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        事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及處理措施

        2016-08-02 07:55:12張文艷
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理措施

        摘 要:檔案管理是檔案室(館)對檔案信息及實體進(jìn)行歸納、管理,并提供相應(yīng)服務(wù)工作的總稱。檔案管理包含收集、整理、存檔、鑒定、統(tǒng)計、運用六個組成部分。事業(yè)單位的檔案管理是我國檔案管理的重要組成部分,隨著社會的發(fā)展,檔案管理日趨現(xiàn)代化,但是仍存在很多問題。本文深入分析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題,并以此為根據(jù)提出相應(yīng)的處理措施。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;事業(yè)單位;措施

        檔案資料是一個國家的信息基礎(chǔ),科學(xué)的檔案管理對整個國家和社會的發(fā)展具有重要意義,能夠最大程度的提高國家和單位經(jīng)濟文化水平[1]。事業(yè)單位的檔案管理是一個國家檔案管理的基礎(chǔ)。隨著社會的發(fā)展事業(yè)單位檔案管理日趨現(xiàn)代化,但是不得不承認(rèn)檔案管理作為一項復(fù)雜的工作,在實際操作和運行中仍存在很多問題,這些問題嚴(yán)重阻礙著事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展,因此實施科學(xué)的檔案管理措施勢在必行。

        1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

        1、對檔案管理工作認(rèn)識不清

        雖然隨著社會的進(jìn)步,人們已經(jīng)日益意識到檔案管理的重要性,但是對于檔案管理工作認(rèn)識不足,將檔案管理局限于對資料的整理和存放。缺乏對檔案的系統(tǒng)管理,沒有建立明確的檔案管理規(guī)則,也沒有明確的檔案管理制度。這使得事業(yè)單位的檔案管理存在著很大的漏洞,一些檔案資料借出后,沒有及時進(jìn)行記錄,從而檔案丟失。

        2、檔案管理人員的素質(zhì)水平較低

        首先檔案管理人員的自身素質(zhì)水平較低,缺乏責(zé)任心。一些檔案管理人員,雖在其位,不謀其業(yè),工作態(tài)度極不認(rèn)真。在我國事業(yè)單位的社會地位較高,這使得事業(yè)單位的工作人員往往有較強的優(yōu)越感,這些工作人員以事業(yè)單位為“鐵飯碗[2]”,在工作中缺乏積極性,工作效率普遍較低,對檔案收集和管理及相關(guān)問題的處理極不及時。

        其次,現(xiàn)階段我國從事檔案管理工作的工作人員往往不具備相應(yīng)的專業(yè)知識,,專業(yè)能力水平很低,這一本質(zhì)原因決定了事業(yè)單位的檔案缺乏科學(xué)的管理,由于專業(yè)知識的不足,不能發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題,也缺乏對專業(yè)問題的處理能力。

        3、檔案的交接問題嚴(yán)重

        任何一個工作人員都不可能長期處于自己的崗位上,這就帶來了相關(guān)的檔案交接問題?,F(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理交接不合理,檔案管理人員一旦缺崗、換崗、死亡,緊接著就會使很多檔案被廢棄或丟失,新的管理人員往往對以往的檔案管理掌握不全面或很少掌握,對于需要調(diào)出的檔案往往不知道存放在哪里,從而失去了檔案管理的應(yīng)有價值。

        4、檔案管理思想陳舊,缺乏現(xiàn)代化的管理方式

        隨著檔案管理的現(xiàn)代化,很多領(lǐng)域都在檔案管理中應(yīng)用了現(xiàn)代化科技手段,但是不否認(rèn)仍有很多部門使用著傳統(tǒng)的檔案管理方式。事業(yè)單位的檔案資料繁雜,且利用率較低,檔案管理思想守舊,很多事業(yè)單位都仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集、管理、歸檔的方式。這一現(xiàn)狀導(dǎo)致事業(yè)單位中的檔案管理往往耗費了大量的人力、物力、財力,成效卻很低,對檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理,在需要相關(guān)檔案時,調(diào)取往往要耗費很多時日[3]。

        5、檔案管理設(shè)施不齊全

        檔案管理設(shè)施包含硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩個方面,硬件方面缺乏對檔案的保護(hù)設(shè)施,如一些事業(yè)單位的檔案室十分封閉、干燥,不通風(fēng),也沒有相關(guān)人員值班管理,一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等各種破壞性的災(zāi)害,所有檔案資料也將被損毀。軟件設(shè)施在于檔案管理沒有做好檔案的備案工作,一旦檔案丟失就將永久丟失。

        2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的對策

        1、提高對檔案管理的重視

        事業(yè)單位提高對檔案管理的重視水平是優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵。事業(yè)單位只有切實認(rèn)識到檔案管理的重要地位和作用才能,才能加大對檔案管理的投入力度。國家和事業(yè)單位可以通過制定相應(yīng)檔案管理條例的方式來推進(jìn)檔案管理,讓管理人員充分認(rèn)清檔案管理的同時,加大對其重視力度。

        2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

        提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。首先事業(yè)單位必須提升檔案管理人員的專業(yè)水平,這要求事業(yè)單位在招聘時根據(jù)崗位來選擇聘入對象。此外知識在不斷更新,檔案管理方式也在不斷進(jìn)步,事業(yè)單位應(yīng)該定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)新的檔案管理理念和方法。另外必須轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理人員的思想觀念,他們的優(yōu)越感是社會賦予的,必須切實為社會發(fā)展做出貢獻(xiàn),定期對檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)和思想教育。

        3、實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

        檔案管理十分繁雜,浪費人力、物力、財力,必須運用現(xiàn)代化的管理方式,利用現(xiàn)代化手段對檔案進(jìn)行管理,運用計算機對檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔,建立數(shù)字化的檔案管理數(shù)據(jù)庫。這種方式極大的避免的檔案的丟失,同時方便管理和交接,不會出現(xiàn)因為交接不當(dāng)而導(dǎo)致檔案資料的流失。

        4、完善檔案管理的軟硬件設(shè)施

        硬件方面,事業(yè)單位必須建立現(xiàn)代化的檔案管理室,購進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,同時注意做好檔案室的管理和維護(hù)。軟件方面,事業(yè)單位應(yīng)該購進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理軟件對檔案進(jìn)行管理。

        5、做好紙質(zhì)檔案的管理

        當(dāng)然并不是所有的檔案都適用于現(xiàn)代化的管理方式可以轉(zhuǎn)化為電子檔案,紙質(zhì)檔案在事業(yè)單位中不可缺少,但是紙質(zhì)檔案一旦保護(hù)不當(dāng)就會永久消失,因此必須加大對紙質(zhì)檔案的保護(hù)力度。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查看。同時為了防止人員缺崗對檔案管理造成的破壞,在安排人員對檔案進(jìn)行管理時,要保持“多個蘿卜一個坑”也就是安排多個人員對一種檔案進(jìn)行管理。

        6、提高檔案利用率

        長期以來,事業(yè)單位的檔案利用水平都很低,檔案生成后往往被“束之高閣”不再利用,事業(yè)單位應(yīng)該定期組織查閱檔案,學(xué)習(xí)前人的經(jīng)驗教訓(xùn)。

        3 總結(jié)

        科學(xué)的檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理存在著很多問題,檔案利用率極低,嚴(yán)重阻礙著事業(yè)單位的經(jīng)濟文化發(fā)展水平,因此利用現(xiàn)代化的檔案管理手段,采取有效的檔案管理措施,建立科學(xué)的檔案管理制度極其必要。

        參考文獻(xiàn)

        [1]趙暉.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J].才智,2015(11):56-56.

        [2]孫西寒.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].才智,2015(18):228-228.

        [3]律繼生.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].黑龍江檔案,2015(1).

        作者簡介

        張文艷(1972-),女,河南商丘人,本科,講師,研究方向:檔案管理。

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