)有明確的相關(guān)規(guī)定，杜絕推卸責(zé)任。檔案管理制度還需要一定的執(zhí)行力，力圖不把檔案管理制度變成一紙空談，只做擺設(shè)而無用處。

2、在檔案管理的理念上要不斷進(jìn)行轉(zhuǎn)變

檔案管理工作者需要正視自己的工作內(nèi)容，細(xì)致的服務(wù)。檔案管理工作者應(yīng)該把‘死檔案變成‘活檔案。檔案不是用來擺放藏匿的，檔案的首要作用是在利用和服務(wù)。所以在收集檔案資料時(shí)要進(jìn)行系統(tǒng)的整理、科學(xué)的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價(jià)值。同時(shí)還要促進(jìn)各檔案管理機(jī)構(gòu)之間共享資源，更加系統(tǒng)全面便捷地為用戶提供服務(wù)。

3、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理就是對信息資源的管理，信息資源對于一個(gè)企業(yè)，一個(gè)國家來說都是基石，檔案管理人員的道德素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致信息外泄，造成嚴(yán)重后果，所以檔案管理人員的道德素質(zhì)一定要高?，F(xiàn)在是科技化時(shí)代，新時(shí)代對檔案管理工作具有內(nèi)容更加豐富、技術(shù)更加先進(jìn)、分工更加專業(yè)等特點(diǎn)，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也受到了考驗(yàn)。檔案管理工作人員不僅要對檔案管理方面有著理論和實(shí)踐的雙重知識，同時(shí)也要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，從而運(yùn)用操作管理技術(shù)，使檔案管理更加有效便捷。檔案管理人員要不斷的提高自我管理能力和自我學(xué)習(xí)能力，逐漸成為具有綜合素質(zhì)全面提升的工作者?？萍嫉陌l(fā)展使得計(jì)算機(jī)普遍運(yùn)用到人們工作當(dāng)中，檔案管理工作也需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。把檔案管理人員培養(yǎng)成為一批既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案信息管理以及具備敬業(yè)精神的高科技復(fù)合型人才，為檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供技術(shù)支持和人才保障。讓檔案管理事業(yè)更加健康迅速的發(fā)展。

4、提高檔案管理信息化水平

當(dāng)今社會的信息化發(fā)展趨勢使得檔案管理需要用新手段新方法管理，提升檔案管理水平就必須要提升檔案信息化水平，以實(shí)現(xiàn)信息化管理的新要求。與此同時(shí)檔案管理的信息化也是檔案工作不斷進(jìn)步、提升科學(xué)化水平的重要手段。檔案管理信息化需要加大對檔案管理硬件的投入，強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。其次要通過計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)檔案的電子化、自動化水平，構(gòu)建計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。檔案管理還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息，做到檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，讓檔案信息可以惠及更多民眾，也方便檔案為單位的服務(wù)。但是，網(wǎng)絡(luò)化檔案信息仍然要做到保密工作，在檔案開放利用的過程中，要對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并提高檔案管理工作人員的思想意識。

3 結(jié)語

檔案管理肩負(fù)著為黨和人民更好服務(wù)以及推動社會進(jìn)步的重要使命，是推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的有力保障。檔案管理工作必須緊跟時(shí)代步伐，形成先進(jìn)的管理理念，制定科學(xué)的管理措施，通過合理的管理制度，不斷滿足檔案管理事業(yè)的發(fā)展要求，提高檔案管理質(zhì)量與效率，為社會發(fā)展提供更多信息，推動社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展。