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        人口和計生系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化的實踐研究

        2016-08-02 07:55:12紀(jì)晶
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        紀(jì)晶

        摘 要:隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的急速發(fā)展,人口和計生系統(tǒng)檔案管理逐漸加入現(xiàn)代化元素,使其逐漸融入信息時代的大環(huán)境。本篇論文針對人口和計生系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化實施進行探討。

        關(guān)鍵詞:人口和計生系統(tǒng);檔案管理;現(xiàn)代化管理

        人口大國是我國主要標(biāo)簽之一,人口問題也是我國一直關(guān)注的社會問題之一,人口數(shù)量大和人口老齡化就是人口兩大問題。計劃生育一直調(diào)整人口問題的主要手段,人口和計生系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化水平是其手段有效性的關(guān)鍵之處。

        1 人口和計生系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀以及問題

        人口和計生系統(tǒng)檔案管理體系建立以來,具有龐大的數(shù)據(jù)庫,其檔案管理是一個復(fù)雜繁瑣的工作,尤其是改革開放以來,人流量波動過大,更加不利于人口管理,傳統(tǒng)的人工管理已經(jīng)不能完成這一沉重的管理任務(wù),現(xiàn)代化管理是其發(fā)展的必然趨勢,但是目前我國人口和計生系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理仍處于發(fā)展摸索階段,存在很多問題。

        1.網(wǎng)絡(luò)化不徹底

        人口和計生系統(tǒng)檔案管理利用計算機信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的資源共享、遠(yuǎn)程控制等優(yōu)勢加快檔案管理工作的效率是其改革的主要內(nèi)容。目前我國大部分地區(qū)已經(jīng)實施網(wǎng)絡(luò)化管理,但是仍有部分落后地區(qū)引進互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),導(dǎo)致部分地區(qū)人口計生數(shù)據(jù)更新滯后,人口計生數(shù)據(jù)不精確,不利于我國人口計生系統(tǒng)檔案的統(tǒng)一化管理。

        2.檔案管理作用的不充分利用

        檔案管理工作的重要性并沒有被部分地區(qū)政府重視,科學(xué)的人口計生系統(tǒng)檔案管理是人口計生管理方向的重要依據(jù),是對管理水平和成效的衡量憑據(jù),是其科學(xué)研究的重要參考數(shù)據(jù)。但是在實際管理過程中,部分政府地區(qū)對于人口計生檔案管理并不重視,對其檔案數(shù)據(jù)背后所反映的信息并沒有深度挖掘。

        3.工作人員職業(yè)素養(yǎng)不與時俱進

        部分地區(qū)人口計生系統(tǒng)檔案管理大部分工作人員具有年齡偏高,女性偏多的特點,并且該職位的流動性過大,其工作人員并不具備檔案管理的專業(yè)知識和現(xiàn)代化技術(shù)的操作能力。工作人員在其任職期間多數(shù)應(yīng)付了事,沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性,從而造成檔案數(shù)據(jù)失真、資料損失等問題,嚴(yán)重影響人口計生系統(tǒng)檔案管理水平。

        2 人口和計生系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化的改進措施

        1.統(tǒng)一數(shù)字化的管理模式

        實踐證明互數(shù)字化的管理模式具有很大的優(yōu)勢所在,該模式結(jié)合先進的計算機信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),是信息時代的必然選擇。部分條件不允許的地區(qū)政府國家予以技術(shù)和經(jīng)濟和人才上的支持,使其從硬件到軟件都符合數(shù)字化管理模式的條件,扶持其逐漸實施數(shù)字化管理模式,最終實現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)字化管理。

        2.統(tǒng)一人口計生系統(tǒng)檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)和程序

        為了便于統(tǒng)一化管理,人口計生系統(tǒng)檔案管理統(tǒng)一軟件標(biāo)準(zhǔn)和程序,自從人口計生系統(tǒng)建立以來,其數(shù)據(jù)信息資料十分龐大而復(fù)雜,并且其涉及的領(lǐng)域也十分廣泛,若是使用不同的管理軟禁對其進行分類整理,則很難對其進行統(tǒng)一化管理。統(tǒng)一管理軟件標(biāo)準(zhǔn)和程序的實施過程中主要包括兩個方面:一方面是對市級、省級、縣級和地區(qū)依次運用統(tǒng)一管理軟件、統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一程序、統(tǒng)一口徑;另一方面是與之相匹配的人才現(xiàn)代化檔案管理人才。政府針對相關(guān)工作人員進行計算機信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的培訓(xùn),為了保證檔案管理工作人員具備計算機操作以及互聯(lián)網(wǎng)運用能力,實施定崗培訓(xùn)、持證上崗、年度考評等政策,不斷激勵工作人員與時俱進,使其充分融入現(xiàn)代化的檔案管理體系。

        3.樹立人口計生系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理理念

        地方政府首先要樹立正確的人口計生系統(tǒng)檔案管理的正確理念,意識到其科學(xué)管理的重要性。首先是對領(lǐng)導(dǎo)進行培訓(xùn),宣傳人口計生系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理理念,使其充分認(rèn)識到現(xiàn)代化管理的便捷,以及人口計生系統(tǒng)檔案管理的各項功能,在下達(dá)指令過程中深刻貫徹現(xiàn)代化管理理念;其次是對其工作人員進行培訓(xùn)過程也應(yīng)加入現(xiàn)代化的管理理念,從而使相關(guān)部門以及員工充分認(rèn)識到現(xiàn)代化管理理念的重要性,并且認(rèn)識到其多項功能,上下級共同協(xié)作實現(xiàn)其各項功能。

        4.增加投入

        人口計生系統(tǒng)檔案管理想要徹底實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理需要政府投入大量的財力、物力和人力。首先是是對各個地方政府配置現(xiàn)代化的設(shè)備,其包括計算機、光盤刻錄機、投影儀、掃描儀以及統(tǒng)一的管理軟件和程序;其次是從各個方面支持培育地方政府獨立管理的綜合型人才?,F(xiàn)代化管理并不是簡單停留在理念的層次上,其需要實際運用于人口計生系統(tǒng)檔案管理,因此需要培育綜合性人才,其比僅僅具備管理能力,還需具備現(xiàn)代化先進技術(shù),充分發(fā)揮人口計生系統(tǒng)檔案管理的各項職能。

        5.實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)代化管理

        檔案管理從根本上說就是保證檔案資料的完整性以及安全性,使其更好的為其它相關(guān)部門服務(wù)。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展趨勢是現(xiàn)代化管理的體現(xiàn)之一。檔案管理工作嚴(yán)格按照政府規(guī)定執(zhí)行,從檔案管理資料的搜集、整理、鑒定、著錄、保管等每一個環(huán)節(jié)都需對其進行規(guī)范化的操作;除此之外還需對之間遺留的檔案資料重新進行歸納整理,對于可公開、利用率高和價值高的檔案優(yōu)先加工整理,設(shè)置關(guān)鍵詞,分類分層次著錄等去除糟粕取其精華,使其符合案卷整合的標(biāo)準(zhǔn),進一步推動數(shù)字化、信息化的實施。

        6.提高工作人員的綜合素質(zhì)

        人口計生系統(tǒng)檔案管理的工作人員應(yīng)該具有一定穩(wěn)定性和鮮活性。其應(yīng)該設(shè)有固定的崗位,明確崗位的職責(zé)以及權(quán)限,該崗位工作人員,應(yīng)該增加與其它部門的工作人員之間的交流,使其工作人員意識大自身工作的重要性,流動在整個工作環(huán)節(jié)中。

        政府應(yīng)該重視檔案工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng),在其具備檔案管理的同時,還需具備計算機信息處理能力,自身具備管理、創(chuàng)新和整合的綜合能力。政府對人才的培育分為崗前培訓(xùn)以及繼續(xù)教育兩類,前者更加重視培育其工作人員的基本技能,后者則更加重視創(chuàng)新和新技術(shù)能力的培育,兩者需要根據(jù)其自身的特點以及學(xué)習(xí)能力進行針對性的培訓(xùn)。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,人口計生系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理使其必然的發(fā)展趨勢,其利用現(xiàn)代化技術(shù),為人口計生工作提供更好的服務(wù),提高人口計生檔案系統(tǒng)的利綜合利用率。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]韓娟. 淺析基層計劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù).2014(2S)

        [3]劉金偉. 新時代網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下人口計生系統(tǒng)檔案創(chuàng)新服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化[J].科技創(chuàng)新.2015(14)

        [4]葛平愛. 創(chuàng)新“兩分法+網(wǎng)格化”計生檔案管理模式服務(wù)人口和計劃生育工作[J]山東檔案.2014(2)

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