胡桂萍

黑龍江省殘疾人康復(fù)中心

如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

胡桂萍

黑龍江省殘疾人康復(fù)中心

在社會和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過程中，我國事業(yè)單位檔案數(shù)量急劇增加，同時對檔案信息的需求量也隨不斷增大，在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的需求，信息化技術(shù)開始在檔案工作中廣泛應(yīng)用，因此事業(yè)單位需要加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案的信息化和數(shù)字化水平，為檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并進(jìn)一步對加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的措施進(jìn)行了具體的闡述。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；措施

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化已成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。作為事業(yè)單位，由于檔案數(shù)量十分龐大，因此更需要探索檔案信息化建設(shè)步伐，加快提升檔案信息化水平，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展起到積極的推動作用。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏重視

由于對檔案信息化建設(shè)單對事業(yè)單位帶來的便利性和科學(xué)性缺乏深入的認(rèn)識，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案工作在開展過程中對信息化建設(shè)重視不夠，檔案信息化建設(shè)許多工作都流于形式，缺乏深入性和細(xì)致性的工作，從而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化水平不高。

（二）事業(yè)單位的檔案信息化程度有待加強(qiáng)

目前我國大部分事業(yè)單位都進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但仍然存在檔案信息化程序不高的問題。在檔案信息化建設(shè)過程中，雖然對信息都進(jìn)行了錄入，但在時間不斷推移過程中，信息更新缺乏及時性和有效性，檔案信息化系統(tǒng)中的信息無法與真實(shí)的反映出事業(yè)單位檔案信息，這對事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展帶來了一定的阻礙。

（三）事業(yè)單位檔案工作人員綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在綜合素質(zhì)不高的問題，無法滿足檔案信息化建設(shè)的需求。在檔案信息化建設(shè)過程中，并沒有對檔案管理人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致檔案管理人員信息化技術(shù)水平不高，在對檔案信息化管理工作中，缺乏熟練度，對先進(jìn)技術(shù)缺乏有效的了解。另外，部分事業(yè)單位檔案管理人員還存在兼職的情況，而且人員年齡普遍偏大，對新技術(shù)接受能力較差，這在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)對檔案信息化的重視

事業(yè)單位要想全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，這就需要事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)至員工都要認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并以實(shí)現(xiàn)檔案信息化為各項(xiàng)工作的開展目標(biāo)，做好宣傳和培訓(xùn)工作，使全體員工及時補(bǔ)充檔案信息化方面的知識，正確認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展所帶來的便利性及實(shí)質(zhì)性意義，從而更好的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)檔案信息化的硬件建設(shè)

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員作為信息化工作的主體，而硬件設(shè)備作為檔案信息化建設(shè)的重要存儲載體，為了能夠有效的提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，需要加大對硬件建設(shè)的投入力度，確保設(shè)備配備的齊全性，同時還要及時對設(shè)備進(jìn)行升級和更新，使事業(yè)單位檔案能夠具備足夠的存儲空間，以此來降低存儲風(fēng)險，保證檔案信息資源的安全。特別是在選取備份的硬盤設(shè)備時，需要選擇性能好、具有較強(qiáng)穩(wěn)定性和抗干擾能力的設(shè)備，這樣的設(shè)備使用的壽命能夠得到保證，有利于檔案資料保存的安全。

（三）制定詳細(xì)的檔案信息化建設(shè)方案

我國的每一個事業(yè)單位都擁有著不同的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)與實(shí)際需求，所以在進(jìn)行檔案管理信息化時，事業(yè)單位要根據(jù)自己單位的實(shí)際情況，制定一套建設(shè)規(guī)劃，采用規(guī)劃方案實(shí)行本單位的檔案管理信息化建設(shè)。此外，在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，要時刻保持靈活并且注重可擴(kuò)展性，要為長久的發(fā)展和需要打下基礎(chǔ)。同時，為了讓事業(yè)單位的發(fā)展能夠得到滿足，在信息化建設(shè)時，要將信息化管理的管理模式，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行構(gòu)建，讓方案一目了然。有條件的事業(yè)單位，可以專門建立一個以網(wǎng)頁為主要形式的檔案信息網(wǎng)站，通過這個網(wǎng)站，讓相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，能夠提供給自己的客戶或者相關(guān)人員，從而實(shí)現(xiàn)真正的網(wǎng)上辦公。

（四）保證檔案信息的連續(xù)性

在檔案信息化建設(shè)過程中，在對信息錄入時，需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的順序進(jìn)行，避免出現(xiàn)斷篇跳章的問題，以此來確保檔案信息的連續(xù)性。在對信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化更新過程中，需要做好舊檔案的整理工作，并根據(jù)資料的有效聯(lián)系來對其進(jìn)行歸檔。在對檔案進(jìn)行復(fù)制時，需要做好檔案信息備份工作，避免檔案信息出去失真及丟失等風(fēng)險。對于檔案現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，需要加快對其進(jìn)行電子化處理，為檔案連續(xù)查閱奠定良好的基礎(chǔ)。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要做好檔案信息的備份工作，以此來有效的保證檔案信息的連續(xù)性。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)

事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過程中，需要努力提高檔案管理人員整體素質(zhì)，只有檔案管理人員自身能力得到加強(qiáng)，才能更好開展各項(xiàng)檔案工作。首先，需要強(qiáng)化檔案管理人員信息意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，以此來提升對檔案信息化的重視程度。其次，事業(yè)單位需要制定科學(xué)合理的檔案信息化培訓(xùn)計(jì)劃，針對檔案管理人員自身的實(shí)際情況來采取切實(shí)可行的培訓(xùn)內(nèi)容，有效的提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平，使其對信息獲取、分析、提取和評估能力有所提升，正確進(jìn)行各項(xiàng)操作，保證檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作的順利開展。另外，檔案管理人員還要不斷強(qiáng)化自身知識和經(jīng)驗(yàn)的積累，努力提高檔案信息化處理能力，進(jìn)一步提高工作效率，降低自身的勞動強(qiáng)度，使其有時間和有精力對檔案工作進(jìn)行深入研究，提高檔案管理水平。

三、結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，事業(yè)單位必須也必然要進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，并且要加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視，及時對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時制定合理科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃，保證資金充足，努力提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，從而為事業(yè)單位檔案信息化水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

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