張曄

摘要：做好機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，不僅是機(jī)關(guān)職能工作的考查憑據(jù)，而且可為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供科學(xué)的依據(jù)，也反映出一個(gè)單位的管理水平。本文就如何做好檔案工作提出幾點(diǎn)看法：領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作；加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)；建立完善的檔案管理制度，注重平時(shí)基礎(chǔ)工作積累；及時(shí)完整歸檔；加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。

測(cè)評(píng)工作是機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理的延續(xù)和深化，是新形勢(shì)下提高機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的重要手段。通過(guò)測(cè)評(píng)，機(jī)關(guān)文件歸檔質(zhì)量提高，各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)體收集齊全完整，檔案信息資源利用服務(wù)不斷強(qiáng)化，檔案安全保管能力持續(xù)增強(qiáng)，機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化、制度化管理有了新的變化。2015年，通過(guò)廳領(lǐng)導(dǎo)及全體檔案工作人員的共同努力，內(nèi)蒙古自治區(qū)國(guó)土資源廳以自治區(qū)本級(jí)單位最高分順利通過(guò)了“自治區(qū)一級(jí)”檔案測(cè)評(píng)。親歷了這次測(cè)評(píng)工作后，我對(duì)如何做好機(jī)關(guān)單位檔案測(cè)評(píng)工作有一些自己的理解和體會(huì)，在這里與大家探討：

一、強(qiáng)化檔案意識(shí)，自上而下充分重視檔案工作是前提

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)職能工作查考的憑據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，科學(xué)規(guī)范管理檔案是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。

要做好檔案工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理工作所需的人力、物力、財(cái)力才能得到充分的保障。

其次是做好檔案工作要培養(yǎng)全機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，在文件材料的形成、收集、整理、歸檔等每個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格規(guī)范化管理。前些年在檔案的收集過(guò)程中，經(jīng)常遇到檔案在經(jīng)辦人手中忘記歸檔，幾年后工作調(diào)整時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己手中還有未歸檔文件。這是檔案制度不完善所致，給檔案管理工作帶來(lái)了不必要的麻煩，也敲響了警鐘。所以要充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，管好用好檔案。

二、重視檔案人才，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)教育培訓(xùn)是基礎(chǔ)

人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作。近年來(lái)，隨著我國(guó)全民文化素質(zhì)的不斷提高，檔案人員隊(duì)伍的整體文化程度也有明顯提升，但是絕大部分專(zhuān)兼職人員所學(xué)專(zhuān)業(yè)與從事的檔案工作相去甚遠(yuǎn)。檔案人員缺乏理論基礎(chǔ)知識(shí)，學(xué)術(shù)能力差，不善于總結(jié)和思考，檔案工作往往只停留在滿(mǎn)足于日常管理和日常利用層面，無(wú)法深入，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)得不到升華，檔案管理形不成科學(xué)體系。

要做好檔案工作，順利通過(guò)檔案測(cè)評(píng)，必須采取切實(shí)有效的辦法，進(jìn)一步提高檔案人才隊(duì)伍的素質(zhì)。

堅(jiān)持開(kāi)展崗前培訓(xùn)，加強(qiáng)繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)檔案基本的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。

單位內(nèi)部積極開(kāi)展新知識(shí)、新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)和檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)。對(duì)新到崗人員及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)合格方能上崗。

聘請(qǐng)檔案專(zhuān)家到本單位對(duì)檔案人員進(jìn)行進(jìn)一步有針對(duì)性地培訓(xùn)，現(xiàn)場(chǎng)講解、指導(dǎo)，提高培訓(xùn)實(shí)效。

與相關(guān)處室業(yè)務(wù)人員多溝通，請(qǐng)他們到檔案部門(mén)進(jìn)行講解，主動(dòng)熟悉機(jī)關(guān)職能活動(dòng)，更好地把握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，以便進(jìn)行更深層次的檔案服務(wù)，使檔案及檔案工作的作用得到充分體現(xiàn)。

聘用檔案專(zhuān)業(yè)的大學(xué)生，聘用有實(shí)力的檔案專(zhuān)業(yè)人員，充實(shí)檔案隊(duì)伍的力量，實(shí)現(xiàn)檔案高水平高層次的管理。

培養(yǎng)開(kāi)拓性的檔案管理人才，不能僅滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，應(yīng)實(shí)施檔案觀(guān)念、檔案管理手段、檔案管理模式的創(chuàng)新。

另外，不僅在檔案部門(mén)要有專(zhuān)職的檔案專(zhuān)業(yè)人員，還應(yīng)在各業(yè)務(wù)部門(mén)配備相應(yīng)的兼職檔案工作人員，形成以檔案部門(mén)為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案工作的順利有序進(jìn)行。

三、建立健全完善的檔案管理制度是保障

在檔案工作各環(huán)節(jié)建立規(guī)章制度，使檔案工作更加具有規(guī)范性，可以完善檔案管理手段，使檔案工作按照標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行。檔案管理工作要做到制度先行，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化。

檔案管理制度要按照國(guó)家法律法規(guī)的要求，同時(shí)結(jié)合本單位實(shí)際制定，既要符合國(guó)家要求，又要滿(mǎn)足本單位的需要，要具有可操作性。

檔案管理制度一般包括：《檔案管理辦法》、《檔案分類(lèi)方案》、《文件材料歸檔制度》、《檔案整理規(guī)范》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《庫(kù)房管理制度》、《檔案人員崗位職責(zé)》等。其中制定科學(xué)適用的《檔案分類(lèi)方案》很關(guān)鍵，分類(lèi)方案是整個(gè)單位檔案管理的框架，使檔案管理?xiàng)l理清晰，便于檔案管理與利用。

四、做好平時(shí)檔案基礎(chǔ)工作的積累。

檔案測(cè)評(píng)工作是對(duì)單位檔案管理工作的一個(gè)全面考核，從領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施設(shè)備、文件材料歸檔與整理、檔案資料保管與保護(hù)、檔案統(tǒng)計(jì)、移交、鑒定、檢索工具、檔案編研、檔案宣傳、信息化建設(shè)等各方面對(duì)檔案工作進(jìn)行考核。所以日常工作不能只局限在檔案的整理利用上，平時(shí)就要按照檔案測(cè)評(píng)要求做好一系列的檔案管理工作。不能到檔案測(cè)評(píng)時(shí)，才手忙腳亂，臨時(shí)突擊。要做好檔案測(cè)評(píng)工作，主要是做好以下幾方面的工作：

成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確主管領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，確定檔案專(zhuān)兼職人員。

完善檔案設(shè)施設(shè)備，檔案庫(kù)房符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

各門(mén)類(lèi)檔案嚴(yán)格按照檔案分類(lèi)方案及整理規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)、排序、編號(hào)、裝訂、裝盒、排架。

檔案歸檔及時(shí)，分類(lèi)科學(xué)，保管期限劃分準(zhǔn)確，目錄和備考表填寫(xiě)完整，裝訂、裝盒規(guī)范，整齊美觀(guān)，排列、編號(hào)有序，排架科學(xué)規(guī)范。

檔案統(tǒng)計(jì)及時(shí)、準(zhǔn)確，及時(shí)向本級(jí)國(guó)家綜合檔案館報(bào)送公開(kāi)信息。

對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，銷(xiāo)毀無(wú)保存價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀清冊(cè)、審批手續(xù)齊全。

編制各類(lèi)檔案紙質(zhì)檔案目錄，編寫(xiě)組織沿革、大事記、重要文件匯編等材料，且編寫(xiě)規(guī)范、有連續(xù)性。

以不同形式開(kāi)展檔案法律法規(guī)宣傳工作，利用檔案舉辦不同形式展覽，以檔案刊物為平臺(tái)，積極開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)研究。積極收集平時(shí)檔案利用工作中的檔案利用實(shí)例，分析其利用的社會(huì)效果和經(jīng)濟(jì)效果。

五、檔案歸檔及時(shí)與完整很重要

在檔案日常管理中，檔案歸檔及時(shí)與完整很重要，要引起單位領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員的高度重視。

許多單位制定了檔案歸檔制度，但卻執(zhí)行不力。個(gè)別工作人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為只要把文件辦結(jié)就可以了，歸檔工作無(wú)關(guān)緊要，存在重辦理輕歸檔的思想。有的工作人員崗位變動(dòng)，其經(jīng)辦的文件材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，也沒(méi)有進(jìn)行崗位交接，久而久之文件材料不知去向。諸多原因造成檔案材料歸檔的不及時(shí)、不完整，直接影響到檔案的保管與查詢(xún)利用，檔案的查全率無(wú)法保證。

要強(qiáng)化督查力度，實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)或定期歸檔，把檔案歸檔情況納入工作人員的工作考核中，與評(píng)先選優(yōu)掛鉤，將歸檔制度落到實(shí)處。

加快辦公現(xiàn)代化建設(shè)，是提高檔案歸檔及時(shí)完整的關(guān)鍵。應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)對(duì)工作流程跟蹤管理，最好將歸檔工作作為文件辦結(jié)的最后環(huán)節(jié)。不歸檔的文件材料，系統(tǒng)不能辦結(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案的同步歸檔。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)查辦理進(jìn)度，掌握應(yīng)歸檔數(shù)，以達(dá)到真正實(shí)現(xiàn)提高檔案歸檔率、完整率。

六、加強(qiáng)檔案信息化

加強(qiáng)檔案信息化，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀(guān)要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。力爭(zhēng)把檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與社會(huì)信息化的同步發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等硬、軟件系統(tǒng)工程建設(shè)。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化。通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案利用效率與效果。

現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)很普及，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，有效提高了辦公效率，同時(shí)也保證了檔案的及時(shí)完整歸檔。應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的各種應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息直接歸檔到檔案系統(tǒng)中，并形成符合要求的檔案數(shù)據(jù)，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息與檔案系統(tǒng)信息更好地結(jié)合起來(lái)，靈活運(yùn)用，使檔案信息資源得到充分的利用。