山東中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校 郝菊玲 趙文蕾 李麗光

新制度下的會(huì)計(jì)檔案研究

山東中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校 郝菊玲 趙文蕾 李麗光

會(huì)計(jì)檔案是每個(gè)單位的重要資料。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展、云計(jì)算以及會(huì)計(jì)信息化的不斷加快，電子會(huì)計(jì)資料正逐步取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，在日常會(huì)計(jì)核算及管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的需要，各單位要規(guī)范會(huì)計(jì)檔案特別是電子會(huì)計(jì)檔案，以切實(shí)提升本單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作水平。

會(huì)計(jì)檔案 研究

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是于1984年發(fā)布實(shí)施的，并于1998年第一次進(jìn)行了修訂。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的應(yīng)用，老辦法已不能適應(yīng)當(dāng)前的新情況及新變化。國家新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已于2016年1月1日開始實(shí)施。各單位由于業(yè)務(wù)規(guī)模、經(jīng)費(fèi)及經(jīng)營管理者的觀念和思維等方面的原因，加上領(lǐng)導(dǎo)者對會(huì)計(jì)檔案管理重視的程度不夠，導(dǎo)致某些單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作做得不到位不夠規(guī)范，甚至處于無序狀態(tài)。

1　目前單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

1.1對會(huì)計(jì)檔案的作用認(rèn)識不足

會(huì)計(jì)檔案是單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重要的史料和證據(jù)，記錄和反映著一個(gè)單位從成立到發(fā)展甚至衰敗的運(yùn)行軌跡。審計(jì)機(jī)關(guān)和稅務(wù)等部門在對單位進(jìn)行財(cái)務(wù)檢查時(shí)，會(huì)計(jì)檔案可以反映出這個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無弄虛作假和違法亂紀(jì)等行為的發(fā)生。另外，會(huì)計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供一定的參考。

1.2對會(huì)計(jì)檔案的保管重視不夠

現(xiàn)實(shí)中，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)只重視資金的管理，忽視了會(huì)計(jì)檔案的保管查閱、監(jiān)督銷毀等工作；個(gè)別人還片面的認(rèn)為會(huì)計(jì)人員只要算對賬、管好錢就行了，至于會(huì)計(jì)資料隨便找個(gè)柜子保管就可以了。有的單位只重視紙質(zhì)檔案的保管，對電子會(huì)計(jì)檔案重視不夠，存在人員配備和財(cái)力投入嚴(yán)重不足的情況。

1.3對新制度的宣傳培訓(xùn)不到位

各單位應(yīng)組織專門培訓(xùn)，引導(dǎo)本單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)、檔案工作人員準(zhǔn)確理解和把握新《管理辦法》的內(nèi)容和要求，對此次修訂的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)講解和說明，確保新《管理辦法》的順利實(shí)施。做好新舊銜接辦法，指導(dǎo)本單位做好會(huì)計(jì)檔案的新舊銜接工作。

1.4會(huì)計(jì)檔案管理制度未及時(shí)補(bǔ)充修訂與完善

目前，大多數(shù)單位會(huì)計(jì)檔案的管理依舊沿用傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)或者習(xí)慣進(jìn)行，僅是滿足于不丟失、不散亂、不損壞的這種管理狀態(tài)，沒有根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，建立一套適合本單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度。特別是對于電子會(huì)計(jì)檔案，很多單位沒有建立這方面的相關(guān)管理制度。在新會(huì)計(jì)檔案管理辦法出臺后，也未及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充修訂原有的檔案管理制度。

1.5會(huì)計(jì)資料裝訂不夠規(guī)范，歸檔不及時(shí)完整

在實(shí)際工作中，個(gè)別單位的發(fā)票粘貼不夠規(guī)范、部分票據(jù)粘貼在裝訂線以外；在會(huì)計(jì)憑證裝訂方面比較隨意，導(dǎo)致查賬時(shí)有時(shí)無法看清票據(jù)的部分內(nèi)容。特別是現(xiàn)在高校普遍推行會(huì)計(jì)電算化，雖然各單位為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)行環(huán)境等方面的要求已對相關(guān)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行系統(tǒng)升級，但換代升級以前的財(cái)務(wù)軟件版本未能很好保存，造成電子檔案無法調(diào)閱。

1.6會(huì)計(jì)檔案的日常管理與監(jiān)督不到位

在日常管理中，有的單位對已經(jīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案疏于管理，沒有進(jìn)行嚴(yán)格的控制。會(huì)計(jì)人員日常工作變動(dòng)時(shí)，沒有及時(shí)辦理相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)；沒有建立日常會(huì)計(jì)檔案查閱登記，導(dǎo)致借閱復(fù)印檔案十分隨意；非財(cái)務(wù)人員查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)也沒有指派專門的財(cái)務(wù)人員全程跟蹤，這樣就很容易導(dǎo)致檔案的丟失或擅自被改動(dòng)，不利于會(huì)計(jì)檔案信息的安全完整。

1.7會(huì)計(jì)檔案資料的管理利用效益不高

會(huì)計(jì)檔案管理的最終目的是強(qiáng)化開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)功能，部分單位對會(huì)計(jì)檔案的管理僅僅是停留在日常的一般性工作上，如檔案的收集、整理與歸檔方面，財(cái)務(wù)部門沒有建立健全會(huì)計(jì)檔案信息檢索工具，導(dǎo)致查詢會(huì)計(jì)檔案信息時(shí)服務(wù)跟不上；單位沒有建立起各環(huán)節(jié)的監(jiān)管機(jī)制，限制了使用人員的身份，從而影響了會(huì)計(jì)檔案充分有效的利用。

1.8會(huì)計(jì)檔案管理的安全方面存在隱患

目前，各單位普遍實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在光盤和磁盤等磁性介質(zhì)上，這樣的話，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上的電子會(huì)計(jì)信息很容易被非法修改并不留痕跡，同時(shí)光盤磁盤也很容易損壞，如果備份不及時(shí)，一旦發(fā)生突發(fā)事件，會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件很可能會(huì)受到計(jì)算機(jī)病毒的侵害，導(dǎo)致信息泄露，造成不可挽回的損失。

2　會(huì)計(jì)檔案管理的解決措施

2.1單位加強(qiáng)重視，提高會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識

會(huì)計(jì)檔案是單位重要的檔案資料之一，各單位各部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到會(huì)計(jì)檔案對單位發(fā)展的重要作用及新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的重要意義，提高對會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，切實(shí)把對會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理、有效保護(hù)和利用作為當(dāng)前和今后時(shí)期的一項(xiàng)重要工作來抓。

2.2加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

各單位應(yīng)通過局域網(wǎng)、印宣傳冊等方式，加大宣傳力度。同時(shí)針對本單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)和檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，準(zhǔn)確理解把握新《辦法》的內(nèi)容要求，熟知會(huì)計(jì)檔案的收集整理、保管利用、移交及鑒定銷毀等方面的具體規(guī)定，明確修訂前后的主要變化。

2.3及時(shí)修訂完善現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理制度

針對新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺，各單位應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況，及時(shí)修訂完善本單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，特別是電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，從而促進(jìn)各單位檔案整體管理工作的提高。通過建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案制度，防止出現(xiàn)檔案丟失、泄密、毀損等情況的發(fā)生。

2.4做好新舊會(huì)計(jì)檔案的銜接，實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過渡

各單位應(yīng)當(dāng)按照財(cái)政部通知中的要求，認(rèn)真做好本單位會(huì)計(jì)檔案管理的新舊銜接，著重處理好不同類別的會(huì)計(jì)檔案保管期限和電子會(huì)計(jì)資料歸檔問題的銜接，確保新舊會(huì)計(jì)檔案管理辦法的平穩(wěn)過渡。

2.5加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，做好風(fēng)險(xiǎn)防范

各單位普遍實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要存儲(chǔ)于磁性介質(zhì)上，一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)或盜竊等突發(fā)狀況，就有可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失毀損。為此，各單位要由系統(tǒng)管理人員在網(wǎng)絡(luò)或計(jì)算機(jī)單機(jī)上建立起軟、硬件運(yùn)行環(huán)境，并且嚴(yán)格按照制度規(guī)定使用會(huì)計(jì)電算化軟件，確保會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行。

2.6強(qiáng)化服務(wù)功能，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的潛在作用

單位會(huì)計(jì)檔案是各單位發(fā)展不可缺少的信息來源，各類稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等的監(jiān)督與檢查及財(cái)務(wù)的日常查詢都需要會(huì)計(jì)檔案資料的支持，因此各單位要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，明確管理人員的責(zé)任，優(yōu)化檔案的管理辦法，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的潛在作用。單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員還要注意加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的收集與整理。

2.7強(qiáng)化監(jiān)督檢查，確保管理制度落實(shí)到位

各單位要加強(qiáng)對本單位貫徹實(shí)施新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》情況的指導(dǎo)和監(jiān)督，制定專門的監(jiān)督檢查方案，適時(shí)開展自查自糾。針對實(shí)際實(shí)施過程中出現(xiàn)的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題，及時(shí)與上級部門溝通聯(lián)系。單位的內(nèi)部審計(jì)部門也要積極參與，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，確保新《辦法》落實(shí)到位。

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[2] 關(guān)于新舊會(huì)計(jì)檔案管理辦法有關(guān)銜接規(guī)定的通知[EB/OL].財(cái)政部,2016-3-16.

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[5] 會(huì)計(jì)檔案管理辦法[EB/OL].財(cái)政部,2015-12-11.

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2096-0298(2016)10(b)-083-02