李瑩黑龍江省中醫(yī)藥科學(xué)院

如何做好新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作

李瑩
黑龍江省中醫(yī)藥科學(xué)院

人事檔案作為人才信息的重要載體及基本來(lái)源，通過(guò)科學(xué)有效的對(duì)人事檔案進(jìn)行利用，能夠有效的提高人力資源開發(fā)的水平，并做好人才選拔工作。因此需要做好新時(shí)期人事檔案收集歸檔工作，認(rèn)識(shí)到人事檔案收集歸檔的重要性，從而為人事檔案管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。文中分別從人事檔案制度建設(shè)、鑒別工作、歸檔材料及主動(dòng)收集等幾個(gè)方面對(duì)新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作進(jìn)行了具體的闡述。

人事檔案；收集歸檔；工作；檔案管理

人事檔案材料收集歸檔工作的好壞會(huì)對(duì)人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率帶來(lái)直接的影響，因此需要重視人事檔案收集歸檔工作。檔案資料收集作為人事檔案工作的首要環(huán)節(jié)，對(duì)于現(xiàn)實(shí)工作中產(chǎn)生的人事檔案材料，需要將其收集到人事檔案管理部門，這是人事檔案工作的起點(diǎn)，也是一項(xiàng)最為基礎(chǔ)性的工作。人事檔案管理部門需要及時(shí)、全面和準(zhǔn)確的對(duì)人事檔案材料進(jìn)行收集，并做好鑒別和整理工作，這是人事檔案信息資源開發(fā)利用的前提和基礎(chǔ)。而這其中收集作為各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，只有完整、及時(shí)、全面的對(duì)檔案材料進(jìn)行收集，才能開展后續(xù)的整理工作，并對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。同時(shí)人事檔案收集不齊則無(wú)法充分的反映出干部的真實(shí)情況，會(huì)對(duì)檔案利用帶來(lái)較大的影響。這就需要在新時(shí)期要做好人事檔案收集歸檔工作。

一、建立健全人事檔案材料歸檔制度，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔材料收集標(biāo)準(zhǔn)

在人事檔案收集歸檔工作中，需要建立健全人事檔案材料收集歸檔制度，并在具體收集歸檔過(guò)程中以各項(xiàng)制度作為主要依據(jù)，確保收集過(guò)程中能夠做到有法可依和有章可循。同時(shí)還要做好人事檔案收集人員的培訓(xùn)工作，使其能夠?qū)ψ钚氯耸聶n案材料收集的各項(xiàng)規(guī)定和制度變化情況進(jìn)行掌握，從而提高收集工作的質(zhì)量。在收集過(guò)程中，對(duì)于一些與歸檔要求不符的材料需要及時(shí)進(jìn)行處理，對(duì)于手續(xù)不全的材料要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)全，重新填寫內(nèi)容，保證收集歸檔的材料內(nèi)容的完整性。

二、做好歸檔材料的鑒別工作

對(duì)于收集起來(lái)的人事檔案在歸檔時(shí)需要做好鑒別能工作，按照一定的原則和相應(yīng)的規(guī)定來(lái)對(duì)材料的真?zhèn)魏蛢r(jià)值進(jìn)行鑒定，然后將具有保存價(jià)值的材料歸入到人事檔案中?？梢哉f(shuō)鑒別工作是是保證檔案材料收集歸檔質(zhì)量的重要手段。在具體鑒定過(guò)程中，需要對(duì)送交的檔案材料范圍、與現(xiàn)有材料內(nèi)容是否重復(fù)、材料完整性及真實(shí)性進(jìn)行鑒定，并對(duì)材料形成手續(xù)進(jìn)行審查，對(duì)于鑒別后不符合要求的材料，則需要針對(duì)不同情況采取退回、留存及銷毀等方法及時(shí)進(jìn)行處理。

三、嚴(yán)格對(duì)歸檔材料把關(guān)

人事檔案的一個(gè)顯著特征，是卷內(nèi)材料的遞增性。尤其是近年來(lái)隨著高校教育制度改革的不斷變化，人事管理工作出現(xiàn)了不少新情況、新問(wèn)題，任免和工作調(diào)動(dòng)頻繁，致使人事檔案材料增長(zhǎng)迅猛，日益臃腫。這種狀況不僅困擾著人事檔案的科學(xué)管理和優(yōu)化服務(wù)，而且造成了許多不必要的人、財(cái)、物浪費(fèi)，成為人事檔案管理部門的一個(gè)“累贅”。因此，檔案管理部門在收集材料歸檔時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《關(guān)于人事檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》內(nèi)容，認(rèn)真甄別、審核，把握好尺度，做以適度剔除以控制歸檔材料的膨脹。如，剔除干部職務(wù)任免通知、職稱評(píng)審文件，只存與之相應(yīng)的審批表、登記表；重份材料以及某些從本人檔案中摘錄的重復(fù)材料只存單份材料；各類考卷、戶口復(fù)印件等一些沒有實(shí)際利用價(jià)值不應(yīng)歸檔的材料堅(jiān)決剔除，有效地遏制材料的膨脹。

剔除人事檔案材料是個(gè)嚴(yán)肅的問(wèn)題，應(yīng)持慎重態(tài)度。首先，要認(rèn)真鑒別，防止盲目剔除，造成內(nèi)容上的缺失，尤其是一些特殊材料，如：證明工齡、出生年月等材料，除了保存最后結(jié)論材料，還要將一些輔助材料作為附件緊跟其后。其次，對(duì)不屬歸檔范圍而確應(yīng)剔除的材料，應(yīng)在剔除之前，征得人事檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)部門的審核同意，并履行必要的備案手續(xù)。一般情況下，剔除的材料不應(yīng)立即銷毀，應(yīng)詳細(xì)登記，保留一定時(shí)間。最后，對(duì)不屬歸檔范圍的材料，有的還需要繼續(xù)保存相同的信息，應(yīng)在剔除這些材料的同時(shí)，補(bǔ)充相應(yīng)內(nèi)容的材料歸檔。確保人事檔案信息的完整、齊全，做到剔除有據(jù)可依，有證可查。

四、掌握人事檔案收集工作的主動(dòng)權(quán)

人事檔案形成于不同的部門，而且涉及的范圍較廣，因此在人事檔案材料收集工作中，需要掌握人事檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，以此來(lái)對(duì)材料進(jìn)行收集，勢(shì)必會(huì)取得事半功倍的效果。在具體工作中，需要以單位人事檔案部門為主，其他部門為輔來(lái)組成人事檔案材料收集渠道，并對(duì)各部門歸檔材料范圍進(jìn)行明確，進(jìn)一步完善上交制度，從而掌握人事檔案收集工作的主動(dòng)性。

由于人事檔案材料形成具有自身的獨(dú)特性，因此可以針對(duì)其特點(diǎn)來(lái)整批收集，特別是在各項(xiàng)人事工作中都有統(tǒng)一發(fā)文，可以針對(duì)文件的內(nèi)容，并與歸檔材料要求相結(jié)合實(shí)現(xiàn)整批整套收集，這樣有效的保證了收集的人事檔案材料的完整性，而且收集工作效率也會(huì)大幅度的提高。當(dāng)單位在年度考核及工資晉級(jí)時(shí)會(huì)形成大量需要?dú)w檔的人事檔案材料，這類材料的產(chǎn)生具有一定的固定性和統(tǒng)一性，在具體收集時(shí)針對(duì)所在單位進(jìn)行統(tǒng)一收集，按單位進(jìn)行布局來(lái)將個(gè)人檔案進(jìn)行歸檔。人事檔案部分往往會(huì)不定期產(chǎn)生，這就需要在收集工作中要對(duì)材料形成信息進(jìn)行及時(shí)掌握，進(jìn)一步拓寬材料收集渠道，要做到主動(dòng)、細(xì)致的進(jìn)行收集，避免出現(xiàn)內(nèi)容缺失的現(xiàn)象，有效的保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。

五、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，我國(guó)人事制度改革不斷深入，這也給人事檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，能夠更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。由于人事檔案材料作為人事檔案的最基礎(chǔ)組成要素，通過(guò)及時(shí)、準(zhǔn)確及完整的對(duì)人事檔案材料進(jìn)行收集歸檔是人事檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，也是人事檔案信息得以充分開發(fā)利用的最重要保障。因此在新時(shí)期需要做好人事檔案收集歸檔工作，保障人事檔案材料的豐富性，為人力資源管理工作提供重要的支持，同時(shí)也為人事檔案管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

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[2]龍雁.教育系統(tǒng)干部人事檔案收集管理工作之我見[J].貴州教育,2012-06-15.

[3]周曉枝.人事檔案收集與鑒別工作要從細(xì)節(jié)入手[J].檔案時(shí)空,2012-02-05.