田園

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

淺談醫(yī)專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

田園

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代下，傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)被現(xiàn)階段信息檢索所淘汰，只有加強醫(yī)專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，才能更好符合時代發(fā)展的要求。所謂的醫(yī)專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，主要是通過信息化技術(shù)，完成檔案信息的分析與處理工作，使檔案資料得到有效的開發(fā)利用。而加大醫(yī)專學(xué)校檔案信息化建設(shè)，還更保證學(xué)校文件更具完整性和安全性，使工作效率得到明顯提高，降低管理人員的工作任務(wù)量，因此本文對醫(yī)專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)進行詳細分析。

醫(yī)專學(xué)校；檔案管理；信息化建設(shè)

對于醫(yī)專學(xué)校而言，其檔案管理工作的難度逐漸加重，其原因為：專業(yè)性強、周期性復(fù)雜以及分散性強的特點，導(dǎo)致在實際的檔案管理過程中，易造成數(shù)據(jù)信息的缺失。然而檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，不僅有效地改善醫(yī)專學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，還能使檔案管理工作更加地便捷，使其走向開放式的管理模式，由此可以看出，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)對于醫(yī)專學(xué)校檔案管理工作有著重要意義[1]。

一、對醫(yī)專學(xué)校建設(shè)信息化檔案管理的分析

信息化屬于統(tǒng)稱性的概念，具體分為數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生與檢測、傳輸、加工以及利用等過程。而檔案管理信息化是指：在檔案數(shù)據(jù)信息管理的基礎(chǔ)上，認識到信息的實用價值與社會價值，分為以下三種含義：第一，檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化特點，便于檔案管理人員對數(shù)據(jù)信息的查找與儲存；第二，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息接收和傳遞、存儲以及利用一體化發(fā)展；第三，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[2]。

其中在檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)按照規(guī)范性、效益型以及安全性等原則，完成數(shù)據(jù)存儲以及整理工作。另外，在檔案網(wǎng)站構(gòu)建過程中，應(yīng)利用主頁展示的方式，對檔案管理工作進行宣傳，其中具體包含以下幾個方面：機構(gòu)信息宣傳和工作信息宣傳、資源信息宣傳以及服務(wù)質(zhì)量宣傳，從某種意義上來講，檔案網(wǎng)站的構(gòu)建，是醫(yī)專學(xué)校檔案管理部門和社會發(fā)展相結(jié)合的主要方式。

醫(yī)專學(xué)校建設(shè)信息化檔案管理所具有的作用主要包括：首先，是社會發(fā)展的需求；其次，是科技進步的重要體現(xiàn)；再次，有利于醫(yī)專學(xué)校保障檔案數(shù)據(jù)信息的真實性與完整性；最后，提升檔案信息開發(fā)與利用的能力。

二、醫(yī)專學(xué)校建設(shè)信息化檔案管理存在的不足

如今，在建設(shè)信息化檔案管理過程中，還存在許多不足之處需要改進，具體為以下兩方面。

一方面，醫(yī)專學(xué)校并沒有認識到建設(shè)信息化檔案管理的重要性。在醫(yī)專學(xué)校中，許多管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)往往忽略了檔案管理的作用，因此，在信息化建設(shè)中，也會普遍存在重視不足的現(xiàn)象，這些人員認為傳統(tǒng)管理方法和現(xiàn)代管理相比較，沒有明顯差異，并且檔案管理并不屬于學(xué)校管理內(nèi)容，加之現(xiàn)代化管理會花費大量資金。所以，醫(yī)專學(xué)校很難將這一工作真正落實到實處，造成檔案管理和時代發(fā)展出現(xiàn)嚴(yán)重脫軌的現(xiàn)象，不能被社會所接受，最終導(dǎo)致管理工作不能正常進行。

在醫(yī)專學(xué)校中，關(guān)于檔案管理信息化系統(tǒng)具有安全系數(shù)低的特點，如果不對其進行妥善處理，則會造成大量數(shù)據(jù)信息的丟失。在此過程中，學(xué)校的檔案類型多數(shù)為學(xué)生的基本信息，如信息化系統(tǒng)系數(shù)較低或易發(fā)生黑客侵襲，發(fā)生學(xué)生信息泄露事件，則產(chǎn)生的后果將會難以想象[3]。另外，醫(yī)專學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)還存在管理人員專業(yè)水平不足的現(xiàn)象，例如：在實際的調(diào)查中，部分醫(yī)專學(xué)校對于檔案管理人員的選擇，是以計算機課教師兼任的狀態(tài)，在此背景下，由于計算機教師一人身兼兩職，難以按照規(guī)范地時間對檔案管理信息系統(tǒng)進行定期維修與保養(yǎng)，造成相關(guān)數(shù)據(jù)信息的缺失與不健全。

三、醫(yī)專學(xué)校建設(shè)信息化檔案管理的有效措施

醫(yī)專學(xué)校想要改善建設(shè)信息化檔案管理中存在的問題，就應(yīng)在管理人員思想、管理團隊、建設(shè)力度三方面出發(fā)，只有結(jié)合建設(shè)過程中存在的不足，才能保證信息化建設(shè)的順利進行。

第一，對醫(yī)專學(xué)校檔案管理人員思想進行轉(zhuǎn)變，并且加大建設(shè)的資金投入，對檔案管理制度進行有效優(yōu)化，使其更加完善。對于信息化管理，相關(guān)人員應(yīng)真正認識到它的重要意義，并對項目的建設(shè)提供有力幫助，和相關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)保持統(tǒng)一意見，在思想上達成共識。而資金投入過程中，還應(yīng)避免出現(xiàn)任何麻煩，可設(shè)置相應(yīng)的條款內(nèi)容。

第二，建立強有力的檔案管理團隊，培養(yǎng)更多管理人才，使整體管理水平得到有效提高。在檔案管理過程中，人為因素屬于影響建設(shè)的關(guān)鍵所在，對于管理團隊而言，只有做好內(nèi)部建設(shè)工作，并對團隊專業(yè)水平進行不斷加強，才能促進醫(yī)專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)更好的發(fā)展；對于管理人員來講，加強自身管理能力，并合理應(yīng)用自身基礎(chǔ)知識，不斷豐富管理經(jīng)驗，確保檔案管理工作的順利進行。另外，還應(yīng)對自身道德修養(yǎng)進行嚴(yán)格培訓(xùn)，以最佳狀態(tài)迎接檔案管理信息化的建設(shè)。

第三，加強檔案的信息化管理，確保管理體系的順利建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用有利也有弊，為人們提供方便和快捷的同時，還在安全方面有一定的缺陷，所以，網(wǎng)絡(luò)是否具有安全性，一直是當(dāng)前所關(guān)注的重要話題。在醫(yī)專學(xué)校建設(shè)信息化檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)具有重要意義，雖然能儲存大量數(shù)據(jù)資料，但是個人信息一旦發(fā)生泄漏，會造成嚴(yán)重后果[4]。因此，在信息管理工作中，要嚴(yán)格遵守“安全”的原則，例如：設(shè)置信息權(quán)限等，確保檔案管理工作可以順利開展。

結(jié)束語

文章通過對醫(yī)專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的分析得出，檔案管理的信息化建設(shè)屬于醫(yī)專學(xué)校、我國教育人員所關(guān)注的重點，并具有重要意義，是現(xiàn)階段時代發(fā)展主要方向。醫(yī)專學(xué)校主要結(jié)合自身實際情況，建立適合學(xué)校的管理系統(tǒng)，當(dāng)檔案管理發(fā)生漏洞時，可以對其及時進行診斷，減少不利因素的出現(xiàn)。在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)大量投入人力和物力，并對建設(shè)工作提供有力措施，確保檔案管理適應(yīng)目前時代的發(fā)展要求。

[1]周全湘,余福強.淺談醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校衛(wèi)生事業(yè)管理學(xué)的教學(xué)實踐與體會[J].黔南民族醫(yī)專學(xué)報,2015,28(2)：138-139.

[2]秦功禮,劉珍,胡媛媛,等.淺談醫(yī)專院校大學(xué)生創(chuàng)業(yè)教育[J].商業(yè)文化月刊,2012(1)：256-257.

[3]郭志敏.淺談學(xué)校升格期間的檔案管理[J].檔案管理,2015 (4)：91-91.

[4]徐銘謙.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的實踐[J].中國科技縱橫,2015(8)：201-201.