趙志鵬
摘 要 辦公自動化是近些年來各單位辦公的主要趨勢,辦公自動化需要以計算機技術(shù)作為主要的技術(shù)支撐。所以計算機技術(shù)在單位辦公中發(fā)揮了越來越重要的作用。文章以計算機技術(shù)在辦公自動化中的運用為著力點,介紹了我國運用計算機技術(shù)辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀,同時也進一步分析了利用計算機技術(shù)在辦公自動化過程中存在的相關(guān)問題,并針對這些問題,提出相應(yīng)的可行性措施。
關(guān)鍵詞 計算機技術(shù);辦公自動化;影響
中圖分類號 TP3 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708(2016)163-0076-02
隨著科技水平的不斷提高與信息技術(shù)的不斷運用,辦公自動化逐漸成為可能。所謂辦公自動化,是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù),都屬于辦公自動化的領(lǐng)域,尤其是對計算機相關(guān)技術(shù)的使用,更是辦公自動化的一種形式,目前在許多行政單位,與事業(yè)單位都采用計算機技術(shù),以更高效的進行自動化辦公。
1 計算機技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀
在我國目前,計算機技術(shù)廣泛運用于行政單位,事業(yè)單位以及相關(guān)的企業(yè)單位,使得辦公自動化成為一種便利成都高,高效率的辦公模式。計算機技術(shù)在辦公領(lǐng)域的運用的發(fā)展現(xiàn)狀,主要體現(xiàn)在一下幾個方面。首先,計算機技術(shù)在辦公自動化的運用更趨向于智能化的發(fā)展,采用較為先進的計算機技術(shù),使單位在辦公過程中能夠?qū)崟r有效的掌握辦公的進程,比人工監(jiān)督管理更具智能性。其次,使用計算機技術(shù)進行辦公,推動了我國辦公自動化的時效性,目前,我國各單位一般都會根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)以及所要辦公的范圍標(biāo)準(zhǔn)采用不同的計算機操作程序,這些操作程序一般都比較固定,所以辦公人員只要將所需要的數(shù)據(jù)直接輸入,便可以很快得到想要的結(jié)果。這樣的模式很大的提高了我國辦公自動化的效率,增強了辦公自動化的時效性。最后,我國已經(jīng)將計算機技術(shù)作為辦公自動化的首要技術(shù),足以說明計算機技術(shù)在辦公自動化中的發(fā)展地位。這些發(fā)展現(xiàn)狀凸顯了我國計算機技術(shù)的重要性,但是,這并不意味著計算機技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展的很完善,這其中在運用和發(fā)展過程中還存在相關(guān)的問題,這些問題也就嚴(yán)重影響了辦公自動化化的發(fā)展。
2 計算機技術(shù)在辦公自動化中的重要作用
2.1 擴大辦公范圍,優(yōu)化辦公環(huán)境
辦公自動化的形式主要表現(xiàn)在辦公范圍的擴大化。所謂辦公范圍的擴大化并不是指空間范圍的擴大化,而是指所要辦公的領(lǐng)域的不斷深化,這一點利用計算機技術(shù)便可以很好的實現(xiàn)。各辦公部門之間通過計算機技術(shù)進行文件傳送,或一些相關(guān)立項的研究,減去了人工作業(yè)的時間與地點。同時,不同單位、不同合作團體之間也可以利用計算機技術(shù)對立項進行很好的洽談,進行本單位產(chǎn)品內(nèi)容的介紹,以形成品牌效應(yīng),促進商品的營銷。所以,計算機技術(shù)運用于辦公領(lǐng)域,在很大程度上減輕了空間和時間的障礙,擴大了辦公范圍,優(yōu)化了內(nèi)部與外部辦公的環(huán)境。
2.2 提高辦公自動化的運行效率
提高辦公自動化的運行效率,主要體現(xiàn)在,利用計算機特有的辦公操作技術(shù)進行操作,可以在很短的一段間內(nèi)實現(xiàn)結(jié)果的出現(xiàn),減輕了人工辦公時的繁重的任務(wù)量,同時,利用計算機技術(shù)進行相關(guān)的系統(tǒng)操作,是一種科學(xué)的技術(shù)手段,在利用計算機技術(shù)的操作過程中,所獲得的數(shù)據(jù)結(jié)果相比于人工操作準(zhǔn)確度更高,參考的數(shù)據(jù)更有價值,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也就決定了辦公過程中的運行效率的高低,因此,利用計算機技術(shù),提高了辦公自動化的運行效率。
2.3 提供了大量的可利用的信息
信息化的時代,掌握大量的信息也是一種財富,企業(yè)在辦公過程中可以根據(jù)自身的需求利用計算機技術(shù)獲取大量的信息,信息的收集,為單位辦公提供了更好的信息參考數(shù)據(jù),同時也可以根據(jù)外部的信息,對單位內(nèi)部的方案進行調(diào)整,與時俱進,及時進行相關(guān)的技術(shù)以及制度的創(chuàng)新,實現(xiàn)最大化效益。隨著時代的發(fā)展,信息是溝通單位內(nèi)外部的一個很好的途徑,計算機技術(shù)為單位提供了獲取信息的平臺,因此可以說,計算機技術(shù)的使用,為辦公自動化提供了大量的可靠信息。
很好的利用計算機技術(shù)進行相關(guān)的操作,可以將計算機技術(shù)對辦公自動化的優(yōu)點發(fā)揮到極致,但是在現(xiàn)實的運用過程中,不能合理的運用計算機技術(shù),或者對計算機技術(shù)的掌握不夠熟練,也就在很大程度上降低了計算機技術(shù)的利用率,這些問題在某些行政單位、事業(yè)單位以及企業(yè)單位普遍存在,因此,必須很好的解決這些問題。
3 計算機技術(shù)在辦公自動化的利用過程中存在的問題及相關(guān)的可行性建議
3.1 相關(guān)計算機技術(shù)系統(tǒng)的安全度有待提高
利用計算機技術(shù)進行自動化辦公,是一種較為便利的條件,但是,存在與之相應(yīng)的問題就是,利用計算機技術(shù)辦公過程中,相關(guān)的系統(tǒng)保密性不全,一些重要的文件沒有一個合理的安全保密程序,這也就使得在辦公過程中,由于安全性不高的操作,使得單位內(nèi)部的重要數(shù)據(jù)、重要信息被泄露,這樣一來就會給相關(guān)的單位造成很大的損失,所以計算機系統(tǒng)在辦公自動化過程中,沒有一個良好的保密系統(tǒng)作為支撐,是很難確保計算機技術(shù)在辦公過程中的安全性與可靠性。
針對這一問題的出現(xiàn),必須采取相關(guān)的技術(shù)手段對此進行系統(tǒng)的安全的保障,首先,相關(guān)的單位在辦公自動化過程中需要根據(jù)自己公司的需要設(shè)置更好的智能保密系統(tǒng),并將文件的保密工作集中在更少的人管理,避免多人利用計算機技術(shù)操作過程中使信息泄露,同時,還要加強計算機保密系統(tǒng)的研發(fā)與運用,將保密技術(shù)發(fā)揮到更好的作用,最后,要加強對計算機的定期排查力度,對計算機的保密系統(tǒng)進行定期的維修排查,以便在第一時間發(fā)現(xiàn)信息泄露源,及時進行相關(guān)補救措施。
3.2 相關(guān)工作人員對計算機技術(shù)的操作能力欠缺
這一問題突出的表現(xiàn)在相關(guān)的行政單位進行計算機技術(shù)的辦公。相關(guān)行政單位的辦公人員一般任職時間較長,年齡較大,所以對一些新興起的計算機技術(shù)掌握的不夠全面,以至于在實際的利用計算機技術(shù)進行辦公過程中的效率低下,甚至也有可能會產(chǎn)生錯誤的操作,這樣也就嚴(yán)重影響了我國的辦公自動化的進程。
所以,為了更好的解決這類問題,相關(guān)的單位必須進行定期的計算機操作技術(shù)的培訓(xùn),對一些計算機技術(shù)操作進行合理的規(guī)范,讓辦公人員的操作能力提升,同時相關(guān)的操作人員也要從實際的辦公中掌握相關(guān)的技術(shù)操作要點,嚴(yán)格的規(guī)范自身的行為,提高自身的辦公?水平。
4 結(jié)論
在辦公自動化已經(jīng)成為一種重要的辦公發(fā)展趨勢的今天,必須要重視計算機操作技術(shù)的重要作用性,認(rèn)識到計算機操作過程中存在的不足,并及時加以改正,讓計算機技術(shù)很好的發(fā)揮其優(yōu)點,提高辦公自動化的效率水平。
參考文獻
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