呂淑娟

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）05-000-01

摘要隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，如何促使檔案管理工作在有效發(fā)揮自身優(yōu)勢與作用的基礎(chǔ)下實現(xiàn)現(xiàn)代化成為當下每一個檔案工作者應(yīng)深思的問題。筆者從檔案管理及檔案管理現(xiàn)代化的定義出發(fā)，對我國目前檔案管理現(xiàn)代化進程中所存在的問題進行了逐一分析，并提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞檔案管理現(xiàn)代化

一、檔案管理具有下面幾個方面的作用

（一）發(fā)揮參考依據(jù)的作用

同樣是對歷史的回顧，但是卻是任何文獻資料所不具備的，檔案能夠發(fā)揮同法律一樣的作用，因為檔案的特點與功能決定了自身更具有客觀性、真實性，能夠為人們提供更具說服力的證據(jù)。

（二）提供參考資料的作用

因為檔案是對當時發(fā)生情況的真實記錄，這些是屬于最科學，最安全的參考資料，這些資料是未經(jīng)過篡改，最真實的，甚至都是一些手稿，內(nèi)部還有照片，這些都已經(jīng)成為了最真實、可靠的，經(jīng)過簽字的手稿，一旦在實際工作中出現(xiàn)問題時，就可以參照這些資料來解決問題，檔案資料室就可以作為查詢的后盾。

二、檔案管理現(xiàn)代化概述

（一）實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性

1.時代發(fā)展，科學技術(shù)的進步要求必須實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)在世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)、電子通訊等新技術(shù)、新手段在社會生活的各個領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用。辦公自動化和無紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實，檔案工作必須適應(yīng)新形勢，逐步實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，否則就會落伍。

2.辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化，提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的手工管理檔案方式勞動量大，查詢速度慢，工作效率低，嚴重影響檔案的利用。辦公自動化，帶來電子檔案的大量產(chǎn)生，要求我們必須通曉電子檔案的特性，把握電子檔案的運動規(guī)律，積極開發(fā)電子檔案信息資源，提高工作效率。

3.加強對檔案的保護和利用，迫切需要實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。由于年代久遠，檔案的載體材料質(zhì)量差，保護手段落后，有些已經(jīng)出現(xiàn)了褪色現(xiàn)象，嚴重的甚至出現(xiàn)了“無字”現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查閱，同一時段內(nèi)就會被一人獨占，不能與他人同享檔案信息，這都迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段以提高管理質(zhì)量。

三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議

（一）加強標準化建設(shè)

檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準來進行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)，遵循標準，推進標準，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況，這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。

（二）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

在現(xiàn)代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現(xiàn)主動式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗管理向科學管理和現(xiàn)代管理邁進。

（三）加快復合型人才培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經(jīng)濟、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識。更要加強繼續(xù)教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學管理人才。

（四）強化管理意識，加大投入力度

1.關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內(nèi)容對其進行考核。

2.領(lǐng)導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異從而提高檔案的現(xiàn)代化管理工作。

3.檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障要有專項預(yù)算。

4.各單位要按標準、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

四、結(jié)語

檔案部門應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、簡潔的規(guī)范標準，便于操作和檢索，從而一步步取代手工檢索，實現(xiàn)資源的共享。同時，要學會資源配置，提前對數(shù)據(jù)進行分析、預(yù)測。有方向、有目的地進行選擇，從而突出重點，使開發(fā)信息具有特色性，積極處理問題。利用現(xiàn)代化科技進行編改修訂，縮短開發(fā)時間，通過開發(fā)新程序、新途徑把最有價值的檔案信息整理好，傳遞給需要的人，為經(jīng)濟建設(shè)作出貢獻。

參考文獻：

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