曹麗麗

山東省汶上縣人力資源和社會(huì)保障局

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類(lèi)整體管理研究

曹麗麗

山東省汶上縣人力資源和社會(huì)保障局

目前我國(guó)各種數(shù)據(jù)信息越來(lái)越豐富，隨之而來(lái)的便是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸變得繁多；同時(shí)，我國(guó)當(dāng)前的數(shù)據(jù)信息的載體也變得更加復(fù)雜。在這種背景下，暴露出相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中各種不足和弊端。由此可見(jiàn)，如何有效加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類(lèi)的整體管理工作，已經(jīng)成為目前急需解決的問(wèn)題。下文中針對(duì)該問(wèn)題，進(jìn)行了詳細(xì)講解。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案分類(lèi)；整體管理；研究

在我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作很重要，因?yàn)槠洳粌H是檔案的記錄，還為該機(jī)關(guān)事業(yè)單位的其他各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行服務(wù)。檔案管理是確保該機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作能夠可靠、高效進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，每個(gè)工作環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，都無(wú)法離開(kāi)有效的檔案管理。下面我們針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類(lèi)整體管理的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行簡(jiǎn)單的講解。

一、目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類(lèi)整體管理中存在的不足

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)

通常在我國(guó)事業(yè)單位中，有不少檔案管理人員沒(méi)有掌握相對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，甚至有很多工作人員是從其它的單位、或者本單位其它崗位調(diào)度而來(lái)的。這些調(diào)過(guò)來(lái)的員工，在實(shí)際工作過(guò)程中所借鑒的也是前人的經(jīng)驗(yàn)，這些員工并不具備完整的檔案管理知識(shí)。由此可知，當(dāng)他們對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理操作的時(shí)候，很容易出現(xiàn)各種過(guò)失和錯(cuò)誤；而且，現(xiàn)在的檔案通常十分雜亂、復(fù)雜，如果不小心出了過(guò)錯(cuò)，返工進(jìn)行檢查就會(huì)變的費(fèi)時(shí)、費(fèi)事。

（二）對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)有引起足夠的重視

現(xiàn)在我國(guó)大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位，對(duì)檔案管理沒(méi)有給予足夠的重視，因此在安排相關(guān)工作人員之前，并不會(huì)對(duì)這些員工進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)與考察，就讓他們工作上崗。然而，恰恰是因?yàn)樵摍C(jī)關(guān)事業(yè)單位沒(méi)有正確的了解檔案管理的重要性和相關(guān)意義，從而導(dǎo)致檔案管理作業(yè)容易出現(xiàn)一系列問(wèn)題，最后使得單位內(nèi)其他崗位沒(méi)有辦法順利展開(kāi)正常工作。

除此之外，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員本身也存在著情緒問(wèn)題，這些工作人員認(rèn)為檔案管理工作不重要。因此在實(shí)際工作過(guò)程中，沒(méi)有責(zé)任心、缺乏耐心，也不會(huì)投入自身的精力，最終導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作出現(xiàn)各種問(wèn)題和漏洞。

（三）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員離職后沒(méi)有做好交接工作

我們每個(gè)人在工作崗位上，都必然會(huì)遇到很多事情，其中就包括離職和退休。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員在即將面臨離任的時(shí)候，有必要和接班人做好自己崗位的交接工作。但是，目前我國(guó)有少部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員，在面臨離任的時(shí)候，并沒(méi)有做好相關(guān)的交接任務(wù)，從而導(dǎo)致檔案管理崗位的新接班人，無(wú)法對(duì)崗位工作有一個(gè)科學(xué)、全面的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步使得檔案管理工作變得繁瑣、混亂。最后，部分檔案資料失去了原有的價(jià)值，為該機(jī)關(guān)事業(yè)單位造成了嚴(yán)重的損失。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類(lèi)整體管理的措施

（一）利用現(xiàn)代化的設(shè)備，促進(jìn)檔案分類(lèi)管理現(xiàn)代化

現(xiàn)在我國(guó)科技以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)越來(lái)越發(fā)達(dá)，計(jì)算機(jī)技術(shù)更是越來(lái)越普及，早已進(jìn)入千萬(wàn)百姓家。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作，不但可以進(jìn)一步提高工作效率；更重要的是，有利于推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的分類(lèi)管理，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)更加科學(xué)的、全面的數(shù)據(jù)資料信息。在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還能夠設(shè)置檔案資料的共享渠道，利用檔案共享渠道開(kāi)展相關(guān)的工作，如檔案資料的登記、查詢(xún)等。如此一來(lái)，能夠方便大家對(duì)檔案資料的使用。

另外，還可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案數(shù)據(jù)信息的搜集力度，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)能夠更加的全面，例如加入圖畫(huà)、影音、文字等信息，從而記錄更清晰、可靠的檔案數(shù)據(jù)。當(dāng)然，與之相對(duì)應(yīng)的是，單位需要加強(qiáng)培訓(xùn)，針對(duì)該機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員，提高現(xiàn)代化知識(shí)水平；提高崗位工作人員的工作積極性，讓他們能夠科學(xué)利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備，有效管理檔案信息，最終實(shí)現(xiàn)提高工作人員工作效率的目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案收集工作，有效避免檔案缺失

對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作進(jìn)行查考，可以從很多方面入手，其中，檔案便是一個(gè)重要的參考依據(jù)。不僅如此，檔案也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)研究的一個(gè)基礎(chǔ)，單位內(nèi)其它很多工作的順利進(jìn)行，往往都不能離開(kāi)檔案資料。因此，檔案管理工作人員必要針對(duì)所有的檔案資料信息，主動(dòng)進(jìn)行搜集、分類(lèi)、管理。因?yàn)?，檔案資料收集工作只是其中的首要部分，只有充分的、科學(xué)的對(duì)各大檔案資料進(jìn)行收集，才可以完成檔案資料的有效操作，從而保證檔案的完整性。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員離職時(shí)做好相關(guān)交接工作

如果機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員即將離任，需要在新的接班人上任以后，做好相應(yīng)的交接任務(wù)。由于不一樣的功能工作人員具有不同的檔案管理習(xí)慣，并且因?yàn)槭切氯?，上任后往往無(wú)法全面的了解檔案工作。因此，只有做好相關(guān)的交接工作，保證新任員工對(duì)檔案信息有了全面的了解，才可以讓老員工離任。這樣做，可以防止由于人事的改變，而導(dǎo)致檔案信息發(fā)生遺失、損失。

在檔案搜集方面，若想提高工作質(zhì)量，首先，要提高檔案管理工作人員的歸檔意識(shí)。我國(guó)事業(yè)單位有必要擬定完整的規(guī)章制度，有效針對(duì)檔案管理作業(yè)進(jìn)行查核。其次，在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行選擇時(shí)，要重視工作人員的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，挑選出具備一定檔案管理專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)或具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員上崗。如此一來(lái)，可以保證我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息得到妥善管理。

結(jié)語(yǔ)

就目前而言，我國(guó)大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理沒(méi)有給予足夠的重視，從而暴露出管理中的各種不足和問(wèn)題，例如：管理人員缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工作人員離職后交接工作沒(méi)有做好等等。通過(guò)本文講解，我們針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類(lèi)整體管理進(jìn)行研究，總結(jié)出相關(guān)的管理措施，包括利用現(xiàn)代化的設(shè)備，促進(jìn)檔案分類(lèi)管理現(xiàn)代化；加強(qiáng)事業(yè)單位檔案收集工作，有效避免檔案缺失；對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)等。希望這些措施能夠幫助我國(guó)事業(yè)單位更好的開(kāi)展檔案管理工作。

[1]靳云峰.臺(tái)灣地區(qū)檔案館及重要檔案保管單位所藏檔案概述(上)[J].臺(tái)灣研究集刊,2002,01：97-106.

[2]賴(lài)茂生,任浩淼,夏牧,等.我國(guó)現(xiàn)行信息資源管理的政策與法律研究[J].科技與法律,1997,Z1：111-151.