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        信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析

        2016-08-02 07:55:12粟明群
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新

        粟明群

        摘 要:現(xiàn)如今,在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的大背景下,創(chuàng)新意識(shí)深入人心,檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)工作效率也大幅度提高。創(chuàng)新作為促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的主要力量,是當(dāng)今時(shí)代下做好檔案管理工作的動(dòng)力源泉。應(yīng)時(shí)代需求,只有做好檔案管理工作的信息化建設(shè)、改革傳統(tǒng)的管理方式、開(kāi)創(chuàng)新的途徑、才能滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的需要。凡是具有兩面性,在檔案信息化創(chuàng)新道路中,產(chǎn)生了一些問(wèn)題,對(duì)此需要相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施,帶動(dòng)了檔案管理信息化的快速發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新

        在社會(huì)的信息資源中檔案占有很重要的地位,它保存了國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人的重要信息。因?yàn)闄n案具有重要的史料作用,所以對(duì)于檔案保存的安全問(wèn)題相關(guān)部門(mén)要格外重視,傳統(tǒng)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜,檔案都是紙質(zhì)的,查閱十分不便并且容易磨損,但是將檔案文件以電子版的形式保存,這樣就避免了二度破損,而且查閱起來(lái)十分方便。在信息化管理檔案的過(guò)程中,需要直面探索發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的問(wèn)題并且積極采取措施應(yīng)對(duì)。

        1 檔案管理工作創(chuàng)新的方式

        應(yīng)時(shí)代需求,對(duì)于檔案管理工作需要大力發(fā)展信息化建設(shè),這就需要檔案管理部門(mén)改變傳統(tǒng)的、陳舊的管理方式,開(kāi)創(chuàng)新途徑、新方法來(lái)滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的需要。根據(jù)檔案行政管理部門(mén)的工作指導(dǎo),檔案管理信息化就是與之前傳統(tǒng)管理方式相對(duì)應(yīng)的創(chuàng)新方式。檔案管理信息化指的就是在檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織下,將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的整個(gè)過(guò)程中,以對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存和提供檔案信息資源的利用服務(wù)。換句話(huà)說(shuō),通過(guò)這種創(chuàng)新方式,檔案管理模式將發(fā)生轉(zhuǎn)變,從之前的實(shí)體保管到現(xiàn)代社會(huì)的信息化、數(shù)字化的管理。

        2 檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

        創(chuàng)新作為促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的力量源泉,就現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求來(lái)看,進(jìn)行科技創(chuàng)新十分必要。如今,計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及到生活和工作的各個(gè)領(lǐng)域,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)化、數(shù)字化和法制化,滿(mǎn)足檔案使用者的各項(xiàng)需求。

        檔案管理工作的開(kāi)展是根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行的,主要負(fù)責(zé)加強(qiáng)對(duì)檔案文件信息的整理、錄入、檢索以及保護(hù)工作,這就需要通過(guò)電子系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行保存。以扶余市檔案館對(duì)于清代滿(mǎn)文檔案的保存方式為例,通過(guò)以高拍儀拍照的方式,將檔案信息以圖片的形式輸入電子系統(tǒng),形成相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù),以便于相關(guān)人士的借閱。并有效的避免了二度破損以及保證了原始檔案的真實(shí)性。近年來(lái),隨著信息量的不斷增加以及需求的不斷增多,如何有效的降低檔案管理工作人員的壓力,提高檔案資源信息的利用率成為了相關(guān)工作人員最為重視的問(wèn)題,信息化的檔案管理有效的解決了這個(gè)問(wèn)題。

        3 檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中面臨的問(wèn)題

        (一)相關(guān)法律法規(guī)的體系不完善

        雖然,在過(guò)去相關(guān)部門(mén)已經(jīng)出臺(tái)了一系列的檔案方面的法律法規(guī),但法規(guī)內(nèi)容大都是大體上的概括,內(nèi)容還不夠系統(tǒng)和完善,在面對(duì)管理工作中所出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候不足以應(yīng)對(duì),工作難以開(kāi)展,相關(guān)的法律法規(guī)在細(xì)節(jié)上對(duì)于創(chuàng)新沒(méi)有明確規(guī)定。

        (二)規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后阻礙創(chuàng)新發(fā)展

        就檔案信息化的未來(lái)規(guī)劃和發(fā)展而言,創(chuàng)新的過(guò)程中受到了各個(gè)方面的限制,難以制定出統(tǒng)一的關(guān)于檔案信息資源的規(guī)劃方案[2]。而且,就檔案信息化本身而言,檔案信息化自身的變化導(dǎo)致檔案資源信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)具有不確定性。電子科技方面更新?lián)Q代較快,檔案的信息化建設(shè)就會(huì)隨之處于不斷地變化之中,信息化系統(tǒng)的不斷的升級(jí)變化會(huì)導(dǎo)致檔案的信息化發(fā)展具有不確定性,對(duì)于保證檔案信息化資源的真實(shí)性和完整性存在一定的問(wèn)題。

        (三)檔案信息化服務(wù)的安全工作存在問(wèn)題

        近年來(lái),信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理帶來(lái)了轉(zhuǎn)折,檔案管理工作也逐步向信息化邁進(jìn),與此同時(shí),其服務(wù)對(duì)象范圍不斷擴(kuò)大,從內(nèi)部擴(kuò)展到外部、從國(guó)家、企業(yè)再擴(kuò)展到個(gè)人。但是,檔案管理工作在快速發(fā)展的同時(shí),檔案信息化服務(wù)的保密和安全方面還存在一些問(wèn)題,對(duì)于國(guó)家級(jí)機(jī)密的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù),但是在個(gè)人檔案保存方面,檔案管理的安全工作還有待提高,出現(xiàn)檔案信息泄露的事件,將造成十分嚴(yán)重的后果。

        (四)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)不足

        在當(dāng)今社會(huì),上到國(guó)家相關(guān)部門(mén),下到大中小企業(yè),需要的都是高素質(zhì)人才,檔案管理工作也不例外。在傳統(tǒng)的檔案保存工作中,對(duì)于檔案管理人員的學(xué)歷方面要求較低,但是,在當(dāng)今社會(huì),要想跟上社會(huì)發(fā)展的腳步就必須進(jìn)行科技創(chuàng)新,通過(guò)創(chuàng)新進(jìn)而將檔案管理工作帶到一個(gè)新高度、新領(lǐng)域,這就需要檔案管理人員要有創(chuàng)新意識(shí),并且提高他們的管理能力,以此帶動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。

        4 解決問(wèn)題的相應(yīng)措施

        (一)完善法律法規(guī)體系

        在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天,計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)的發(fā)展歷程都需要采用國(guó)家固定標(biāo)準(zhǔn)[3]。對(duì)于國(guó)家級(jí)的機(jī)密檔案的管理工作必須采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格遵照相應(yīng)的法律法規(guī),但是,對(duì)于一般的檔案由于其種類(lèi)較多、數(shù)目龐大等問(wèn)題,在進(jìn)行管理工作的時(shí)候,沒(méi)有固定的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)則沒(méi)有細(xì)致到各個(gè)層次,相關(guān)部門(mén)就需要完善相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)解決這些問(wèn)題。

        (二)研究數(shù)字檔案館

        數(shù)字檔案館的建設(shè)對(duì)于檔案信息資源的管理具有十分重要的作用,在建設(shè)的同時(shí)要適應(yīng)地方行政部門(mén)相關(guān)體制的改革,使檔案信息化提前到電子文件產(chǎn)生之前。在檔案信息資源生成之前,大體上通過(guò)電子數(shù)據(jù),推測(cè)并總結(jié)出可能出現(xiàn)哪些方面的問(wèn)題,預(yù)設(shè)出與其對(duì)應(yīng)相關(guān)措施。

        (三)增強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)

        對(duì)于檔案管理的安全工作,值得相關(guān)部門(mén)注意的是就檔案管理者來(lái)說(shuō),其主要工作內(nèi)容不僅僅要保存檔案的完整性,更要注意的是檔案中的信息安全問(wèn)題[4]。就此,各地的檔案管理機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)檔案安全的保護(hù)意識(shí),相關(guān)部門(mén)要下達(dá)文件到各個(gè)階層,對(duì)于各個(gè)方面的檔案都要確保其安全。

        (四)培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

        對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō),伴隨著信息化發(fā)展檔案管理人員的素質(zhì)就需要提高,相關(guān)部門(mén)需要培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才。首先,對(duì)于已經(jīng)在職的員工需要進(jìn)行定期的培訓(xùn),提高他們的創(chuàng)新意識(shí)和綜合素質(zhì);其次,要增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知水平、提高對(duì)檔案管理工作的重視意識(shí)、培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度等等;最后,要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí),既要提高自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能,也要提高自身信息化技術(shù)的掌握程度,在實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí),也要注重信息化檔案管理工作績(jī)效的提高。

        5 總結(jié)

        在社會(huì)的信息資源中檔案占有很重要的地位,受到國(guó)家到群眾各個(gè)階層人們的重視,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生和應(yīng)用,檔案管理也隨著信息技術(shù)的變化發(fā)生了變化,要求與時(shí)俱進(jìn)而產(chǎn)生創(chuàng)新意識(shí),也就是說(shuō)運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理,以此來(lái)帶動(dòng)了檔案管理信息化的快速發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]屈希陽(yáng). 淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 勞動(dòng)保障世界(理論版),2012,10:78-79.

        [2]趙晏. 探討信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012,35:195.

        [3]張玲. 分析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J]. 赤子(上中旬),2015,01:150.

        [4]呂歡弟. 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J]. 中外企業(yè)家,2014,20:200.

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