摘 要：如今數(shù)字化技術快速發(fā)展，城建檔案管理工作正在向數(shù)字化建設方面努力發(fā)展，其數(shù)字化建設為城市建設提供有力保障，大大提升城市建設檔案管理水平，加快數(shù)字化建設，是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文結合實際工作以及對城建檔案數(shù)字化建設的理解，分析了城建檔案數(shù)字化發(fā)展中存在問題，并提出數(shù)字化建設的相關建議。

隨著網(wǎng)絡、計算機技術、辦公自動化、大數(shù)據(jù)等數(shù)字技術的快速發(fā)展，城建檔案管理工作也向著全面落實數(shù)字化的趨勢轉變。近年，國家、省（市）政府及城建檔案主管部門高度重視城建檔案數(shù)字化建設，不斷推進城建檔案管理的現(xiàn)代化和自動化程度。面對新的形勢，城建檔案館信息化建設面臨著機遇，但同時也存在一些問題。

1 城建檔案數(shù)字化建設存在的問題

城建檔案數(shù)字化建設重視程度不夠。當前部分地區(qū)存在對城建檔案的重要性認識不足，特別是對城建檔案數(shù)字化建設發(fā)展趨勢認識不足，部分地方仍存在著重建設、輕檔案的思想，這在一定程度上制約了城建檔案數(shù)字化的發(fā)展。

城建檔案數(shù)字化建設投入資金不足。檔案數(shù)字化建設不僅需要電腦、專業(yè)圖紙掃描儀以及其他輔助設備等硬件，而且還需要檔案管理平臺、應用等軟件，但城建檔案數(shù)字化建設其資金來源主要來源財政撥款，撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的問題。就現(xiàn)狀而言，國家一二線城市撥款較多，城建檔案數(shù)字化建設起步早；三四線城市撥款較少，其城建檔案數(shù)字化建設就受到制約。資金不足是影響城建檔案數(shù)字化建設的主要因素。

城建檔案數(shù)字化建設缺乏專業(yè)性人才。城建檔案數(shù)字化建設需要的是在檔案管理和計算機信息化建設方面有所專長的復合型人才。但是在實際工作中不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)從事城建檔案管理人員專業(yè)大部分不是對口，即便有檔案管理工作多年的檔案管理專業(yè)人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分從業(yè)人員是半路出家對城建檔案工作不熟悉，也沒有系統(tǒng)學習城建檔案管理知識，甚至部分地方還存在著兼職現(xiàn)象。

城建檔案數(shù)字化建設存在一定安全問題。城建檔案數(shù)字化安全性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是城建檔案數(shù)字化過程，因為這一過程中，檔案會在不同人之間進行交接，接觸到檔案的人員較多也十分復雜，對于檔案的安全性、檔案的保密性以及完整性都存在一定的風險；另一方面電子檔案依賴于對網(wǎng)絡、計算機設備，但由于計算機病毒、黑客攻擊等技術原因可能造成系統(tǒng)問題或者重要數(shù)據(jù)就會丟失，這給電子檔案的安全保管帶來一定的威脅。

2 城建檔案館數(shù)字化建設的建議

加大城建檔案數(shù)字化建設的資金投入。城建檔案館要積極主動爭取財政資金，加快推進數(shù)字城建檔案館建設，加大城建檔案館的計算機硬件、辦公條件、庫房建設等硬件環(huán)境和系統(tǒng)的軟件平臺、檔案管理數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)管理軟件等軟件的開發(fā)，積極爭取與之發(fā)展需要相適應的掃描儀、高拍儀、數(shù)碼設備、除濕、防蟲、防火、防盜報警等現(xiàn)代化設備。加大對城市基礎設施、重點工程、城市地下管線、建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案的收集力度，完善并豐富、優(yōu)化館藏資源，拓展館藏門類，調整館藏結構。在加強城建檔案建設、豐富館藏資源的同時，要充分發(fā)揮城建檔案館的利用效率，考慮對重要信息資源采取有償服務的方式，彌補城建檔案建設資金，為檔案館城建檔案數(shù)字化建設提供內在動力。

提升從事城建檔案管理人員的整體水平。一要加大力度引進人才，重點引進在檔案管理和計算機信息化建設方面有所專長的復合型人才；二是加強人才培養(yǎng)力度，定期組織城建檔案進行技能培訓，通過多種渠道、形式對檔案管理人員教育，打造一支知識和專業(yè)結構合理，勇于開拓取、敢于當擔、業(yè)務熟練同時有熟悉現(xiàn)代化信息技術的城建檔案干部隊伍。三是積極開展檔案業(yè)務觀摩活動，取長補短，掌握檔案管理方面的最新科技動態(tài)以及管理方面的先進經(jīng)驗，提高領導和業(yè)務人員的管理水平。

推進城建檔案信息化的建設與其他平臺接軌，強化部門聯(lián)動。目前建設系統(tǒng)內各平臺建設百花齊放，就威海市，目前有市建委的建設工程項目一體化平臺和招投標平臺，市審批中心的聯(lián)審聯(lián)批平臺，市發(fā)改委的企業(yè)征信平臺，市規(guī)劃綜合管理平臺、市檔案館的智慧城建檔案管理平臺等。城建檔案信息化建設若能將將建設項目從立項到竣工驗收備案過程中所有審批環(huán)節(jié)所需要的材料，進行整理，去除重復的資料，在城建檔案數(shù)字化平臺上，形成一個大的數(shù)據(jù)庫，各部門審批的證件、證明等都通過各自平臺上傳到這個大數(shù)據(jù)中，各個部門、科室根據(jù)自己實際業(yè)務需要，從數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)據(jù)。這樣不僅可以打破地域和部門間分割，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源在不同部門間的共享，保證電子檔案的真實準確；而且還減少企業(yè)重復工作，簡化手續(xù)事項，方便企業(yè)，推動了城建檔案工作取得成效，為機關、企業(yè)提供了更好更有效的服務。與此同時，還通過電子政務平臺的發(fā)展，推進檔案信息化的發(fā)展進程。

做好城建檔案數(shù)字化可行方案。城建檔案數(shù)字化工作需將大量的檔案轉化成數(shù)字文檔，不能一蹴而就。城建檔案數(shù)字化建設是一個循序漸進、不懈探索的過程，我們應根據(jù)實際情況制，科學設計、合理規(guī)劃，不可刻意追求最高、最新的技術，這樣要投入大量的人力、物力、財力，容易造成浪費，城建檔案的信息化的不僅僅是檔案信息的數(shù)字化，更重要的是信息化地“管”與信息化地“用”，應選擇成熟、可靠、穩(wěn)定的技術，充分發(fā)揮資金利用效率。

加強城建檔案數(shù)字化相關標準的制定。城建檔案信息化工作是一項系統(tǒng)工程，但是相關的法規(guī)、標準、政策都相對滯后，有的甚至是空白，嚴重制約著數(shù)字化工作的推進。目前，我們應加強標準化建設方面的工作，要對檔案整理著錄標準、掃描數(shù)據(jù)標準、系統(tǒng)管理標準、數(shù)據(jù)存儲標準、 紙質檔案數(shù)字化標準等方面的研究，制定相應的規(guī)范、標準。同時要注重同規(guī)劃、國土、市政、工程質量監(jiān)督部門等緊密合作，對整個建設系統(tǒng)檔案標準進行規(guī)范，確保數(shù)字檔案在不同部門，但采取高度統(tǒng)一的格式，規(guī)范數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)在不同部門、地區(qū)之間進行資源的共享，共同推進城建城建檔案數(shù)字化標準的建設。

強化城建檔案數(shù)字化建設的安全建設。城建檔案安全工作是一項責任重大、紛繁復雜的工作，城建檔案安全性關系到城市的發(fā)展以及城市安全。因此在城建檔案館數(shù)字化過程中，必須要嚴格的保證城建檔案、數(shù)字化系統(tǒng)的安全性。一方面建立嚴格的防火墻體系，保證城建檔案網(wǎng)絡的安全，通過病毒查殺、防火墻等方式，防止病毒和黑客的入侵，造成資料泄漏，同時對訪問賬戶進行控制，通過保密隔離卡、訪問賬戶控制等方式，限制訪問人員，同時做好城建檔案的異地備份與恢復系統(tǒng)工作。另一方面要在數(shù)字化的過程中，要選擇資質較強的外包企業(yè)，增強數(shù)字化過程中的風險意識，加強必要的安全保密措施建設，同時做好檔案出庫的登記、審查，清點工作，進庫時要核對文件數(shù)量，防止出現(xiàn)丟失、損毀等問題。

綜上，城建檔案數(shù)字化建設是一項動態(tài)的系統(tǒng)化工程，為加快城建檔案數(shù)字化建設，我們要加大對城建檔案的投資力度，大力提升檔案從業(yè)人員專業(yè)水平，積極完善各項標準度、規(guī)范，同時要強化城建檔案數(shù)字化建設，為城市的建設規(guī)范提供更加完善的數(shù)據(jù)支持。

作者簡介

田軍明（1983-），男，山東威海人，本科，畢業(yè)于山東理工大學。