王玲玲

信息化是當(dāng)今時代的發(fā)展趨勢，人類正在向著信息化時代過渡，信息化無形產(chǎn)業(yè)將成為關(guān)鍵的重要資源，信息時代的若干發(fā)展趨勢已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的歷史潮流而改變著當(dāng)今世界的面貌和格局。隨時信息化時代的到來，我國各項事業(yè)都已向信息化方向加速發(fā)展，為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展需求，加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展至關(guān)重要，檔案信息化建設(shè)將是今后一段時期內(nèi)檔案事業(yè)的發(fā)展方向。

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國傳統(tǒng)檔案管理中，長期的、固有的紙質(zhì)、實物檔案管理模式已形成，雖然檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)日漸引起各單位、各部門的重視，但檔案信息化建設(shè)當(dāng)前受各種因素的制約發(fā)展速度仍然較慢，較不成熟，具體體現(xiàn)在以下幾點：

（一）重視程度不夠

檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當(dāng)前和今后、為歷史和子孫留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富。通過多次檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)班的交流，了解到現(xiàn)在大多數(shù)單位的檔案管理員仍是兼職崗位，每天被大量的繁雜工作纏身，外加對檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理只是把收集的資料保存好即可，偏重于“收”的過程，從而忽視了“用”的目的。檔案信息化建設(shè)的另一個原因是需要前期投入資金，資金短缺是制約檔案信息化建設(shè)長遠(yuǎn)發(fā)展是一個重要的因素，尤其是檔案信息化建設(shè)是一個高投資、見效遲緩和長周期的系統(tǒng)性工程，不是一個時間段就能建立和完成的，多種因素的制約，導(dǎo)致檔案信息化工作發(fā)展較慢。

（二）信息化、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

當(dāng)前促進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)對檔案信息化建設(shè)來說及其重要，應(yīng)該構(gòu)建一個統(tǒng)一的文檔集成文件綜合管理系統(tǒng)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理難以全面推廣。檔案信息化建設(shè)水平參差不齊、無法統(tǒng)一形式，共享較差，不能適應(yīng)新的檔案信息資源的共享。

（三）缺乏復(fù)合型人才，缺乏檔案信息化建設(shè)相關(guān)知識

在基層單位，存在檔案專業(yè)知識豐富的檔案管理員，也存在很多年輕人懂得計算機(jī)知識，也能夠很快的熟練使用檔案管理軟件，但在檔案部門缺少既熟悉檔案業(yè)務(wù)工作又懂得使用計算機(jī)操作的管理員，而且檔案部門普遍待遇不高，存在優(yōu)秀人才流失的風(fēng)險，導(dǎo)致檔案管理崗位年齡偏大職工較多，長期整理冗長繁瑣的檔案資料，對檔案工作缺乏工作激情，工作效率低。

2 對做好檔案信息化建設(shè)的幾點思考

（一）針對性培訓(xùn)，層層培訓(xùn)，以小范圍帶動大范圍

檔案信息化建設(shè)逐步發(fā)展后，各單位應(yīng)該更加重視檔案管理員的工作崗位，加大對檔案管理員的培訓(xùn)力度，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多安排參加一些專業(yè)性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、實用性強(qiáng)的檔案培訓(xùn)班。把專業(yè)扎實、有干勁、有激情，樂于接受新知識，專注于檔案研究的人員調(diào)整檔案信息化建設(shè)的位置，多為檔案管理人員提供交流培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，擴(kuò)大檔案管理員視野，創(chuàng)新工作思維，爭取將檔案信息化建設(shè)做得更好更出色。

（二）整合資源，擇優(yōu)選擇

檔案信息化工作量較大，作為檔案的管理者和檔案價值的鑒定者，也不能毫無選擇的將所有需要歸檔的資料都進(jìn)行數(shù)字化管理。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確定哪些檔案原件可以數(shù)字化，哪些原件不需要數(shù)字化，哪些資料可以優(yōu)先數(shù)字化，比如“利用價值高、重復(fù)利用次數(shù)多、珍貴檔案、重點檔案、特色檔案”進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化。例如文書檔案，文書檔案作為一個單位或者一個部門最簡單、最直接記錄工作內(nèi)容和工作進(jìn)展的文字材料，作為檔案管理員可以根據(jù)文書檔案的保管期限或者文書檔案的發(fā)文機(jī)關(guān)來衡量哪些檔案優(yōu)先數(shù)據(jù)化，對于重要的文書檔案進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化尤其必要。

（三）建立有效的檔案信息安全保障體系

檔案信息化建設(shè)有一定優(yōu)勢的同時也存在一定的風(fēng)險，在保管、傳遞、利用的過程中避免不了出現(xiàn)信息安全的隱患，當(dāng)前通過網(wǎng)絡(luò)傳播信息保密性較差，因為當(dāng)今時代信息傳播途徑多、載體豐富，傳播速度極快，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)也存在安全隱患。所以安全保障體系是檔案信息化建設(shè)的前提，只有在一個安全的信息環(huán)境中，檔案才能最大化的發(fā)揮自身價值。同時，電子檔案雖然存儲方便，但是如果存儲載體出現(xiàn)問題，那么有可能導(dǎo)致電腦、硬盤、光盤等載體中存儲的檔案全部消失，這對于檔案管理者來說是極大的錯誤。所以，在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該注重電子檔案的多處備份保存，以防因為單一存儲而導(dǎo)致重要資料或檔案資源的丟失。

3 做好檔案信息化的重要性

（一）檔案管理不再耗費人力、物力。

檔案管理員手工收集、整編、管理著檔案資料，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入并可以多次使用，內(nèi)部數(shù)據(jù)可以進(jìn)行多個部門共享，將人力從繁重的紙質(zhì)檔案整理中解脫出來，將檔案的價值發(fā)揮到最大化。檔案建設(shè)不僅僅是收集、保管、使用的過程，如何將檔案價值最大化，如何增加檔案資源的利用率才是至關(guān)重要的。將管理員從繁雜的工作中解脫出來，從而將工作重心轉(zhuǎn)移至如何發(fā)揮檔案價值最大化上來。

（二）電子檔案更易存儲

檔案一般存儲時間是幾年或者幾十年甚至是永久保存，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案長期存儲，避免不了受腐蝕、潮氣和自然災(zāi)害的破壞，并且占用空間較大，通過長期的查詢借閱，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的損害較大。但利用信息化手段管理檔案，避免了因環(huán)境等因素影響檔案存儲的問題，這為檔案信息化管理提供了很大的空間。

（三）檢索查詢方便

隨著檔案資料越來越多，檔案信息資源越來越龐大，針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在檢索查詢時費時費力，工作量大，工作效率低。但建設(shè)檔案信息化后，建立電子檔案目錄時，例如文書檔案，可直接將檔案正文鏈接至文件目錄，檢索重要文字時，可直接還原至正文內(nèi)容。大大提高了檔案檢索查詢的時間。

（四）開放性和易用性

傳統(tǒng)方式下，檔案的開放范圍比較狹窄，易用性較低，任何文件保管的最終目的都是為了發(fā)揮其最大價值，得到利用，通過信息化手段存儲檔案，需要查詢使用檔案的人無需親自到檔案室查詢檔案，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，即可得到自己所需的檔案資料，既節(jié)省了使用者等待的時間，也節(jié)省了檔案管理員查找的時間，大大的提高了檔案的利用率，同時也提高了檔案部門和使用部門的工作效率。

（五）有一定的靈活性和可擴(kuò)充性

電子檔案載體形式多樣，載體豐富，磁帶、磁盤、光盤均可作為存儲檔案的載體，打破了紙文件的傳統(tǒng)形式。與紙質(zhì)文件做比較，電子文件容量大，體積小，可以大大節(jié)省存儲空間，存儲和使用更加靈活。文件存儲的目的是使檔案使用價值最大化，如果在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件中添加內(nèi)容，則需要更改文件目錄、內(nèi)容、頁碼等許多內(nèi)容，但如果是電子文件，則存儲方式更加靈活，更容易擴(kuò)充文件信息。

路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索。檔案信息化建設(shè)是一項長期而又艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，也是當(dāng)前信息時代發(fā)展的必然趨勢，檔案信息化建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)應(yīng)該遵循以下原則：符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策；符合國情并適合國家和不同地區(qū)之間的標(biāo)準(zhǔn)銜接；嚴(yán)格采用國際標(biāo)準(zhǔn)；具有綜合性和可操作性；具有導(dǎo)向性數(shù)字檔案館建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)是信息記錄載體轉(zhuǎn)換，形式轉(zhuǎn)換。所以，不管檔案的信息化建設(shè)，或傳統(tǒng)檔案建設(shè)，要真正做到認(rèn)識到位、組織到位、措施到位。以信息化建設(shè)帶動檔案工作的規(guī)范化。促進(jìn)檔案工作水平的進(jìn)一步提高。

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