劉忠實(shí)

中圖分類(lèi)號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）05-000-01

摘 要 創(chuàng)業(yè)型大學(xué)中秘書(shū)工作中存在著工作目標(biāo)不明確，工作計(jì)劃不強(qiáng)，工作任務(wù)的延期問(wèn)題，可以通過(guò)提高說(shuō)話效率，下班前準(zhǔn)備，為處理突發(fā)事務(wù)預(yù)留時(shí)間，合理利用空余時(shí)間。

關(guān)鍵詞 創(chuàng)業(yè)型大學(xué) 秘書(shū)時(shí)間 問(wèn)題 途徑

一、創(chuàng)業(yè)型大學(xué)秘書(shū)時(shí)間管理存在問(wèn)題

（一）工作目標(biāo)不明確

如果不清楚自己的行為目標(biāo)，那么，要想有效地管理時(shí)間是十分困難的。除了一些日常工作，大學(xué)中秘書(shū)還有很多臨時(shí)性的事物要處理，如果沒(méi)有明確的工作目標(biāo)，就好比無(wú)頭蒼蠅，整天行得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，還不知道自己在干什么，到頭來(lái)一些重要的工作或是應(yīng)該在某個(gè)時(shí)段完成的工作沒(méi)有完成，影響了下一步工作的開(kāi)展。

（二）工作計(jì)劃性不強(qiáng)

有些秘書(shū)的工作計(jì)劃性不強(qiáng)，或者說(shuō)沒(méi)有計(jì)劃，整天忙于應(yīng)付，工作起來(lái)手忙腳亂，經(jīng)常被日常工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向，工作效率大打折扣，也會(huì)消極地應(yīng)付工作，自己覺(jué)得很忙很累，其實(shí)不然。做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并能提高工作效率。

（三）工作任務(wù)的延期

現(xiàn)在社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，辦公室秘書(shū)工作不再是以前人們說(shuō)的那樣：一杯茶，一張報(bào)紙打發(fā)時(shí)間，而應(yīng)該高速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，注重效能。由于秘書(shū)工作任務(wù)繁重，有些秘書(shū)做事總是拖拖拉拉，把應(yīng)該馬上做的事情一貫地往后拖延，而每天又會(huì)有新的工作任務(wù)，新舊任務(wù)交織在一起，就可能導(dǎo)致工作雜亂無(wú)章，丟三落四。

二、創(chuàng)業(yè)型大學(xué)秘書(shū)時(shí)間管理方法

（一）時(shí)間表控制法

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是金錢(qián)，為更好的配合領(lǐng)導(dǎo)工作，合理安排領(lǐng)導(dǎo)的工作時(shí)間，是秘書(shū)人員必須具備的能力，那么指定時(shí)間表是安排令對(duì)方時(shí)間的最直觀的方法。時(shí)間表是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的時(shí)間分配，也是避免工作盲目性的有效措施。領(lǐng)導(dǎo)者可以通過(guò)秘書(shū)擬定的時(shí)間表，了解每日的工作完成次序，以順利完成各項(xiàng)工作，贏得寶貴的時(shí)間。時(shí)間表的制定，就是秘書(shū)人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)及工作的忙碌程度，做到三點(diǎn)即：適合、適應(yīng)、適時(shí)。適合，就是適合領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的特點(diǎn)，職責(zé)的權(quán)限；適應(yīng)，是適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要；而適時(shí)，是適合時(shí)機(jī)的要求。只有符合這三點(diǎn)要求來(lái)制定領(lǐng)導(dǎo)的工作時(shí)間表，才能提高工作效率，爭(zhēng)取到更多的時(shí)間。

（二）統(tǒng)計(jì)世間法

所謂的統(tǒng)計(jì)時(shí)間法就是通過(guò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)際消耗時(shí)間的記錄統(tǒng)計(jì)，來(lái)診斷領(lǐng)導(dǎo)者時(shí)間利用效率和有效性，找出浪費(fèi)時(shí)間的因素，提出減少浪費(fèi)時(shí)間的措施，從而達(dá)到制訂出合理的時(shí)間計(jì)劃表，達(dá)到科學(xué)管理時(shí)間的目標(biāo)。它是通過(guò)對(duì)時(shí)間預(yù)訂表一段時(shí)期內(nèi)所消耗的時(shí)間記錄的全部數(shù)據(jù)，或者部分抽樣，以獲取真實(shí)數(shù)據(jù)，再把這些信息反饋到時(shí)間預(yù)訂表的擬訂過(guò)程中去，即時(shí)間管理中去，從而使時(shí)間預(yù)訂表更加接近領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)。

（三）目標(biāo)時(shí)間法

時(shí)間目標(biāo)，就是期望達(dá)到的結(jié)果，是時(shí)間管理行動(dòng)的歸宿。時(shí)間目標(biāo)法的前提是目標(biāo)必須選準(zhǔn)，否則會(huì)南轅北轍，投入的時(shí)間越多，浪費(fèi)越大。目標(biāo)時(shí)間法的特點(diǎn)是：

1.目標(biāo)的集中性。集中性是指在制訂時(shí)間計(jì)劃時(shí)必須依一個(gè)固定的目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而不是要在計(jì)劃中選用多個(gè)目標(biāo)。在管理中，多個(gè)目標(biāo)是常有的事情，作為領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在實(shí)際的多個(gè)目標(biāo)中進(jìn)行優(yōu)化，找出最優(yōu)目標(biāo)。一個(gè)時(shí)期應(yīng)有一個(gè)主要目標(biāo)，如果要考慮其它目標(biāo)時(shí)，應(yīng)在“主要目標(biāo)實(shí)踐中”進(jìn)行必要的時(shí)間扣除，但不可影響主要目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.目標(biāo)的時(shí)效性。在“目標(biāo)時(shí)間法”中，目標(biāo)與時(shí)間的關(guān)系是高度統(tǒng)一的，隨著時(shí)間的不斷消耗，工作日愈趨近于目標(biāo)。因此，每一段的時(shí)間消耗都應(yīng)出現(xiàn)預(yù)期的效果，并要著眼于不失時(shí)機(jī)地爭(zhēng)取時(shí)效。

3.目標(biāo)時(shí)間計(jì)劃的循環(huán)性。目標(biāo)世間法是一個(gè)動(dòng)態(tài)的方法，是一個(gè)不間斷的、反復(fù)出現(xiàn)的循環(huán)過(guò)程。每一過(guò)程又分為制訂計(jì)劃目標(biāo)、控制、檢查、成果評(píng)價(jià)與反饋四個(gè)階段，這四個(gè)構(gòu)成一個(gè)目標(biāo)的循環(huán)周期，以后周而復(fù)始地循環(huán)下去，以至目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、提高秘書(shū)時(shí)間管理的途徑

（一）提高說(shuō)話效率

秘書(shū)人員要提高說(shuō)話效率應(yīng)注意以下兩個(gè)方面：

1.準(zhǔn)備在先。在講話前要盡量使自己有準(zhǔn)備，哪怕是會(huì)前的幾分鐘，也應(yīng)該整理一下思路，想一想講話的要點(diǎn)。最好寫(xiě)上幾條，這樣就不必在講話的同時(shí)利用“恩、啊”之類(lèi)的語(yǔ)氣詞來(lái)想下一句應(yīng)該講什么了，從而節(jié)省時(shí)間，提高說(shuō)話效率。

2.言簡(jiǎn)意賅。盡量不用“開(kāi)場(chǎng)白”，單刀直入進(jìn)入正題，以免添枝加葉地解釋?zhuān)@也許會(huì)使你的講話更吸引人。

言簡(jiǎn)意賅的表達(dá)不但節(jié)約自己的時(shí)間，更能夠節(jié)約他人的時(shí)間。任何場(chǎng)合的啰嗦、離題和無(wú)休止的爭(zhēng)執(zhí)都是大忌。

（二）下班前的準(zhǔn)備

秘書(shū)上一天的班，工作任務(wù)會(huì)比較多，為了避免忘記一天工作中要完成的工作任務(wù)以及為明天以最佳的狀態(tài)迎接一天新的工作，所以秘書(shū)人員在下班前的幾分鐘，整理好你的辦公桌，清清爽爽地回家是一天工作中很重要的一項(xiàng)，因?yàn)樗暮脡闹苯佑绊懙侥愕诙斓墓ぷ餍省?/p>

（三）為處理突發(fā)事務(wù)預(yù)留時(shí)間

如果所有的時(shí)間都排得滿滿的，那么一旦出現(xiàn)意外或臨時(shí)性的工作，整個(gè)原定計(jì)劃就會(huì)被打亂，從而使整個(gè)工作都不能順利進(jìn)行。所以，在時(shí)間管理的過(guò)程中，還需為處理意外的不確定性事件預(yù)留時(shí)間。

四、結(jié)語(yǔ)

秘書(shū)是否能掌握好時(shí)間的管理能力至關(guān)重要，直接影響到秘書(shū)個(gè)人的工作質(zhì)量。如果在工作中不懂得怎么去管理時(shí)間、利用時(shí)間，只知道蠻干，工作中毫無(wú)計(jì)劃，做起工作只會(huì)讓你的工作雜亂無(wú)章，看不到你的工作績(jī)效，同時(shí)也會(huì)影響到單位正常工作運(yùn)行，反而會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是一個(gè)擔(dān)當(dāng)不起任何工作的職員。相反，一個(gè)會(huì)提高自己時(shí)間，懂得如何去管理時(shí)間的秘書(shū)，會(huì)把自己的工作做的謹(jǐn)謹(jǐn)有條，在預(yù)期的時(shí)間內(nèi)將工作完成，可以為自己營(yíng)造出更加多的時(shí)間去做自己應(yīng)該做的工作，或在多余的時(shí)間里去充實(shí)自己的文化知識(shí)。